常用文体会议纪要写作技巧.doc

常用文体会议纪要写作技巧 一、会议纪要的含义 会议纪要是用于记载、传达会议情况、会议精神和议定事项所使用的一种公文 它是记载、传达会议进程、会议内容、会议精神、会议决定事项的重要载体 会议纪要是根据会议记录、会议文件、会议资料整理而成的主要运用于下行公文有时也运用于上行公文和平行公文 下发的会议纪要其有传达会议精神、统一认识、指导工作的作用上行的会议纪要主要具有汇报工作、反映情况的作用而平行的会议纪要具有了解、知照、沟通情况的作用 二、会议纪要的适用范围 会议纪要是法定的会议文件但不是所有的会议都要形成会议纪要通常是一些比较重要的或规模较大的会议才形成会议纪要 还有那些需要传达会议法定事项和会议精神要求统一认识共遵守、执行会议事项的会议应产生会议纪要 例行工作会议如市长办公会、业务协调会都应有会议纪要它是单位历史的记载 会议纪要一经正式批准下达则在发文范围内具有指挥作用和 的约束力 三、会议纪要的特点 1、纪实性 会议纪要是根据会议原始记录、会议文件、会议资料整理形成的必须是会议情况的纪录如实地反映会议内容和会议精神不能为了某种需要而任意改变会议的主题和会议的精神或对会议达成的共识进行修改 对会议存在的分歧和问题也不应回避要、客观地反映否则会议纪要的纪实性就不复存在 会议纪要的纪实性使会议纪要具有凭证作用和重要的文献价值 2、概括性 会议纪要不是会议的原始记录或全部记录而是在会议记录基础上进行的综合、概括有所选择有所强调它重点说明会议议程、参加人员、达成什么共识、形成什么决议或决定等 因此会议纪要常常是在会议后期或者会议之后根据会议的情况和形成的会议文件概括、整理而成的 这种概括性使会议会议纪要的写作应把握住会议重点和主要精神表述时简明、据振要、突出重点切忌对会议报道得面面俱到 3、指导性 会议纪要通过传达会议情况和会议精神以及会议通过的决议对会这人员、会议单位系统具有一定指导作用 它能帮助人们统一认识并按照会议精神和决议丢遵照执行 如果会议纪要具有工定遍的意义常常由上级领导机关用“通知”行文下发执行则将在更大范围丙发挥其指导作用 四、会议纪要的类型 会议纪要的分类可从不同角度来划分如从会议纪要的内容、容量看可分为综合会议纪要和专题会议纪要;从会议纪要的性质看可分为决定性会议纪要、通报性会议纪要、研讨性会议纪要从会议纪要形式看可以分为例行会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要等 综合上面一些因素我们把会议纪要分为三种常用的类型 1、办公会议纪要 办公会议纪要也叫例行会议纪要 各级机关布置日常事务、日常工作召开的套议常常有固定的时间如每周一次或每月一次是机关的例行会议如市长苏公会、局长办公会 这种办公套议一般要形成会议纪要它既是未来一段时间的工作指导和工作安排又是机关了作、活动的质史记录如市政府xx年第次办公会议纪要 2、工作会议纪要 工作会议纪要是安排、部署一些重要的工作解决或协商工作中的实际问题而召开的会议所形成的会议纪要 它主要记载会议的讨论、议定事项常常是在总结工作、沟通情况、交流经验、讨论问题的基础上提出下一步工作任务其有一定的约束性和指示性 这类会议纪要有类似指示或安排工作通知的功能只不过这些决议或指示不是由领导机关做出而是由会议讨论决定的是大家应共同遵守执行的如市人民政府关于市区微利房建设会议纪要 3、学术性会议纪要 学术性会议纪要是有关一些讨论性的问题、学术性问题而举行会议形成的会议纪要这类会议纪要具有明显的专业性不以会议达成什么共识形成某些议定事项为主要目的而是反映讨论、交流的情况介绍不同的观点和学术争论对交流情况、活跃思想、促进学术发展具有重要的作用如中国高等教育学会EMIS专业委员会第五届学术年会会议纪要 这类会议纪要不具有法定的权威故没有约束力只起到交流、沟通、促进学术发展的作用 五、会议纪要的写作 1、标题 