excel2016办公常用表格设计案例精讲

1 / 8 excel2016 办公常用表格设计案例精讲 1前言 制作表格是当今 IT从事人员及办公室文员的一项基本技能 ,有必要进行相关的练习。 office 提供了比 XX 更为强大的类库，方便公式和各种模板的使用，菜单栏减少了编辑选项等。文件菜单无页面设置选项，而是独立出来的页面布局。熟悉 XX的用户，完全可以很快学会使用 2016。 2.任务： 熟悉 office 的 word2016和 excel2016制作。 3.知识点 excel 的相关知识点： 1）行列的交叉区域称为单元格，单元格的命名规则，比如“ B2”，也可以使用对角线模式，比如“ B2： D4”。 2）活动单元格，每张工作表只有一个单元格是活动单元格，特点是四周有粗线框。 3）表格的相关操作，自己在网上或书上，看看就行。包括选定单元格，行列等这些都是小儿科了。 有时候，没有必要纠结于一些细节，过多的理论只会增加思考的烦恼。 4）数据的录入： 比较特殊的有分数的录入，先在分数前面输入“ 0”和空格，否则表示日期，如： 0 1/5”。显示不出 来是因为，2 / 8 列宽不够，改变一下列宽即可。 5） excel 打印页码和页眉页脚 word 则在插入中进行设置。 点击开页面布局，里面的各个菜单下面有朝右下方的小箭头，点击，打开页面设置，就可以设置页眉页脚。 6） excel制作好的表格可以直接复制到 word 中，格式不会变。 7）对于 excel的函数库，熟悉就行，用时能想到就好。可以下一个百度 excel2016常用函数库文档，以后备用。 8)excel2016 增加边框，直接用菜单栏的快捷键即可 9） excel2016 合并单元格，右键所选区域，选择单元格格式，选择对齐，勾选下面的合并单元格即可。 第 1 页共 3 页 第 2页共 3页 4.我来来试一试 使用 excel2016 制作个人简历。在网上搜集相关的建立表格，进行逻辑分析，确定制作的样式。 1）进行表格内容的规划，大致分为基本信息、求职意向、教育和教育经历、工作经历 其他信息等。 2）为各项设置合理的项，合理布局页面。现在最大的挑战就是布局问题，和逻辑业务关系。由于表格有很好 的3 / 8 复制粘贴功能，即使错了，也不要紧，改改就行。 这个过程很简单，就是思路很重要。不要担心会有麻烦，说不定自己可以另辟蹊径。当然也可以采用模板，直接进行修改。 5.归纳 1）凡是应用软件，都可以很快的学习，只要熟悉了功能，就抓紧练习，参考别人的设计，做到开源和创新。 2） word和 excel 的设计已经很经典，操作极为简单。 3）关键用到时，利用网络这个舞台，寻找各个行业的表格应用，很快就能入门和操作。 4）网上的很多东西时效性不强，有时需 要自己加以灵活应用。 5）坚持始终是学一门技术的必要条件。 第 3 页共 3 页 XX公司签呈 XX公司发文单 标题： 发文字 第 号 年 月 日 附件： 主送： 抄报： 抄送： 抄发： 打字： 校对：缮印： 监印： 主题词： XZ-BG/BD 07 会议纪要 4 / 8 XZ-BG/BD 04 XX公司用印申请单 编号： 年月日 注：本单由办公室 管理。 XZ-BG/BD 03 推荐 设计标准化规范化基础表格案例分享 分享到新浪微博分享到腾讯微博分享到 QQ 空间2016-09-10 20:39:07 阅读 评论 收藏分享到： 在 9 月 4 日的文章中，我谈到了设计科学规范基础表格的重要性和基本原则。下面我们以人力资源管理中一个简单的员工信息表为例，来说明标准化表格的设计方法和技巧。这个表格的基本要求如下： 员工工号从“ G0001”开始编号，中间不能断号，新入职员工依次分配连续的工号 员工姓名中不允许输入空格 所属部门必须快速准确输入企业存在的部门，要名称统一 学历必须快速规范输入 婚姻状况要快速规范输入 身份证号码必须是 18位的文本，不允许重复 出生日期、年龄、性别从身份证号码中自动提取 5 / 8 入职时间必须是合法的日期 本公司工龄自动计算得出 为便于分析流动性，工作表要有离职时间和离职原因两列数据，离职原因是固定的几种类型 新员工输入后，该员工的工号、生日、年龄、工龄等等计算公式自动往下复制 表格自动美化 1、表格结构设计 根据人力资源中对员工信息管理和分析的需要，创建一个工作表，命名为“员工信息”，数据列标题如下图。 