三级秘书考证操作题提要.doc

一、会务组织重点：会议方案，议程，日程，会场布置，会间服务，值班保密，会后反馈。1. 会议方案：会议名称（规范、准确），会议的规模、规格（多少人，大小），经费的预算，会议的议程和日程（表格），明确列出参会人员的范围和名单，写出会议地点和会场，、会场布置方案（灯光、花卉、彩旗等），会议用品计划（需要采购的文具），列出会议要使用的文件资料（讲话稿，致辞，研讨的方案等），会议交通和后勤安排，会议期间的参观和娱乐。（共11项）2. 会议用品：分两类：必备用品和特殊用品（1） 必备用品：文具、桌椅、茶具、会议设备（方式：租、买、借）（2） 特殊用品：会议性质不同所使用的用品不同。（表彰会议，选举会用投票箱，音乐会需要音响，追悼会要花环）准备会议用品的要求：制定准备会议用品方案，认真对待，充分准备，经济适用。3. 会议文件回收会议文件的方法：（1）小型内部会议，结束后当场回收。（2）大中型会议，罗列会议文件清单，统一回收。（3）对于提前离会的人员，个别催退的办法。（4）既是与会者又是工作人员，限时交退。4. 会议安排 座次安排：标识座次的方法：（1）直接在会议桌上放名签，（2）人员出席证上标明座次，（3）印制座次图表5. 会议规模（与会人员的数量和范围）会议的正式代表，特邀代表（嘉宾），列席代表，工作人员6. 大型会议的组织工作（就如何组织工作提供建议）分会前准备、会间服务、会后服务。（1） 会前准备：了解情况协商会议的各方面，确定主题，起草和印制会议文件，组织会议发言，发送会议通知，成立会务组开展会议工作。（2） 会间服务：接车接站，签到报道，做好会议记录，组织好会议的讨论过程（落实主持人和会议的进行）汇总情况编写会议简报（3） 会后工作：送站、整理回收会议文件、整理会议记录，形成会议纪要或决议，会议文件要立卷归档、对会议了定的事项要催办和反馈、二、信息工作1. 信息收集的方法：观察法、询问法、问卷调查、量表法、购买法、检索法、交换法。2. 信息分类：按内容、主题：计划生育 按时间：一个时间段 按形式：图片、文件、邮件、录音的方式保存 按信息的来源 按对象 按地域3. 信息存贮的方法登记编码存放排列信息检索信息存储的要求：（1）信息要有价值，（2）要方便利用：做到四化：集中化，有序化、科学化、实用化，（3）存贮手段要实现现代化信息传递的方式：（1）口头传递，（2）书面传递，（3）影像传递，（4）计算机网络传递，（5）机要交换，（6）专人传递的方式（保密，重要，紧急）选择信息传递的原则：迅速，适用，准确，保密三、秘书的沟通和协调（一）横向关系协调的方法 1.关系的协调 （1）同级之间关系的协调同级关系协调的方法：促进沟通，提出局部服从整体的要求，双方共同制定解决方案（2）领导关系的协调，（3）秘书部门内部的协调（4）秘书机构与其他职能机构的协调 2.政策的协调 3.管理的协调 4.利益冲突的协调（二）协调工作的原则：从属原则，依法原则，调查原则，平等协商原则，分级负责原则 突发事件的处理一、 突发事件的分类：偶发性的自然灾害（火灾），处理的办法：接到事故报告后，问清地点、灾情和施救情况，及时上报领导通知消防部门救援通知公安部门派人到现场维持秩序，调查原因尽量保证交通或通讯畅通处理的要求：及时赶赴现场，协调处理，妥善处理善后工作保护现场，维护保管有关的设备和物品二、 偶发性的人为事故（煤矿事故）处理的方法：将事故