转单分检留存管理.ppt

广州部门训练组2012.01.07,转单分检存档、四联单规范管理,第一部分,转单分检存档规范,目录,背景、目的规范相关惩处制定的详细步骤,一、背景与目的,背景-由于前期各业务所业务订货单存放比较凌乱、也有丢失现象，对检核业务订货单真实性工作带来困难目的-为规范订单存档,二、规范细节,业务订货单在所、组内必须每天将核对后的订货单按序用订书机装订一起，每月按周分别用反尾夹夹起，并标注流水号订货单保存时间为一年上月装订好的订单和本月订货单放在一个档案盒内，两个月以上的订货单按业务别分箱存档,三、相关惩处,业务人员未按照上述办法建立完整的档案管理，记警告一次处分；组内超过5%的业务未建立，管代、组长、所长连带责任业务订货单在所/组内存在缺失、丢失现象，当事人记小过一次，组内超过有5%此现象，管代、组长、所长连带责任,转单分检栏留存管理,四、相关步骤,第一步,每月按周分别用蝴蝶夹夹起,把一个月的订货单装订在一起,将上月装订好的订货单和本月的订货单放在一个档案盒内,第二步,本月的订货单每周也用蝴蝶夹夹起,每天将核对后的订货单按序用订书机装订一起,周,上月,第三步,每日当周未满,上月,1、订货单保存时间为1年2、上月装订好的订货单和本月的订货单放在一个档案盒内，两个月以上的订货单按业务别封箱存档,第四步,把订货单档案盒存入档案架,第五步,CRC,销售看板,四点一致,转单分检,业代将订货单装入档案盒存档,每月按周分别用蝴蝶夹夹起,将上月装订好的订货单和本月的订货单放在一个档案盒内,1、订货单保存时间为1年2、上月装订好的订货单和本月的订货单放在一个档案盒内，两个月以上的订货单按业务别封箱存档,本月的订货单每周也用蝴蝶夹夹起,把订货单档案盒存入档案架,把一个月的订货单装订在一起,每天将核对后的订货单按序用订书机装订一起,1,3,2,4,上月,周,每日当周未满,上月,分拣存放,5,标注订单流水号,转单分检存档规范,第二部分,四联单的日常管理,四、四联单移动路径,三、数据一致性,二、分检方法,一、四联单组成及作业流程,目录,订单流水号，便于核对和保存,白联：业务留存联,绿联：客户留存联,红联：JBP客户留存联,黄联：统计记帐,1、四联单组成,2、四联单填写,填写规范,1、线上填写2、店主签字3、按照流水号顺一一定单,3、作业流程（第一天）,线上拜访成交客户,客户电话订单,根据客户要求及自己推荐填写四联单，复写下三联,JBP客户处，将订单汇总，由JBP客户在“批发商收单”一栏签字确认，复写下三联,将订单货物数量电话报知JBP客户，由JBP客户填写另一份四联单，,将白联自己留存，其余二联交由JBP客户送货，另一联客户留存，将白联拿回办公室挂在转单分检栏,白联JBP客户处留存，其余二联交由JBP客户送货，将白联（业务填写JBP客户填写）拿回办公室挂在转单分检栏,JBP客户工人将货物送至客户，将送货订单与客户处订单核对，客户清点货物无误后，由客户在红联上“收货日期”、“客户收货确认”两栏签字确认，复写下一联，拿回JBP客户处集中留存,JBP客户处交单,紧急送货电话报单,作业流程（第二天）,助代/业代，在交当日订货单时，将前日送货完毕的订货单汇总，红联存入JBP客户处转单分检盒，黄联拿回,将黄联和转单分检栏上前日订单一一对应，填写送达情况，钉在一起，放入转单分检盒,将无送货的白联继续悬挂，直至货送到，黄联回来,管代组长追查未及时送货原因，并作相应改善,管代组长查核订货单真实性，以及送货情况，并对异常状况作相应改善,四、四联单移动路径,三、数据一致性,二、分检方法及管理,一、四联单组成及作业流程,目录,A、购买背面有不干胶的白色订单挂钩，使其能黏在分检栏上，,B、订单左右之间的间距是9.5厘米,C、订单上下之间的间距是9.5厘米,D、挂钩旁边贴上竖式书写的业务姓名,E、购买同等规格的燕尾夹,1、分检栏位-标准,标签纸规格：高4.8cm、宽3.5cm,挂钩尺寸：长6.2cm宽3.5cm,1、分检栏位-附件标准,2、分检栏位-封面管理标准,当天白联管理规范：1、按照流水号顺序装订，并用夹子夹好后悬于转单分拣栏相应业务的位置。