制药厂企业资源计划系统调研.doc

XXXXXX制药厂 企业资源计划系统 调研报告 文档作者： 应用顾问 陈云军 创建日期： 2001/10/10 确认日期： 2001/10/10 控制编码： 当前版本： 1.0 审批签字：审批签字： 制药厂项目经理 项目经理 复印份数_ _ _ _ _ _ _ 目录目录 XXXX制药厂简介： .V XX制药厂组织机构图.6 财 务 部 分 .7 简介：.8 调 研 范 围 及 目 的.8 制药厂财务部组织机构.9 制药厂财务部组织机构.9 会计核算.11 会计核算总体情况.11 会计核算具体业务情况.12 会计核算需求.21 资金管理.22 资金管理现状.22 资金管理需求。.23 预算管理.24 预算管理现状.24 预算管理需求.24 财务分析.25 财务分析现状.25 财务分析需求.25 采购部分.26 制药厂采购组织机构.27 制药厂采购组织机构.27 采购员管理.29 采购部门配置.29 采购员配置.29 采购审批管理.29 供应商管理.30 供应商类型.30 供应商名称和编码.30 供应商选择.30 请购定单的管理.31 请购定单的来源.31 请购依据.31 采购定单的管理.32 采购定单的类型.32 采购定单的审批.32 采购定单的处理过程.32 采购退货的管理.33 采购接收管理.33 采购退货管理.33 采购付款管理.34 采购价格管理.35 采购定价.35 采购报表的管理.36 采购报表.36 采购处理单据.36 采购管理需求.36 销售部分.37 制药厂经营公司组织机构.38 制药厂经营公司组织机构.38 制药销售分公司.40 制药销售分公司主要职责.40 制药销售分公司业务流程.40 基础办公室.41 基本情况.41 职责.41 销售管理的需求.42 仓库部分：.43 制药厂库存组织机构.44 制药厂组织机构.44 仓库管理.45 仓库设置.45 仓库配货关系.45 仓库分区管理.46 库存物资管理.47 物资分类管理.47 物资名称和编码.47 物资存储和物资控制管理.48 管理部门.48 库存业务管理.49 出入库业务类型.49 盘点业务管理.50 报废业务管理.50 报表管理.52 报表管理.52 仓库管理的需求.52 生产管理部分：.53 制药厂生产部组织机构.54 制药厂生产部组织机构.54 生产部业务流程.56 生产管理.56 设备管理部分：.61 制药厂设备部组织机构.62 制药厂设备部组织机构.62 设备部业务流程.63 设备管理理.63 质量管理部分：.65 制药厂质检部组织机构.66 制药厂质检部组织机构.66 质检部业务流程.67 质量管理.68 XXXXXXXX制药厂简介制药厂简介： XXXX制药厂已有40多年的发展史，是山东省重点中成药生产企业之一，XX 市医药行业的龙头企业。企业注册资本金额657.4万元，总资产1.07亿元，固定资 产2500万元，生产占地面积56394.25平方米，在职员工713人。XX制药厂主要生产 中成药和酶免诊断试剂两大系列产品，其中中成药8个剂型98个品种，生物诊断试 剂6个品种。制药厂各类专业技术人员齐全，技术开发力量雄厚。近几年，棉队激 烈的时常竞争，制药厂实施科技兴企战略，积极与科研院所合作，共同研究开发 高科技含量和适销对路的产品，并初见成效。目前已有心可舒片（胶囊）、琥珀 消石颗粒、橘红梨膏、小儿退热颗粒等6个品种获得国家重要保护品种证书，心可 舒等36个品种被列入国家社会医疗保险用药目录，另有30个品种进入了非处方用 药目录。其中心可舒片获得1991年“山东省科技进步奖”；1992年“全国名优新 医药、器械、保健品博览会金奖”；1993年被列为首批重要保护品种；1994年被 卫生部定为治疗冠心病首选药物；1995年被推荐为“中国重要名牌”，是制药厂 的主导产品。