怡安采购及相关部门控制制度.ppt

综述,公司成本中约70%都是由材料和设备构成。公司应该设立统一的采购部门，充分的利用集中采购的优势，（量大，质优价廉，物流便捷，方便公司掌握成本，方便统一管理，避免条块分割和小集团利益形成）公司应该给各项目各部门明确的授权和相关的约束审核机制。公司应该制定各部门的职责，并监督实施。,集中采购的优点,集中采购功能，精简人力，便于培训与专业化分工，可节约大量人力、物力、财力。建立各部门共同物料标准，可简化种类，互通有无，节省检验工作时间。统筹安排，避免各自为政。各部门的多余存货及过剩物资，亦可相互转让1.各部门、各单位不负责采购，可专心致力于生产。2.可发挥集中议价功能。3.价格形象一致。4.利益控制较佳。5.活动易于规划。6.易掌握供应来源。,分散采购的缺点,缺点分散的采购能力，缺乏规模经济。缺乏对供应商统一的态度。可能因为总公司的高质量要求，采购超标物资造成浪费。分散的市场调查。可能因分部利益与公司利益产生冲突时，不能代表公司利益。在采购和物料方面形成专业技能的可能性有限。对不同的经营单位可能存在不同的商业采购条件。,内部控制制度,1内部控制是为了公司各部门充分发挥本部门职能，并监督协调互助其他部门的工作。2内部控制是为了理顺各部门的关系，减少推诿和不作为行为。减少错误或杜绝舞弊。3内部控制是为了明确各部门权限和职责。4内部控制是为了贯彻公司战略意图的保障5内部控制是为了各尽其能合理的维护公司整体利益的必要前提。,二、内部控制制度框架,责任授权管理,没有被约束的权力，必然产生腐败与失误公司从总经理到部门主管，所有的权力都是有限的，被约束的。授权管理的方法是通过授权通知书来明确授权事项和使用资金的限额。授权管理的原则是，对在授权范围内的行为给予充分信任，但对授权之外的行为不予认可。授权通知书除授权人持有外，还下达公司相关的部门，这些部门一律按授权范围严格执行。,本文主要就实物控制下的采购制度等详细阐述本文对财务控制下已经组织控制下和人员控制下的制度不详细阐述。,采购业务职务分离控制,采购需要申请必须由生产或销售部门提出，采购部门采购货物的采购人不能同时担任货物的验收工作付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务货物的采购、储存和使用人不能担任财务的记录工作付款审核人应同付款执行人职务分离记录应付帐款的人不能同时担任付款职务,采购循环中的内部控制,对采购循环的各项业务建立职责分工，实行职务分离控制建立采购申批制度建立订货控制制度建立后续检查制度建立严格的货款支付制度,请购,采购,统购,验收,退货处理,供应商定期考核,采购预算,请购单,新工艺新方案,订购单,确定供应商,订购单验收,物料和数量,验收单,评估供应商,供应商分类,要求改善,询价市场调查,议价比价,物料采购制度,建立请购制度各项目部门根据经营计划，结合预算指标，编制“采购预算书”。在各项目部负责人和财务部门审核同意后，一式三份，一份送财务部，一份送采购部门，一份留原请购单位。各项目部门以收到核准的“采购预算书”为基础，填写一式三份申购计划单。填写申购单时应写清楚品名、规格、用途、数量、品牌、技术参数，交货期限和编号。由项目部负责人核准，交采购部门采购。交财务部门备案，交质检部门留底。计划必须是切实和有效的，同时必须给采购部门必要的时间充分询价议价，大宗材料必须是提前一周报计划，零星材料必须提前3天报计划。特急材料采购部门充分配合。但不承担时效责任。采购部门严格按计划采购物质，并提出合理化建议，当采购物质与生产部门有较大异议时，应以公司技术部门总工程师和总经理指示为准。