《文书写作概述》PPT课件.ppt

文书写作,浙江大学副教授孙芳芳TEL:88018754671208EMAIL：sunff6124,教学内容,第一章文书概述第二章公文处理第三章公文写作概述第四章行政公文写作第五章事务类公文写作第六章商务公文写作第七章其他公文写作具体安排参见教学日历,2010评分标准,平时10%期中考试20%：完成一篇正式公文：关于杭州市公共场所控制吸烟条例的实施意见，要求论点明确，论据有力，论述清晰，形式自由。递交日期：4月15日，纸质和电子版同时交。实践成绩20%,完成文书写作学习总结或文书写作心得。期末开卷考试50%，6月30日杭州市公共场所控制吸烟条例实施情况调查报告被采纳者加分鼓励,2011评分标准,平时到课率10%平时作业50%期末成绩40%,参考文献,裴显生总主编，岳海翔主编.公文写作教程【M】。北京：高等教育出版社，2005李化德主编.现代常用公文导写【M】.重庆出版社，2004孙芳芳主编.秘书理论与实务.浙江大学出版社，2007张卫中主编.文学欣赏与应用文写作.浙江大学出版社,2006邓乃行,曾昭乐编著.秘书与写作（第四版）.暨南大学出版社，2001美MaryMunter著.管理沟通指南（第六版）（GuidetoManagerialCommunication）.清华大学出版社,2003.毛信德.大学语文新编教程（写作卷，第3版）.浙江大学出版社，2004年张达芝.应用写作教程（第5版）.浙江大学出版社，2001裴显生、王殿松.应用写作（第二版）.高等教育出版社，2005,第一章文书概述,什么是文书？什么是公文？相关文书的区别？公文的本质特点？公文的基本功能？,办文与文书写作,办文（paperwork），顾名思义也就是办理文案，即从事文书工作或文件工作,包括文件的制作、运行及其组织和管理；办文是文职人员或公务员的主要工作，是社会组织和个人处理各项业务的一种方式和手段，也是人际沟通的桥梁和媒介；办文是秘书人员的核心工作之一，办文能力是衡量文职人员工作能力的重要指标；文书写作是社会活动中信息处理的一种方式，公文写作从信息角度和管理角度出发，是公务活动中信息处理的一种方式。,什么是文书？,从信息载体的角度来理解,而非从人的角度来理解，文书与文件、公文具有内在密切的关系。传统文书概念：认为文书是各种文字材料的统称。比如欧阳周先生在现代秘书学原理与实务一书的p181中有这样的定义：“文书是人们在社会实践活动中，以一定的文字体式，用以表达某种意思、处理各种事务的书面材料。”现代文书概念：相比传统文书的概念，现代文书概念具有更宽的涵盖面，不仅指纸质文字性材料，还包括计算机文本等；不仅指文字性材料，还包括其他载体和其他制成方式的信息材料，如图表、照片、录像带等。比如陈作明先生在文秘工作原理与技术一书中这样定义：“文书是人们为解决某一特定的具体问题，用文字、图形、音像或其他技术方式制成的，正在用来传递思想、记录和反映情况的一种工具。”因而，从现代角度发我们可以给文书下这样的定义：文书是针对特定的活动需要产生的，用来记录和传递思想和信息的载体。在文秘工作领域，目前文字材料的文书仍然占主导地位，但明显的变化是电子公文的数量在急剧增加，多媒体文件的数量也在急剧增加。但无论是什么载体形式的文书，从产生领域来划分，仍可以分为私人文书与公务文书两类。私人文书即在私人活动领域中形成和使用的文书。公务文书即在公务活动领域中形成和使用的文书。,什么是文件？,第一种理解，文件与文书具有等同概念，只是不同环境叫法不同而已。这显然是一种广义的理解。如联合国教科文组织的文件与档案管理规划（RAMP）中对文件的诠释：一个机构或组织在其工作中形成、接收和保存的所有有记载的信息（不论其物质形式或特征如何）。1987年陈兆祦教授在论档案定义一文中指出：文件是组织或个人在社会活动中，为了相互联系，记载事物，处理事务，表达意志，交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料；第二种理解，从文件运动的阶段来划分，文件通常指现行文件，即正在制作和使用过程中的文件，不包括使用完毕的归档保存的历史文件档案（非现行文件）；第三种理解，专指具有法定效力和规范体式的“红头文件”，是法定公文。