个人时间管理.ppt

个人时间管理,时间管理小案例想象有一家银行每天早上都在你的帐户里存入￥86,400,可是每天的帐户余额都不能结转到明天，一到结算时间，银行就会把你当日未用尽的款项全数删除。这种情况下你会怎么做？,当然，每天不留分文地全数提领是最佳选择。但是你可能不知道，其实我们每个人都有这样的一个银行，她的名字就是“时间(Time)”。每天早上“时间银行”总会为你在帐户里自动存入86,400秒。,主要内容：,时间至关重要的资源鉴定浪费时间的因素有效的时间管理,一、时间至关重要的资源,1、时间的特性,公平性：时间对每一个人来说都是公平的“有一件东西你们每个人都有，数量完全相等，那就是时间”沃尔特.威廉斯流逝性：不能贮存，无情“时间是我们生活中最无情和无伸缩性的要素”查普林.泰勒,没有替代品：零弹性,2、对时间的误解,时间损失可以弥补“飞机起飞耽误的30分钟将到达北京之前得以弥补！”时间医治所有的创伤，时间带来希望准确的说法：“只要给予足够的时间，条件就会改变。”,“我没有时间”,因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。,忙人的告白,成功和失败的分水岭可以用五个字来表达：我没有时间,“汗水淋漓症”,其实没有时间只是借口,达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5年就可以成为专家。做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12件事情，则会完成7-8件事。,推迟决策会提高决策质量“分析麻痹症”一个困难的决策被推迟的时间愈长，作出决策就会变得愈加困难。而且，每次推迟决策还减少了对可能出现的偏差采取纠正措施的时间。“需要更多的事实”往往只是一个借口。,3、时间的重要性,时间是最关键的资源“时间是最珍贵的资源，如果我们不去管理时间，那么其它任何东西都没有必要加以管理了。”彼得.德鲁克“除了健康和良好的新陈代谢，时间是我所有的东西中最珍贵的东西。”弗兰克.农利斯特,时间=金钱=生命；管理好时间=主宰生命；时间的掌握在于你自己，意识比方法更重要不懂管理时间的人，不可能是有效的管理者（链接）,我们不能改变时间的长度，但可以拓展时间的宽度！,二、鉴定浪费时间的因素,浪费时间的因素,外部阻碍因素不起主要作用内部阻碍因素起主要作用,名列前茅的153种浪费时间的因素,来自15个国家的调研结果,按管理职能划分的37项头号浪费时间因素,计划试图完成过多的工作或不切实际的时间预算;自己不确定最后时限;消防式或危机型管理;搁置未完成的任务;经常变换优先次序;没有目标、优先次序或每日计划.,组织多头领导；混淆职责与职权；重复劳动；个人混乱或办公桌上杂乱无章.,指挥没有应变措施；不能驾驭争执；缺乏激励；无效的授权；陷入日常事务；凡事样样插手.,人力人员未经培训或不胜任；人员配备不足或过多；职员对工作感到困惑,控制电话打扰；顺便来访人员；信息资料不全面；没有标准或进度报告；缺乏自我约束；过度控制；错误或无效的行为；宽恕不称职的行为；不善拒绝,决策仓促的决策；优柔寡断或拖延；要求得到所有事实；由委员会制定决策,讯息联系频繁的会议；不足或不清楚或过多的讯息联系；不倾听意见；社会交往过频,鉴定自己最突出的15项浪费时间的因素,电话打扰；顺利来访人员；会议（未预定和预定的）；突如的危机；缺少目标、优先次序和最后时限；办公桌上杂乱无章和个混乱；无效的授权和陷入日常琐碎事务；试图立即着手过多的工作和不切实际的时间预算；,缺乏或措词含糊的讯息联系或指示；不完全、不准确、不及时的信息资料；犹豫不决和拖延；混淆职责与职权；不敢说“不”字；搁置未完成的任务；缺乏自我约束,拖延商数测验请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：A、非常同意B、略表同意C、略表不同意D、极不同意为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会,试图令他人为管理者执行不愉快的工作我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件,评分标准：每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,三、有效的时间管理,主要内容：,要事第一80/20原则时间矩阵图有效计划行动,鹅卵石的故事,1、要事第一,柯维著，顾淑馨等译.高效能人士的七个习惯M.北京：中国青年出版社.2002年11月第1版,个人的使命宣言是衡量事情是否重要的标准,要事第一我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?,问题：,a.我要_。b.我要_。c.我要_。D.我要_。,假如没有明天,请你列出：假如没有明天，我此刻最想做的事。,假如没有明天,比较你现在正做的事，你发现了什么差别？找找原因,原因：,（1）先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。（2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。（3）先做容易做的事，然后再做难做的事。（4）先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。（5）先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事。（6）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。（7）先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。,大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序：,做事偏好,（8）先做别人的事，然后再做自己的事。（9）先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。