劳务派遣制度下企业员工档案管理挑战、对策与规制.doc

劳务派遣制度下企业员工档案管理:挑战、对策与规制 摘要：针对劳务派遣对企业员工档案管理带来的新挑战，本文提出劳务派遣单位与要派单位可通过劳务派遣协议，解决派遣员工档案管理问题，并采取加强派遣员工档案管理的立法规制等措施。 关键词：劳务派遣 员工档案 档案管理 员工档案管理是企业员工关系管理的一项重要内容。为加强企业员工档案管理，1992年6月，原劳动部、国家档案局曾共同颁发企业职工档案管理工作规定的通知，要求建立较为完善的企业员工档案管理制度。但是，企业职工档案管理工作规定（简称规定）颁行于我国社会主义市场经济体制确立初期，随着市场经济发展的成熟化，劳动用工制度发生了较大变化，特别是劳务派遣制度对传统劳动用工制度的冲击，对企业员工档案管理产生了重要影响。 一、劳务派遣制度下企业员工 档案管理面临的挑战 劳务派遣是指劳务派遣单位（简称派遣单位）与员工订立劳动合同，再由派遣单位与接收劳务派遣形式用工的单位（简称要派单位）订立劳务派遣协议，将被派遣员工（简称派遣员工）派往要派单位工作并接受其领导，派遣单位则从要派单位获取派遣费，并向派遣员工支付劳动报酬的一种用工制度。劳务派遣这种用工制度的特殊之处在于“工作与关系相分离”，虽然派遣单位与员工签订劳动合同，但是员工不为派遣单位工作，而为要派单位工作。这种特殊性对企业员工档案管理的挑战主要表现在如下方面： （一）派遣员工的档案应该归谁管理 在传统劳动用工制度下，档案管理作为员工关系管理的一项重要内容，由用人单位负责管理。根据规定第五条规定，“职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理”，“实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案”。但在劳务派遣制度下，规定中的“所在企业”是否仅指作为用人单位的派遣单位，还是应该包括作为用工单位的要派单位？若理解为仅指派遣单位，那就意味着要派单位不具有派遣员工的档案管理权。若理解为兼指派遣单位和要派单位，那就意味着要派单位同时享有派遣员工的档案管理权。 （二）派遣员工在工作过程中形成的档案如何处理 根据劳动合同法第六十二条规定，用工单位应履行的义务有：执行国家劳动标准，提供相应的劳动条件和劳动保护：告知被派遣劳动者的工作要求和劳动报酬；支付加班费、绩效奖金，提供与工作岗位相关的福利待遇；对在岗被派遣劳动者进行工作岗位所必需的培训；连续用工的，实行正常的工资调整机制。由此可见，派遣员工在派遣单位工作期间可能形成的档案包括：要派单位向派遣员工支付绩效奖金所形成的奖励材料；要派单位向派遣员工提供“与工作岗位相关的福利待遇”的材料；要派单位对派遣员工进行“工作岗位所必需培训”的培训结业成绩表和评定技能的考绩材料；要派单位对派遣员工“实行正常的工资调整机制”所形成的工资材料等。从法理上说，既然派遣单位被视为用人单位，作为事实上的用人单位是享有档案管理权的，那么也就意味着要由派遣单位负责收集和保管企业员工档案。但是从实践上来看，由于派遣制度的特殊性，给予要派单位暂时性的档案管理权则更具可行性。 （三）派遣员工档案如何转递 规定第六章对“档案的转递”进行了规定，它要求“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门”，转递档案应遵守如下规定：一是“通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带”；二是转出的档案必须“按统一规定的企业职工档案转递通知单”；三是对转出的材料“不得扣留或分批转出”；四是“接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章并将回执立即退回，逾期1个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失”。