后两种均为狭义理解。,什么是公文?,公文，是公务文书的简称。公文是相对于私人文书或文件而言的，它是指在公务活动中形成的文书或文件(公文书)，是机关、团体、企事业单位实现其职能的重要手段和依据。公文概念有广义概念和狭义概念之分。广义公文:指在公务活动中形成和使用的一切信息载体，无论其形式如何。也就是说，除了私人文书以外的一切与公务有关的信息材料都属于公文。它按使用性质可以分为通用公文，即各机关单位普遍使用的公文。它依据法定效力情况又可分为法定公文和公务常用文等。专用公文，即用于专门活动领域的公文，比如外交领域的照会、司法领域的判决书、经济领域的商贸合同、科技领域的技术专利书等。狭义公文:一般专指法定公文，包括党的公文和国家机关的行政公文，大多为“红头文件”。党的机关的公文是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。（依据中国共产党机关公文处理条例）行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（依据国家行政机关公文处理办法）由此可见，三者之间的概念关系是文书等于广义文件大于公文，公文大于红头文件。文书与相关概念之间的关系见文书总体分类简表。,文书总体分类简表,公文的特点,管理性，公文是重要的党务政务管理工具，是公布法律、畅通政令、传递信息的基本手段、方法和渠道，它针对现实需要产生，具有很强的针对性和应用性，是应用文体，具有应用文的基本特点；比如国务院关于做好当前经济形势下就业工作的通知（国发20094号）（,公文的具体功能,公文是公权力的象征和体现。公文的意义，公文的价值是通过公文具体功能的实现来体现的，来证明的。从公文作用范围划分，公文的功能主要有：管理事务功能在国家行政系统中，上级机关和下级机关之间的领导与被领导，管理和被管理的关系，往往是通过制定一定的行政公文和公文的上传下达来予以实现。比如，2003年5月18日重庆市人民政府发给重庆市教委的文件：重庆市人民政府关于同意重庆师范学院更名为重庆师范大学的通知；1991年5月28日国务院发给广东省人民政府文件：国务院关于深圳市设立福田和沙头角保税区的批复规范行为功能为了国家机器的正常运转，为维持社会生活的正常秩序，国家机关经常要颁发一些法律、法规和条例等法规性文件，以对各种行为进行规范。比如国家行政机关公文处理办法。交流信息功能公文是现代社会生活中最基本的一种信息传播工具和手段。比如决议、会议纪要、简报等文件。宣传教育功能运用公文的宣传作用，来宣传组织形象，传播组织信息，扩大自己的影响，争取社会效益和经济效益。比如通报、倡议书等文件。凭证依据功能公文是处理各种公务活动的依据和凭证。空口无凭嘛。是主张公有还是私有，计划经济还是市场经济，民主还是专制。；是讲科学还是搞愚民，是弱肉强食还是强强联合，是左倾、右倾还是中立。一切的治国思想、政策和行动纲领等都可以从文件见于一斑，管理水平的高低也可以从公文中窥见。,公文的功能作用,从公文的制文目的出发，公文的功能可分为：原始功能一个组织为什么要产生公文？概括地说就是两个主要原因和目的：一是为了信息沟通；二是为了实施管理，而后者是主要的根本的目的。因此公文也就相应的具有两个基本功能，即管理工具和沟通手段。附加功能公文的附加功能也就是作为公务活动凭证和依据的功能作用，这通常不是公文形成的目的，而是公文产生之后自然伴生附加的功能。它能提供追溯历史的线索和史料，是第一手史料。（）对公文进行管理应尽量发挥公文的全部功能。,案例一：公文与法律1,案例1992年8月xx市人民政府发布了108号文：关于金滩外商投资开发区征用土地的批复市外经贸委：报来关于要求批准征用金滩外商投资开发区1500亩土地的请求收悉。建立金滩外商投资开发区是市四套班子集体研究决定的。这是市委、市政府贯彻省委、省政府“筑巢引凤”战略决策的重大举措，标志着我市对外开放进入了一个新时期。尽快把金滩外商投资开发区搞起来，对我市乃至全省经济实现跨跃式发展将起重要作用。