公文写作技巧培训.ppt

,公文写作培训,专于职秉于公融于家,2016年9月19日,行政管理总部左佐,目录,一、公文的基本常识二、公文的格式三、企业公文常见的问题四、公文的撰写方法五、公文写作技巧,为什么要学公文,行政部门的重要职能,为什么要学公文,公文标准化,企业的形象和声誉,一门技艺，是一种本事,前言,公文写作文学创作,艺术天赋无中生有,技术学习事实求是,公文不一定要好文章，可是必须写的一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让人家不折不扣地了解你说的是什么。,叶圣陶,前言,公文的概念,一、什么是公文,公文是一个组织的领导班子在管理组织、处理各种公务时使用的书面文字工具。在企业，公文是公司领导班子在管理企业方面，表达意志、传递政令的文字工具和手段。简单地说，公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。,公文的种类,二、公文的种类,（一）党和国家行政机关公文,命令、决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、会议纪要等15类,（二）企业常用的公文,请示、通知、批复、报告、通报、决议（定）、函、会议纪要等8类,注：2012年7月1日颁布的党政机关公文处理工作条例中规定的,作用,一是指导规范作用：通知二是沟通协调作用：函三是宣传教育作用：通知、通报四是凭证记录作用：纪要,公文的作用,三、公文的作用,(一)请示：就是请上级指示和批准的文书。(二)批复：主要是答复请示的事项。(三)报告：就是向上级机关汇报工作，反映情况的文书。(四)通知：适用于发布规章，传达要求下级单位（部门）处理和有关需要告知或共同执行的事项，批转下级单位（部门）的公文，转发上级单位（部门）和不相隶属单位的公文，人事任免和聘用。,企业常用的公文,四、企业常用的公文种类,(五)通报：主要是表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。(六)决定、决议：是对某些问题或者重大行动做出安排而起草的文书。(七)函：就是平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题。(八)会议纪要：主要用于记载、传达会议情况和议定事项，下发后，以要求有关单位共同遵守执行。,跟企业有关的公文种类,目录,一、公文的基本常识二、公文的格式三、企业公文常见的问题四、公文的撰写方法五、公文写作技巧,公文的格式,（一）公文格式定义公文格式：即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。包括公文组成、用纸和装订要求等。,公文的格式,1.排版规格正文用3号仿宋_GB2312，一般每面排22行，每行排28个字。（段落设置30磅）2.装订要求公文应左侧装订，不掉页。无坏钉、漏钉、重钉。上下订在1/4处。,（二）公文版面及装订要求,公文的格式,采用国际准A4型纸，尺寸为210mm297mm公文用纸天头（上白边）：37mm1mm公文用纸订口（左白边）：28mm1mm版心尺寸：156mm225mm,（三）公文用纸及版面尺寸,公文的格式,结构：眉首、主体、版记。要素：发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等14个要素组成。,（四）公文结构和要素,公文的眉首，又称版头，包括发文机关标志、发文代字、年份、文号等内容。一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。发文机关标志用华文中宋红字，醒目、美观、庄重。,眉首部分,文件,九集20151号,公文的格式,公文代字：九集董、九集党发、九集党函、九集发、九集人、九集函,1.九集董：涉及到集团董事会重大决策、高层任免等事项；2.九集党发：集团党委用于党务及相关联活动（包括共青团、工会、妇联、计生、公益、协会工作等）；3.九集党函：集团党委重要活动安排、通知、通报、与地方党政机关、协会、社团组织等联系工作时行文。,公文的格式,集团公文代字,4.九集发：涉及集团重大业务经营活动与企业管理活动。包括：企业战略决策、经营目标、发展规划、文化主题活动、提升项目、物流管理、投资基建管理、信息技术研发、财务资金信用管理、法务监察审计活动、人力资源管理（除组织机构设置、调整；人事任免）、重要行政事务等行文。5.九集人:涉及集团组织机构设置、调整；人事任免等的行文。6.九集函：涉及集团公司对内重要通知、通报、意见、简讯、会议纪要、情况报告等，以及对外政务、商务、请示、报告、业务协调处理等函件，和不适合以文件形式制发的其它文件。,发文程序,联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,公文的格式,公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、成文日期和附注等要素。红线下空2行为标题位置，用2号小标宋体字。主送机关在标题下空1行，左侧顶格，用3号楷体。正文用3号仿宋_GB2312体字，每面22行28字。,主体部分,文件,20141号,报告（小标宋）,总部：（楷体）一、执行力（黑体）（仿宋）,（空一行）,（空一行）,公文的格式,（空一行）,公文的标题可以省略发文机关，构成“事由+文种”的形式。关于XX等人职务任免的通知,（1）公文标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关名称、事由和公文文种三部分构成。,公文的格式,公文的格式,撰写公文标题应注意的事项,所有公文标题均不可省略文种。除简单的周知性公文外一般也不省略事由。,公文标题中一般不使用标点符号。,公文标题多行排列有多种形式。可以参照以下形式。,公文标题多行排列形式：,公文的格式,公文的格式,（2）主送机关即公文的主要受文机关，是负责承办或答复该文内容的机关。也叫做“上款”、“抬头”。确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系，各自的隶属关系和职权范围来确定。,确立主送机关的注意事项,主送机关要标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。