物业管理实务讲义-物业管理信息系统开发概述.ppt

教育部人才培养模式改革与开放教育试点物业管理专业课程物业信息管理,第六章物业管理信息系统开发概述,预备知识学习方法教学内容物业管理信息系统开发的基本原则物业管理信息系统开发的过程管理物业管理信息系统开发的方法物业管理信息系统的规划物业管理信息系统的初步调查和可行性分析物业管理信息系统的系统分析重点难点相关知识,目录,预备知识,物业管理实物中有关物业管理企业一般的组织机构、业务内容和管理功能本课程第一章第四节“物业管理信息系统的开发”有关内容,学习方法,温习预备知识,特别是本课程第一章第四节“物业管理信息系统的开发”初读教材第六章并精读本课件认真完成本章形成性考核的作业题,解决疑难问题认真完成应用实践和设计实践环节，从理论与实际的结合上弄懂,一、物业管理信息系统开发的基本原则1、明确目标，积极创新物业管理公司进行信息化建设的目标就是利用计算机技术，方便快捷地获得它所需要的行业信息，并及时地进行分析处理，提高工作效率，降低成本，促进企业快速发展物业管理信息系统的开发不是一个简单的技术问题，而应充分发挥计算机的各种能力去改变传统的工作方式，所以必须做好总体规划，明确工作目标，积极创新,2、面向用户，共同参与满足用户的要求是开发工作的出发点和归宿，用户是否满意是衡量系统开发质量的首要标准用户要求是随着开发工作的进展而不但明确和工作具体化的。因此，整个开发过程中都需要用户的积极参与，并且让用户加入到开发小组中3、整体性与相关性结合作为整体的物业管理信息系统必然是由多个子系统组成的。各个子系统功能既相互独立，又相互联系，相互作用，通过信息流把它们的功能联系起来形成一个整体化系统、子系统均有自身的目标、界限、输入、输出和处理内容，但它们之间又是相关的而非完全孤立的,4、循序渐进物业管理信息系统的开发是一个循序渐进并惯穿于物业管理企业生命周期的动态过程应本着“巩固基础、提高素质、总体规划、分步实施”，的思路展开工作5、动态适应物业管理企业不断扩大以及外界环境不断变化，对信息系统不断提出新的需求为了适应这种变化，开发物业管理信息系统时必须要注意处理好先进与适用、当前与长远、局部与全局的关系；从实际出发，从需求出发,6、重在管理物业管理信息化系统的开发，不只是技术方面的问题，更重要的是管理方面的问题，包括管理理念、管理方法、管理和技术的整合要开发一个好的物业管理信息化系统，必须将管理和信息化充分融合7、工程化、标准化物业管理信息系统的开发管理必须采用工程化和标准化的方法，即科学地划分工作阶段，制定阶段性考核标准，分步组织实施所有的文档和工作成果要按标准存档,二、物业管理信息系统开发过程管理1、确定物业管理信息系统的开发方式自行开发自行开发既物业管理企业完全依赖自己的开发力量进行开发其优点是开发人员熟悉企业情况，容易满足用户需求，并且易于协调，容易保证进度，以及方便系统运行和维护缺点是由于不是专业的软件开发单位，系统开发所采用的技术以及开发的规范程度不高，开发周期一般都较长，成功率不高,委托开发委托开发即物业管理企业通过协议方式全权委托专业的软件开发单位进行开发缺点是在系统的需求理解以及系统的运行维护上会存在的问题合作开发合作开发是由物业管理单位与软件开发单位以项目合作方式，共同开发。这种方式结合了以上两种方式的优点该开发方式的主要面临的问题是合作伙伴的选择，一般应当选择具有较强的技术开发实力，管理规范，有较完善的质量保证体系，熟悉物业管理行业的单位进行合作,咨询开发既以物业管理企业自己的力量为主，聘请专家进行咨询的方式主要是聘请有经验的系统分析员进行咨询指导，做好系统的总体规划和系统分析，因为一个好的规划和完善的系统分析，系统就已经有了一半的成功机会购买商品软件一些物业管理软件包含了基本的行业特点和功能，并逐步走向成熟，形成了软件产品当然由于各个物业管理企业之间总是存在各种各样的差别，有自己特殊的需求，所以会存在系统二次开发的问题,2、物业管理信息系统的开发计划的制定与控制进度计划在物业管理信息系统的规划阶段应制定系统开发的总体进度计划在系统开发的系统分析、系统设计、系统实施、系统测试等不同阶段制定阶段性的详细进度计划，并且有专人进行检查阶段性评审在系统的开发过程中，定期的或者在系统各阶段完成后都要进行阶段性评审、阶段性的总结目的在于发现问题，解决问题，根据实际情况进行阶段性的调整，确保各阶段