财务制度

财务制度,第一章、,总则,资金使用制度,费用报销基本制度及基本流程,差旅费管理制度,附则,业务招待费管理制度,常用费用报销制度,第二章、,第三章、,第四章、,第五章、,第六章、,第七章、,河北金思维智能科技有限公司财务制度,第一章：总则,一、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。二、本制度根据公司的实际情况，将报销分为差旅费、办公费、招待费、交通费、通讯费、运费、维修费等,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。三、本制度适用河北金思维智能科技有限公司全体员工。,第二章,费用报销基本制度及基本流程,一、报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)：1、税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制的税务发票；2、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；3、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据，支出证明单；4、有签字或印戳的有效收据，按实际支付金额报销。5、票据内容齐全：台头、日期、品名、单价、数量、金额、单位盖章等填写齐全，字迹清楚，金额准确，大小写一致，不得涂改。外出差住宿发票要填明起止日期及天数，否则视为无效凭证、不予报销。,6、出差取得的票据按出差差次按类别归类，非出差取得的发票按类别归类。类别有：A、交通费（包括公共汽车票、出租车票、地铁票、火车票、飞机票及送票费、购票手续费、机场建设费等）写“交通费”；B、餐费（如饮食票）写“餐费”；C、旅住宿费写“住宿费”；D、出差补助写“出差补贴”；E、其他（如购商品、礼品等）写“业务招待费”；F、通讯费（包括手机费、电话费、上网费等）写“通讯费”G、房租、物业、水电费写“房租、物业、水电费”；H、办公用品费（包括购传真纸、笔、复印纸、费用报销单单据、胶水、文件夹、记事本、计算器、印名片费等）写“办公用品,二、费用报销单填写及票据粘贴要求：1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；3、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额从小到大的顺序排列。4、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；5、报销单据一律用黑色签字笔填写；6、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门经理有效批准；7、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；8、出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料。,三、单笔报销现金总额超过300元，需要提前一天通知财务备款。四、在一个计划预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出计划预算，超出预算，特殊情况需总经理审批并执行追加预算程序。,粘贴相应票据,部门经理签字,会计审核签字,出纳付款,总经理审核签字,财务经理审核签字,不通过,不通过,额度300元以内,额度300元以上,五、费用报销基本流程,第三章,差旅费管理制度,一、因公出差的办理程序：（参见附件1公司出差办理程序）1.1因公出差的员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数、所需资金，经直接上级（部门经理或总经理）、运营行政部经理审核签字。1.2出差人员借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款单”，由直接上级（部门经理）审核签字确认，批准金额在300元以内（包含300元），如借款金额在300元以上还需总经理审核签字，到财务经理核准后方可借款，原则上前次出差没有报销，本次出差不予借款。（注：参见借款流程）1.3凡与原“出差申请单”规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、增加天数、人数、改乘交通工具需经部门经理、总经理签署意见后方可报销。,1.4出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。1.5出差人员回程后，出具出差报告，部门经理审核，再通过运营行政部审核签字，持审核后的出差申请单到财务部报销。1.6出差人员应在回公司后3日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“差旅费报销单”，后附“出差申请单”，执行“费用报销流程”。,注：住宿费、交通费用在标准以内实报实销，伙食补助实行包干制按实际出差天数计算。