2、封面为月合计（每天填写，一个月的流水号都是连续的。）3.差异原因说明部分如实填写JBP客户送达情况，没有问题用标示。（本人填写）,标准,2、日分检,3、周分检,每周一下班前对上一周的四联单进行汇总装订成册，封面为周合计（周合计要与月合计数据一致）。注：JBP客户同样进行周合计的管理，放入分检盒,4、月分检,次月的第一天下班前对上一个月的四联单进行汇总装订成册，封面为月合计（周合计要与里面四个周合计合计数据一致），放入分拣盒子。注：JBP客户同样进行月合计的管理，放入二三阶客户处分检盒中。,.月的流水号要和周的流水号一致,2.当月合计等于当月的周累计,27,分检盒存放,1办公室转单分拣盒管理：按照业务别放在相应的CRC左侧。,2、三阶分检盒管理：1、JBP客户：一个士多一个分拣盒，单点批发一个批发业代设一个分拣盒。2、其他三阶和二阶：以一个业代别设一个分拣盒。4、组长：设三处分拣盒(三阶放经销商留存联、二阶放客户留存联、公司放业务留存联和分检核对联)3、如经销商用自己的单子送货，则分拣盒里面为经销商送货回单和我司的批发商留存联合一。,JBP客户转单分检标准,档案盒侧面粘贴业代组别，负责客户名称,批发业代，每个业代一个分检盒,组长，每个JBP客户一个分检盒,要求业代四联单和JBP客户EDMS系统送货单能一一对应,1、订货单保存时间为1年2、上月装订好的订货单和本月的订货单放在一个档案盒内，两个月以上的订货单按业务别封箱存档。,把订货单档案盒存入档案架,29,四联单分检盒存放,1,订单保存,四、四联单移动路径,三、数据一致性,二、分检方法,一、四联单组成及作业流程,目录,1、四联单的四联相一致,以业务在5月24日的“金茂烟酒”白联为例。,白联与JBP客户留存联、客户留存联、第二天带回的分检核对联要相一致,1）订货的数量和品项一致,2）流水号一致,2、四联单与CRC相一致,白联订货品项、数量要与CRC相应客户拜访记录要一致，并在白联上注明电话订单,那么其他线路上的电话订单该怎么做呢？,1）白联订货品项、数量要与日报表相应客户记录要一致,3、四联单与日报表相一致,4、四联单与看板相一致,业务当天四联单转单汇总后的品项及数量要与看板上当天成交品项和成交量相一致,数据的一致性,CRC,日报,四联单,看板,四四合一,四、四联单移动路径,三、数据一致性,二、分检方法,一、四联单组成及作业流程,目录,四联单移动路径-业务联（白）,业务四联填写,挂板,已送取下放入档案盒,未送继续挂板,有差异修正送货联后放入档案盒,业代,组长,废单清除送货联,四联单移动路径-送货联（红）,业务四联填写,JBP客户,送货签字后带回,核对,业代,JBP客户,一致放入档案盒保存,不一致,修订后放入档案盒保存,钱货两清,组长,四联单移动路径-核对联（黄）,业务四联填写,业代,带回公司,组长,一致已送,不一致,一致未送,回公司取下白联,现场确认何时送货,核实后惩处,与白联合并存档,同红联,四联单移动路径-核对联（绿）,业务四联填写,业代,带回公司,组长,一致已送,不一致,一致未送,回公司