的工作进度和工作质量,3、物业管理信息系统开发的组织和项目管理系统开发的组织以及人员分工开发领导小组开发工作小组系统开发的人员以及分工企业高层领导项目主管系统分析员程序设计员企业管理人员系统开发的项目管理：工程项目管理的内容有计划管理技术管理质量管理资源管理,三、物业管理信息系统的开发方法1、生命周期法生命周期法的概述生命周期法严格划分工作阶段，然后一步一步地依次进行，前一阶段是后一阶段的工作依据每个阶段又划分详细的工作步骤，顺序作业生命周期法的开发过程生命周期法的开发过程可以划分为以下五个阶段：系统规划阶段、系统分析阶段、系统设计阶段、系统实施阶段、系统运行和维护阶段。每个阶段又各自包括若干个步骤。在实际开发过程中应尽量按阶段逐步进行系统的生命周期图示：,2、结构化开发方法结构化开发方法(StructuredApproach)也称新生命周期法，是生命周期法与结构化程序设计思想的结合是管理信息系统的开发中应用效果良好的经典方法之一关于结构化结构化的最早概念是描述结构化程序设计方法的，它用三种基本逻辑结构来编程，使之标准化、线形化结构化方法不仅提高了编程效率和程序清晰度，而且大大提高了程序的可读性、可测试性、可修改性和维护性,后来，把结构化程序设计思想引入了管理信息系统的开发领域，逐步发展成结构化系统分析和设计方法结构化开发方法的特点自顶向下整体地进行分析与设计和自底向上逐步实施的系统开发相结合在系统规划、分析与设计时，从整体全局考虑，自顶向下的工作在系统实施阶段则根据设计的要求，先编制一个个具体的功能模块，然后自底向上逐步实现整个系统,结构化开发方法的优缺点突出的优点是它强调系统开发过程的整体性和全局性，强调在整体优化的前提下考虑具体的分析设计问题，是自顶向下的观点。同时又强调严格区分工作阶段，一步一步地严格进行系统分析和设计，每一阶段及时总结、发现问题并及时反馈和纠正，避免造成浪费和混乱不足之处，突出表现在，开发过程繁琐复杂，灵活性较差，开发周期长，并且这种方法要求开发者在调查中充分掌握用户需求、管理状况以及预见可能发生的变化，不符号人们对事物循序渐进的认识规律，在实际工作中有一定的难度,运行管理,修正和改进原型,分析评价,用户提出基本需求,快速归纳分析问题,开发系统原型,运行系统原型,不可行,不满意,3、原型法原型法既首先开发一个快速原型，然后运行这个原型，并进行不断地评价和改进，使之逐步完善原型法的工作流程：,满意,原型法的优点和局限性优点遵循人们认识事物的规律，容易被人们受改变了用户与系统开发人员之间的信息交流方式，易于沟通降低了开发风险和成本局限性开发工具要求高解决复杂系统和大系统问题很困难要求用户的管理水平要高系统的交互方式必须简单明了，对于大量运算的、逻辑性较强的程序模块，原型法很难构造模型供认可评价,四、物业管理信息系统规划1、物业管理信息系统规划的意义物业管理信息系统的开发是一项系统工程，没有详尽的规划是很难获得成功的好的系统规划可以对设备资源、人力资源、财力资源、已有的信息资源进行合理分配利用，节省和保护投资，防止信息孤岛的出现做好系统的总体规划，准确把握用户需求，可以提高系统稳定性、适应性和成功率2、物业管理信息系统规划的步骤明确规划目标、任务和要求做好规划工作准备，包括明确物业管理企业的战略目标、物业管理信息系统的功能等,现行系统的初步调查和分析对包括当前物业管理企业的目标和任务、组织结构、管理体制、可供利用的资源以及约束条件等进行系统的调查，找出目前存在的问题及薄弱环节确定系统开发策略包括选择合适的开发方式、开发方法等提出新系统的开发方案研究和提出系统开发的目标、功能、结构、开发进度计划、项目成本、阶段的资源需求、计算机系统的配置等方案可行性研究对系统开发的必要性、经济性，以及技术上和组织管理上的可行性进行分析研究提出系统规划报告并通过评审经过评审的规划报告应当包括需求分析、调查分析、目标系统规划、开发策略和计划、可行性分析和效益分析,3、物业管理信息系统规划的主要方法用于信息系统规划的方法很多，主要有关键成功因素法（CSF），战略目标集转化法（SST）和企业系统规划法（BSP）关于BSP方法是IBM公司20世纪70年代初用于内部系统开发的一种方法，它主要基于用信息支持企业运行的思想企业系统规划法先自上而下识别系统目标、识别企业过程、识别数据，再自下而上设计系统，以支持目标企业系统规划法是企业各层次目标转化为信息系统的全过程,五、物业管理信息系统的初步调查和可行性分析,1、物业管理信息系统初步调查初步调查内容企业概况包括企业的组织规模、经营效果、发展历史、经营范围、行业发展状况、竞争对手状况、宏观政策等内容，以便确定系统边界、外部环境，对企业的现行管理水平做出初步评价织机构调查调查企业的组织机构、职能部门设置以及各部门的规模、人员数量等,现行管理系统的业务流程了解现行物业管理系统的主要业务流程，以便根据地理分布、信息量大小来初步确定系统的合理结构和通讯方式。