的基本操作及建立资料表.ppt

Ch02Access的基本操作及建立資料表,資料庫管理,2,本章大綱,Access資料庫管理系統啟動與關閉Access建立資料庫開啟存在的資料庫Access的使用介面規劃資料表的欄位使用設計檢視建立資料表資料表欄位屬性的編輯新增記錄顯示記錄,3,Access資料庫管理系統-說明,Access是Office軟體家族的資料庫系統，本書使用的版本是2003，這是一套提供給個人或中小企業使用的單機和桌上型資料庫系統，屬於一種關聯式資料庫，在電腦只需安裝Office2003專業版以上的版本，就擁有Access2003資料庫系統。Access本身是一套資料庫管理系統，一套功能強大的應用程式和資料庫系統的整合開發環境，使用者在不需要撰寫任何程式碼的情況下，就可以建立資料庫來儲存和管理資料，並且設計資料庫系統所需的使用介面、查詢和輸出報表等功能。,4,Access資料庫管理系統-物件,當使用Access建立好資料庫檔案後，資料庫檔案擁有多種物件，分別可以執行下列工作，如下所示：使用【資料表】物件系統化分類儲存資料。使用【查詢】物件在資料表儲存的資料中搜尋和篩選出所需的資料，也就是記錄。使用【表單】物件建立資料庫的操作介面，可以輕鬆檢視、新增、更新資料表的記錄。使用【報表】物件建立漂亮的版面配置來列印記錄資料。,5,啟動與關閉Access,啟動Access在安裝好Access2003後，就可以從WindowsXP的開始功能表啟動Access。離開AccessAccess提供各種功能指令，可以建立資料庫、資料表，新增、更新或編輯記錄，當完成資料庫處理後，就可以執行指令結束Access。,6,建立資料庫,Access記錄是儲存在資料表，一個資料庫可以擁有多個資料表，換句話說，我們需要先建立資料庫後，才能新增儲存記錄的資料表。Access提供2種方法建立資料庫：一是建立空白資料庫，然後新增資料表等物件，或者使用資料庫精靈來建立資料庫。,7,Access的使用介面-圖例,8,Access的使用介面-說明,功能表：Access的功能表選單，提供各種資料庫編輯和管理功能的相關指令。工具列：Access工具列按鈕可以快速執行編輯或管理所需功能，預設顯示【資料庫】工具列，執行檢視工具列指令，就可以顯示其它工具列或自訂工具列按鈕。資料庫視窗：資料庫各物件顯示和編輯視窗。工作窗格：顯示各種Access工作窗格，只需在上方標題列就可以切換顯示工作窗格的內容，包含：快速入門、說明、搜尋結果、檔案搜尋、剪貼簿、開新檔案、範本說明和物件相依性。狀態列：Access狀態列，顯示目前的操作狀態和功能鍵。,9,建立空白的資料庫,在Access建立空白的資料庫是建立一個沒有任何物件的資料庫檔案，副檔名為.mdb，本書後各章節說明的就是從本節空白資料庫開始，如何一步一步打造出讀者專屬的資料庫系統。,10,使用精靈快速建立資料庫,在建立的資料庫並沒有包含任何物件，如果使用者希望快速建立資料庫（當然需要現成資料庫範本合用），就可以直接使用資料庫精靈建立資料庫內容。資料庫精靈提供步驟依序設定資料，就可以快速建立資料表、表單和報表等Access相關物件，輕鬆完成Access資料庫系統。,11,開啟存在的資料庫,12,練習一,建立一資料庫活動管理,13,資料表的規劃-說明,Access資料表物件如同一個二維表格，所以筆者準備將原來是使用Excel編輯的【學生資料.xsl】試算表檔案的現成表格轉換成Access資料表，內含學生連結和學分資料。在試算表的試算格記錄學號、姓名、地址、電話、生日等學生資料，在轉換成Access資料表後，每一個試算表的欄（AH）就是資料表的欄位，每一列（210）是一筆記錄。,14,資料表的規劃-圖例,15,資料表的規劃-步驟1,步驟一：定義資料表的欄位試算表的每一欄就是資料表的欄位，一共需要8個欄位儲存每一筆記錄。雖然Excel並不用考慮儲存的資料類型和欄位大小，但是在Access資料表的欄位就需要指定每一個欄位的大小和資料類型。相關注意事項，如下所示：資料表擁有多少個欄位才能儲存一個完整的二維表格。每一個欄位使用哪一種資料類型儲存最適合。每一個欄位大小是否足以儲存所需資料，包含現在和未來的需求。,16,資料表的規劃-步驟2,步驟二：新增資料表的記錄在定義好資料表的欄位後，我們就可以將試算表中每一列試算格的資料輸入資料表，建立成一筆記錄，以上述試算表為例共有9筆記錄。,17,資料表欄位的資料類型,18,資料表欄位的大小-文字資料類型,文字資料類型文字欄位的預設大小為50，其範圍為0255個字元，每一個中文字佔2個字元。