第3章 会计电算化基本要求

第三章,会计电算化基本要求,第一节会计电算化法规制度,1994年6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据中华人民共和国会计法的有关规定，在试行文件的基础上正式制定了：一、会计电算化管理办法二、会计核算软件基本功能规范三、会计电算化工作规范四、会计基础工作规范五、会计档案管理办法,一、中华人民共和国会计法,1999年10月31日，最新修订的中华人民共和国会计法再次以法律的形式规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定”，“用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度的规定”等。,二、会计基础工作规范,1996年6月17日，财政部发布会计基础工作规范，对会计电算化工作做了具体规范。,三、会计档案管理办法,1998年8月21日，财政部发布会计档案管理办法规定，采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求；如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按会计档案管理办法的规定执行。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。,序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证年2记账凭证年3汇总凭证年二会计账簿类4总账年包括日记总账。5明细账年6日记账年现金和银行存款日记账保管年。7固定资产卡片固定资产报废清理后保管年。8辅助账簿年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告。9月、季度财务报告年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表年15银行对账单年,企业和其他组织会计档案保管期限表,第二节会计核算软件的要求,一、会计核算软件的基本要求(p44)根据中华人民共和国会计法和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：（9点）重点掌握第2、3、4、7、9点。1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。(会计分期：会计的四个假设：会计主体、持续经营、会计分期、货币计量假设）3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。,第二节会计核算软件的要求,一、会计核算软件的基本要求(p44)根据中华人民共和国会计法和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：（9点）重点掌握第2、3、4、7、9点。1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。(会计分期：会计的四个假设：会计主体、持续经营、会计分期、货币计量假设）3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。,会计分期财政年度又称预算年度。国家预算的有效起止期限，通常为1年。1月1日起至12月31日止：中国、法国、德国、波兰、奥地利等4月1日至下年的3月31日止：英国、加拿大、日本、印度等7月1日起至下年6月30日止：瑞典、孟加拉国、巴基斯坦、苏丹等10月1日起至下年9月30日止：美国、尼日尔、泰国,第二节会计核算软件的要求,一、会计核算软件的基本要求7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续。9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。,二、会计数据输入功能的基本要求数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。“垃圾进，垃圾出”会计核算软件的会计数据输入可以采用键盘手工输入、软盘导入或网络传输等几种形式。此外，会计软件某个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据其他功能模块中的数据生成。,第二节会计核算软件的要求,二、会计数据输入功能的基本要求（一）对初始数据输入的基本要求(P45)在会计账套正式启用之前，会计核算软件必须进行初始化设置。会计核算软件必须具备以下初始功能：1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。2.输入需要在本期进行对账的未达账项。3.选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。4.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。5.明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。,第二节会计核算软件的要求,二、会计数据输入功能的基本要求（二）会计核算软件输入原始凭证的相关要求（了解）会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期填制凭证单位或填制人姓名接受凭证单位名称经济业务内容、数量、单价和金额等P68，第十九条,第二节会计核算软件的要求,二、会计数据输入功能的基本要求（三）会计核算软件输入记账凭证的相关要求(p45)1.（P67，第十三条）2.（P67，第十四条）3.（P67，第十四条）在输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：（1）、（2）、（3）、（4）、（5）（6）会计核算软件应提供对已输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能（7）对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。,第二节会计核算软件的要求,二、会计数据输入功能的基本要求（四）会计核算软件审核、修改记账凭证的相关要求1.（P68，第十六条）修改功能2.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。（P68，第十七条）3.对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。（P68，第十七条）4.（P68，第十八条）5.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认。6.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。（无论什么凭证都需要审核）,第二节会计核算软件的要求,二、会计数据输入功能的基本要求（五）会计核算软件对处理外国货币核算业务的要求P68，第二十二条、二十三条1.适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供能输入外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。2.采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生的同时，输入期初和当时外汇牌价的功能。记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。,第二节会计核算软件的要求,2011年3月27日外汇牌价货币名称现汇买入价现钞买入价卖出价基准价英镑1046.431014.121054.831056.85港币83.9583.2884.2784.13美元654.37649.12656.99655.80瑞士法郎710.77688.83716.48722.35新加坡元517.64501.66521.80520.24瑞典克朗102.3299.16103.14103.77丹麦克朗123.30119.50124.29124.72挪威克朗116.49112.90117.43118.02日元8.02637.77858.09078.0968,第二节会计核算软件的要求,三、会计数据处理功能的基本要求会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在三个方面。记账结账报表生成其他方面,（一）对会计核算软件记账功能的基本要求P46会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。2.根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明细分类账。3.总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。4.会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接登账或者成批登账的功能。5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。,（二）对会计核算软件对账、结账功能的基本要求1.会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已经生成和入账，全部登记入账后才能结账。3.机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。账账相符5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。但年底可以例外。,（三）对会计核算软件报表生成功能的基本要求1.根据有关规定，会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。2.而通用会计核算软件则应提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等等。3.对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。,（四）会计核算软件提供的的其他处理功能1.会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。（P69，第二十五条）2.会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。3.通用会计核算软件应当同时提供国家会计制度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内必须有相应记录。,四、会计数据输出功能的基本要求会计电算化条件下，会计数据输出的形式:屏幕查询输出会计数据输出的最基本形式打印输出会计数据输出的最基本形式通过软盘输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出利用网络传输输出多用于企业分支机构向总公司报账或报表输出),（一）会计软件提供查询的相关要求对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，当然提供的信息越全面越好。