商务部管理制度.doc

.商务部管理制度为了进一步加强公司的规范化管理，树立公司品牌形象，更好的扩大市场份额，迅速提高工作效率，特制定本制度。 第一章 商务部主要职能及责任第一条 工作内容1、负责客户的商务谈判工作；2、负责公司设计跟踪和回访的工作；3、负责项目合同的评审并对合同的执行状况进行跟踪；4、负责商务标书制作；5、负责项目报价的制定；6、负责资质文件的管理；7、负责信息数据收集、分类整理、提升收入；8、负责向合作方提供公司相关资料和用于招标的资质文件；9、负责进行业务款项的回收；10、负责与设计院和工程顾问公司的沟通与合作，搜集设计师已近设计、正在设计和计划设计的项目信息，关注设计师项目进展；11、负责建立设计院和工程公司档案，制定并执行技术交流计划； 12、负责组织实施公司的对外宣传和交流会工作； 13、负责接待客户来访、安排客户考察等工作； 14、负责产品的出、入库等库房管理工作，并每月末与财务进行核对；15、负责往来账项的管理，并于每月末与财务进行核对.第二条 责任 1、对商务标书的合格性负责； 2、对项目报价的合理性负责； 3、对设计院、工程顾问公司档案管理的规范性负责； 4、对来访客户、考察客户的满意度负责； 5、对收入数据与合作方沟通，配合运营解决问题 第三条 权限 1、有权对标书提出审核意见； 2、有权调阅设计院、工程顾问公司档案及项目相关信息； 3、有权对设计部的成果提出修改意见； 4、有权对项目报价提出修改意见； 5、有权对投标策略有建议权. 第二章 商务部管理规定及相关流程 第一条 合同标书及技术资料管理规定 为强化公司合同管理，保障公司业务规范化、制度化运作，减少和防范法律风险，特制定本规定。 合同的订立 合同是作为明确合同双方权利义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签定合同。 合同采取书面形式，所谓的书面合同指正式合同文本、备忘录、传真、信函、图表等可以以书面形式加以固定的形式。如果因情况紧急，要采取国际流行的电子签名加以确认合同内容的，首先要经公司总裁同意，其后要尽可能地采用上面的提到的几种合同形式加以固定。 公司由财务部、商务部对合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由总经理实行指导。 禁止倒签合同（即事实上履行完毕或已开始履行后再行补签合同）。因倒签合同引发争议的由经办人承担责任。 非制式合同由经办人自行拟稿，合同内容包括标的，数量和质量，价款或酬金履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。 合同正本订立一式四份，双方各执两份，财务部、商务部各留存一份。合同审批权限及流程 公司合同由商务部负责拟定，填写合同审批表，提交公司财务部进行审核，其最终签署权由公司总经理签订。 第二条 合同、标书及技术资料的归档管理1、合同管理：1）合同正本及合同审批表应交与商务部归档保管，各部门应自留复印件备档。2）个人不得擅自散存应归档的合同，否则给公司造成损失的，公司保留追究其责任的权利。3）商务部应遵循完备、整齐、分类检索和易于查找的原则对其管理的合同进行编号归档及妥善管理。4）加盖合同专用章的空白制式合同由商务部负责保管，填写作废的合同不得随意处置或销毁，应在登记后统一进行销毁。2、工程招标文件及技术资料的管理：1）商务部招投标负责人应认真履行职责，按照招投标档案目录做好本职范围内有关资料的收集、审查，相关各部门审核签章要注明审核日期，对不完善的工程招标文件的做到不移交、不接收。2）项目招投标工作结束后，应将该套项目的整套资料收集齐全交由商务部备档，因特殊情况资料暂缺的经办人须负责在十个工作日内将资料补齐。3）与工程有关的技术资料、资质认证、检验资格证书等应统一编档进行管理，凡公司各部门相关人员需要借阅者，应办理相关的借阅手续经部门经理审核同意方可借阅。4）所有资料原则上借阅不许带出办公室，如有损坏要追究其责任。档案资料需复印的，必须经相关负责人批准。5）公司内部技术资料要加强安全防范，严格保密，确保各类档案、文件资料完好无损。6）对无保存价值的技术档案资料，经鉴定准予销毁，但须经领导批准，会同监销部门共同采用碎纸机进行销毁。第三条 合同的追踪控制1、合同在签订之后，原则上整个过程应当由经办人负责全过程的执行，经办人员要做到对合同的内容、每一个细节要有充分的了解。、2、当合同在执行过程中出现任何新的重大的事实情况时，经办人应及时向部门负责人汇报，以寻求对策。3、合同在执行期间如发生人员变动的，如该人员只是在公司内部调动，则由该人员继续负责。有特殊情况的可以由原经办人向新经办人完全、充分说明合同执行的整个情况，环节，交接相关资料。新经办人不了解的地方，原经办人要负责说明。如原经办人离开公司，要将合同执行的全部资料交接下来，经部门让人确认无误的，方可办理离职手续。4、合同执行完毕后，相关资料由经办人及时交商务部门入档，经办人要对入档材料的真实性负责。5、商务部对已到期合同的履行情况进行追踪确认，以及发现和防范法律风险，公司各部门应给予支持和配合。6、商务部对所签订的合同及应收账款负全部责任。第四条 合同的争议解决1、经办人是合同争议解决的第一责任人，有义务全程跟进争议的解决。2、法务部负责指导和协助处理合同纠纷。3、合同争议进行诉讼/仲裁程序前，由主办部门负责处理，商务部、法务部协助支持，合同争议进行诉讼/仲裁程序后，由法务部负责处理，主办部门协助支持。