如果是统称的，应按编制的先后顺序排列。,主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格的位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主送机关名称后标冒号。,如果主送机关名称过多，使得公文首页不能显示正文，就要将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上。,公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越级行文时，应抄送被越过的上级机关。,公文的格式,（3）公文正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分。正文的开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾部分可以概括为“断”，就是正文的论断部分，通常为要求、措施、办法等。,公文的格式,第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）第二层“（一）”（楷体）（作为小标题，换行分段时不用句号。）第三层“1.”（仿宋）（注：1后面的标点符号是“.”而不是“、”）（无论是否作为小标题，要有标点）第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）第五层“”“”“”第六层“A.”“B.”“C.”注：自动编号容易引起混乱，不方便修改与调整。,公文的格式,层次序数：,（4）公文附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。,公文的格式,撰写公文附件应注意的事项,附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。,.公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。,.附件应当与主件装订在一起，因故不能与主件装订在一起，要在附件的首页左上角注明公文的发文字号，与文件同时发送。,。,附件：1.2.,二一四年五月二十日,九州通集团股份有限公司公司,公文的格式,附件应当另面编排，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。,（5）成文日期是公文生效的时间。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期要用汉字书写，不能用阿拉伯数字或阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。成文日期一般右空四字编排，其中“二一六年”中的“”不能写为“0”。,公文的格式,（6）印章是公文效力的表现形式，是权威的凭证。对于公文来讲，除了会议纪要以外，都必须加盖印章。,单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。（7）如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明。,公文的格式,加盖公文印章应注意的事项,发文机关署名和成文日期居印章心偏中下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行，单位署名与正文要空二行。,公文的格式,版记部分,包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等内容的规定。,公文的格式,“主题词”用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号。词目用3号宋体字，词目之间空1字，一般不超过五个。,公文的格式,1.文件应有主题词，便于立卷归档检索用。2.主题词不是简单地切分标题，主题词是对正文的高度提炼，包括：范围（类别词）、内容（类属词）、文种；（附件：参见主题词库）最多不超过5个。,主题词要求,抄送机关左空1字，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,公文的格式,页码用4号半角白体(Tahoma)阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号“一”字线，页码居右空1字。,目录,一、公文的基本常识二、公文的格式三、企业公文常见的问题四、公文的撰写方法五、公文写作技巧,（一）发文字号中的常见错误1.年号不全如：将“2015”省略为“15”。2.括弧不对发文年份应用六角括弧括入。经常错用成圆括弧“（）”、方括弧“”、方头括弧“【】”。3.位置不当将发文年度提前到了机关代字前面。如：九集发20159号错为20089号九集发4.序号累赘发文顺序号中多加了“0”变成“09”号。,企业公文常见的问题,（二）公文标题中的常见错误1.文种不明“关于接待区领导一行来访的事”“汇报公文标准化工作”2.生造文种“关于的请示报告”3.用发文字号代替文件名称“关于九集发20159号文的批复”,企业公文常见的问题,4.公文标题中出现“关于对”字样因为“关于”和“对”词性相同，词义相近，在行文中就不必重叠使用；5.标点符号使用不当公文标题中除法规、规章名称可以加书名号外，一般不使用任何标点符号；6.断句不合理，排版不美观词意完整，避免歧义、排列对称，间距恰当；,企业公文常见的问题,(三)主送机关中的常见错误1.缺主送机关除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。2.主送机关表述不规范对内行文的主送单位要全面，不能掉单位。各公司要有事业部；XX公司应为各部门.对外的文件一定要用全称,如：“武汉市汉阳经济开发区管委会”不能是“开发区管委会”;3.主送个人或内设机构公文不得主送领导者个人，也不能主送该主送机关的内设机构。如：将主送机关写为“XX税务局XX科”就是不对的，主送机关只能是“XX税务局”。4.越级主送公文一般不得越级请示，特殊情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。,企业公文常见的问题,（四）正文中常见错误1.