知识管理与文档管理的关系

1 / 13 知识管理与文档管理的关系 小编语：档案管理是一项复杂的工作，其主要是对社会各界的信息进行收集与整理，这些信息包括政府机构的信息、媒体信息源、隐性信息等等。以下是关于知识管理与文档管理的关系，仅供参考！ 知识管理与文档管理的关系 所谓知识管理，顾名思义管的就是 “ 知识 ” ，就是以 “ 知识 ” 为主要管理对象的管理活动。知识管理的内涵，涉及到知识本身和其与之密切相关的一切信息、技术、形态、活动、构架和管理，是企业、单位为增强决策力、创造力，提高市场竞争力和文化影响力，提升工作效能而有效 展开的管理活动。 企业、单位通过对内外各种知识信息认真搜集、筛选、识别、过滤加工、推广、应用，能将原有的知识资源，通过知识管理的加工提升过程，转化新的生产力和创新精神，达到激发人的潜能，实现创新进取，促进知识共享和知识增值的目标。知识管理，强调的是知识本身的管理、与知识关系密切的信息资源管理，还有知识实践活动与知识实践活动的有效管理。由于知识管理的特性，决定了它与档案管理的内涵相通与促进。 档案管理与知识管理在内涵上的相同属性 1.知识管理与档案管理的在管理对象上具有同质 性2 / 13 中国台湾学者杨舜仁说 :“ 知识管理顾名思义 :为知识者 ,才纳入管理 ,而一般能够纳入信息系统管理的知识 ,不外以电子形态或书面形态存在 ”, 因而 ,“ 知识存在的形态与文件管理之形态相同 ” 。 知识管理，管理的对象就是知识，这勿容置疑；档案管理，虽然概念抽象，管理的对象主要是文件、重要资证、资料等档案，但究其本质，管理的依然是 “ 知识 ” 。透过文件、档案的表面，它散发的是知识、文化气息。反之，知识也往往是通过文件和档案运用来表现它的存在和价值。因此，知识管理和档案管理的对象与实质具有相同性，二者都隶属于知识管理的 范畴。 .档案管理与知识管理在促进知识共享上具有一致性档案管理的基本任务和目标是科学规范地归集、保存利用现存的档案，并以最准确、最便捷、最安全的方式，最大限度地向企业和社会提供有价值的服务。 档案积累和利用的过程，蕴含的就是知识信息，可以说，这就是 “ 知识的积累与再实践 ” 。就知识管理而言，其主要目标是将已获知或在实践中产生的知识资源进行科学梳理、储藏、传播、推广和提炼，以实现知识价值增值，并转为现实的生产力，提升企业的文化品位和市场竞争力。 一旦人们把最科学、最急需的知识，运用 最通畅的渠道和方式，在最合适的时间传递到了最恰当的人 ,并使之理3 / 13 解和掌握，就会使之能够做出最好的决断，实现最佳的工作执行力。 从知识管理的目标和过程来看，也是对知识的一种积累和再实践，为企业和社会服务。正如中国人民大学刘越男教授所说 :“ 档案管理具有为社会提供知识服务的传统 ,在促进知识共享这一点上与知识管理不谋而合。 ” 这个精辟的论述，对档案管理和知识管理的目的性描述是再合适不过了，二者的目的都是为了促进知识共享。 .知识管理和档案管理在管理流程上具有相似性为了规范和指导档案管理和知识管理， 都必须遵循一定的规则和流程。就档案管理流程而言，我国档案界目前通常划分为档案的接收与征集、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管、档案的编目与检索、档案的编辑与研究、档案的统计和利用服务等环节。 为实现文件、档案一体化、集成式管理 ,则还包括文件的生成或接收、文件的传递与流转、文件的处理与归档等流程。就知识管理而言，其流程也不外乎是知识的产生、积累、储存、整理、加工、提炼、推广、利用等环节，其形成的路径，与档案管理异曲同工，基本相似。 它们共同的指向，都是将分散的管理对象变成系统化、集成式 的管理，使其更加规范，便于保管、维护、加工、鉴定、利用，提升知识或档案的价值。 4 / 13 .档案管理与知识管理共同的技术支撑是现代信息技术在现代知识普及化、经济全球化，信息数字化的大环境下 ,知识管理和档案管理要充分实现其应有的价值，或实现其价值增值，都必须借助于现代科技工具，充分依靠现代信息技术作支撑。 特别是对于文件、档案的生成与管理，包括其应用，无疑都将告别手工时代，让纸质档案向电子档案转型。就当前的文件和档案而言，相当一部分的产生与形成、流转与运用是存在于各种各样的信息系统，但也有一部分不 是在现代数字化环境下产生的。对于非数字化环境下产生的档案、文件，就必须进行现代信息技术处理，使其自然适应数字化环境，达到科学管理的境界和要求。所以，现代的档案管理离不开现代信息技术的支撑。 