公司办公事务管理规定.doc

公司办公事务管理规定 办公事务管理规定 第一章办公秩序管理 第一节办公秩序 一、出勤准则 （一）严格遵守考勤制度按时上下班 （二）严格执行考勤打卡制度不论任何原因不得代人打卡 （三）因事请假时事先要得到主管领导的同意并办理有关手续 二、员工证 （一）员工证是百江员工身份标志应为佩戴它感到自豪和肩负重任 （二）上班时间应严格按要求佩戴员工证 （三）员工应妥善保管员工证遗失应立即办理补领员工证费用自理 三、办公物品摆放 （一）应保持办公桌面整洁桌面不摆放与办公无关的物品 （二）文件夹应正确整齐插立于文件架之中并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容 （三）离开办公室30分钟以上时须将桌面文件整理齐放于文件架中重要文件入柜上锁不得散乱于桌面 （四）简易文具可收于笔筒之中取用后立即放回；其余文具则应收入抽屉中 （五）座椅靠背一律不能放任何物品不得翘椅人离开时椅子调正并推入桌下 （六）外衣提包手袋置挂于橱柜内不得随意放在办公桌椅上及地柜上 （七）饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放不得随意移动 四、办公区守则 （一）工作时间内不在办公区域内化妆或整理衣饰 （二）若电话中断应立即挂上听筒等待对方重新打进 （三）结束通话时要听到对方挂机后再挂断电话 （四）通话中若要与他人讲话应向对方致歉用手捂住听筒再讲话 （五）电话里请对方等候继续通话时一定先说“对不起让您久等了” （六）若对方要找别人应手捂听筒招呼他人接听电话 （七）自己如果不能决策时应请示上级后再作答复 （八）电话中听到重要事情一定要重复一遍以确认无疑然后做好笔录 （九）拨错电话时应有礼貌地致歉 （十）接到拨错的电话时应客气地应对 （十一）使用他人电话时应先征询他人同意 （十二）休息日向别人打电话时需先表示歉意 五、公关接待礼仪 （一）与客人相遇要主动相让；与客人同行应礼让客人先行；同乘电梯让客人先上、先下 （二）接待客人时要面带微笑姿势端正讲究礼貌用心聆听不抢话插话、争辩讲话声音适度有分寸语气温和文雅不大声喧哗听到意见、批评时不辩解冷静对待及时上报 （三）遇到客人询问做到有问必答不能说“不”、“不知道”、“不会”、“不管”、“不明白”、“不行”、“不懂”等不得以生硬、冷淡的态度待客 （四）接待来客时如客人职位比自己高时不应主动要求行握手之礼客人要求握手时应及时应对并面带笑容姿势端正用力适度不能用左手；握手时左手不得插入口袋里 （五）拜访客人时通常应优先考虑对方在对方方便时刻再决定拜访时间 （六）约定时间应严格遵守估计会迟到应在约定时间前通知对方 第三节工作方法基准 一、公司员工在工作中应始终坚持高标准、严要求全面优质完成本职工作和领导交办的一切任务 二、切忌越级报告架空直接上司 三、请示、汇报工作应选择适当的时间并带全材料和笔记本将请示内容事先列出并记录有关指示临行前应复述一遍发现指示或承接的工作在执行上有困难时应及时直接提出 四、报告或提建议时必须掌握准确资料事先备妥文件说明如呈紧急提案须附上时间期限 五、承办其他部门主管交办的事情须先报告本部门主管 六、工作中应勇于承担责任不推诿 七、主管交办的事情应立刻去做切勿拖延；工作过程中应主动向主管汇报进展情况 八、未经许可不得随意翻阅不属于自己的文件 九、调离本职工作时应与主管、财务及有关部门办理交接手续 十、下级与上级交谈只谈公事不应涉及上级之间的人际关系与公司机密 十 一、严禁泄露公司机密未经同意不得以公司名