数字和数值范围规范表述的问题（1）百分数与分数应用阿拉伯数字表述20%3/4（2）数值范围表述3%8%5万10万（3）表示世纪、时代、年、月、日，一律用阿拉伯数字表述21世纪，20世纪90年代，2008年9月5日（4）年、月、日数字的区间连接、过渡，不使用连接符“”号，而使用中文“至”字。如：应写成2014年9月6日至2015年9月10日。（5）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：“党的十八大”就不能写成“党的18大”十一黄金周，第三产业，省委八届五次全会，改革开放三十周年等等，都应使用汉字表示数字。,企业公文常见的问题,2.规范用字用词的问题（1）易混用的近义词：截止与截至：强调“止”和事态制订与制定：创制拟定和确定急待与亟待：“亟待”指“急迫等待”决不与绝不：决心不和绝对不权利与权力：享受的利益和支配力量佳与嘉：佳是美，佳节；嘉是善，嘉言、嘉宾,企业公文常见的问题,（2）区别词义的大小和轻重由重到轻：优异、优秀、优良、良好由大到小：楷模、模范、标兵、榜样（3）注意词语的语气特征不得抒情、煽情或发表感慨、随意畅想等，严禁使用感叹号；强制性和规定性的文件：“必须”、“一定”、“决不允许”、“严格执行”；指示性、指导性的文件：“应该”、“要”、“请遵照执行”；立即执行的紧迫性文件：突出一个“快”字；报请性、函告性文件：恳切、委婉、礼貌；,企业公文常见的问题,3.成文日期标识中的常见错误（1）将拟稿日期作为成文日期，或者将打印日期作为成文日期，这些都是不对的。（2）除会议决议以通过的日期为准外，一般应以负责人签发的日期为准。,企业公文常见的问题,二零一六年元月二十二日,二一六年一月二十二日,（五）特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,企业公文常见的问题,练习题,1.汇报工作，反映情况，提出建议，供领导机关制定决策或指导工作参考，不要求批复，可用（）。A.报告B.请求C.通告D.通知,A,2.发文字号中年份的正确写法是（）A.16B.16C.2016D.2016年,C,一、选择题,3.发文字号应该包括（）A.括号、序号B.机关代字、序号C.机关代字、年份、序号D.年份、序号,C,4.标题中除法规.规章名称可加（）号外，一般不用标点符号。A.括号B.中括号C.小括号D.书名号,5.下列成文日期，表述错误的是（）A.成文日期以负责人签发日期为准B.成文日期以印发日期为准C.联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准D.电报以发出日期为准,B,D,练习题,二、判断题,1.印章必须与正文同处一面。文字过多时，印章可以压正文。,（）,2.公文中红色反线作用是把眉首部分和主体部分分开。党务公文的红色反线中间要印一颗五星“”。,（）,3.向下一级公司或者本系统的重要行文，一般不需要抄送上级领导机关。,（）,4.公文中的数字均应用阿拉伯数字表示。,（）,5.向无隶属关系的有关主管部门请求批准，应当用函。,（）,目录,一、公文的基本常识二、公文的格式三、企业公文常见的问题四、公文的撰写方法五、发文流程,请示,怎样撰写请示,请示大体上有五种，即审批事项请示、解决问题请示、建议性请示、请求性请示、答复性请示。请示指下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题，或不属于本单位权限审批范围的事项，需要上级解决、批准或指示时使用的文种。,请示,标题：要准确点出请示事项主送机关：坚持“主送一个机关”的原则正文：落款,请示缘由请示事项结束语,公函,怎样撰写公函：,公函正式的或官方的对外书信。上、下、平级机关之间联系、询问、答复工作时使用。公函根据内容和性质，可以分为很多种类：(1)商洽函。指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如商调干部函、联系租赁函、洽谈业务函等。(2)询问答复函。指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。(3)申请函：请批、批准函。主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。但在实际工作中，这类函常常误用为请示、报告、批复。(4)告知函：平级或不相隶属单位之间相互通知事项的函。,函的特点,1适用范围广泛，使用灵活方便。既可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。,2行文方向：主要是平行文,3表述清晰准确：分项表达；语言准确；态度明确；,4.短小精悍。函一般较短小，内容单一，语言简洁明了。有的函只有三言两语。函有公文“轻骑兵”的称誉。,公函,公函,公函,首部：标题（发文单位+事由+文种）主送单位：全称或规范简称正文：落款,开头：交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“先将有关问题说明如下：”或现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。主体：这是函的核心内容部分，主要说明致函事项，函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。结尾：一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。结语：特此函询、请即复函、特此函告、特此复函等。,公函的写法,公文写作的基本套路,（一）公文写作基本套路三段式1.是什么2.为什么3.怎么办既：提出问题分析问题解决问题（参照关于开展员工工牌检查的通知）,（二）公文写作的五要素：1.主题：是五要素中的灵魂和统领建筑设计（功能与外观）2.材料：事实与依据材料选型（决定建筑的整体质量）3.结构：文种规范结构设计（决定建筑的安全）4.表达：逻辑和语法智能化与机电设计（决定建筑的死活）5.语言：遣词用字园林景观及内装修（决定建筑的品味）,基本套路,（三）公文开头的几种写法,公文开头要开门见山，起句立意，简洁精炼、富于概括力。,1.根据式：根据公司的发展需要，经公司领导研究，拟2.原因式：因台风将至，为做好充分的防范准备工作，特决定3.目的式：为加强质量管理，提高企业管理水平，增强集团公司品牌竞争力和社会影响力。经集团研究