2.1出差到经济发达地区的，住宿及伙食补助可上浮，需提出书面申请，总经理批准后方可执行。2.2住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。2.3报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。,二、差旅费标准,2.4出差期间招待客户需要事先经直接上级同意后方可报销招待费，回来后补办业务招待申请程序。具体招待制度参见业务招待费管理制度。2.5出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。2.6外地出差交通工具选择上主要以火车、汽车为主。特殊原因紧急情况申请乘坐飞机，提出书面申请，由总经理批准方可。（注：火车以T、K字头列车为主，动车根据紧急情况选择，保证在高效率完成工作的前提下选择出行方式。）2.7到达目的地后，除总经理外其他员工原则上不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车或地铁。因路途较远或出差任务紧急等需乘坐出租车的，应经过直接上级批准后方可乘坐，并在出租车票后注明时间、起止地点、事由。2.8上述住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。2.9出差期间因公招待客人，产生招待费用，扣除其招待时的伙食补贴。2.10出差在三环以内（含市内），不享受伙食补助。2.11不同级别的人员一同出差可享受同行人员中较高级别住宿、伙食、交通标准,三、工程部外出施工报销1、工程从签订合同后开始，合同原件由财务备案并保管。根据工程情况作出项目支出预算。2、项目支出预算由部门及项目组根据项目建设计划编制，经工程部经理核准后，报财务部审核，审核无误后，报总经理审批，由财务部执行。3、具体费用类别：3.1各项工程款：项目组依据工程进度，预测所需支付资金；可根据工程进度，制定周计划，月计划。3.2固定资产预算、办公设施预算；3.3材料、设备支出预算；3.4人工费、交通费、生活费等。其中伙食标准实行包干制，如下：,附：1、自行做饭标准，指施工人员轮流制做饭，不包含聘请厨师费用。聘请厨师费用不得超过外卖标准，一但预算超出，则按外卖标准执行。2、自行做饭资金由项目负责人管理，外卖则按伙食补助同工资发放。3、工程相关费用支出，具体根据实际项目内容制定费用。,第四章,业务招待费管理制度,一、适用范围：因公司邀请的有关业务单位来员洽谈业务；受公司业务相关部门安排来访的人员；公司对外的各项招待；相关业务单位、同行业、各类会议、拜访等招待。业务招待申请流程参见附件2。1、招待费包括：1.1招待用的水果、茶叶、烟酒、餐饮、住宿等费用支出；1.2送礼用的购物卡、礼品、礼券等费用支出；1.3出差发生的上述招待费用支出；1.4业务往来产生的招待费、礼品费。二、公司招待费用原则上由运营行政部审核并统一安排，统一结算。三、部门因公需招待时，应事先申请，填制“业务招待申请单”，注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息，经由所属部门经理签字，需领取烟酒物品到运营行政部领取，并经过运营行政部经理审核签字后，方可安排订餐。特殊情况不能及时填报，需电话请示上级领导批准后执行，事后一天内及时补办相应的审批手续。,四、除必要的公务活动和经营业务往来应酬以外，一律不准宴请和变相请客送礼，如确实需要宴请和赠送礼品时，应本着从简而不失礼节的原则，严格控制其费用支出。五、会餐、宴请标准,六、住宿标准：由运营行政部安排已签约协议宾馆住宿，一般客户以已签约快捷酒店为主，特殊重要客户经总经理审批住宿星级宾馆。1、来宾住宿费用原则上自理，总经理审批的特殊来宾由公司负责报销。2、住宿费用由公司承担的，各部门填制业务招待住宿申请单后，报行政部统一安排。七、招待陪同：我方陪同人员原则上不得多于来宾人数，经上级领导批准确定陪同人员，特殊情况适当增加陪同人数。八、因工作需要安排客户旅游、会务、礼品等，由申请部门负责人提出资金预算申请，经运营行政部审核，总经理审批后，报经财务部安排资金。,九、报销注意事项：业务招待费报销遵循经手人报销原则，不得由他人代报。1.1报销人必须对所提供的原始凭证的真实、合规、完整负责，凭证信息须与申请单审批内容吻合；1.2报销时须附有业务招待费申请单和业务招待住宿申请单，财务根据申请单核对招待场所、时间、金额等，报销时间控制在发生招待后的3个工作日内（出差期间除外，在出差回来后3个工作日内报销），逾期报销按自动放弃处理。1.3招待人报销时，需提供宾馆、饭店发票及明细账单，无明细账单的饭店须提前注明。1.4所有不符合招待审批规定或未批准而擅自招待的，财务部一律不予报销。十、招待用餐需饮酒的，适量而行，不得因酒误事或损坏公司形象。公务饮酒后，不得开车，如发现按照公司车辆管理制度酒后驾车规定处理。,第五章,资金使用制度,一、资金预算制度：1、资金预算包括资金收入计划和资金支出计划，资金收入计划与资金支出计划应分开填列，并分项列示。2、各部门应对部门工作进行充分合理的预测，并以此编制资金预算，已确保资金计划的准确性。