会议纪要的标题常由会议的名称、文种两个要素构成 如全国江河堤坊建设现场会会议纪要这是会议纪要运用最多的一种标题形式 另外还可以采取正副标题形式由一个正标题和一个副标题构成如推行电子政务深化行政体制改革行政管理学会第x届年会会议纪要 这类标题的正标题揭示会议的中心议题或主要内容副标题表明会议的名称或主办单位内容明确、具体、一目了然 同时会议纪要还可以采用一般的公文式标题即由发文机关、事由、文种三要素构成的完全式公文标题如省人民政府关于国有企业扭亏会议纪要 如果是例行办公会议一般直接用会议纪要 2、发文期号与成文日期 一些会议纪要要标识发文期号多按会议纪要的顺序编号如“第21期” 会议纪要的成文日期有两种标识方式一种是标识在标题下面用圆括号居中 成文日期即会议通过的时间或结束日期要写明年、月、日 另一种是有的会议纪要日期也可标识在正文的右下方 3、正文 会议纪要的正文一般由会议概况、会议内容、会议结尾三部分构成 (1)会议概况主要是交代会议的基本情况如会议名称召开的时间、地点、依据参加会议的人员会议的组织者、承办者会议的议程讨论的主要问题等 这部分内容是会议的概述要简明扼要不要占太多的分商 (2)会议内容是会议纪要的主体 它主要写明会议过论的主要问题会议决定的主要事项会议做出些具体的工作安排和部署会议传达了些精神等 如果是学术会议应写明会议讨论情况、会议的主要观点和不同的学术意见和观点以及会议争鸣情况 如会议内容较多可采用分项分条的方式来撰写有时还可以在每项内容前冠以小标题 在具体表述中常用“会议认为”、“会议指出” “会议通过了”、“会议同意”等惯用语作为各层内容的开头语来提示下文 (3)会议结尾主要提出希望、号召来收束全文鼓励大家学习会议精神执行会议的安排和部署强化会议的目的 4、落款 会议纪要的落款比较特别如办公会议一般没有落款采用公议纪要的特定格式表达即用版头表明发文机关发文期号、成文时间 其他会议纪要需要落款可用主办单位或会议名称标识 会议纪要一般不加印章 成文目期可标注在标题下面也可标注在正文右下方 六、会议纪要应注意的问题 1、客观、概括地反映会议的主要内容 会议纪要首先要客观、地反映会议基本情况、会议讨论事项、会议精神以及会议决定事项不能任意增删也不能提高会议主题和精神 即使在会议上产生不同的意见、观点也不能回避要在会议纪要中既反映出达成一致的共识也要反映出不同意见和声音这在学术性会议纪要中尤其重要 会议纪要还应集中、概括、突出重点 会议纪要不是对会议所有情况有闻必录而是在会议记录的基础上经过概括、整理摘其要点、主要精神和主要事项这也是会议纪要区别会议记录的基本特点 2、会议纪要与决议的区别 会议纪要和决议都是通过一定的会议并带有指导性的公文在具体运用中容易产生混淆 若仔细分辨两者仍然存在着明显的区别 第一两种公文的内空有所不同决议的内容涉及一些比较重大的事项和问题具有较强的约束力 决议的事项也比较单一 会议纪要涉及的问题可大可小切涉及的事项或问题可以是若干问题如一次办公会议就可以发会议纪要但不能发决议 同时决议一般反映会议的观点和达成的共识而会议纪要既可表现会议的共识也可表现不同的观点、意见 第二两者形成的程序不同 会议纪要是在会议记录、会议文件等基础上经过整理、归纳出来的经会议领导人或领导机关签发即可发布 会议决议必须通过相关的正式会议按法定程序通过后才能发布生效 第三两者的效力不同 决议由于要经过一定的会议按法定程序通过所以具有很强的权威性其指令性和约束力都很强有关部门必须遵照执行会议纪要虽有指示性但指令性和约束力不是很业多用于办事的依据 第四适用的范围不问 会议纪要是国家行政机关和党内机关均可使用的公文而决议一般只限于党内机关使用 3、会议纪要与会议记录的区别 会议纪要与会议记录都是会议产生的文件并且都是会议的客观记录但两者仍然存在着较大的区别不能混为一谈 首先两者的性质和功能不同 会议纪要是法定行政文会议记录是事务性公文 前者具有一定的法定效力后者只具有资科和备忘