从事档案管理的工作者，必须是知识型的、技术型的、专业型的，必须熟练掌握档案管理专业知识和计算机技术、网络应用技术。至于知识管理，其本身是当代信息技术飞速发展的必然产物 ,则更离不开计算机、通讯与网络技术的应用。离开了现代信息技术的支撑，知识管理便不可能实现。 (二 )档案管理与知识管理存在的差异性如上 所述，档案管理和知识管理的确是内涵相通，相互促进，相得益彰，有着不少的共同点，但毕竟钉是钉，铆是铆，两个概念，不5 / 13 能等同，有着一定的差异性。 1.管理的深度不同从管理的深度分析 ,知识管理高于档案管理的文化层级。 档案管理仅限于文件、档案这一种专业管理过程和与之相联系的一系列管理制度规范和技术方法；而知识管理除此之外，更多地还体现在它的文化价值属性，包括了组织更高层次的管理体系和方法论。 .管理的精度不同就管理的精度分析。 就一般意义而言，档案管理通常侧重于对文件、 档案资料实施实体物件管理；但知识管理则主要体现在对各种信息资源，包括文件、档案实施内涵式管理，也就是管理着眼于内容，而不仅仅是它的物态形式。 .管理的广度不同就管理的广度分析，知识管理的范畴远远超过档案管理的范围。 档案管理的层面相对较窄，知识管理的层面相对较宽。档案管理仅涵盖于文件、档案这一内源显性知识；而知识管理不仅如此，还包含了一些丰富的外源显性知识和隐性知识。可以说，知识管理，是内源显性知识、外源显性知识与隐性知识的集合体。 .管理的角度不同就管理的角度分析，知识管理和 档案管理各有侧重，出发的点和目的性有所差别。 众所周知，档案管理，就是对文件、档案资料进行6 / 13 物态形式的管理，它侧重于文件、档案的原始性保护，完整性收集、安全性管理、真实性服务，确保其各种价值得以保护、维护和增值。而知识管理的关注度是存在于文件、档案及其它信息资源的的知识内容，强调的是对这些知识的积累、保护、传播和运用，实现其价值增值。 档案管理与知识管理内涵相通，相互促进，二者深度融入，可大大提高档案管理的价值，促进知识资源共享，更好地服务于企业、单位的生产、经营、管理和创新。 知识管理对档案管理的内在影响与促进 1.知识管理能较好地填补档案管理不足的知识空间如前如述，档案管理一般意义上讲，它管理的对象是单指文件和档案，而将图书情报等外源显性知识和人的大脑隐性知识等排除在管理职责之外，同时，管理方式从传统意义上讲，重视的基本是对其历史记录的保管，而很少考虑它的现实服务价值，对知识潜力挖掘不够，导致自身应用面比较窄，发挥的应有空间不大，效率发挥不显著，对企业价值创造贡献度有限。 实施知识管理，能有效地将文件、档案和其它各种载体形态的知识进行有机整合，达到 集成管理之效。知识管理强调企业、单位在一切活动中的创造、共享、应用知识的过程，而对这些知识资源的管理，能使档案管理的内涵更丰富，填补了档案管理的知识性空间，使单位、企业发展受益7 / 13 更大。 .知识管理能提高档案管理的知识价值无论是知识管理，还是档案管理，我们的出发点和落脚点都是为了将各种历史的、现实的信息资源充分利用，促进知识共享，实现知识的价值增值。 而传统意义上的档案管理，表现的是重保管轻利用，其效益性和贡献度都是浅层次的、低格调的，忽略了 “ 为现实工作服务 ” 这个目标性，因而很难满足用户对 信息、知识的需求，也不可能高效地为企业、单位现实的生产经营和管理创新服务。在知识经济时代，成就了知识管理的厚土和舞台。 知识管理强调借助先进的信息技术，主动地为用户提供高层级、深层次的信息、知识服务，使知识高效能地转化为现实的生产力，促进企业、单位的核心竞争力快速稳健提升。 因此，知识管理，可以促进知识服务，促进知识创造，其中也是促进文件、档案资源的开发利用，促进档案管理机制和体系的完善，极大地提高档案管理价值。 档案管理对知识管理的促进与裨益不仅知识管理对档案的管理有着内在的影响和促进，反之，档案管理对知识管理也大有裨益。 1.档案管理有益于知识的沉淀和积累在档案管理之8 / 13 中，蕴涵着丰富的企业单位的知识资源，有直接的显性知识，也有藏潜其中的隐性知识。 从某种意义上讲，管理档案是在直接或间接地管理着知识。在生产经营过程中，为防止客观记录的组织记忆不丢失，而产生了文件，这就是有效地将蕴涵其中的隐性知识“ 物化 ” 处理。当这些文件被归档保存下来，就实现了组织知识的沉淀和积累。档案管理越规范、越齐全，知识的 沉淀率、利用率、增值率就越显著，知识资源的基础就越厚实。 .档案管理有益于知识的传承和利用知识是人们建设世界、改造世界的武器。知识的传承和利用，要通过传播与交流这两种基本组织形式。 