3、资金支出预算根据年度、季度、月度、周计划控制，原则上不允许资金计划超出预算额度。4、各部门在每周五统计下周资金预算计划，并填制资金预算申请单，交由财务部汇总。每周一经总经理审批后，方可执行。月度预算则在每月26日填制月度资金预算申请单，交由财务部汇总，财务部在每月28日将汇总后的资金预算上报总经理审批。5、资金支出预算原则上不予追加。如遇突发事件需追加当期资金预算的，需由使用部门提出书面申请追加，经总经理审批后，财务部在保证原资金计划付款项目的前提下予以支付。6、用款计划之外临时急需性开支或公司非正常性支出，由部门经理提出书面申请，由财务部呈报总经理批准，如总经理不能及时签字，由财务电话汇报后获得认可后方可执行，事后由财务部报总经理处补签字。7、各部门应积极组织、合理安排、确保资金收入及支出预算的完成。8、财务部于每月28日对当月资金预算进行统计，并核算出预算误差率，上报总经理处。,二、付款管理制度1、当月预支款（差旅费借款、借款单）25日（不包含25日）之前的，尽量在25日报销完毕，特殊情况说明原因，与财务部沟通，财务部会在每月25日联系预支资金使用人，如没有合理的原因，逾期未报，则在当月工资中扣除。公司规定报销审核日期为每周一次（每周星期三），其他时间接收报销单，但不予报销审核。2、员工出差或外出办公、招待等应填写借款单，并注明借款事由，部门经理审核确认金额后，到财务部预借费用。单笔金额在300元内（含300元）部门经理签字即可，300元以上还需总经理审批。工程部外地施工借款限额单笔金额1000元内（含1000元）部门经理签字即可，1000元以上需总经理审批。部门经理单笔金额累计每月总和超过1000元，工程部单笔金额累计每月总和超过3000元，则由财务部呈报总经理审批3、借款人需在公务完毕后3个工作日内到财务部报销，否则将由财务部在月度工资中进行扣除。,4、付款金额在300元以上的，一般情况下通过网银付款，特殊需要现金请至少提前一天通知财务备款。如需大额现金，金额20000元以上需提前三天通知财务备款。5、原则上公司当月发放工资在次月15日，在此之前不得借支工资，如特殊原因需借支，金额不得超过基本工资的30%，需报经总经理审批后执行。6、允许借用现金的项目6.1差旅费：借款时需提供经批准的出差申请单。6.2劳务费：需注明承担费用的部门名称和用途。6.3备用金、周转金：经批准的有特定用途的事项可借用7、公司杜绝白条行为，采用记账式。所填制的借款单领款单记入本人“应收款”中做账，待报销时冲回。故借款人所填制的借款单领款单不予退回。（借款人在报销时可以与会计对账，审核本人应收款是否冲销。）,三、收款管理制度1、收款管理1.1所有现金、支票、汇票等货币资金都必须由财务部专人收取（原则上由出纳负责统一收款）。1.2客户向公司支付各种款项，应通过转账方式或支票汇入公司制定的对公账户或银行账户。1.3特殊情况下业务人员根据公司授权向客户收取现金，应首先就近存入公司指定的银行账户，存款备注栏内应写明付款客户的具体名称及款项内容。若因银行营业时间等原因无法及时缴存现金到银行，应及时将现金交付给公司财务部。1.4业务人员根据公司授权向客户收取的支票、汇票等有价证券，必须当天（最迟次日）及时转交财务部。1.5员工不得从收到的公款中坐支现金（即：不允许从收到的公款中直接支付任何形式或名目的费用）。1.6业务人员经授权向客户收款、以及财务部收取的各种款项，均应向交款方开具各种指定的专用收据或发票。,2、开具收据2.1收取现金时，必须开具专用收据，并在收据上盖现金收讫章。通过银行转账或支票等，需开具专用收据，并加盖银行收讫章，附在银行回单后面。2.2开具收据时，收据的收款日期、交款单位全称、款项具体内容、款项期间、票证类别及号码、大小写金额等项目必须填写完整、准确、不得简写或遗漏任何项目。2.3填开收据并经交款人确认无误后，原则上应由交款人在收据中签名确认。2.4所有收据均应连续填开，禁止跳号使用；收据存根联必须连号、完整、不能缺号。2.5作废收据联次必须完整，不能缺失任何一联，三联收据中均盖作废章。3、收据管理每月出纳根据当月已开收据，做出收据管理表格，交由财务经理审核。审核无误后归档保存。,第六章,常用费用报销制度,1、交通费1.1员工因公务外出，原则上应乘坐公交车或地铁前往，如因路程或时间等需乘坐出租车时，应报直接上级批准后，可执行。1.2报销交通费时，应采用贴票报销方式报销，并在车票背面注明业务线路，否则不予报销。禁止跨省区域打车。1.3公司车辆加油，需凭单据报销。并在票据上注明加油车辆名称。1.4财务部每月月底28日之前统计车辆加油情况，统计核算当月交通费。车辆加油费用截止到25日结算，与公司账期相同。2、运费2.1除出差在异地，公司的邮寄业务一律由公司指定的投递公司承办。（除急件或重要物件外）。2.2运费报销时，由收件人到财务领取资金交由快递人员，并填制报销单，凭报销单后附有运费单报销，并注明运费承担部门。如收件人不在由经办人代为到财务部领取资金交由快递人员，待收件人本人回来后填制报销单报销。,3、维修费3.1维修费用包括公司使用车辆、办公用品，电脑等经营所有物品的维修费用。3.2报销时，由经办人填制报销单，后附维修