在生物制品的开发方面，继1998年与中国预防医学科学院联合研制 成功国家二类新药“胃幽门螺杆菌尿素酶体外诊断试剂盒”后，2000年又自行研 制开发了妊娠快检五项、肺炎支原体检测等系列诊断试剂，为进一步扩大生物制 品生产经营奠定了基础。 在日趋复杂的时常竞争条件下，制药厂把树品牌、拓市场、上规模放在经营 工作的首位，努力增强员工的市场观念和竞争意识，不断加强营销队伍和销售网 络的建设。经过十几年的努力，目前已在全国建立了三大区、24个办事处、1000 多个销售网点，覆盖全国30个省、市、自治区，使企业的销售收入连续6年以平均 30%的速度增长，促进了企业的快速发展。 面队医疗制度改革的大力推行，尤其是面临入世的挑战，制药厂不断加大技 改投入，提升企业的硬件设施水平，以保证产品质量，增强企业的市场竞争力。 近三年来，先后投资2000多万元对厂区进行了同意规划调整，对车间进行了改 造。目前制药厂已有生物诊断试剂、片剂、胶囊、颗粒四个剂型，先后通过国家 药品监督管理局的GMP认证。 新的世纪。制药厂将扩大经营规模，增强企业的发展后劲，想市场提供优质 高效的药品，为维护人民的用药安全及身体健康做出新的贡献。 XXXX制药厂组织机构图制药厂组织机构图 财财 务务 部部 分分 简介：简介： 调调 研研 范范 围围 及及 目目 的的 此文档提供了2001年 9月就制药厂现行组织机构和财务业务所进行调研的 业务范围。该文档将作为制作财务及库存管理系统解决方案（财务部分） 的基础。 制药厂财务部组织机构制药厂财务部组织机构 本章节将主要了解制药厂的供应部组织机构情况。 制药厂财务部组织机构制药厂财务部组织机构 制制 药药 厂厂 财财 务务 部部 组组 织织 机机 构构 图图 ： 财务部 部长 副部长 副部长 财务办公室 实体财务科 财务部门内部具体的科室划分、各科室岗位设置以及各岗位财务人员的职责范财务部门内部具体的科室划分、各科室岗位设置以及各岗位财务人员的职责范 围职责：围职责： 财务部定员：11人 部长：1人。职责范围：总分类帐，制作审核财务报表，资金使用，其他应 收款，其他应付款，稽核监督，对外业务。 副部长：甲1人。制作审核财务报表，成本费用，产成品，管理费用，财务 费用，营业费用，稽核监督等。 副部长：乙1人。负责增值税专用发票的管理。 出纳：1人。办理现金和银行存款受付业务,审核有关原始凭证，根据会计 原则编制的收付款凭证支付，然后逐笔顺序登记现金和银行存款日记帐。 核对银行帐目，调节银行税表。 财产物资：甲1人。原材料、备品备件、燃料，根据仓储部入库单，会计审 后，原始发票入库单付后，按实际价格制作会计凭证，出库时，根据核算 员、领料单，用加权平均法划价，参与核对库存材料的盘店清查核对帐 目。 财产物资；乙1人。包装材料，同上。工资核算，审核发放工资，工资基金 使用。 财产物资：丙1人。主要原材料，同上。审核制作主营业务收入，微机操作 事项。 固定资产：1人。计提固定资产折旧，编制固定资产明细、应付帐款、项目 资金。 往来结算：1人。应收帐款，省级、市级、县、医院，四级分类。 开据发票员：2人。根据税务机关要求，金税卡、增殖税票双人双柜保管。 会计核算会计核算 会计核算总体情况会计核算总体情况 会会 计计 电电 算算 化化 程程 度度 目前使用自编软件万能财务软件财务软件。 会会 计计 账账 簿簿 总总 体体 情情 况况 目前公司拥有 9个会计账簿，各账簿所遵循的会计准则分别为： 现金日记帐、银行存款日记帐、总分类帐、各种往来帐、原辅材料帐、 成品帐、期间费用帐、固定资产帐、低值品帐 各会计账簿的科目编码规则（包括科目级别、各级别编码位数）： 目前使用三级帐：一、二级三位数， 三级四位 现行行业会计制度 （今后可能执行新的企业会计制度） 各会计账簿现行详细的会计科目表： 有 各会计账簿的科目维护流程（包括新科目的增加和不使用科目的删除）： 无 各会计账簿的会计日历及会计周期： 元月一日-十二月三十一日、均按公历起止日期确定 各会计账簿的记账本位币： 以人民币为记帐本位币 各会计账簿是否存在外币业务，若存在，记账汇率和期末调整汇率分别 是： 有外币货款，汇率按当日的外汇牌价 各会计账簿记账凭证类别和凭证编号规则： 1.