内部控制制度-固定资产循环

章次 5000 固定资产循环内部控制作业节次 5000 固定资产循环流程图 预 算差异分析财务融资请购订购验收入库是否列入资产管理是否合格进货退出作业否资产取得资产异动作业资产盘点作业资产修理及维护作业资产折旧作业否是章次 5000 固定资产循环内部控制作业节次 5010 资产取得作业 作 业 项 目 作 业 程 序 ( 方 法 ) 及 控 制 重 点 依 据 资 料 一、请购 【作业程序】 【依据数据】 1、请购: 资产管理办法(1)生财器具等固定资产之请购,由需有单位 提出申请,经核准后送交请购单位开立 【使用窗体】请购单一式三联。 1、请购单 (2)请购单应连续编号使用,并按序号归档. 2、采购订单 2、询议价：3、进货验收单(1)调阅往来供货商资料,以查阅过去采购及 4、新进机台评询议价记录。估报告 (2)依请购案件之缓急,排定作业顺序向选定5、新进机台之供货商询价,必要时请厂商提供报价单,首日运行记除因独家制造,独家代理,无替代品之配件录及公卖品等特殊情况外,应向二家以上之 6、其他供货商询价。二、订购3、订购：(1)询议价后,管理人员应于请购单上详述询议价结果呈权责主管审核,并依采购核决权限呈核。(2)请购单经核决后,即开立采购订单或零星采购订单,经审核后向厂商订购,必要时应订立订购合约。 (3)采购订单开立后,采购单位应追踪厂商是否确实依交期送货。 (4)采购订单应连续编号依序归档。三、验收 4、验收： (1)厂商交货时,收货人员应就厂商送货单,发票与采购订单数据检验物品之品名,数量, 质量,确认无误后开立进货验收单。(2)若属工程分次验收,则试车及验收完成应由管理单位监控。(3)进货验收单一式四联应按连续编号使用并依序归档。章次 5000 固定资产循环内部控制作业节次 5010 资产取得作业 作 业 项 目 作 业 程 序 ( 方 法 ) 及 控 制 重 点 依 据 资 料 四、建档及标识 4、取得资产之建档及标识：(1)资产管理部门应对取得价值在100元以上 之资产进行统一编号,编号区别资产别及部门别。(2)资产管理部门依据进货验收单对编号之资产建立资产管理系统,以便掌握公司资产之现状。(3)使用单位应将资产管理单位之编号标签贴于对应资产不易脱落受损之处。【控制重点】1、 资产之需求,请购是否填写相关窗体,且经核准。2、 是否向报价低之供货商进行采购,价格低而未进行采购者,是否有充足的理由说明。 3、固定资产的订购是否同供货商签订采购合约合约之内容是否包含完整且无异议。 4、固定资产订购之报价单是否经总经理核准。5、固定资产的验收是否由权责单位填写新进机台安装、调试及首日运行情况记录作为验收之依据。6、资产编号是否统一,且一物确实对应一物。 7、资产购进后是否及时登入计算机档案,张巾标签。章次 5000 固定资产循环内部控制作业节次 5010 资产取得作业 需求单位请购单位开请购单NO主管审核YES采购比价与仪价NO主管审核开立进货退出单YES采 购验NO收YES制作标签资产保管部门张贴资产编号章次 5000 固定资产循环内部控制作业节次 5020 资产异动作业 作 业 项 目 作 业 程 序 ( 方 法 ) 及 控 制 重 点 依 据 资 料 一、移转 【作业程序】 【依据数据】1、资产移转给不同单位使用时,应由移出单 资产管理办法位填写资产移转申请单,经移出、移入单位主管核准后办理移转,并将资产 【使用窗体】移转申请单送相关部门主管签核后转 1、资产移转申资产管理部门更新资产管理系统数据。请单二、移交 2、资产保管人员异动时(离职、停薪留职、调 2、资产移交清动)应将所保管之资产及编号详细列入资册产移交清册,经双方交接人及监交人核对 3、资产闲置一无误后呈送权责主管核准。览表 3、核准之资产移交清册转资产管理部门 4、资产外借合修改系统数据。约书三、闲置 4、固定资产有下列情形者时,使用单位应提报 5、资产外借回闲置处理：厂状况表(1)因设备更新以致原购置设备停用一年以上；6、资产报废(2)因技术上无法克服之设备,自购入后逾一 申请表年以上尚未使用者； 7、资产标售申 (3)因其他原因致停用一年以上者。请表5、固定资产发生闲置时,保管单位列至资产 8、其他闲置一览表呈报总经理后处理。