SOP手册中表卡的要求.ppt

SOP手册中表卡的要求,山东省结核病防治中心陶武威2007年6月,概述,SOP手册的意思是标准操作手册，也就是说，今后药品管理工作中所有的一切都要执行手册的内容，各种报表、帐本、卡片的填写也不例外。（推广地区）我省现行的各种记录一律停用。在推广工作中找出试行表卡的问题并完善之。,第一部分手工表,手工表卡是必填部分，而且必须按照要求填写，共9部分，其中的“免费抗结核药品发放登记本”未变，“出入库登记本”和“药品领取（调出）申请单”变化不大，改变了“药品调拨/入库单”和“监测信息季报表（暂时并行）”，新增了“药品接收单”、“门诊药房明细帐”、“库存控制卡”和“盘库单”。,1、药品领取（调出）申请单,药品领取（调出）申请单的填表说明：,1.单位名称：填入单位名称2.编号：填入申请单编号3.药品名称：填入药品名称4.计数单位：填入板或支5.现有库存：填入库房药品数量，含门诊库房6.月平均消耗量：填入从库存控制卡上获得的该数据7.申请数量：可以通过EXCEL表格自动生成；如果需药品调出，必须填写药品批号及数量8.批准发放数量：由上级药品管理人员核查后填写，有可能与申请数量不同9.负责人签字：相关负责人签字,2、药品调拨/入库单,说明：,调拨/入库单的“金额”一栏是必须要填写的，因为其为财务审计中较为重要的一部分，也是备查的主要单据之一。目前使用的药品价格由省级药品管理人员提供。,3、药品接收单,药品接收单的填写说明：,第一部分：药品接收报告，此为必填部分1.接收单位：填入药品接收单位2.药品调拨/入库单编号：将药品调拨/入库单编号填入3.计数单位：如板、支等4.药品名称：填写药品全称或代号，如HRZE5.批号：填写药品的批号6.经费来源：注明药品经费的来源，如中央转移支付、省级经费等7.药品调拨/入库单数量：按照每批药品一行填入表格中8.确认数量：将通过验货的药品数量填入表格中第二部分：货物拒收报告，当发现验收不合格的药品时填写9.药品名称：填写药品全称或代号，如HRZE10.拒收原因：注明拒收的原因，如：破损、污染、不符合规格等11.拒收数量：统计拒收的数量12.单价（元）：从药品调拨/入库单中获得13.总价（元）：用单价乘以拒收的数量第三部分：货物差异报告，当发现货物的数量和药品调拨/入库单不符合时填写14.药品名称：填写药品全称或代号，如HRZE15.药品调拨/入库单数量：填写药品调拨/入库单的数量16.实际接收数量：填写经过清点实际接收到的数量17.差异：用实际接收的数量减去药品调拨/入库单的数量计算，货物数量不足用负号表示，货物数量过量用正号表示18.单价（元）：从药品调拨/入库单中获得19.总价（元）：用单价乘以差异的数量20.备注：填写差异的具体情况：过量、不足、未申请等说明：如接收药品时，采用了自领模式，就不需要使用药品接收单。,4、出入库登记本,出入库登记本的填表说明：,1.药品名称：填入药品的名称2.规格：填入标示量，仅单药时填写；3.剂型：板式组合药/FDC/胶囊/片剂等4.计数单位：填入板或支5.单价：具体数字可从药品出入库单上得到，或直接从国家级或省级获得6.批号：填入药品批号7.失效日期：填入失效日期，可在外包装上查找失效日期，或者根据生产日期推算（板式药和注射用水有效期为2年，链霉素和注射器有效期为3年）8.日期：填入出入库的时间（年/月/日）9.单位：填入药品提供单位或发放单位10.单据号：填入药品领取（调查）申请单编号11.受到数量：填入接收的数量；若是发放，则不填此栏12.发放数量：填入发放的数量；如是接收，则不填此栏13.损失/调整数量：填入因过期、破损、丢失等原因需要进行调整的数量，用红色的笔填写以区别正常出入库14.