,合同采购及支付以及后续管理,1采购部门根据计划，分合同采购和非合同采购两种方法处理。2合同采购的原则是，适用在长期的大宗的物质和租赁设备上。3首先由询价员提供三家以上合格供应方，由采购员或其他部门人员提供一家合格供应方，综合比价议价，寻找性价比最高，最符合公司要求的1到两家供应方为合同对象。4公司指定的合约预算部为起草合同主体。采购部为合同细则的主要参与和监督方。在和供应商磋商好合同后报公司决策层批准。5询价员负责平时对合同价格的稽核，合同需变动情况，由询价员核实，采购员附议，合约预算部三方共同签字并报公司决策层批准后方可作价格或其他合同变更的调整。任何涉及物资的价格的合同，票据，收料单，都必须由询价员认可。6合同的支付应该严格按合同规定进行，首先由财务部提出可用资金计划，采购部提出需用资金计划，合约预算部提出综合资金计划，三方充分协商并和受付方协商，由财务部起草最终支付计划报公司决策层批准执行。,合同采购及支付以及后续管理,7如发现合同供应方，未按合同履行义务，或李代桃僵，或弄虚作假，或实力不济等情况，采购部是日常维护合同的公司行为主体。应向供应方索赔。直至追溯法律责任。但公司各部门都可以提出中止合同建议。8采购部应该建立合同供应商情报以及供应商的评价和考核体系报表，每月上报。供公司决策。9项目材料员对合同供应商产品的质量和数量应负责。项目质检部门对产品的质量也应负责。,合同外零星采购管理,1零星采购适用于量小或临时性物质，或公司认为其他的适用物质采购。2零星采购也应将计划单一式三份上报，一份送财务部，一份送采购部门，一份留原请购单位。3采购员应设立一个账户，留足必要的备用金，资金过万应尽量用支票的形式支付。4零星采购主要由采购员进行，必须提供三家以上供应方由询价员核实后，共同议价确定性价比最高的一家进行采购，并标明联系电话，将供应商资料存档备查。一次超过3000元以上物资需由公司指定的一名专业人员三方共同议价和核实后再采购。个别重大物资应由公司应在以上基础上再报公司批准后实施。5收料员在认真核对物质和送货单后48小时内必须出具收料单和相关手续。并协助好资金或支票的支付，采购部应在4个工作日内办理好相关手续销账。,验收及保管制度,项目的现场材料员是验收的最重要最直接环节，所有进场物资由门卫部门初验，并登记，再由现场材料员对其质量，数量，规格，国家或行业强制标准，技术参数，进行核对。并签字确认。收集相关必须资料做好相关台账，同时通知质检技术部门对物质进行取样和稽核。材料员应登记材料进出场原始记录表。登记好每日进出物质，并于次日上报采购部建立台账，采购部应统计上报数据。凡不符合数据的材料不予立账。每月的材料员收料数据应符合上报数据。一些需要取样检验的物资，需在质检部门检验后再进入支付程序。,验收及保管制度,任何物资都应妥善保管。以不变质，不丢失，不损坏。不影响现场文明和施工为原则。减少二次转运。既保持合理的仓储量，也不能积压过多的物资。能够入库的物资尽量入库。标牌清楚明了。实行限额领料、杜绝浪费超用。对剩余物资，必须妥善保管，如需变卖，应由询价员询价，公司领导批准，采购员和现场材料员二人以上共同参与变卖，所得款项当日内上缴公司财务。,盘点制度1.盘点方式年中、年末盘点由仓库管理部门、各事业部门会同财务部门于年（中）末时，对所有存货实施全面盘点一次。月末盘点每月月末，由仓库管理部门和财务部门对存货实施全面盘点一次。随机抽点由财务部门会同仓库管理部门的主管，随机抽样盘点存货。,2.盘点人员总盘人由主管副总裁或财务总监担任，对盘点工作进行总指挥，监督盘点工作进行以及异常事项的裁决。主盘人由会计部经理和各项目部负责人担任，负责实际盘点工作的正常进行。盘点人由财务部和各项目部指派，负责清点和登记。协点人由财