收付凭证 2.借贷转帐凭证 3.会计科目合并表 4.凭证汇总表 5.顺序凭证编号簿 转帐凭证，全年凭证按顺序编号 每月记账凭证数量： 每月记账凭证数量约600余张 各会计账簿主要内部和外部财务报表以及编制时间，并请提供样张： 月报 每月最后一天 （报表附后） 各会计账簿会计核算的现有流程： 原始凭证 编制记账凭证 审核 登记帐簿 汇总 成本核算 报表 说明：会计员根据职责范围，审核原始凭证后，制作会计凭证，部长、副 部长根据会计制作凭证、集合无误、盖章流程到各会计员的职责 范围登记帐本，汇总会计科目月结单，部长根据会计科目月结单 汇总总分类帐目，然后根据总帐做会计月报表。 记账凭证审核流程及审核人员的权限划分： 会计主管人员负责审核 部长、副部长根据会计员制作的会计凭证，经过审核无误流程到各会计员 职责范围。 各会计账簿的结账日期以及结账前后的业务处理： 目 前 ， 每 月 的 2 5 日 结 帐 、 结 帐 后 帐 帐 相 对 、 帐 实 相 对 会计核算具体业务情况会计核算具体业务情况 存存 货货 核核 算算 存货取得和发出流程（包括相关部门和流转单据）： 采购 检验入库 生产领料 在产品 产成品 成品入库 销售 出货 说明：1.根据车间核算员用移动加权平均法制作。 2.制作会计凭证 存货取得和发出的计价方法： 1.存货取得按实际价格入帐 2.发出用移动加权平均法划价 存货的财务分类： 1.原材料-主要材料、辅助材料 2.备品备件-燃料、维修材料、化学试剂 3.总务-劳保用品 4.包装物 5.低值易耗品 6.产成品 7.在产品 存货盘点流程（包括涉及部门人员及盘点用表单，并请提供表单样张）和 时间： 每月最后一天 仓储、设备 、车间、行政 保管员盘亏、盘盈明细表，说明原因，部门主管审批 存货盘盈、盘亏报批流程和相关账务处理： 盘盈、盘亏填表 厂部研究决定 报上级主管部门及 税务部门 说明：财务部长根据保管员添置的盘盈、盘亏报批明细表，审核后，财务 处理。 贷：原材料-备品备件等 借：待处理财产损益 采购退货和销售退货业务，业务流程（包括相关部门和流转单据）和相关 账务处理： 1. 存在采购退货和销售退货，采购退货按正常业务处理， 2. 销售退货销售员填写退货申请表，写明原因，销售主管签字 3. 财务部长审核后，帐务处理. 冲：借应收帐款 冲：贷主营业务收入 目前存货的账面数量和价值 截止到目前存货价值约1100万元左右 其中：原材料累计帐面价值约32万元 包装物约118万元，产成品约700万元，在产品约243万元 存货财务账与库存账的对账流程和时间间隔： 每月的上旬与仓库对账 对帐时间为2-7天 存货财务账与库存账的对账未达情况以及未达产生的主要原因： 未达帐不多，主要原因是记账不及时 低低 值值 易易 耗耗 品品 管管 理理 和和 核核 算算 低值易耗品财务分类： 分：生产用、非生产用 是否存在低值易耗品卡片，卡片编码规则及登记内容： 无低值易耗品卡片，无卡片编码规则 低值易耗品采购流程（包括相关部门及流转单据）及账务处理： 采购申请、领导签字，由后勤、设备部门负责采购入库，填写入库单与发 票一起入帐 低值易耗品领用流程（包括相关部门及流转单据）及账务处理： 由后勤、设备部门开出单据，传给财务部门进行帐物处理 低值易耗品摊销方法及账务处理： 采用五五摊销法，直接进管理费用 低值易耗品盘点流程（包括涉及部门人员及盘点用表单）和时间： 