采取有力措施提高公文质量.doc

采取有力措施提高公文质量 采取有力措施提高公文质量 公文是联系和处理工作的一种书面工具在机关公务活动中发挥着及其重量作用机关公文与其他公文相比有其自身的特性然而由于受传统与习惯的影响对公文质量的重量性普遍认识不高机关文秘人员受知识结构、专业水平所限缺乏必要训练使得机关公文在质量上普遍偏低影响了机关公文功效的正常发挥 笔者仅就机关公文质量的现状等问题提出一些浅见以便引起办公部门的重视 一、存在的问题 1、文件使用不当拟写公文常有文种使用不当的情况常见“报告”与“请示”文种混为一谈如拟写公文标题：北安市人民法院购置档案装具的请示报告但文尾还写有：特此请示请予批复显而易见这是一份请示文种公文请求上级部门对文中的内容给予批复诸如此类标题用“报告”文种内容是“请示”形式与内容的不统一这就是请示与报告不分给收文机关的登记办文者带来误导公文拟写文种使用不当时常会出现延误公文处理时限推迟办理的情况 2、联合行文不规范 时常会遇到在联合行文过程中有些主办机关的办文者感情用事提出文尾盖印章时要尊重联合行文单位我们客气一些印章盖在最后这种提法是错误的两个以上的机关联合行文主办机关应排列在前应该说这里不存在尊重、客气的问题谁主办谁在前 3、成文日期模糊不清 常见机关打字员将公文的成文日期打成拟文日期联合行文的公文成文日期误打成本机关的签发日期或拟文日期成立日期关系文件的生效或形成时间因此必须写得明确完整一般的文件以最后签发机关签发日期为准 4、发文字号编写不规范 发文字号是由发文机关编排的文件代号它的作用一是统计发文的数量便于管理；二是查找和利用文件时可以作为文件的代号使用 有的机关文秘人员调动频繁工作出现断层现象加之公文知识培训不够拟写公文发文字号常出错误例如：有的公文发文字号编写为字第1999（3）号有的公文发文字号编写为（1999）字第024号以上两例均不规范机关代字后都多加“字”“第”两字造成机关代字不简洁、明了、应删掉发文字号应按机关代字、年份、顺序号依法排列规范的发文字号如：北安市人民法院的发文字号是：北法发（1999）20号 总之提高公文质量是一项重要的基础工作它是立卷归档工作的基本条件也是档案部门开展工作的重要基础只要各级办公部门加以重视并有计划地进行检查采取必要的措施及时纠正存在的问题提高与保证公文质量是可以做到的 二、采取的措施 1、提高文秘人员的思想素质文秘人员要具备奉献精神求真务实的精神开拓进取的精神和精诚协作的精神只要文秘人员具备了这四种精神就一定会有强烈的事业心和责任感和一丝不苟的精神就能尽心尽力地完成工作任务 2、提高文秘人员的业务素质在改革开放市场经济的新形势下文秘人员为了适应新形势的需要要博览群书加强各方面的修养认真学习好文书学、档案管理学和机关应用文等专业知识加强专业知识的学习开展必要的文秘知识培训使文秘人员练好基本功适应工作需要 3、文秘人员要当好领导的参谋和助手要发挥主动性和创造性不断深入实际调查研究全面熟悉本单位的工作情况帮助领导出主意想办法当好参谋发现问题及时反映卓有成效地完成好各项工作任务 4、领导重视切实加强对文秘工作的领导领导要以身作则教育全体干警认清文秘工作的重要性和文秘工作在机关工作中的地位和作用克服只重视本单位的专业工作轻视文秘工作的认识选择文秘人员时要把具有