四、外借6、资产外借时需求单位与外借单位之厂商签立资产外借合约书一式两份规定双方责任及义务,借用期限,索赔方式等。 7、资产放行守卫依人事管理办法执行。8、资产到期归还时,资产保管人需检查各项资产状况是否正常,并填写资产外借回厂状况表五、报废 9、固定资产因损坏不堪使用且无修护价值,拟予报废时,应由保管单位填写资产报废申请表由财务处进行使用年限和残值标识后经部门主管及总经理核准后始可报废。 10、若资产未达耐用年限因故需予毁减或废弃者,财务处应于事前报请稽征机关核备。 11、固定资产核准报废后资产报废申请表转至资产管理部门进行相应处理。章次 5000 固定资产循环内部控制作业节次 5020 资产异动作业 作 业 项 目 作 业 程 序 ( 方 法 ) 及 控 制 重 点 依 据 资 料六、标售 12、固定资产拟出售时,申请单位参酌市场行情及资产情况,填立资产标售申请表送财务处进行账面价值分析后呈高层主管参酌是否标售。13、固定资产出售后,资产管理部门将出售固定资产之数据在资产管理系统中列入记录,相关数据转予财务处进行相关单位处理。 14、出售资产所取得之价款,由申请单位依零用金管理办法缴款。七、盗失 15、有盗失情形由使用或保管单位提出书面报告,或开立资产报废申请表经权责主管签章后交与资产管理人员。16、资产管理人员将相关资料传于财务处与计薪人员,将该部分列为失窃待追回部分。八、投保17、各类固定资产设备均应依各种保险规定,决定投保种类及金额。18、兴建之工程应要求承造商予以投保。19、保险索赔依保险公司法规规定及保险公司相关规定作业。【控制重点】1、 资产移转,移交时,各相关资料是否均予更改。2、 逾期尚未处理完成之闲置资产是否提报。3、 资产之报废认为可疑或不当者查明其原因。4、 已无使用价值之固定资产是否按净变现价值或价值较低者转列其他资产。5、 出售时标的物之估价是否合理。6、 盗窃或灾害而报损之资产,应查核有无失职疏忽之责,以及如何防范。 7、资产报废、闲置、标售等之账务处理是否及时且正确。 8、资产管理系统之数据与财务之账务数据是否相 互一致。 9、资产投保金额、投保项目是否合适。 10、保单到期是否已办妥续保手续,各种保险权利义务是否明了。章次 5000 固定资产循环内部控制作业节次 5030 资产盘点作业 作 业 项 目 作 业 程 序 ( 方 法 ) 及 控 制 重 点 依 据 资 料 一、盘点 【作业程序】 【依据数据】 1、资产管理人员于年中、年底盘点时打印 1、资产管理办资产一鉴表给使用部门进行核对。法 2、资产管理人员依据各资产盘点结果拟财务 2、盘点管理办处核对,并更下各资产相关资料。法 3、发生盘盈亏时,由保管部门提出差异原因及处理对策后,送权责主管核准。 【使用窗体】 4、督导保管人员确实执行资产管理工作,经确 1、资产一览表定短缺或遗失之资产,由该项资产保管人员 2、盘点清册负责赔偿,赔偿金额由财务依该资产之折旧程度计算。【控制重点】1、资产一览表所列资产,应予分类以配合盘点工作之进行。 2、盘盈亏是否依规定输,取具相关凭证。 3、资产管理部门是否依盘点结果及时更新系统数据。 4、盘点资产是否全面且完整,有无重盘和漏盘。章次 5000 固定资产循环内部控制作业节次 5040 资产修理及维护作业 作 业 项 目 作 业 程 序 ( 方 法 ) 及 控 制 重 点 依 据 资 料 一、修理及维护 【作业程序】 【依据数据】 1、资产在厂内损坏无法修复时,工程维修人员 资产管理办法提出资产维修申请单送外维修。 2、固定资产送修依人事管理办法相关作 【使用窗体】业执行。 1、请修单 3、修护完成后应由申请验收,得相关凭证据以 2、送修单请款,送外维修之生产用设备之验收由使用 3、试机报告单位填写试机报告。4、维修保养记 4、维修单位应将该机件修理之情况填写于录卡维修保养记录卡上。 【控制重点】1、 资产之修理或维护是否必要。2、 资产之修理或维护是否依公司规定之机件维修作业执行。 3、修缮固定资产之费用区分资本性支出或费用 性支出是否正确。 4、查核有关资产修理或维修时,维护费有无异常之处其金额计算或会计科目使用是否错误或不当。章次 5000 固定资产循环内部控制作业节次 5050 资产折旧作业 作 业 项 目 作 业 程 序 ( 方 法 ) 及 控 制 重