公务员礼仪修养之语言礼仪规范2.doc

公务员礼仪修养之语言礼仪规范2 一、公文的撰制 公文是国家行政机关的喉舌也是联系政府与群众和各级行政机关的重要纽带因此基层公务员撰制公文时必须严格遵守有关规定和要求任何疏漏都有可能耽误公务的执行 （一）内容要求 任何类型的公文不论其发文机关和发文目的都应当在内容上遵循如下两条基本指导原则 1.严守法规公文的观点和内容必须符合国家的法律法规必须符合党和政府的方针政策如果发现公文所需贯彻的领导意图与党和国家的有关政策法规相抵触应及时向领导提出并予以纠正如果要提出新的政策规定则应加以具体说明切勿使之前后矛盾 2.准确公文所反映的情况必须、准确不仅基本的事实材料要而且具体的细节、背景、数据也要准确无误这就要求基层公务员深入实际、密切联系群众、实事求是要克服官僚主义、形式主义和文牍主义更不可弄虚作假、敷衍了事 （二）格式要求 公文是一种规范性极强的应用文体因此基层公务员在撰制公文时务必要遵守具体的格式要求 1.选择恰当文种国务院规定的12类13种公文形式每一种都有近似但却有所区别的格式要求因此选择恰当文种是遵守公文格式的基础 正如南朝刘勰在文心雕龙章表中所说：“章以谢恩奏以按劾表以陈情议以执异”各种公文体现的是不同的发文机关权限范围和行文机关之间的不同关系反映了不同的发文目的因此基层公务员在撰制公文时务必要根据本机关的职权地位和发文目的选择恰当文种采取相应格式 2.遵守具体格式公文讲究格式是公文管理标准化和现代化的必然要求也是公文合法性的保障概括地说公文格式可分为文头、正文、文尾和标记这四部分内容 其一文头文头包括文件名称与发文字号文件名称由发文机关名称加“文件”两字组成如“中共中央文件”文件名称往往用套红大字印刷被称为“红头文件”发文字号由发文机关代字、年号、文件顺序号三者组成若是几个机关联合发文一般只注明主发机关的发文字号年号应由“”括注而不能使用“（）” 其二正文正文包括以下七部分内容 一是公文标题由发文机关名称、事由和文种三部分组成应简要准确地概括公文的主要内容体现发文主旨例如“公安部关于在全国公安机关开展向济南交警支队学习活动的决定”如果公文版头已注有发文机关或已在文尾注明了发文机关公文标题即可省略发文机关；如果难以用少量文字概括所发公文的内容或公文内容较为简单可省略发文事由公文标题除法规、规章名称需加书名号外一般不加其他标点符号而以空格代之；标题字数太多分行书写时注意不得将固定词语拆开分写 二是主送机关即负责受理或答复该公文的机关上行文只有一个主送机关即文件责任的直接承担者；下行文可有多个主送机关书写于左首顶格处按级别高低顺序排列 三是正文是公文的主体表述公文具体内容的部分写在主送机关名称之后 四是附件即附属于正文的材料用于对公文的补充或参考附件名称要在正文之后注明附件本身既可单独成件也可与文件主体装订一起投送 五是发文机关即公文的法定作者名称应采用机关全称或规范化简称写于正文或附件名称之后一定距离的右下方如需以机关领导人名义行文则应在领导人姓名前冠以职务联合行文时应将主发机关排列在前 六是发文日期用以表明公文的生效时间写于发文机关下方使用年月日全称 七是印章即发文机关对公文的效力负责的凭证盖于发文机关名称和发文日期的字面上 其三文尾文尾包括如下三个部分 一是主题词用以标示公文的核心内容便于公文的计算机检索与管理主题词不同于公文标题其确定应从公文内容范畴、主题内容、特征和文种这四个方面入手而不能简单地从公文标题中提取国务院办公厅秘书局于1994年4月修订出版的国务院公文主题词表和中共中央办公厅秘书局于1998年8月修订发布的公文主题词表是目前标引主题词的重要依据主题词一般不超过七个每个主题词之间要空一格写于发文日期之后用黑体字印刷 二是抄送抄报机关即除主送机关外还应了解公文内容的有关机关上行文为抄报平行文或下行文为抄送 三是制发机构和制发时间即公文的印制单位和时间书写于同一行单位居左顶格；时间居右顶格 其四标记标记包括四个部分的内容 一是秘密等级按公文的机密性质公文可分为内部文件、公开文件和保密文件三类其中保密文件又可分为秘密文件、机密文件和绝密文件三等秘密等级标在左上角以醒目的黑体字印刷 二是紧急程度公文有紧急公文和非紧急公文两类紧急公文又可分为急公文和特急公文两等紧急程度应以黑体字标在密级上方 三是阅读范围即以工作需要和保密范围为依据所确定的公文的行文范围和阅读对象写于发文日期之后主题词之前 四是印刷份数指该公文的实际印制数量用括号标注在文件左下方 另外公文纸一般采用16开型（260mm185mm）于公文左侧装订按惯例开头应为