现行系统存在的问题了解现行系统存在的主要问题，现行系统存在的问题多是在新系统的建立过程中所需解决和改进的，应当给予足够的重视。注意收集用户各方面的意见，并能挖掘问题，找出问题的症结所在。,系统开发条件了解物业管理企业各级领导以及相关的业务人员对系统开发的态度、对系统目标和范围的意见，以及技术水平、投资费用等等。系统资源状况调查当前企业的计算机应用的情况、规模和水平，企业的现金流量状况、业务人员的技术素质等，确定企业在开发信息系统时所能提供的系统资源。,初步调查的方法初步调查的方法多种多样，包括问卷调查、面谈、座谈会、查阅档案、现场考察等，应该加以综合运用。在初步调查时，应围绕系统规划的资料要求来进行，把握调查的广度和深度。在技巧方面，尽量采用启发式的调查方法，激发用户的思考和想象力，充分获取用户对新系统的建议和功能要求，要尽量避免先入为主的做法。,2、物业管理企业状况分析根据初步调查结果，对企业的状况进行分析，发现现系统存在的问题以及提出改进的方向，分析内容包括：建立物业管理信息系统的应用需求、数据处理需求、管理功能需求；现行管理体制的合理性与缺陷，包括机构设置、职能划分、业务流程的合理性；,建立物业管理信息系统，企业内部资源所能投入的能力和适应能力；外部环境、政策的变化对物业管理企业正常经营管理工作的影响程度；现有的计算机系统的运行效果；影响企业管理水平提高的薄弱环节和瓶颈问题。,3、物业管理信息系统的可行性分析可行性分析的内容系统开发的必要性如果现行系统的处理能力已经不能满足日益发展的管理要求，并成为实现企业战略目标的障碍，则开发系统是必要的。经济可行性分析主要是预估费用支出和对项目的经济效益进行评价。技术可行性分析指当前的软、硬件技术和开发人员水平能否满足系统要求管理的可行性分析指管理人员对开发应用项目的态度和管理条件,可行性分析报告的编写可行性分析报告的内容系统简述系统的目标所需资源、预算和期望效益对项目可行性的结论可行性分析结论应明确指出以下内容之一可以立即开发改进原系统目前不可行，或者需推迟到某些条件具备以后再进行,六、物业管理信息系统的系统分析1、物业管理信息系统分析的任务在充分认识原信息系统的基础上，通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计，或称逻辑模型设计逻辑方案是系统分析的任务，解决“做什么”的问题。物理方案是系统设计的任务，解决“怎样做”。2、物业管理信息系统详细调查详细调查的对象是现行系统，目的在于完整掌握现行系统的状况，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备,进行系统的详细调查应当遵循以下四个原则：真实性：系统调查所获得资料要真实，准确反映现行系统的状况全面性：系统调查要尽量全面，不要忽略某些处理过程或者资料规范性：要循序渐进、逐层深入地进行调查，并采用层次分明、通俗易懂的规范化逻辑模型来进行描述启发性：调查就是从用户中获得信息的过程，要真实地描述一个系统，不但要用户的配合，还需要调查人员的逐步引导和不但启发,系统详细调查的内容系统详细调查的内容十分广泛，应当从物业管理企业的经营、管理、资源和环境等几个方面进行定性和定量的调查定性调查主要对物业管理企业现有系统的功能进行总结包括组织结构、管理功能、业务流程、数据流程、处理特点和系统环境的调查,3、物业管理信息系统管理功能分析系统的功能结构一般是多层次的树型结构，调查中可以用功能结构图来描述从系统目标到各项功能的层次关系功能分析就是对系统功能进行逐层分解，总目标可看做是实现系统的功能，既第一层功能，而其子系统则实现第二层功能，下面的层次就要实现更具体的功能把系统划分为子系统可以大大简化设计工作下面为一物业管理企业的管理功能描述：信息管理：公司、物业、楼栋、套