这些规定都是针对企业员工在两个独立的用人单位之间转递档案所做出的规定。在劳务派遣制度下，如果派遣员工的档案需要在派遣单位与要派单位之间转递，应该遵守或参照上述规定，还是需要另行规定，并没有给予明确的解释。 二、劳动派遣制度下企业 管理层面的应对策略 （一）双方可以通过劳务派遣协议约定对派遣员工的档案管理 根据劳务派遣暂行规定第七条规定，劳务派遣协议应当载明的内容包括：派遣的工作岗位名称和岗位性质；工作地点；派遣人员数量和派遣期限；按照同工同酬原则确定劳动报酬数额和支付方式；社会保险费的数额和支付方式；工作时间和休息休假事项；被派遣劳动者工伤、生育或者患病期间的相关待遇；劳动安全卫生以及培训事项；经济补偿等费用；劳务派遣协议期限；劳务派遣服务费的支付方式和标准；违反劳务派遣协议的责任；法律、法规、规章规定应当纳入劳务派遣协议的其他事项。在这些规定中，派遣员工档案管理问题并未被列入劳务派遣协议的法定必备事项，但是这并不影响用人单位与用工单位在劳务派遣协议中约定包括档案管理在内的其他事项。 （二）派遣单位可授权要派单位暂时管理派遣员工档案 为避免发生纠纷，劳务派遣协议对授权范围和事项必须做出明确而具体的约定。“明确”，是指双方应有较为明晰的约定：派遣单位依法享有对派遣员工的档案管理权：在派遣期间，要派单位对派遣员工在派遣岗位工作期间所形成部分档案材料享有暂时代管权，此代管权仅限于档案收集与保管；要派单位对其代管派遣员工的档案无权销毁，未经用人单位书面同意也无权擅自提供给任何组织或个人利用，否则应承担对派遣员工造成损害的赔偿责任。“具体”，则指双方对派遣员工在派遣工作期间所形成的“部分档案”进行逐项列举。 （三）双方可通过劳务派遣协议约定派遣员工档案转移 劳动合同法第五十条规定：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续”。这仅是针对用人单位解除或者终止劳动合同后为劳动者办理档案转移手续所做出的规定，不能直接解决派遣单位与要派单位之间派遣员工的档案转移问题。但是，派遣单位与要派单位可以参照该规定，约定派入单位应当自结束用工之日起15日内将其暂时代管的派遣员工档案转移给派遣单位。在派遣期间双方也可以约定，由派入单位于每月末、每季度末或每半年、每一年将其代管的派遣员工档案转移给派遣单位。 三、劳务派遣制度下立法规制层面的政策建议 （一）尽快修改完善企业职工档案管理工作规定 参照劳动合同法、劳动合同法实施条例等上位法，尽快对规定进行修改完善。一是修改与上位法不一致的内容。如劳动合同法第五十条规定，用人单位应在解除或者终止劳动合同之日起“15日内”，为劳动者办理档案关系转移手续；而规定要求，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，其所在单位应当“在1个月内”将其档案转交。二是根据上位法，增添必要的内容。如劳动合同法第五十条规定，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本“至少保存2年备查”；第八十四条规定，劳动者依法解除或者终止劳动合同，用人单位“扣押劳动者档案”的，由劳动行政部门责令限期退还劳动者本人，并对每人处以500元以上XX元以下的罚款；给劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。 （二）适时修改劳务派遣暂行规定 目前，虽然部分省市出台了有关劳务派遣管理的办法，但是很少涉及派遣员工档案管理的内容。如黑龙江省劳务派遣用工管理暂行办法、广东省劳务派遣管理规定等对劳务派遣过程中员工档案管理问题并未提及，只有吉林省劳务派遣管理办法规定，“劳务派遣单位具备保管职工档案资质的，可以保管与其建立劳动关系的职工档案”。尽管如此，事实上它并没有对要派单位可否享有档案代管权及不具备档案管理资质的派遣单位如何处理予以明确规定。此外，人社部出台的劳务派遣暂行规定，要求劳务派遣协