同其他物资同样处理 低值易耗品盘盈、盘亏报批流程和相关账务处理： 盘盈、盘亏填写有关单据，报厂长和上级主管部门批准后，由财务部门进 行帐务处理 采购退货业务，业务流程（包括相关部门和流转单据）和相关账务处理： 存在 目前低值易耗品的账面数量和价值： 价值约100万元 存货财务账与库存账的对账流程和时间间隔： 每月的10日，由财务部门与各相关部门对账 存货财务账与库存账的对账未达情况以及未达产生的主要原因： 未达帐项基本不存在，原因：入帐处理不及时 固固 定定 资资 产产 管管 理理 和和 核核 算算 固定资产财务分类以及各类固定资产包含的具体资产项目： 分为：生产用（设备，厂房）、非生产用（设备，厂房） 专用设备、通用设备使用年限10年 运输工具、电子设备使用年限5年 房屋建筑20年 固定资产卡片编码规则及卡片登记内容： 有帐无卡片，有编码 设备科登记固定资产台帐 固定资产日常维护和管理流程及相关账务处理（包括小修、大修、改良等 业务）： 1.大修：设备员提供资料，会议审定，财务审核 2.小修：车间设备员提供资料，设备科审定，财务部审核， 3.日常维修费用按权责发生处理 固定资产盘点流程（包括涉及部门人员及盘点用表单，并请提供表单样 张）和时间： 行政、设备部门按月、季、年盘店，填写盘点表，根据报废明细表审核， 由财务部门核实 固定资产变动（如新增、盘盈、盘亏、报废、出售等）的业务流程和账务 处理： 财务部长根据设备科提供的固定资产报废审批明细表，做帐务处理。 贷：固定资产 借：累计折旧 借：固定资产 各类固定资产折旧年限和折旧方法： 分类折旧法，按折旧率 固定资产折旧账务处理： 借：生产成本-各车间资产 借：管理费用-资产折旧 贷：累计折旧 不同部门共用的固定资产，其折旧的分摊方法和标准： 按分类折旧 固定资产账面数量和账面价值： 帐面价值（原值）：3523万元 在建工程，其核算方法： 有关工程支出发生时。 借：在建工程 贷：其它科目（包含财务费用） 待待 摊摊 费费 用用 和和 预预 提提 费费 用用 核核 算算 待摊费用种类： 销售费用、管理费用 各类待摊费用发生频率、摊销周期和方法： 频率低，摊销在一年内平均完成 财产保险费、养路费、报刊杂志费、修理费以及发生的总费用-平均每 月分摊 预提费用种类： 销售费用 各类预提费用发生频率、摊销周期时间和方法： 频率低，摊销周期在一年内平均完成 无无 形形 资资 产产 及及 其其 他他 资资 产产 管管 理理 和和 核核 算算 无形资产和其他资产，其管理方法和核算流程： 土地出让金按实际价格款作为实际成本 借：管理费用 贷：其他应付款 对对 外外 投投 资资 管管 理理 和和 核核 算算 是否存在长期和短期投资： 存在长期投资（外地某药厂），电子债卷 长期和短期投资的投资类型： 股票、债卷 投资收益的确认时间、方法和相关账务处理： 支付投资时进行张物处理 贷：银行存款 借：长期投资-股权投资 -债券投资 应应 收收 账账 款款 与与 预预 收收 账账 款款 管管 理理 和和 核核 算算 公司客户管理情况（客户类别、数量、编码规则）： 省、市、县、医院、四级类别。 编码规则无 应收账款和预收账款形成的业务来源： 赊销形成 客户应收账款付款条件（包括付款期和现金折扣）和现金折扣的账务处理 方法： 1.当月回款，8%让利 2.现金折扣入财务费用 3.发生应收帐款时 借：应收帐款 贷：主营业务收入 4.收到帐款 借：应收帐款 贷：应交税金-增值税 应收账款坏账准备的提取、坏账损失的确认： 按年末应收帐款的4提取 应收账款账龄分析方法： 按最后一笔业务发生时间 逾期未收账款的催收流程： 暂无 应收账款形成、收款、核销流程： 开原即形成应收帐款增加，回款后核销 预收账款形成、核销相应应收账款流程： 暂无 应收账款每月发生数量（交易笔数）： 约700笔