用Excel快捷制作员工档案（快速输入、查询、生日自动提醒等）

用Excel快捷制作员工档案（快速输入、查询、生日自动提醒等）根据本人的体会，只要深入掌握Excel程序的功能，就可以制作出满好用的档案程序了。一、 快速输入一）利用Excel“记录单”1、 在Excel工作表中设置档案栏目图表 1/linbindavid具体需要什么栏目完全可以由使用者自己设置，怎么做大家应该非常熟悉。2、 利用记录单l 所选定的单元格务必在栏目所在行或栏目下一行，以便电脑识别。l 数据记录单确定图表 2/linbindavid出现下图图表 3/linbindavidl 点击确定自动出现下表（与自己事先设置的栏目完全一样）图表 4/linbindavidl 若觉得栏目需要更改，比如，去掉“离职时间”栏目，增加“考核分数”栏目，则在Excel工作表中直接更改。再调用“记录表”时，则栏目也相应变为图表 5/linbindavid图表 6/linbindavid3、 利用“记录单”的好处与技巧l 界面相对美观清晰，每个员工一页，利用“上一条”、“下一”可以上下翻动员工档案，比在Excel中看着要舒服多了。l 直接在Excel工作表中输入的内容也能够在“记录单”中体现出来。l 用鼠标确定输入点自然可以，但建议用左手小拇指点击“tab”键移动光标位置，这样，手型不需要改变，可以提高输入速度。l 可以随时修改Excel中的栏目设置，“记录单”栏目也能相应更改。l “记录表”中有查询功能，点击“条件”可以找到要找的人员信息。二） 利用Excel函数减少输入栏目因为身份证号码中已经包含生日、性别等信息了，可以用函数让电脑自动识别。以生日信息为例，做法如下1、 自动将15位身份证号码变为18位身份证号码l 在身份证所处的列后插入一列（此处身份证在D列），在C2处输入如下公式“=IF(LEN(D2)=15,MID(D2,1,6)&19&MID(D2,7,9)&x,D2)” 按“确认”，则15位身份证在此列自动变为18位身份证。注意上述的双引号千万不要输入。l 选定E列复制选择性粘贴数值确认（将D列信息变为不包含公式的纯数值）l 将E列中的数值信息拷贝到D列中这样，就按照国家的身份证增位规则，把原来D列中的身份证号码均变为18位的了。原来18位的仍保持原值不变。l 删除E列（此时，E列的信息与D列完全相同，完全没有必要重复设栏目）。l 操作后，形成如下栏目图表 7/linbindavid注搞身份证的位数转化是因为以往在输入时未将身份证号码统一为18位，以后若在一开始每位员工输入身份证时，直接把身份证号码换为18位，这样就不需要这一步的变更了。2、 自动输入生日综合考虑各方面的因素，还是觉得不把生日放在同一个单元格中，这样设计比较不伤脑筋，用起来也方便。l 在Excel中插入三列（年、月、日）l 年的公式=MID(D2,7,4)，月的公式=MID(D2,11,2)，日的公式=MID(D2,13,2)l 在相应的位置拷贝公式，让同列单元格拥有同样的公式。有了上述的操作，则只要输入了身份证后，生日的年月日就自动显示出来。二、 查询一） 刚才大家已经看到，在“记录表”中有“条件”这一栏目，输入相应的词汇时可以自动显示所需信息二） 有的时候，因为一些单元格输入的文字较多，“条件”栏目显得有些力不从心。但这也没有什么关系，点击编辑查找菜单也能够达到查找目标的目的。三） 点击数据筛选，充分利用Excel本身的功能，进行搜索。三、 生日自动提醒一） 筛选1、事先安排条件区域（假设为A1000：M1001）l 拷贝工作表第一行的标题到A1000M1000l F1001=“=month(today()” G1001=“=day(today()”注意标题栏下面一格即为该标题的条件。得出下表为条件区域图表 8/linbindavid2、 高级筛选图表 9/linbindavid选择“将筛选结果复制到其他位置”得出下表图表 10/linbindavid确定“列表区域”、“条件区域”图表 11/linbindavid3、 结果图表 12/linbindavid用上述办法，倒是可以手工获得当日生日的员工名单。其它的信息分类查询也可以用同样的办法。二） 宏语言用Excel的“筛选”可以当天员工的生日名单，但这毕竟有些手工活，还不是我们声称的“自动”获得。这个时候，我们就需要使用宏语言了。1、 编程图表 13/linbindavid2、 程序内容如下Sub 生日筛选() Range(A1:M28).AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=Range( _ A1000:M1001), CopyToRange:=Range(A1005:M1005), Unique:=FalseEnd Sub3、 设置宏启动快捷键图表 14/linbindavid图表 15/linbindavid点击选项，将该程序的启动快捷键设置为