2、工号的自动连续填充 在单元格 A2输入公式“ =G&TEXT,0000)”，就得到能够往下连续填充工号的计算公式。这里， ROW 函数是获取指定单元格的行号， TEXT函数是把一个数字按照指定的格式转换为文本。那么这个公式的结果就是 G0001。 如果把该公 式 复 制 到 单 元 格 A3 ， 该 公 式 就 变 成 了“ =G&TEXT,0000)”，结果就是 G0002。 3、规范姓名的输入，不允许在姓名文字中输入空格 选中单元格 B2，设置有效性，其有效性的自定义公式为“ =SUBSTITUTE=B2”，如下图。这里，先使用 SUBSTITUTE函数把输入的姓名中的所有空格替换掉，然后再跟输入的姓名进行比较，如果两者相等，表明输入的姓名中没有空格，6 / 8 否则就是有空格，就不允许输入到单元格。 4、规范快速输入部门名称 公司部门是确定 的，在一定时期是不会变化的，因此可以使用数据有效性来快速规范输入部门名称。假如企业的部门有：总经办、财务部、人力资源部、贸易部、后勤部、技术部、生产部、销售部、信息部、质检部、市场部，那么选择单元格 C2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“总经办 ,财务部 ,人力资源部 ,贸易部 ,后勤部 ,技术部 ,生产部 ,销售部 ,信息部 ,质检部 ,市场部”，如下图。这样，就为单元格设置了一个下拉列表，从下拉列表里快速选择输入某个部门名称。 5、快速输入学历名称 员工的学历也是固定的几种。假若是以下几个： 博士、硕士、本科、大专、中专、高中，那么也可以使用数据有效性来快速规范输入学历名称。选择单元格 D2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“博士 ,硕士 ,本科 ,大专 ,中专 ,高中”。 6、快速输入婚姻状况 单元格 E2 输入员工的婚姻状况。婚姻状况也就两种数据：已婚和未婚，因此也可以使用数据有效性来控制输入，也就是在数据有效性对话框的“来源”中输入“已婚 ,未婚”。 7、输入不重复的 18位身份证号码 7 / 8 每个员工的身份证号码是不重复的，并且必须是 18位，因此单元格 F2 输入身份 证号码时也要使用数据有效性来控制。首先将 F 列的单元格格式设置成文本，然后选择单元格 F2，其有效性的自定义公式 =AND=18,COUNTIF=1) 这里，使用 LEN 函数判断输入的身份证号码是不是18 位，即 LEN=18；使用 COUNTIF 统计在前面已经输入的身份证号码中，即将输入的身份证号码是不是还没有输过，即COUNTIF=1；然后用 AND 函数把这两个条件组合起来。如果两个条件都成立，表明输入的身份证号码有效。 8、自动输入性别 员工性别从身份证号码中自动提取 ，不需要人工输入。选择单元格 G2，输入公式 =IF),女 ,男 ) 这里，先用 MID函数提取身份证号码的第 17位数字，再用 ISEVEN 函数判断是否为偶数，如果是偶数，该员工性别就是女，否则就是男，判断处理则使用了 IF函数。 9、自动输入出生日期 员工的出生日期也是从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格 H2，输入公式 =1*TEXT,0000-00-00) 这里，先用 MID函数提取身份证号码的中间 8 位生日8 / 8 数字，再用 TEXT 函数把这 8 位数字按照日期的格式转换成文本型日期格式，最后把 TEXT函数的结果乘以数字 1，将文本型日期转换为真正的日期。 10、自动计算年龄 有了出生日期，我们就可以使用 DATEDIF 函数自动计算年龄