（10）先做有趣的事，然后再做枯燥的事。（11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。（12）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。（13）先做已发生的事，然后做未发生的事。（14）只有快到最后期限时，我们才会全力以赴,评价：,上述各种准则，都不符合高效工作方法的要求!正确的方法是：应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序，即要事第一！,80%最佳效果的工作,20%较为次要的工作,80%的时间,20%的时间,来自,花去,2、20/80时间管理法,80/20原则启示：,去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域；用20/80定律从你要做的一大堆事情中选出最重要的事优先做；集中精力解决少数重要问题，而不是解决所有问题；在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作。,3、时间矩阵管理法,时间矩阵图,虚假的,必要的,危机任务,有限期的任务项目,计划,准备建立关系真正的创新,领导的,日常事务,一些会议一些报告,浪费的,逃避的活动,杂乱琐事,行动方法：4D原则,DOITNOW,DOITLATER,DELEGATE,DONTDOIT,稍后做,授权,不做,立即做,普通人的时间安排,25-30%,15%,50-60%,2-3%,2-3%,成功人士的时间安排,20-25%,65-80%,15%,1%,20-25%,65-80%,15%,1%,应用设计,销售部王经理下班后在做明天的工作计划：1、起草中实公司的合作意向书（2H）2、商讨索赔案的处理意见（1H）3、与华金公司讨论定价（3H）4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告5、天际公司货未到的问题6、季度业绩报表（2H）7、讨论月底的促销会策略（1H）8、阅读内容刊物（1H）9、打电话给10位客户（0.5H）10、归档文件（0.5H）11、明天的周例会请用时间管理的原则帮王经理安排一下时间。,应用设计一,假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系明晚有一场演唱会你在图书馆借的书明天到期外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交计划书之前把它复印一份,应用设计二,明天下午2点到4点有一个会议你欠某人200元钱-他明天也将参加那个会议你明天早上从9点到11点要听一场讲座你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗你想好好洗个澡你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时你身上只有5块钱，需要取钱大家明天晚上聚餐你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录,这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有下个星期二，你要参加一次业务考试请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。,注意在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，请：把要做的事情全部看一遍确定每件事情的重要等级根据重要程度把事情重新排序,编好时间表以后，请考虑：哪些事情被放弃不做？为什么？哪件事情有最高的优先级？为什么？你会高兴地执行这个计划吗？,4、问题表时间管理法,今天有哪些事情是在适当的时间内完成的？今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么要在不适当的时间内完成这些事情？今天哪一段时间里着手进行最重要的工作？为何在这段时间进行这一种工作？今天最具工作效率的是哪一段时间？为什么这段时间最有效率？今天工作过程中最大的干扰是什么？,今天最严重的三个时间使用误区是什么？今天做了哪些不必要的事？今天做了哪些不需要亲自动手的事？这些事可以授权给谁去做？今天花费了多少时间做重要的事？今天花费了多少时间做不重要的事？今天哪些事情本来应花费更多的时间去做？今天哪些事情本来可以花较少的时间去做？从明天开始，应该怎样做才能改进时间的使用？,不(少）做计划的原因,计划限制了自由着急要紧的事情总是先到，要先解决我没有时间做计划,当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的事情所牵制。,5、有效计划,每周计划,联结使命回顾角色确定目标每周规划言行一致评估小结,将预先决定要做的事情写出来,6、行动,讨论：习惯能不能改？,习惯是能改变的,行动！,改变“拖延时间”习惯的三步曲,第一步：承认自己有问题“我是一个爱拖延时间的人”第二步：想象不改最坏的结果和改变后的好处不改的结果：误大事。失去朋友，被解雇，神经崩溃得病。改变的好处：生活有条理，改善人际关系，更乐观、自信，有较多空闲时间，拥有幸福的生活和成功的事业。,第三步：提出行动方案并执行1、制定一个具体的完成任务时间表并坚持它2、迫使自己现在就工作，严禁自己把时间耗在看电视或电话聊天上3、把在规定的最后期限内完成工作看成是一种非生即死的处境4、去掉生活中一些不必要的活动5、记住拖延时间会限制自己成功的机会，并影响自己与朋友的关系,就在今天，我要开始工作就在今天，我要让心休息就在今天，我要拟订目标和计划就在今天，我要克服恐惧忧虑就在今天，我要考虑只活今天就在今天，我要让人喜欢就在今天，我要锻炼好身体就在今天，我要让家人幸福就在今天，我要健全心理就在今天，我要成功卓越,全神贯注的一小时大于断断续续的二小时；全力做某事时，可不必接电话；早到或晚走，利用不被打扰的整块时间；尽量培育部属，授权利用别人做事；减少会议，缩短会议时间；时间要用在刀口上；做好、做快，第