为此，特批复如下：同意你委征用金滩区域土地1500亩，其中水田1050亩；根据市委、市政府的“低门坎”政策，可根据水田、旱地不同，地块区别，给予适应优惠地价；请市土地、规划，城建等部门积极配合，大力协助外经贸委做好征地等项前期工作。此复。xx市人民政府1992年8月18日,案例一：公文与法律2,xx市政府的108号文下达到市直各部门后，不到两个月，金滩外商投资开发区的蓝线图已绘制出来。紧接着是100多家房地产公司一股炒卖蓝线图的热潮，地价由每亩5万元炒到每亩50万元，引起了金滩区农民群众的强烈不满，集体上访和越级上访不断。1993年3月，某省人大常委会举行第十二次会议作出决议，决定撤销该省某市人民政府的108号文件，原因主要是某市政府的108号文件不符合国家土地法，中国共和国土地管理法第四章第二十条规定，“国家建设征用耕地1000亩以上，其他土地2000亩以上的，由国务院批准”。xx市人民政府的108号文件显然严重违反了土地法，不能执行。决议一公布，立即在省直和各地、市机关引起一阵不小的震动。简评一件公文，引起如此大的效应，在xx市是前所未有的，这说明了机关公文是何等重要。（摘自贵州学习网）该案例和简评从一个侧面反映了公文质量和办文的重要性，以及法定公文的特点和要求，值得引起广大领导人员和秘书人员的重视。那么，究竟什么是公文？如何形成高质量的公文？如何有效和高效地开展办文工作？等等，这些是本章要解决的核心问题。公文关系到政府是否合法使用权力？公文关系到政府是否执政为民？公文关系到？,案例二：公文中体现的思想冲突和思想解放,2008/2/22，钱江晚报，c/1-8，著名作家王蒙对本报记者说起那年那月“春之声之争”与舞厅解禁：1986年，王蒙当上文化部长。就在他走马上任的前三四个月，文化部、国家工商管理局和公安部联合发文，严令不准开设营业性的歌舞厅。“我想起了一位年轻一点的作家给我描绘，说是工人宣传队的队员在舞会周边巡逻，生怕一男一女之间产生了爱慕之情。”王蒙说，“这也未免太前现代，太中世纪了。”王蒙认为，娱乐场所的开放是人民的需要，决心要开放营业性舞厅摸摸底，说是有关部门主要担心开放舞厅后会有流氓地痞前来捣乱，核心问题还是怕有伤风化。“我说,那就太好了，各地舞厅应该欢迎执法部门前来监督视察，可以穿制服来维持治安”从此中国大地上开舞厅才成了合法“虽然有一个省的人大通过了一个正式决定，不执行文化部等部门关于开放营业性舞厅的决议，但后来实际上成了一纸废文。”以上案例不仅反映了公文推动思想解放的作用，而且也反映了公文内容不符合人民群众利益时面临的权威挑战。,案例三：长三角号和号文,为加强苏浙沪三省市经济合作提供了保障，改善了扫外商投资环境。公文调查练习成文背景公文作用公文内容与形式特点,案例四2010年1号文件,中共中央国务院关于加大统筹城乡发展力度进一步夯实农业农村发展基础的若干意见（年月日）该文为我国2010年建设新农村，开展城乡一体化建设提供了改革思路、政策和措施。,启示,公文是理念和认识的外化，外化为文字，外化为图表；公文就是方针、政策、措施和行动指南；公文代表着道路、良知和公心。公文的公身份和标签决定了公文写作的个体永远不能期待写作过程中的随心所欲和畅所欲言。公文应该是依据客观的理性选择，公文与社会事务、社会问题具有对应关系。,思考与讨论题,什么是公文？应用文与文书之间的关系?文书、公文、文件三者之间是怎样的关系？文书的本质特点是什么？作业：结合案例说明公文的社会功能？（调查了解当前的一项重要社会问题及其相应的公文，谈谈你的认识和体会。一篇简练的文章进行课堂交流，要有思想性、有依据和文笔流畅）秘书概论与实务p120第1、2题,作业（2010）,杭州市公共场所控制吸烟条例实施情况调查策划（运用社会调查法，包括问卷调查设计、采访设计和社会观察设计，参见秘书概论与实务p315）参见公文写作教程P212,杭州市公共场所控制吸烟条例实施情况问卷调查表设计方案明确调查者身份和目的：杭州市公共场所控制吸烟条例于2010年3月1日实施，为了有效地贯彻落实条例，创建健康杭州，同时维护广大烟民的合法权益，杭州市出版集团和浙江大学城市学院联合发起了条例实施情况调查。本次调查为匿名