语言交流不拘场地，方便简捷，易于激发知识创新，但难以保证信息的原始性，不利于组织记忆的留存和沉淀。书面交流，特别是在现代信息技术条件下，知识信息可以不受时间、空间的限制，既传递之快、传播之广，又确保规范，不易失真，便于知识信息的积累和沉淀。而档案管理的主体文件，正是这书面交流的主要媒介。可见，档案管理可以促进知识的传播、交流，对知识文化的传承和利用也大有裨益。 .档案管理有益于知识产权的保护知识产权，是企业的核心无形资产，主要指企业拥有的专利权、商标权、著作权等，它是企业知识创新的成果。 可以说，它是企业的核心利益。企业在创新发展一9 / 13 系列活动中形成的知识资本、知识产权，基本上物态形式地生成于文件和档案之中。所以，管理好单位、企业的档案，就意味着在保护企业的知识产权。 只有全面认真地管理好单位、企业的档案，确保文件、档案的原始性、真实性、凭证性，才能确保企业知识产权实现完好的维护 。只有维护好企业的知识产权，才能保障企业的合法权益不受侵害，知识创新能力得到扩张，核心竞争能力得到稳固。 档案管理是一项复杂的工作，其主要是对社会各界的信息进行收集与整理，这些信息包括政府机构的信息、媒体信息源、隐性信息等等。在企业内部，可以通过观察与沟通，获得员工行为以及工作特征的隐性信息，而对于企业竞争对手的隐性信息，主要是通过媒体信息源以及与竞争对手企业有密切联系的员工处获得。 掌握这些档案信息，可以提高企业的竞争力，可以帮助企业有效的抢占市场，提高经济效益。知识管理是在显性知 识与隐性知识中，获取共享以及共同发展的途径，其组员包括对显性知识的组织以及对隐性知识的挖掘。隐性知识可以通过观察与访谈得到，而知识管理有助于提高这些知识的价值，通过共享，还可以提高知识的利用率。 知识管理的理念是将知识看做重要的资源，其与档案管理有着较多的相似之处，都强调人的主观能动性，而且10 / 13 讲求创新。知识管理可以对市场变化进行感知，可以了解竞争对手的隐性信息，在获得这些信息后，需要应用档案管理的方法对其进行归类与整理。 档案管理产生的时间早于知识管理，但是在档案管理中，却蕴含了知识管 理的理论，其可以为企业发展创造较多机遇，而且可以促进企业间的良性竞争。档案管理与知识管理的研究对象都是信息知识，档案管理是对竞争对手以及市场环境信息的管理，通过档案管理人员的加工与处理，可以产生具有更高价值的信息资源。 档案管理的对知识信息的加工，而信息管理也是将知识形象作为管理的核心，虽然社会中对知识管理有着较多的表述，但是知识管理依然是将信息知识作为主要的作用主体以及研究对象。档案管理与知识管理都是提高企业竞争力的有效方式，将档案管理与知识管理具有相辅相成的作用，将二者结合在一起，可以减轻档 案管理人员的工作量，提高管理人员的工作效率。 将信息管理的理念融入知识管理中，可以解决知识管理中存在的问题。档案管理与知识管理具有相互促进的关系，档案管理是在一定的信息需求、知识需求前提下，对竞争对手、竞争环境信息。档案管理系统把员工从信息的海洋中解脱出来，并且档案管理与知识管理结合在一起，还可以促进二者共同发展。 11 / 13 档案管理与知识管理还具有良性互动的关系，所以，相关人员要将二者有着的结合在一起，并相互借鉴管理中的方法与经验，制定出具有长远性的发展与管理战略，使得档案管理工作由物质经济 层面向知识经济层面转移，这对二者的发展有着推波助澜的作用。 另外，在信息不断发展的今天，档案管理这项工作越来越重要，而且传统的管理模式已经无法适应社会发展的要求，必须以知识创新的理念，对其进行改进与完善，下面笔者对档案管理与知识管理的关系进行简单的分析与介绍。 知识管理可以拓展档案管理的领域在知识管理过程中，涉及收集和分析知识需求和生产、转化知识以及知识的应用与创新等方面。 那么，在开展档案管理工作时，首先也应明确档案管理需求，这就要求在规划阶段做好需求调查分析等工作；接 着对档案管理资料进行收集、审核、组织、存储、处理、分析等，最终生成符合要求的档案管理产品；然后将此产品进行传递，并进行扩散利用。 最后，还要通过调查问卷、座谈会等方式，对档案管理产品使用后的效收集反馈信息，并对其进行科学分析，做出档案管理工作的新规划，以好地符合企业的档案管理需求。 知识管理可以提升档案管理的价值运用知识进行管12 / 13 理是知识管理的又一个重要内容。可以说，对知识的管理是基础和手段，而运用知识服务于各项管理工作则是知识管理的根本目的和归宿。档案中凝结着经营管理、科学研究、生产建 设的经验，对各项管理工作具有直接和间接的凭