合同档案管理工作总结

1 / 29 合同档案管理工作总结 年工作总结 自 年入职公司我一直从事合同档案管理员一职，并在 年 部门重组后又兼任业务部办公室文员与 CAD 图纸管理等相关工作。在各们领导和同事们的关心与支持下，我虚心学习，踏踏实实的干好本职工作，老老实实做人，比较好地完成了 领导交办的各项工作任务，得到了领导的认可与好评。为了更好的做好 2016 年的工作，现将 年工作总结如下： 在合同档案等资料的存档、录入电子档、重要资料备份等方面上，均有了不同程度的熟悉和提高。并利用业余时间学习了室内设计，主修室内设计 3DS MAX、室内设计 AutoCADXX、室内设计 Photoshop 课程，并按大纲要求通过考试取得室内设计工程师证书，现将一年的工作总结主要有以下几项： 1、思想品德素质修养及职业道德。遵纪守法，认真学习法律知识；爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心，积极主动认真的学习专业知识，工作态度端正，认真负责。 2 / 29 2、专业知识、工作能力和具体工作。合同档案的资料管理工作比较琐碎，但为了搞好工作，我不怕麻烦，向领导请教、向同事学习、自己摸索实践，使 合同档案管理的工作上了一个新的台阶，明确了工作的程序、方向，提高了工作能力，在具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，能够顺利的开展工作并熟练圆满地完成本职工 作。 在这一年中，我本着 “ 把工作做的更好 ” 这样一个目标，开拓创新意识，积极圆满的完成了以下本职工作： 收集整理齐全项目前期的各种版本合同。 对于新签定的合同，进行认真审核，确认合同条款约定事项与合同的组成条件合格后存档，并录入重要信息的电子版本摘要，同时及时将合同传递到财务部门，使各部门的工作能够较好的得到衔接。 收集保存好公司及相关部门下发的文件及会议文件工作 , 并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入文件夹内，为大家查阅文件提供了方便。 3 / 29 及时作好合同档案资料的审查备案工作。合同档案管理工作正进一步完善规范，在今后再接再厉把工作做的更好 . 在 CAD 图纸管理工作中，与合同档案资 料相结合，定期按合同内容更新图纸，做到相辅相承，图纸与合同相对应，并整理好各个阶段的所形成的图纸，分部位、分时期的存档备查。 在办公文员的工作中，严格按照公司规定，保管和使用部门章；根据公司制定的日常办公用品购入和领用表，做好物资的领用管理，根据部门领用情况，进行领用登记核发；做好日常考勤的统计工作及相关报表、资料、票据上报等工作。 3、工作态度和勤奋敬业方面。热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守公司规定，保证按时出勤，有效利用工作时间，坚守岗位，需要加班完成工作按时加班加点，保证工作能按时完成。 4、工作质量成绩、效益 和贡献。在开展工作之前做好个人工作计划，有主次的先后及时的完成各项工作，达到预期的效果，保质保量的完成工作，工作效率高，同时在工作中学习了很多东西，也锻炼了自己，经过不懈的努力，使工作水4 / 29 平有了长足的进步，开创了工作的新局面，为公司作做出了应有的贡献。 总结一年的工作，尽管有了一定的进步和成绩，但在一些方面还存在着不足。比如有创造性的工作思路还不是很多，个别工作做的还不够完善，这有待于在今后的工作 中加以改进。在以后日子里，我将认真学习各项政策规章制度及相关的法律法规，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平，为公司的发展做出更大更多的贡献。 2016 年工作总结 回顾过去的工作，目的是总结经验，找出差距，吸取教训，克服不足，更好地做好今后的工作。 2016 年在 公司各级领导及同事的帮助和协助下，顺利完成各项工作任务，现将 2016年的工作汇报如下： 一、 今年主要工作 1、起草、审查、签订各类合同 40 余件，签订额达亿元以上； 2、 合同签约率为 100%，履约率为 100%； 5 / 29 3、负责工程施工工作； 4、负责合同、招标文件等档案整理并归档工作； 5、负责工程各类签证、工作联系单档案管理工作； 6、办理施工许可证手续，为项目部提供便利条件； 7、完成领导交办的其它工作。 