结存数量：填入这一批号的药品现存数量15.经办人：经办人签字16.备注：可根据不同需要，填入总价格、过期失效、调整等情况,5、门诊药房明细帐,门诊药房明细帐的填表说明：,1.月：填入当月月份，每月使用一张表2.填表人：填入门诊药房的发药人员3.从仓库领药记录：详细记录每种药品领取的时间、数量、批号等信息4.上转：填入上月最后一天剩余药品数量5.131：填入每日每种药品及器材的发放情况，目前已经不再使用HRZ组合药品的省份无需填写HRZ一列6.合计：每月最后一天将每种药品整个月的发放数量填入7.结存：每月最后一天将每种药品的结存数量填入,6、免费抗结核药品发放登记本,7、库存控制卡,1.单位名称：填入单位名称2.药品名称：填入药品名称3.计数单位：填入板或支4.月消耗量：可记录3年药品消耗数量以及短货的天数，应该在每月结束时根据门诊药房发放明细帐，或出入库等基本填写，当3年后的信息填完后建立新的卡片5.断货天数：填入具体的断货天数6.平均月消耗量：当一年结束后应当计算新的平均月消耗量，可通过EXCEL电子表格自动生成7.最小库存：每种药品的最小库存计算见本章第二节，可通过EXCEL电子表格自动生成8.最大库存：每种药品的最大库存计算见本章第二节，可通过EXCEL电子表格自动生成9.缓冲库存：填入国家推荐的指标设置数值（本章第二节），或根据当地实际情况自行调整设置的指标数值10.运输时间：入国家推荐的指标设置数值（本章第二节），或根据当地实际情况自行调整设置的指标数值11.供应周期：入国家推荐的指标设置数值（本章第二节），或根据当地实际情况自行调整设置的指标数值12.申请日期：填入药品发放申请单的日期13.申请数量：其测算方法详见第三章14.接受数量：填入实际收到的数量，有可能与申请的数量不一致15.接收日期：填入接收药品的日期，应与药品接收单上的日期相同,8、盘库单,盘库单的填表说明：,1.药品名称：填入药品名称2.计数单位：填入板或支3.实际清点数量：如果与出入库登记本记录不同，再次清点避免出错4.出入库登记本数量：填入药品出入库登记本上的数量5.剩余有效期（月）：填入该批号药品距离其有效期的月份，起到警示作用6.差异：如果实际清点数量小于出入库登记本数量，用“-”表示，如果大于用“+”表示7.原因：填入出现差错的原因，如帐物不符、过期、破损等8.差异处理结果：填入出现差异后，经请示单位负责人及上级，对此的处理方法及结果9.单位名称：填入盘库单位名称,9、监测信息季报表,说明：,监测信息报表（表7.1）的收集每季度开展一次，并采取辖区负责、分级管理的方式，即国家级只收集以省级为单位的整体信息，以此向下类推，药品管理员填写后，由单位负责人签字盖章，然后及时报告给上级。其中：1.第一天库存量：可从药品出入库登记本上获得，记录每季度当天的库存量2.平均月消耗量：从库存控制卡中获得，平均月消耗量的计算应至少收集1年的数据3.过期破损信息：从药品出入库登记本中获得该季度药品过期破损的情况4.断货天数：从库存控制卡中获得该季度药品断货的天数5.最后一天库存量：可从药品出入库登记本上获得，记录每季度当天的库存量,第二部分电子表,电子表是试点省（河南）推出、TB-CDC推荐的，用于手工表的补充完善和监测时使用。对于电子表的要求：省、市、县三级都要掌握。电子表共分库存控制卡、领取（调出）申请单、消耗量测算法、病人数量测算法和使用核查5部分。,1、库存控制卡,每月测算1遍，与手工卡同时进行（可直接用电子卡测算后打印代替手工卡）。,2、领取（调出）申请单,每次申请领取药品前测算，作为填写“领取（调出）申请单”的依据。,3、消耗量测算法和病人数量测算法,其