《会议管理技巧》PPT课件.ppt

如何打造五星级秘书,会议管理,杨显华,当今会议面面观,当今会议面面观,会议的意义1会议是一个集思广益的渠道,会议的意义2会议显示一个组织或一个部门的存在.,当今会议面面观,会议的意义,当今会议面面观,3会议是一种群体沟通的方式,当今会议面面观,会议的目的,当今会议面面观,会议的种类:会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类。,当今会议面面观,会议的频率:1.固定的部门会议:,当今会议面面观,会议的频率:2.全体会议:,当今会议面面观,会议的频率:3.处理突发事件的会议,当今会议面面观,会议的频率:4.一对一会议:,日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，未來三年預計還可省下三百億日圓所以，有效開會，穩賺不賠！精準計算會議成本：,靠開會也可以賺錢,当今会议面面观,会议成本的计算,会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。,当今会议面面观,会议成本的计算,2、直接会议成本,当今会议面面观,会议成本的计算,3.效率损失成本,开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况：,当今会议面面观,1会议的通病效率不高,当今会议面面观,很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。,当今会议面面观,有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。,当今会议面面观,2会议效率不高的原因,会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作,当今会议面面观,会议受阻的七大要点：,会议规范,1会议时间安排的规范,会议规范,2会议规范本身会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。所有与会者都要准备在会上发言。准时开始，准时结束。各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。,会议规范,2会议规范本身所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。必要时请第三方监控，以保证会议质量。,会议规范,3固定的会议流程规范,会议规范,固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。（1）一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。,会议规范,固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。（2）两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。,会务的工作内容？,会务的工作内容？,开会前的准备工作,是否要开会?,事务员的准备工作？,开会前的准备工作,1无需开会的“五个如果”,开会前的准备工作,2必须开会的“五个如果”,开会前的准备工作,主持人的准备工作,SWOT是以上四个英文单词的缩合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持优势和劣势；而“O”和“T”则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境（也包括你自身）可能带来的机会或是威胁。,2SWOT分析,开会前的准备工作,3明确1H5W,开会前的准备工作,按排议题收集议题的点渠道：单位领导同志批示交办的或指定有关部门汇报的问题下级单位请求讨论的问题上级领导下达指示，需各部门贯彻执行的问题注：按排议题后部门内部负责人要进行审核，最后要由会议领导进行最后审定,开会前的准备工作,确定步骤步骤主要包括：会议的议程程序日程拟定与会人员范围或名单办理会议报批手续,开会前的准备工作,发会议通知发会议通知可用书面或电话、电报三种形式通知的内容包括会议名称，会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员携带的材料和个人支付的费用，主办单位、联系人姓名和电话等。重要的邀请对象应既可表示对受邀请者的尊重准备会议文件和材料,开会前的准备工作,选择和布置会场如果与会人员超过10个，会场最好布置成“”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论;如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。,开会前的准备工作,谁能胜任会议记录者,开会期间的工作,搞好签到工作热情接待会议成员,开会期间的工作,如何做开场白,传接电话,开会前的准备工作,如何处理会议中的冲突,暂停会议休会分钟以上参与第三者的意见进行不记名投票,开会前的准备工作,如何掌握议事进度,掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。掌握议事进度主要包括2种方式：语言方式与非语言方式。1语言方式例如“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”,开会前的准备工作,如何掌握议事进度,2.非语言方式更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了，或者是说得不够接着说等。比如主持人把目光转向别人，就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了；不耐烦的敲桌子，也可以提示结束发言；用比较不礼貌的方式，如不停的看手表，也能达到同样的效果。语言和非语言这2种形式的合理运用，可以做到有效的控场，使会议既不会太短，也不会太长，准时开始，准时结束。,会后跟进,作为参会者的会后跟进人们会以时间紧，任务急为借口，会后不再考虑开会过程中的各种情形，对于那些认为与自己无关的会议则更是如此。其实，会后的回顾能帮助自己反思并澄清一些事情，从会议中得到更多的收获，这是一种良好的习惯。,会后跟进,作为主持人的会后跟进作为一名会议主持人，在具体工作中不能有任何闪失。即使是会后的跟进工作，也要环环相扣，一步一个脚印的认真完成，只有这样才能给自己和别人不断创造新的机会,会后跟进,4种群体决策1权威决策权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。优点：决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权力界限明显的地方最有效。缺点：虽然可迅速做出决策，但实际支持和执行建议也不易；当复杂性增高时，权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。,会后跟进,4种群体决策2少数服从多数决策少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。优点：允许多数人对问题发表自己的意见。保证大多数人获胜。决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。这种竞争会影响一项决议的质量和执行。,会后跟进,4种群体决策3共识决策共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。优点：保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。缺点：达成一致需要相对长的时间，并具挑战性。而且需要大量的沟通、耐心的聆听并理解他人观点；为确保所有团队成员有机会发表意见和分享其见解，必须进行有效的推动。,会后跟进,4种群体决策4无异议决策无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。优点：确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和和冲突最低。缺点：因为没有哪两个人的思想完全合拍，