,19,資料表欄位的大小-數字資料類型,數字資料類型,20,資料表欄位的大小-自動編號,自動編號自動編號是一個4位元組的長整數或16位元組的複製編號。,21,新增資料表,在建立空白資料庫Ch4-2-1.mdb後，我們就可以新增第4-1節Excel試算表資料建立的【學生資料表】。,22,新增資料表欄位,現在我們就可以繼續上一節的資料庫範例新增資料表所需的欄位，資料表【學生資料表】的欄位說明，如下表所示：,23,刪除資料表欄位,資料表的欄位如果需要刪除，我們可以開啟設計檢視刪除資料表中不再需要的欄位。,24,插入資料表欄位,Access資料表可以在設計檢視新增欄位，如果新增欄位不是位在資料表欄位清單的最後，我們也可以在欄位清單的指定位置插入新欄位。例如：在之前建立【學生資料表】時，不小心忘了輸入【地址】欄位，因為規劃的欄位順序是位在【姓名】欄之後，我們可以在資料表插入此欄位。,25,使用資料表精靈建立資料表,如果覺得定義欄位名稱是件很傷腦筋的事，或是懶的一個一個輸入欄位名稱，我們可以使用Access的資料表精靈，從現成的範例資料表選擇可用欄位，然後再修改成規劃的資料表。,26,資料表欄位的屬性-說明,Access的資料表欄位可以指定成不同的資料類型，不同的資料類型欄位擁有不同的屬性設定，可以替欄位設定儲存資料的索引、相關格式和初始值。,27,資料表欄位的屬性-共通屬性1,文字、備忘與日期/時間資料類型文字類型、備忘和日期/時間類型的欄位屬性是相同的，其相關屬性如下圖所示：,28,資料表欄位的屬性-共通屬性2,標題：在表單物件上顯示的欄位名稱，詳見第7章。預設值：欄位是否有預設值，可以使用第16章的運算式。必須有資料：欄位是否一定需要輸入資料。允許零長度字串：欄位是否允許輸入零長度字串。Unicode編碼：欄位是否允許使用Unicode編碼。輸入法模式：設定在欄位輸入資料時，是否開啟輸入法。輸入法語態：設定使用的輸入法語態。智慧標籤：智慧標籤可以簡化一些常用的Office作業。例如：將名稱新增至MicrosoftOutlook連絡人資料夾的智慧標籤，只需一個動作就可以完成此操作。,29,資料表欄位的屬性-數字與貨幣資料類型,欄位如果是數字或貨幣資料型態，其相關屬性的說明，如下所示：小數位數：設定數值擁有多少小數點的位數。,30,資料表欄位的屬性-自動編號資料類型,欄位如果是自動編號資料型態，其相關屬性的說明，如下所示：新值：設定自動編號是遞增或隨機。,31,格式屬性-數字與貨幣資料類型,數字與貨幣資料類型數字與貨幣資料類型提供7種預設格式，如下表所示：,32,格式屬性-日期/時間資料類型,日期/時間資料類型日期/時間類型提供7種預設格式，如下表所示：,33,輸入遮罩屬性-說明,輸入遮罩屬性可以定義欄位資料的輸入格式，例如：【學號】欄位資料是英文字母開頭，之後為數字。配合輸入遮罩屬性，即可讓欄位輸入資料時，第1個字元一定是英文字母，其後為數字。,34,輸入遮罩屬性-字元,35,輸入遮罩屬性-範例,36,以手動方式輸入資料表的記錄-說明,Access提供資料表記錄的編輯視窗，稱為【資料工作表】，接著我們可以開啟資料表的資料工作表，輸入資料表的記錄資料。,37,以手動方式輸入資料表的記錄-操作,資料工作表關於記錄編輯的相關操作說明，如下所示：新增記錄：直接在”*”號的最後一列輸入欄位內容，就可以新增資料表的記錄。更新記錄：更新記錄就是直接編輯欄位內容。刪除記錄：在選好記錄後執行編輯刪除指令或按Delete鍵，就可以刪除記錄。回復資料：如果不想更改欄位資料，按Esc鍵或編輯復原指令，即可回復成之前的資料。,38,直接匯入外部資料到資料表,Access提供匯入功能，可以將其它Access資料庫或試算表的內容匯入現有的資料表。,39,設定資料工作表的記錄顯示方式-說明,Access的資料工作表就是一個完整功能的記錄編輯工具，以二維表格方式顯示資料表的記錄，每一列顯示一筆記錄，如下圖所示：,40,設定資料工作表的記錄顯示方式-按鈕說明,工具列按鈕可以移動記錄，如下圖所示：,41,調整欄位顯示的尺寸,資料工作表預設每一個欄位都是相同尺寸，但是欄位大小不同，有些本來就比較小，有些比較大，此時，只需拖拉欄位的邊線就可以調整欄位顯示的尺寸。,42,調整欄位顯示的順序,資料工作表的欄位順序是依照資料表設計檢視中欄位定義的順序，如果覺得某些欄位的順序需要調整，我們一樣可以使用拖拉方式調整欄位順序。,43,凍結資料工作表的欄位,資料表的欄位如果很多，當左右捲動欄位時，常常錯過重要欄位，所以，我們可以在資料工作表凍結欄位，讓某些欄位固定顯示在前面，而不會隨著捲動軸捲動。,44,隱藏資料工作表顯示的欄位,資