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关于办公室的人才结构 办公室有各种各样不同行业、不同层次的办公室的人才结构自然要求不尽相同这里主要针对县一级的党政机关以及一般事业单位如学校、医院、科研部门的办公室而言在人员配备上应当考虑七个问题 一、年龄结构也就是老中青的结构任何单位都应当老中青相结合这既是中央的方针也是实际的需要一般说来老中青以2:：4：4的比例为宜老年秘书经验丰富办事老练代表领导出面或讲话时易为接受中年秘书是骨干经验也较丰富又正精力方刚办公室事务繁多急需他们顶杠青年一般指二十来岁的新秘书则是未来的希望保持着办公室业务与传统的连续性也是未来的接班人关于老中青结合的道理大家都懂这里也就无需多谈 二、性别结构这是比较无定数的问题办公室究竟男女比例多少才算合适呢需要视具体情况决定以我自己的经验我做大学办公室主任时女同志秘书不少因为学校的女教师、女职工和女学生都很多女性的工作细致待人接物和蔼等优点有利于工作；但是当时党政两办合一管着保卫、汽车等科室就尽量不安排女同志之前在某工业领导机关工作时办公室也尽量少用女性因为下属厂矿几乎都在郊区那时文革刚结束机关汽车很少而郊区又存在安全问题曾有女职工受害今天情况不同了应当实事求是地根据部门特点决定女性秘书的比例并注意些部门如野外工作部门、以及某些特殊部门女性宜少 三、知识结构这里需要注意的是两个方面的问题：一是注意学历学历是反映知识的一个标志一般而言高学历应当比低学历的知识较高特别是有些部门必须高学历的人从事比如计算机与信息部门还有如金融、科研、教育部门的办公室都需要较高学历的秘书但是另一方面也不要“唯学历论”我国自学成才的专家学者都不少秘书部门办事、办会首要的是能力与经验而不是学历这也是老生常谈人所皆知的道理 四、能力结构前已提及秘书部门办事办会都需要秘书具有熟练的能力而办事办会乃是办公室最大量的也是最繁杂的工作任务另外还有几种能力十分重要一是使用各种工具（包括多种工具书、报刊等）研究问题辅助决策的能力；二是处理上下左右复杂关系搞好公关的能力；三是外语能力如今世界越来越小许多单位都有涉外事务；四是精通电脑包括简单设计和修理的能力此外文字能力、信息处理能力自不待言 五、“型”的结构按照秘书“型”的原理秘书有文字型、技术型、参谋型、财经型、办事型、公关型、法律型、涉外型等八九种型办公室在配备人员时应当考虑到各型人才的比例一般二三十人的县级办公室文字任务不会很重文字型的秘书通常有两三个即可；办公室主任应为参谋型或多型兼具；现在的领导都得管理经济事务办公室有一两位财经型秘书十分必要；然而最大量的应是事务型秘书协助领导人处理机关的行政事务与后勤事务当然也要从具体的实际出发 六、专业结构在地质部门就需要懂得地质方面的专业知识；在医院就必须具备医学知识否则写文章、处理医患纠纷都没有发言权 七、思维结构最后还要谈谈思维问题办公室具备多元思维结构的人才十分重要才能应对复杂多变的各种情况当前我国进入了各种思潮多元化的时代影响着各级领导单纯的逻辑思维已经不足以应付多变的时代及其问题比如领导人的思想究竟倾向于新左派还是新自由主义工作中究竟喜欢加油激进还是主张适当放慢脚步；是gdp第一还是维稳第一或者其他什么第一等等只有具有多元思维的人才才能提出不同的意见从而发挥参谋作用帮助领导开启思路克服错误其意义是极大的要知道任何领导都不可能永远绝对正确任何决策也不可能绝对地不出问题而决策的错误乃是最大的错误常常会给所领导管辖的地域造成很难扭转的重大损失秘书不是谏客我国体制中也没有专事谏诤的机制这是我们一些决策错误难以被及时发现和纠正的原因建国六十多年的实践充分说明了这一问题要辅助领导避免决策性错误就必须具有多元思维能力办公室有一两个专事逆向思维专门给领导决策提出相反意见的秘书有益无害益多害少而这恰恰是今天办公室缺乏的 总之办公室