二、主要工作表现 1、加强对合同的管理、签订、审查 目前公司合同种类繁多，主要涉及到土建、水电、暖通、设备安装、内外装饰等。今年以来签订的合同 40 件，签订额达亿元以上。面对合同类型多，签订额大，履行周期长等特点，从维护公司的经济利益出发，凡是公司所签订的合同均由本部门参与洽谈、起草、审查。在合同商定过程中，做到严把法人资格关、部门身份关、合同条款关、履约能力关、资信等级关等，杜绝了不 完善和不合法的合同的出现，做到6 / 29 了合同管理 “ 零失误 ” 。 2、加强工程档案管理 由于以前没有专门的档案管理人员，所以对工程档案的管理并没有引起高度重视，加上人员的变动，有些档案也不知去向，给公司的发展带来一定的影响。档案是认识把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。要做好档案管理，首先要把重点 放在档案收集上，档案管理如果收集不到档案资料，就好比无源之水，无本之木，所以我部门非常重视归档资料的收集工作。为了使收集工作有成效，特采取一些行之有效的方法，比如多次给工程人员强调档案移交的范围，如果有盖章的资料一定要交到公司盖章，这样盖完章我 可以直接留下一份，避免工程人员不移交带来的档案丢失等。虽然这样工作量大大增加了，但却是对档案收集最好的一种方法。 3、加强施工质量管理 (1)、施工组织机构为了抓好施工工作，完善管理 ，责任心强的管理技术人员，公司组建了施工项目部。项目部实行项7 / 29 目负责制，对施工项目统一管理，在质量、进度方面统一监控，社会关系统一协调，后勤供应统一保障。在保证工程质量和进度的前提下，充分体现公司效益。 (2)、文明施工 为了保证工程在安全文明环境中施工，施工科制定了严明的组织纪律和各 项规章制度，经常性地召开教育活动。 (3)、主要施工方法 开工后项目全体技术人员、专职质检人员、专职试验员、各班组长，熟悉图纸、编制施工组织设计和施工总进度计划并进行技术交底。 根据图纸和发包人或监理工程师提供的设计基本资料和测量标志，进行现场引测高程，建立施工控制网，对临时工程布置范围样线实行同精度控制，确保临时工程布置方便施工，不影响工程施工，确保工程的测量、放线精度。 (4)、工程施工质量保证措施 8 / 29 、对入场的管理和技术人员进行上岗前的培训，认真贯彻“ 质量求生存 ” 的方针，组织技术人员认真研究招标文件、工程设计及有关技术规范、规程、标准。 、项目部质量负责人及时组织有关人员认真编制质量控制计划及施工作业指导书，报送监理工程师审批。 、配合并服从监理工程师的监理和指导，严格遵守监理工程师下达的工程监理指令。 、严格按规范要求施工，施工过程质量控制采用工序管理点控制办法。以工序质量保证分部、分项工程质量，凡达不到工序质量标准的坚决返工，直到检验合格，才能转入下道工序。 、项目部在每道工序施作前 进行工序质量控制点的分析，向工长、施工队队长或班组长进行工序质量控制点的技术交底。由工长、施工队队长或班组长向作业人员进行工序质量控制点的技术交底。 、认真执行 “ 三检 ” 制度。即班组初检、施工队复检、项目部终检。项目部设立质检机构和专职质检员，层层把关，9 / 29 严格执行质量一票否决权。 、施工现场质量检查员参加施工全过程，工程重要部位采取跟班生产随时检查。按照监理工程师的要求，及时办理质量签证手续。 、严格把好建筑材料质量关。对原材料进行入场检验，成品及半成品必须具备 “ 三证 ” ，建立建筑材料准许入场制度和使用签证手续及跟踪施工记录。 、施工现场设置试验检测设备，配备一定数量的试验人员和相应的试验仪器。试验人员持证上岗，遵守职业道德，严格执行试验规程。 、在施工中坚持 “ 谁施工，谁负责 ” 的原则，实行挂牌操作制度，做好施工记录，实行质量与工资奖金挂钩的奖惩制度。 三、存在的不足 今年无论是合同管理、还是档案管理总的来说比往年有了明显的进步，但仍有不足。一是合同管理还需进一步提高，加强合同法学习及合同管理。二是：再进一步完善档案管理。 