商务外事接待礼仪的基本常识.doc

商务外事接待礼仪的基本常识 以下是小编为大家准备的礼仪知识仅供参考 一：接待准备 外事接待单位为圆满完成接待任务一般需要专门接待小组全面负责一切接待事宜 接待工作首先应了解来访者的基本情况弄清代表团的国别、名称、成员名单、来访目的等内容如需要根据客人要求预定宾馆或返程机票还应索取来宾护照的复印(传真)件 掌握了以上情况后再制定一份周密的(中外文)书面接待活动日程安排(表)包括迎送、会见、会谈、签字仪式、宴请、参观游览、交通工具、餐寝时间、陪同人员等详细内容日程安排应尽量事先征询来宾意见还要考虑来宾的风俗习惯和宗教信仰日程安排印制妥当后要让来宾抵达后及时人手一份 二：迎送 要依据来访者的身份确定迎送规格根据国 际惯例主要迎送人通常同来宾的身份相当出面迎送组织好迎送仪式、场地布置、献花、照相、拍电视、组织群众场面等内容比如飞机(车、船)抵离时间、献花人员的挑选和鲜花花束(花环)的准备、介绍宾主相见的方式、车辆顺序的编排、座次的安排、国旗的悬挂等等都要逐项落实 迎宾时外宾下飞机(车、船)后礼宾人员应主动将迎宾人员姓名、职务一一介绍给来宾迎宾人员随即与来宾握手表示欢迎如遇外宾主动与我方人员拥抱时我可做相应表示不要退却或勉强拥抱如需献花应安排在迎宾的主要领导人与客人握手之后进行所献鲜花忌用菊花、杜鹃花、石竹花或黄色花朵 乘车时应先请客人从右侧上车陪同主人再从左侧上车待外宾与陪同人员全部上车后再驱车去宾馆途中陪同人员应择机将有利于对外宣传宜昌的事物如沿途所见的欢迎标语、人文景观等向外宾介绍 重要外宾和大型团体来访应安排专人、专车提取行李并及时送到客人房间外宾抵达住处后不宜马上安排活动应稍事休息给对方留下更衣时间 三：会见 凡身份高的人土会见身份低的、或主人会见客人称为接见或召见反之凡身份低的人士会见身份高的或是客人会见主人称为拜会或拜见接见和拜会后的回访称为回拜 接见一方的安排人应主动将会见时间、地点、主方出席人、其它具体安排及有关注意事项通知对方如有合影还要事先编好合影图一般主人居中按礼宾顺序主人右手为上主客双方间隔排列两端均由主方人员把边 会见前主人应在门口迎候客人可以在大楼正门迎候也可以在会客厅迎候如果主人不到楼门口迎候则应由工作人员在大楼门口迎接引入会客厅会见结束主人应送客人至车前或在门口握别目送客人离去 领导人之间的会见除陪见人和必要的译员、记录员外其他工作人员安排就绪后均应退出谈话过程中旁人不要随意进出 安排宾主座次时主宾坐在主人的右边译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座主方陪见人在主人一侧就座座位不够可在后排加座 四：会谈 会谈是指双方就某些重大的政治、经济、文化及其它共同关心的问题交换意见会谈内容较为正式且政治性或专业性较强 会谈首先要组成专门班子确定主谈人我方主谈人的职位要与对方主谈人相同或相近会谈人数大体双方相等其次是准备会谈提纲如需在会谈结束时双方签署会谈纪要或协议书应事先草拟好文本 会谈由主谈人主持其他人员未经主谈人许可不得随便发表意见如有不同看法可写条子递给主谈人供主谈人参考如主谈人请大家做补充发言其他人可按主谈人的谈话口径做适当补充但不能提出与主谈人意见相反的看法 会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子宾主按各人名牌所示相对而坐以正门为准主人占背面一侧外宾面向正门主谈人座位居中 五：签字仪式 参加签字仪式的基本上是双方参加会谈的全体人员双方为了对签订的协议表示重视往往由更高的领导人出席签字仪式 一般在签字厅设置一张长方桌作为签字桌桌面覆盖深色台呢桌后并列置放两把椅子供双方签字人使用主左客右座前摆放各自保存的文本上端分别放置签字文具中间摆一旗架悬挂签字双方的国旗 双方参加签字仪式的人员进入签字厅签字人入座助签人分别站在签字人外侧其他人员分主客各一方按身份顺序排立于各自的签字人座位之后签字