文件化信息控制程序.doc

公司名称系统名称文件名称文件化信息控制程序二阶文件文件编号制订部门品保部最新版本A页数7文件目录项目内容页次文件目录 1文件修订记录21.目的32.适用范围33.职责34.定义35.内容3-66.记录控制67.相关表单7文件编号文件控制程序页次 2OF7QP-QA-001版次 A文件修订记录版次日期变更内容撰写/修改者A2018/01/04新增建立 咸开梅核准审核制定 日期日期日期1.目的 为使本公司文件的管理有统一的标准，需对公司管理体系文件进行规范化，以便提供证实管理体系持续性、有效性的证据及改善和可追溯性的依据。2.适用范围 2.1 公司内产品有关工程技术规范等文件资料（检验规范，操作指导书等）； 2.2 公司内系统运作的有关文件数据（为达成质量管理体系目标的质量手册、作业程序、作业方法、表单）（受控文件）； 2.3 以上数据文件包括各种媒体数据如硬盘拷贝和电子媒体等。3.职责 3.1 文件的制（修）订及记录的填写、保存、销毁，由各责任部门负责。3.2 文件的保管3.2.1 管理类文件包括管理手册、程序文件、检验规范、操作指引、规章制度、外来文件、记录表单等文件正本由品保部统一管理，技术文件、技术标准、图面等文件正本，由工艺部统一管理。3.2.2 各部门负责本部门职责范围内文件、资料及相关记录的管理。4.定义 无5.程序内容：5.1 文件及资料的控制5.1.1 文件分类，本公司文件分为文件代码文件类别文件层次QS质量管理手册一阶文件QP质量程序文件二阶文件WI工作指引文件（作业指导书SOP、检验规范SIP、技术标准、操作规范、作业办法、管理制度、说明书外来文件等） 三阶文件QR质量记录表单 四阶文件MR行政财务表单5.1.2 部门代号部门代码部门名称部门代码部门名称部门代码部门名称GM总经理MD生产车间TD工艺工程部MR管理者代表FD财务部QA品保部EM人力行政部PD供应链PMC计划物控部TS测试部FI财务5.1.3 文件编号原则5.1.3.1 一阶文件按以下文件规定编号：AUBO - -版本号代表流水号(001-999） 代表文件代码代表公司名称如：AUBO-QS-001-A 表示智能质量管理手册5.1.3.2 二阶文件按以下文件规定编号：- - 版本号代表所属部门-流水号（依规定的部门代码填写） 代表文件代码如：QP-QA-001-A 表示：二阶文件-品保文件-二阶文件第一份。5.1.3.3 三阶文件按以下文件规定编号：-版本号代表所属部门-流水号（依规定的部门代码填写）代表文件代码如：WI-QA-001-A 表示：三阶文件-品保部-第一份文件5.1.3.4 四阶表单按以下文件规定编号：- -代表版本号代表流水号（001-999）代表所属部 （依规定的部门代码填写）代表文件代码如：QR/MR-QP-QA-001-01-A 表示：四阶文件-品保部-第一份表单-初版。5.1.4 文件的制定、审核、修改、评审。 5.1.4.1 文件的制定要求统一用楷体四号书写，用统一的标准页面格式5.1.4.2 公司体系文件由各相关单位制订后，填写文件发行变更通知单WI-QP-QA-001-01各部门评审合格后按列表职责进行审核、批准后交品保发布。文件类别编制审核核准QS体系工程师/管理者代表管理者代表/副总总经理QP工程师/经理部门经理或副总管理者代表或副总WI工程师级以上相关主管/经理部门经理QR/MR部门成员主管部门经理5.1.4.3 文件的评审跨部门文件批准发布前，由制订单位填写文件发行变更通知单WI-QP-QA-001-01注明修改前后内容交相关部门主管会签评审后发行；若有不同意见时由核准人员作最终裁示。5.1.5 文件版本5.1.5.1 文件及记录初版（第一版）以数字A表示，后续升版以大写英文字母表示, 如:B、CZ,若版本已升到Z,则从AAAZ, BABZ, 以此类推； 5.1.6 文件管理5.1.6.1 文件受控状态分为受控、参考文件、作废。A 受控文件：加盖“受控文件”章的文件内容正确、字迹清晰版本正确可一直使用；工艺/品保保留新版纸质文件及电子档文件。B 参考文件：此类文件发给有需要的部门或客户应加盖“仅供参考”印章。参考文件，无需建立分发记录，亦不作回收。C 作废文件：由工艺/品保统一保管改版后的文件，旧版原稿及回收文件由品保加盖“作废”印章后统一销毁，工艺/品保保留旧版的电子版本于作废文件资料夹内。5.1.6.2 所有受控文件原则上不允许手工修改,如特殊情况需手工修改,修改人必须为工程师级别人员且必须在修订处签名确认,并在一个月内必须重新修订发行；5.1.6.3 应确保所有控制文档版式整洁、内容清晰且易于识别。5.1.7 文件发行5.1.7.1 受控文件经权责主管审核批准后，技术类文件原件由工艺部保存，其余文件由品保保存，文件需登记于文件管理清单WI-QP-QA-001-02或WI文件清单及履历WI-QP-QA-001-03内；在需要时，管理手册、程序文件、规章制度等可用纸档方式分发至每个单位（包括总经理在内）；工作指引文件及作业办法类文件需以纸档方式发放使用部门。5.1.7.2 无受控状态印章、无文件编号的文件视为无效文件；5.1.7.3 重新改版发行的文件发行时，发行人分发新文件同时回收旧文件并将回收的旧文件统一作废。5.1.7.4 文件制作/发行单位需将发行或回收信息登记于文件发行（回收）一览表WI-QP-QA-001-04中并按部门自行保存。5.2 文件/数据的保密公司内部之管制文件，不得私自拷贝及外流；依其重要性，保密有两个等级：5.2.1 机密：指公司短、中、长期经营计划，财务资料，对公司劳动有重大、深远影响之产品开发与研究技术或限定直接承办人员办理之特定图面/文件，人事薪资等资料。5.2.2 一般：除机密以外其它的图面与文件皆属之.5.2.3 顾客提供的图纸等技术文件及客户相关信息需进行保密，未经客户同意不得透露给第三方。且作废后不可作为再生纸使用。6.记录控制6.1 文件中要求的表单与质量记录表单需最少保存三年，没有规定保存要求的记录，相关部门至少应保存一年。6.2 公司内部规定的保存年限是最低的保存期限，如果客户或法律、法规有要求高于我司规定时，依客户或法律、法规要求保存。6.3 记录的填写、保管、保存及销毁方法：6.3.1 记录的填写。A 原则上用蓝色或黑色的圆珠笔、钢笔（不容易抹掉的方法）填写记录。B 记录的填写应内容完整、数据准确、填写及时、字迹清晰。C 记录的修改：a 在修改部分划线，记入修改内容,应在旁边签上修改人的名字、日期等。b 出现空白的地方，注明（以下空白）或者在空白部分采取画斜线的方法。6.3.2 记录的保管保存A 使记录利用起来方便。a 按每一种类收集。b 采用文件夹、装订夹或其它方式保存。c 在准备存放的每扎质量封面上标明记录名称、记录时间、使