10 / 29 最后，感谢公司所有领导和同事对我工作的帮助和支持，今后的工作我部门将更加努力，不断学习，改正过去工作存在的不足，以更优异的工作成绩回报公司、领导和同事们。 XX 年年是艰苦的一年，资金的严重短缺和恶劣的外部条件给襄渝线施工造成了很大的影响，对生产进度造成了严重的制约，但我指挥部并没有气馁，在公司领导的关怀下，在指挥部领导和职工的努力下， XX 年年仍然取得了可喜的成绩。其中我部门在处职能部门的指导下，围绕本职，积极开展各项工作，通过与指挥部各部门之间的学习、配合，提高了工作效 率，完善了工作方法，取得了一定的成绩，但也发现了一些不足，分别总结如下： 在合同管理方面，以 襄渝经理部内部承包管理领导小组为主，秉承了先签合同后施工的原则，对经理部范围内的所有分包或内部承包工程，做到了及时测算分析、及时召开会议讨论，没有出现由于合同签订不及时而影响项目施工的情况。 11 / 29 验工计量工作方面，截止到 XX 年年 11 月，襄渝线实际完成产值 135129834 元，验工收入共计 135920727 元；在对内验工方面截止 XX 年年 11 月份，实际对架子对及分包队伍验工共计 77136566 元，各架子队及相应工班、各以工班形式进行分包的合作队伍均做到了验工计价同步完成，不存在超验现象，为准确的掌握各架子队、合作队伍的完成状况、成本及资金状况提供了第一手资料。对各项已验工工程的台帐，能够做到登记准确、及时。 在成本管理分析方面，我部门与指挥部财务室相互协助对指挥部 XX 年年每个月、季度的成本情况都做了详细的分析总结，基本了解了指挥部的成本状况，为指挥部下一步工作和管理提供了依据。 在变更索赔方面，我部门对 XX 年年夏季发生的洪涝灾害及时进行了资料及证据的收集整理，造成亏损的索赔报告已上报局指。 在分包队伍管理方面，在内部承包管理领导小组指导，我部门对承包队伍进行逐项考核，对不具备施工资质和施工能力的队伍坚决不予签 12 / 29 xxx 有限责任公司参评星级档案室自评报告 为提高我公司档案管理水平，使档案工作不断标准化、规范化，从而更好地服务于公司生产经营，我公司将积极参与集团 2016 年度星级档案室达标竞赛活动，并将此工作纳入领导工作议事日程。认真按照 XX 集团星级档案室验收评比考核标准的要求，从组织管理、设施设备、基础业务建设、开发利用四个方面等方面进行严格自评。 现将自评情况汇报如下： 一、 组织管理 机构人员 1. 我公司设置了档案管理部门，建立档案工作网络，对各类各部门档案实行统一领导，分级管理。 2. 我公司负责人负责统一领导公司档案工作。档案部门负责人负责拟定公司档案工作的各项管理制度、并组织实施。各部门负责人负责掌握公司档案工作的有关制度和要求，配备兼职档案人员确保本部门档案的完整性 、准确性和系统13 / 29 性。 3. 我公司配备专职档案人员 1 名，负责认真贯彻执行档案工作制度、规定及业务标准，维护档案的齐全、完整、准确、系统、安全；监督指导各部门做好文件材料的形成、积累、整理立卷及归档工作，保证档案的齐全和完整；负责本单位档案的收集、整理、统计、鉴定、 保管及利用工作；参加产品鉴定、科研成果审定、建设项目竣工验收和购进设备开箱等活动；做好档案的保管和保密工作，确保档案的安全；及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。我公司还配备兼职档案人员负责熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促本部门有关人员做好文件材料的收集、积累、整理工作；做好平时立卷工作及文件材料安全保管工作；按照档案工作要求，严格把关文件质量，做好文件整理、归档工作。 管理职责 1. 我公司把档案达标工作纳入领导工作议程，档案专职人员每季度对档案工作进度和存在的问题向领导进行汇报。同时将档案管理工作纳入公司年度计划之中，使档案工作为我14 / 29 公司的其他各项业务工作提供基础的服务。 2. 我公司实行了各类档案集中统一管理，并建立了专兼职档案人员的岗位责任制，档案管理职责明确、全面。 规章制度 我公司根据 xxx 集团股份有限公司档案管理办法和 xx事业部档案管理制度，同时结合我公司实际情况制定了 xxx 集团奶粉事业部金海公司档案管理制度。