高星级酒店财务部-40 付款审批规定

高星级假酒店制度与标准作业程序 编号：FD/PRO/040内容：付款审批规定 部门：财务部生效日期：2006年1月1日 批准：目的： 使各项费用支付规范化并得以有效地控制程序：1.按采购程序支付货款：1.1 收货部验收货物后，将一式五联（白、黄、绿、兰、红）的收货单/收货记录（表格F004-ACF007）做如下处理：白联：由成本部复核后交会计部应付账会计；黄联：由成本部留做存货核算；绿联：交供应商作结算凭据；蓝联：交使用部门；红联：交验收部。1.2 财务部应付账会计复核请购条件及手续后确认可否付款，并根据与供应商约定的付款期结账。1.3 使用部门若发现来货质量不符要求，须在结账前尽早以书面形式通知财务部，以便扣除货款或进行退货。1.4 若财务部在结账前无收到任何通知，则视作使用部门已认可货品质量处理。1.5 应付会计对已执行完毕的请购单上盖上“已完成”章。2、有合同的货款支付：2.1签订合同后各签订部门将合同复印一份交财务应付会计备案；2.2货品付款程序与上述1.1与1.4相同；2.3服务使用部门收到供应商之发票后填妥用款申请单（表格ACF036），由部门经理签署，以证实该项服务已完成并达到使用部门要求，连同发票一起送交财务部应付款会计复核后予以付款。3.无采购单与合同之款项支付：3.1 由申请付款之部门经理提交用款申请单（表格ACF036），说明用途，连同有关单据资料交财务部办理；申请付款部门负责事前或事后提供符合本地会计与税务机构认可之发票与凭证；3.2 出差前暂支现金与支付公共事业单位之收费均属此类。 页数：1/3 编号：FD/PRO/0402. 差旅费之报销4.1 职员因公务发生之差旅费用，在符合本酒店出差申请手续及差旅费开支标准和报销手续规定之费用标准内，需填妥差旅费报销单（表格ACF037）并附上所有发票单据，由部门经理认可后交财务部办理；4.2 如差旅费中包括外币支出，概以报销当日之银行牌价折算成人民币计算；4.3 填写差旅费报销单时，实际报销金额为费用总额减去出差前之暂支款；4.4 出差期间发生交际费支出时，按酒店交际款待之规定填妥现金报销单附总经理批准的款待申请单发票单据，予以报销；4.5 差旅费报销限于回程后七天内办理。5、零用现金报销5.1 凡金额在人民币壹佰元或以下的现金支出，部门经理可授权属下员工支付后填具现金报销单（表格ACF038）并签字，交财务部申请报销；5.2 财务总监对于不合理费用可拒绝报销，故各部门经理应严格审核其部门之支出。6、审批程序6.1 财务部收到各部门交来的用款申请单，现金报销单或差旅费报销单，由会计主管验证是否具备下列条件：a) 原始凭证是否有效、足够并符合税务机构之要求；b) 测算所有单据上的金额计算是否正确无误；c) 原始凭证均为正本，复印件及月结单不可作为原始凭证使用；d) 付款或报销凭证是否与原始凭证之内容与金额相符；e) 所有原始凭证所属单位与付款对象均应与本公司立约单位相一致，否则不予以 付款，除非由立约单位开具有效之委托书委托第三者代收款项；f) 如属应付款，金额须与账面金额核对无误；g) 付款或报销凭证是否已获部门经理核准；h) 付款期是否已过。6.2 符合以上付款条件者，由会计部经理呈交财务总监与总经理审批；6.3 审批后由现金出纳员根据申请之付款形式办理；a) 现金报销单通知申请人在现金报销单上签收金额，并在报销单及附带的所有单据上盖上现金付讫章；b) 差旅费报销单通知出差人在差旅费报销单（表格ACF037）上签收，并在报销单及附带的所有单据上盖上已付章； 页数：2/3 编号：FD/PRO/040c) 用款申请单根据申请单上要求以转账支票或汇款形式支付，并在申请单及附带的所有单据上盖上已付章。6.4 支票（或汇款单）填妥后，现金出纳员在支票登记本上登记支票号码（顺序使用），签发日期，收款人及金额；6.5 将支票（或汇款单）集中呈交财务主管审核盖章；6.6 通知收款人或领用人在支票登记本上签收支票并注明签收日期。7重要事项7.1除必要情形外，金额在人民币五百元以上之支出均不得以现金支付；7.2所有用款申请单或费用报销单据均须在财务总监与总经理审核后，按付款形式盖上现金付讫章或已付款章，以免重复付款；7.3所有用款申请或费用报销单据均不得以铅笔填写，文字务求清晰，金额大小写必须一致及不得涂改；7.4为便于结账工作，其他部门收到外单位之发票或对账单等，应尽快送交财务部办理；