户和住户信息收费管理：收费类别、收费项目、付款方式工程管理：房产维修、施工单位、施工图纸、施工过程管理设备管理：设备资料、设备检定、设备维修、仓库和物品管理,物业管理信息系统的功能结构图：,物业管理信息系统,物业信息管理,收费信息管理,工程管理,设备管理,房屋信息管理,业主信息管理,住户信息管理,收费类别管理,住户缴费管理,内部银行,房屋维修管理,工程施工管理,设备资料管理,材料仓库管理,设备维修管理,4、物业管理信息系统业务流程分析业务流程调查调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步行内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单具、屏幕显示等）在调查中还要注意各业务处理中可能出现的问题，以及系统对一些例外情况的处理业务流程图（TFD）业务流程图(TransitionFlowDiagram,TFD)是一种描述管理系统内各单位、人员之间的业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表业务流程图是业务流程调查结果的图形化表示是系统分析和描述现行系统的重要工具通过绘制业务流程图，可发现问题，分析不足，优化业务处理过程,业务流程图的基本符号及含义业务流程图的基本图形符号有以下六个，画图时符号的内部解释可以直接用文字标于图中：,业务处理单位业务处理功能描述表格/报表制作,数据文件存档收集统计数据信息传递过程,业务流程的分析过程分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中加以克服和改进业务流程分析过程包括以下内容：原有流程的分析。分析原有的业务流程的各处理过程是否具有存在的价值，其中哪些过程可以删除和合并，原有业务流程中哪些过程不尽合理，可以进行改进和优化业务流程的优化。原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以按计算机信息处理的要求进行优化确定新的业务流程。画出新系统的业务流程图新系统的人机界面。新的业务流程中要将人与机器进行分工，既哪些工作可由计算机自动完成，哪些必须有人的参与,5、物业管理信息系统数据和数据流程分析为了计算机进行信息管理，还必须进一步舍去业务流程图的物质要素，绘制出原系统的数据流程图数据收集收集原系统全部输入单据、输出报表和数据存储介质的典型格式弄清各环节上的处理方法和计算方法上述各种单据、报表、帐本的制作单位、报送单位、存放地点等上述各种单据、报表、帐册的各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围数据分析：是对资料和数据进行汇总、整理和分析数据流程分析数据流程分析是把数据的原系统内部的流动情况抽象地独立出来，从数据流动过程考察实际业务的数据处理模式,数据流程分析可以按照自顶、逐层分解、逐步细化的结构化分析方法进行，通过数据流图（DataFlowDiagram,DFD)描述数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储的情况。数据流程图具有抽象性和概括性两个特性数据流程图由四种符号表示,外部实体数据流处理过程数据存储,数据流程图的绘制数据流程图的绘制过程其实也就是系统分析的过程数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的办法逐层分解的数据流程图，是对上一层中每个处理过程的分解和具体化设备管理系统顶层数据流程图,设备管理系统,工程部,清洁部,设备部,设备供应商,总经理,财务部,办公室,设备管理系统下层数据流程图,清洁部,工程部,设备部,财务部,总经理,办公室,设备维护管理,设备采购管理,设备仓库管理,统计分析,设备供应商,F1设备采购计划,F3合同文件,F2设备维护档案F4设备领用单F5设备入库单F6设备库存,数据字典数据字典是对数据流程图中各个元素的详细说明数据字典包括数据项的定义、数据存储和数据结构的定义、数据流的定义以及处理过程的定义数据流程图和数据字典共同构成系统的逻辑模型。前者是数据的动态描述，后者是数据的静态描述6、描述处理过程和逻辑的判定树数据流程图中处理过程的复杂功能以及实现步骤的