公司严格执行此制度 ，并对相关岗位人员进行了培训，确保相关人员对制度内容熟悉掌握。 二、 设施设备 库房管理 我公司设置了专用的档案室，室内干净、整洁、卫生，面积共 120 平方，能够满足档案放置需要。 15 / 29 档案设备 1. 档案室安装了灭火器、温湿度测试仪， 并有温湿度记录。投放了防鼠、防虫药，同时做了防光、防潮、防尘、防水等措施。 2. 未配备电脑等管理设备，但行政办公室有相关设备，不影响档案室使用。后期改善也可以增添相关必要设备。 档案装具 1. 我公司目前已配备 19 组规格统一的档案柜，可以满足档案放置需要。 2. 档案装具的式样和规格及质量均符合集团相关规定。档案盒和档案卷皮均采用无酸卷盒、外观和质量符合集团要求。 三、基础业务建设 收集工作 16 / 29 1. 各部门在每一项工程项目设计、生产、科研技术、技改、采购招标工作完成之后，会将所有资料原件交于人事行政部档案管理员处，并在本部门留存一份。 归档时间： 一般情况，一年会归档一次。党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计类文件材料每年的第一季度会将上年度形成的需归档的文件材料归档。 基建类文件材料在工程建设总体竣工后归档。工期较长的 工程，应阶段性归档，工期短的工程应随时归档。 设备仪器类文件材料在设备安装调试后会将其随机材料及验收材料归档。每年的第二季度会将上年度形成的设备维护的文件材料归档。 建筑物的改造、设备检修等改建工程在完工以后的一个月内会将 资料整理归档。 各项活动形成的录像、录音、照片、底片、磁性材料会在每17 / 29 年的第二季度将上年度形成的材料归档。 2. 递交和接收档案会在档案移交记录表上进行登记，方便以后的查阅，未进行登记确认的档案视为没有递交。 3. 我公司严格按照制度要求，保证归档的文件材料必须是办理完毕，具有保存价值。归档的文件都为原件，因故无原件的会将具有凭证作用的复制件归档。归档的文件材料层次分明、形成规律、齐全完整、科学分类。 整理工作 1. 归档的文件材料齐全完整，在保持 文件之间的历史联系原则上，科学地分类，按照不同的保存价值组成保管单位。 2. 案卷内文件排列有序，卷内目录、案卷目录、备考表填写规范、清晰、准确。 3. 案卷封面和侧脊填写规范、清晰。并拟制简明确切的案卷标题，说明了保管期限，案卷排列科学、有序。 保管工作 18 / 29 1. 档案未出现破损、虫蛀、鼠咬等现象。 2. 档案室未出现失密、泄密、火灾、水淹等 事件。 统计工作 1. 建立了档案工作统计台账，有查、借阅申请表和登记表。 2暂时没有做过关于档案利用效果、库存等方面的统计。 信息化建设 1. 有分类电子版归档文件目录。 2. 电子档案的收集和保管工作暂时没有开展。 四、 开发利用 检索工具 19 / 29 1. 设有总目录 2. 设有三种门类，分别为基建类、设备类和文书类目录。 利用服务 1. 暂时没有执行档案查阅电子流程审批手续。 2. 档案管理人员业务熟练，调卷迅速、准确。查准率较高。 开发工作 目前没有开展档案利用效果反馈和利用实例的工作。后期可以做这反面工作的方案，从而开展工作。 综上，我公司参评星级档案室自评总得分为 79 分，按此分数可达到集团给定三星级档案室的标准。自评得分虽未必准确，但此次自评可以充分表示我公司希望积极参与此次星级档案室评比竞赛活动的愿望。我们会在排期内对我公 司档案室进行必要、科学的改善，争 档案管理工作总结 20 / 29 在档案交接半个月来，公司同事的配合和领导大力支持下，我在加强专业理论学习，提高自身业务水平和思想素质的同时，主要做了以下几方面工作： 一、 完善档案管理流程，建立档案管理方案，把档案管理纳入规范 化制度化程序内。 二、 对各部门档案统一核对编号，按照编号进行升序排列。 通过规范化档案管理工作，提高了人事档案的完整性和查阅效率。 三、 对各部门人事档案进行了信息核对和分类整理。 对水磨、手绘、窑炉、钢网、切割、厂办、生产、质检、储运、人事、维修、后勤、喷涂、打样、包装、安保等 16 个部门的人事档案身份证信息、联系方式、学历进行核对补充，同时着手在职人员核查与人事档案的分类整理。 