会计软件必须提供以下查询功能：P451.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。2.查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。3.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。4.查询往来账款项目的结算情况。5.查询本期和以前各期的会计报表,（二）会计软件提供对机内会计数据的打印输出要求会计软件必须提供以下打印输出功能：（七项）1.会计软件应当提供机内记账凭证的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。（P70，第三十一条）2.会计软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。（P70，第三十二条）3.会计软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。（P70，第三十二条）具体而言，打印输出的会计账簿必须包括日记账、明细账和总分类账。其中，明细账应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种账簿形式的打印输出功能。,（二）会计软件提供对机内会计数据的打印输出要求会计软件必须提供以下打印输出功能：（七项）4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。5.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。（手写可能窜行）6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。7.打印输出的会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。,（三）关于会计核算软件输出数据的其他要求1.会计报表数据不能直接修改根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。（P70，第三十四条）2.结账时强制备份会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。（P70，第三十五条）,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、会计电算化岗位的划分（P65第二、三条）基本会计岗位会计电算化岗位,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、会计电算化岗位的划分（P65第二、三条）基本会计岗位包括：会计主管出纳会计核算各岗稽核会计档案管理等,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、会计电算化岗位的划分（P65第二、三条）会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作维护开发的特点，结合会计工作的要求划分电算化会计岗位。,第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,一、会计电算化岗位的划分（P65第二、三条）大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位：1.电算主管2.软件操作3.审核记账（不得由出纳审核、不得审核自己编制的凭证）4.电算维护5.电算审查6.数据分析,注意：不相容岗位：软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为。（审核监督功能）会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可由一个人承担。（P65，第四条）,第四节计算机替代手工账的基本要求一、替代手工账的定义替代手工账（俗称甩账）是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理（计算、分类、汇总、转存等），生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。替代手工账是会计电算化的目标之一（首要目标）。,二、替代手工账的条件（P63，第二条）1.配备了计算机硬件设备和会计软件。2.进行会计电算化岗位培训，配备相应的会计电算化工作人员。3.建立严格的内部管理制度。,三、替代手工账前的工作（P63，第三条）根据相关规定，计算机与手工会计核算应该并行3个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠，还要接受有关部门的监督。,四、如何替代手工账1.整理手工会计业务数据。（1）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。（2）整理各账户余额。（3）清理往来账户和银行账户。2.建立会计账户体系并确定编码。编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行；明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案；即：本级科目全编码上一级科目全编码本级科目编码。,四、如何替代手工账会计科目编码原则：（1）符合财政部和有关管理部门的规定。（2）满足本单位会计核算与管理的要求。（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。（4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。（5）要保持科目的相对稳定性。（6）应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。,五、计算机与手工并行1.概念:指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。2.主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。,五、计算机与手工并行3.在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：检验各种核算方法。检查会计科目体系的正确性和完整性。考查操作熟练程度。纠正会计软件程序错误或业务处理错误。,五、计算机与手工并行4.此外，并行期间还要注意以下问题：适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、定期检查。实施复杂大系统时，应向有关方面的专家咨询，或向有经验的单位学习，尽量少走弯路。做好申请替代手工记账前的准备工作，争取一次通过审查。,六、替代手工记账的基本要求（一）替代手工记账方式下记账凭证的要求（二）计算机内会计数据打印输出和保存的要求（三）存储介质要求,六、替代手工记账的基本要求（一）替代手工记账方式下记账凭证的要求记账凭证分类：一种：记账凭证三种：收款凭证、付款凭证、转账凭证五种：现金收款凭证、银行收款凭证、现金付款凭证、银行付款凭证、转账凭证,六、替代手工记账的基本要求（二）计算机内会计数据打印输出和保存的要求1.采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按会计档案管理办法中的规定执行。2.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。,六、替代手工记账的基本要求（三）存储介质要求1.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。2.作为会计档案保存时，其保存期限应与会计档案管理办法中规定的相应会计数据（书面形式的会计财簿、报表）相一致。3.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。4.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。,第五节会计电算化档案管理的基本要求计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求；如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按会计档案管理办法的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。,第五节会计电算化档案管理的基本要求一、电算化会计档案管理概述二、记账凭证的生成与管理三、会计账簿、报表的生成与管理四、电算化会计档案的基本要求,一、电算化会计档案管理概述,电算化会计档案,以磁性介质存储在计算机中的会计数据,会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序,计算机打印输出的书面形式的会计数据,其他会计资料,保存期限按会计档案管理办法的规定,停止使用或有重大更改之后的5年,二、记账凭证的生成与管理计算机替代手工记账后，记账凭证的生成有两种方式：1.将原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。2.手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。此外，在保证记账凭证清晰的前提下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。,三、会计账簿、报表的生成与管理计算机替代手工记账后，财政部对会计账簿和会计报表的书面打印有明文规定，其保存期限按会计档案管理办法的规定执行。但财政部的规定同时考虑到计算机打印的特殊情况，在会计资料生成方面作了一些灵活规定。,在会计资料生成方面作了一些灵活规定包括（9点）：1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；发生业务较少的账簿，可满页打印。3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。,在会计资料生成方面作了一些灵活规定包括（9点）：4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。5.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。,在会计资料生成方面作了一些灵活规定包括（9点）：7.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。8.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。9.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。,四、电算化会计档案的基本要求（