沟通协调在办公室工作中的应用

沟通协调在办公室工作中的应用所谓沟通协调，即人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，观念和消息的互相了解过程，整个过程是一种持续性与互动性的过程，其目的在于创造一致性。良好有效地沟通协调能够化解矛盾、赢得合作、促成工作的顺利开展。办公室在各级党政机关和企事业单位，历来有着十分重要的地位。它是各级各类部门制定、实施和修正决策的“中枢神经”，是收集、加工、传递与反馈信息的综合网络，是沟通上下、协调四方、保证机关正常运转的重要“枢纽”。办公室的主要任务就是为领导、为基层、和部门服务。围绕这“三个服务”办公室必须发挥好参谋助手、督查督办和综合协调“三个作用”。沟通协调是办公室工作的重要职能，具备良好的沟通协调技能，掌握高超的沟通协调艺术，是出色完成办公室工作的保证。一、办公室工作的主要作用1、发挥参谋助手作用。发挥好办公室的参谋助手作用，主要体现在四个方面：一是更新、更快、更实、更有针对性为集团领导提供更多有价值、有见地、有份量的决策信息；二是围绕集团的中心工作组织调查研究，使更多的调研建议转化为集团的决策参考，转化为推动公司发展的实际成果；三是坚持以领导满意度、基层认同感和工作指导性为原则，做好重要文稿的起草工作，正确传达上级指示精神，准确体现领导工作意图，如实反映基层真实情况。四是从领导的角度和全局的高度去思考、策划和处理问题，做到“参之有道”，又要做到“谋之有方”，还要做到“言之及时”，努力与集团中心工作合拍共振。2、发挥督促检查作用。督促检查是推动决策落实的重要手段，办公室的督促检查作用是确保集团决策的贯彻执行。一是要紧扣中心，突出重点，要把主要力量放在促进重大决策的领导重要批示的贯彻落实上，通过督促检查，突破障碍、消除梗阻，促进问题的及时解决，推动决策的顺利实施。二是尽职尽责，有查必果，要充分发挥自身的督查工作职能，把注重实效性作为提高督查工作质量的重点来抓，保证事事有回音，件件有着落，真正做到“议而决，决而行”。三是要改进方法，注重实效，要把督查的过程作为发现问题、解决问题的过程，作为统一思想、协调矛盾的过程，作为加快实施、促进落实的过程，为推动决策落实发挥更加积极的作用。3、发挥协调综合作用。一是要充分发挥枢纽作用，要通过办公室这个运转枢纽，促使上上下下围绕中心、方方面面形成合力；二是要充分发挥统筹作用，在重大会议活动组织中，要提前介入，做好预案，周密安排，精心组织，保证活动顺利进行。办公室要带头提高行政效率，要精心为领导安排时间、日程、使时间的浪费减少到最低限度，保证领导能够集中精力谋全局、抓大事。三是要充分发挥牵头作用，办公室既要当好“总调度员”，又要当好“总服务员”。对一些急事、难事、琐事，要勇于承担责任，既要敢于牵头，当好主角，又要善于协作，当好配角。二、办公室工作的原则办公室将结合中心工作，更好地把握办公室工作的基本规律，着力提高办公室工作水平，重点抓好以下五项工作。1、职能定位要准确。办公室肩负着承上启下、联系左右、协调各方、服务全局的重要职能，位置关键、任务繁重。主要任务就是为领导服务、为部门服务、为基层服务，力创“三优”（优质服务、优良作风、优美环境），准确站位，到位而不越位。2、运行机制要高效。办会流程清晰化，力争办会零失误；收文工作确保运行顺畅高效；办事流程规范化，对督办督查、领导交办事项、政务接待、财物管理等日常工作做到井井有条、忙而不乱。3、服务态度要改善。牢固树立和落实以人为本的理念，对于到办公室办事的人员，始终以诚相待、热情服务，让人感到亲切和温暖。4、工作条块要系统。