通过档案核对我发现档案中存在少数离职员工档案还未从在职人员档案柜移除，员工档案工号重复和个人信息错误现21 / 29 象并及时把相应档案标记处理。 四、 做好相应的定置及档案橱子钥匙的保管，整理积压基建档案。 建立专门的档案保管柜，设立专人管理人事档案和档案柜钥匙。把未及 时入档的个人材料及时入档，对已入职但无相关档案资料个人信息的员工做标记处理，尽快按要求进行归档、补充入档工作。 五、提高档案管理规范性程度，加强档案安全管理意识。 将档案管理纳入规范化程序内，认真做好档案管理的安全防范 工作。档案柜在不用时及时关闭上锁，关闭电源，防止其它不安全因素的产生。 发现的问题：需加强档案管理的规范化操作，对新入职员工及时建立基础档案，试用期过后及时进行档案存档工作。只有严格执行档案管理的规范化、标准化管理才能更好的做好员工在职管理工作，为企业战略决策和改革发展奠定良好的基础。在以后的工作中，需要进一步加强企业人事档案的现22 / 29 代化管理，加强人事档案 的准确性与规范性建设。 在今后的工作中，我会以认真严谨的工作态度和求真务实的工作方式继续加强自身工作能力，严格的做好档案管理的收集、整理、鉴定、分类管理工作，促进档案管理的规范化、科学化发展。杜绝一切有损企业利益的泄密事件发生，充分发挥档案的作用，为推进公司的改革发展和良性运行做出有力的贡献。 淄博宜臣轻工制品有限公司 档案 管理方案 总 则 第一条 目的： 为提高公司人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，为公司在选人、育人、用人等方面提供基础人事资料依据，结合公司实际情况，特制定本办法。 23 / 29 第二条 范围： 公司内部所有人事档案的收录和管理，均适用于本制度。 第一章 人事档案的分类 第三条 分类 档案分类对应如下： 在职员工档案文件 人事部 质检部 厂 办 生 产 水 磨 手 绘 窑 炉 切 割 钢 网 24 / 29 维 修 后 勤 包 装 打 样 喷 涂 储 运 安 保 离职员工档案 招聘文件 招聘渠道信息资料 招聘需求计划 以往招聘情况评估 培训文件 培训计划 培训记录 委托培训 培训资料 薪酬福利文件 薪资制度、条例 薪资发放纪录 福利档案 绩效考核文件 工 作 总 结 25 / 29 回顾过去的工作，目的是总结经验，找出差距，吸取教训，克服不足，更好地做好今后的工作。 2016 年在公司各级领导及同事的帮助和协助下，顺利完成各项工作任务，现将 2016年的工作汇报如下： 一、 今年主要工作 1、起草、审查、巡签各类合同 220 余件，标的额达 2 亿元以上； 2、付款巡签、登记 280 余件，标的额达 4200 万元以上； 3、协助处理涉法、涉诉案件； 4、负责工程、成本内勤工作； 5、负责合同、招标文件、结算等档案整理并归档工作； 6、负责工程各类签证、工作联系单档案管理工作； 7、完成领导交办的其它工作。 26 / 29 二、主要工作表现 1、加强对合同的管理、审查、巡签 目前公司合同种类繁多，数量大，主要涉及到土建、水电、暖通、设备安装、内外装饰、材料、 设备采购等。今年以来签订的合同 220 件，标的额达 2 亿元以上。面对合同类型多，标的额大，履行周期长等特点，从维护公司的经济利益出发，凡是公司所签订的合同均由本人参与洽谈、起草、审查。在合同商定过程中，做到严把法人资格关、个人身份关、合同条款关、履约能力关、资信等级关等，杜绝了不完善和不合法的合同的出现，做到了合同管理 “ 零失误 ” 。 2、加强工程档案管理 由于以前没有专门的档案管理人员，所以对工程档案的管理并没有引起高度重视，加上人员的变动，有些档案也不知去向，给公司的发展带来一定的影响。档案是认识把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。要做好档案管理，首先要把重点 27 / 29 放在档案收集上，档案管理如果收集不到档案资料，就好比无源之水，无本之木，所以我非常重视归档资料的收集工作。为了使收集工作有成效，特采取一些行之有效的方法，比如多次给工程人员强调档案移交的范围，如果有盖章的资料一定要交到我这里去盖章，这样盖完章我可以直接留下一份，避免工程人员不移交带来的档案丢失等。虽然