办公室承担的综合协调、政务信息、督促检查、文稿起草、公文处理、目标考评、事务服务等工作，既要平衡推进、全面发展；又要抓好协调，发挥整体优势，提高整体效能。做到工作“可持续”，突出效果的务实性。5、办事主次要兼顾。办公室是一个综合办事机构，工作涉及方方面面，必须在统筹下有序推进。一是注重细节。二是抓住关键。三是善于发现和解决工作中的薄弱环节，抓规范高效、抓优化组合，着力提高办公室人员的整体素质，着力提高工作的整体功能。三、沟通协调的技巧沟通协调是办公室工作的缩影，也是发挥“三个作用”、体现“五个原则”的具体途径，办公室在沟通协调技巧上可分为三种：与上级的沟通协调、与同级的沟通协调和与下级的沟通协调。1、与上级的沟通协调。一是为上级分忧解难。应该尽职尽责地做好工作，为上级领导分忧解难。这是作为办公室的一条重要原则。因此，办公室应该做好执行者，要坚决地、不折不扣地执行上级的决定，并且在不违背上级精神的前提下，结合本部门的工作实际，制定切实可行的措施，富有创造性地完成上级交给的工作任务，不能单一地只做“传声筒”。二是正确看待批评。在工作过程中，我们难免会做错一些事情，自然也就会受到领导的批评，这时我们应该正确看待这个批评。一般来说，领导批评下属，不外乎是对事业、对同志负责，真正用批评来发泄个人成见的领导毕竟是极少数。所以有人说，批评的背后是关心，表扬的背后是放任，不无道理。当然，正确看待批评就是才是关键。2、与同级之间的沟通协调。一是相互支持，积极配合。一个好的管理机构，应该是环环相扣，处处相融。同级之间既要有合作精神，又要有相互支持的意识，这是对同级领导者“行为”的要求。当同级有困难时，应当热情帮一把；当同级出了差错时，应当主动去帮助弥补；当同级有问题时，应当尽力挽救，而不是作一个轻闲自在的旁观者。二是见贤思齐，强者为师。在同级关系中，不仅要有“容人之短”的肚量，更要有“容人之长”的胸怀。也就是说不能因为别人比你差就瞧不起他，无视于他的存在，更不能因为别人比你强就产生妒忌他人，这样的话即不利于自己本身的提高，也有损于同级之间的关系。对此，应该积极地向贤者看齐，虚心学习他人的长处。3、与下级之间的沟通协调。一是大胆信任和授权。上级与下级之间应该是近距离，这样才能使工作有利地开展，要知人善任，用人不疑，放手下面，敢于承担责任，提高领导艺术，充分调动员工的积极性和创造性，实现人尽其才，才尽其用。所以信任就是两都之间最好的桥梁。办公室主任作为领导者对下属越信任，就越愿意授权于下属，而下属就会更加尊重领导者，彼此的关系就越融洽。相反，如果不信任下属，任何事情都自己做的话，自己一个人忙不过来不说，下属也会觉得你是对他工作能力的怀疑，所以大胆信任与授权就是沟通的开始。二是展现微笑的亲和力。作为一个领导如果对你真诚地微笑，你会觉得它给人温暧，从而精神饱满，工作有劲；也会觉得它是一种鼓舞，给自己增添了几分自信；也会觉得它是一种信任；还会觉得它给人以安慰。所以，领导者的微笑对下属具有很大的魅力，给予下属的是更多的自信。三是展现示范带头的威信。“站着指挥”不如“干着指挥”，办公室主任作为一个领导者，光会说如何如何做是不够的，重要的还要会“干着指挥”，从拟定实施方案，安排工作程序，制定操作规程，建立责任制度等方面要亲历亲为，只有这样办公室主任才能带领下属均能做到“坐下来能写，站起来能讲，走出去能干”。其实某些情况下，这种无声的命令甚至比有声的、文字的命令更有效、更有威力。他不是靠领导手中的权力，不是强制力，而是靠领导者自身的模范带头、艰苦实干的作风形成的一种威望之力，也是一种最神圣的指挥。4、积极开发多种形式的沟通协调渠道。个别的沟通是一种有效的沟通，团体的沟通也是十分重要的；上班时的沟通是必要的，下班后的沟通也是需要的；正式场合的沟通是少不了的，非正式场合的沟通