如何传送有效率的电子邮.ppt

如何傳送有效率的電子郵件,張慧海2007/7/26,課程大綱,身處這個垃圾郵件泛濫的時代常見E-mail錯誤寫法講解如何正確寫好E-mail如何有效處理E-mail案例討論輕松一刻,這個垃圾郵件泛濫的時代,現代人無可避免的陷入了所謂的無所不在的連結的迷思2.電子郵件，包括手機、即時簡訊這些科技讓我們可以即時的溝通，我們也自然而然的覺得必須隨時讓人找得到、必須回應每一件事情、必須立即完成每一件事情。所有人都因為這種不切實際的期待而工作過量、過度消耗自己。,錯誤1-無主旨,后果a.嚇人一跳b.不易引起受件人注意延誤處理時間甚至被當作垃圾郵件（或病毒）直接刪除,錯誤2-錯別字,后果a.詞不達意（如果是合約問題更嚴重）b.顯示文字功底不深c.暴露個性上的粗心大意,錯誤3-不分段,后果a.收件者腦袋發大不想看b.不想看當然也就不會回復c.被直接刪除的可能性最大,錯誤4-語氣夸張,表現頻繁使用粗體字感嘆號紅色字后果a.反映出寫信者EQ不穩定b.讓收件者覺得對方張著血盆大口在吼叫c.不良情緒傳染給收件者影響處理效率,錯誤5-附件一堆,后果a.反映出寫信者無任何歸納能力只會提供原始數據給人參考b.收件者根本不知發信人想表達的意思c.結果也是十有八九被當垃圾郵件直接刪除,錯誤6-發信給不相關者,后果a.浪費別人時間經常這樣別人會認為來自你的信件通常都可讀可不讀長此以往你的信都會被排在最后處理b.因為有很多收件者所以每個人都以為另外的人會回復結果就是無人回復c.請不要輕易按全部回復按鈕更不要出現To:華騰電子Cc乾坤科技的信件,錯誤7-喜歡副本給高階主管,后果a.浪費主管時間b.引起收件者反感c.讓主管覺得你缺乏水平溝通的能力只會垂直溝通,錯誤8-意思含糊制造歧義,后果讓對方看得一頭霧水的同時自找麻煩,如何正確寫好E-mail-1,除了避免以上8大錯誤外記得以下几點a.最容易閱讀、理解、與回覆的信件，最吸引我的注意1).每一封電子郵件的內容大約在8到12句的範圍內2).超過20個字就應換行3).如果超過3行必須空行,如何正確寫好E-mail-2,b.收件者1).收件者要盡量少不要給不相關的人2).請對方幫忙時不要副本給對方的主管除非你認定這個人不會幫忙需要他的主管監督3).請對方幫忙時可副本給自己的主管4).向對方致謝時記得給對方主管,如何有效處理E-mail-1,1.先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50的郵件。,如何有效處理E-mail-2,2.開始迅速瀏覽其餘的每一封信件內容，除非信件內容是有關近期內（例如2星期內）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25的信件。,如何有效處理E-mail-3,3.現在你的信箱應該只剩下25的信件，但是並不表示你必須全部保留剩下來25的信件。你必須判斷這封信件：a.是否與你現在的工作內容有關b.是否有提到你必須完成哪些事c.是否有說明應達成什麼樣的目標d.是否有列出可使用的資源,如何有效處理E-mail-3,如果不符合以上的條件，就直接刪除或是回覆給寄件人，請求對方盡快回覆以上的問題。經過以上三個階段的步驟，你應該可以成功的刪除90的信件。,案例討論-溝通的迷思,公司某單位來了一位新人，該單位經理發了一封介紹新人的email給在同一樓層的同事。當天下午，有人回了一封email給該經理，email上只有一行簡單的字：某某某，什麼時候帶新人來介紹介紹！Email的下方還附有原始的新人介紹文字。假設你是那位經理看到這行字後的直覺反應是什麼？你會帶新人給那人看嗎,案例討論-溝通的迷思,請看某人回mail的真實意思只是想單純多認識一個朋友而已，沒有其他意思！,案例討論-溝通的迷思,那位經理的感覺他又不是我主管，不知道為什麼還要我個別為他介紹！收件者與發件者的理解大相逕庭,案例討論-溝通的迷思,其他人的反應語氣有點命令的味道，應該是另一位位階較高的主管想要認識新人吧！這樣的反應與某人的原意也不同。,案例討論-溝通的迷思,很顯然，以這次溝通事件為例，在溝通的這一端與那一端，我們常會高估了自己的理解力，低估了別人的誤解力在日常近距離一對一的溝通上，這種看不到表情，聽不出感覺的email，有時卻成為一種我們逃避溝通的工具，也構成了同事間更大的疏離感。,案例討論-溝通的迷思,所以當你可以打電話時，不要用email當你可以面對面講話時，不要用電話當你可以用手拍對方肩膀時，不要用嘴巴請不要再以為別人都看得懂你的e-mail。,輕松一刻-有e-mail我会成为Intel的清洁工,有一个没有工作的人到Intel去找一份清洁工的工作。经过面试和實做(扫扫厕所.)以后，人事部门告诉他录取了，向他要e-mailaddress以寄发录取通知和其它文件。他说：“我没有计算机，更别提e-mailaddress了。”人事部门告诉他：“对Intel来说，没有e-mail的人等于不存在的人，所以Intel不能用。”他很失望的离开，口袋里只有十美元。他只好到便利商店去买了十公斤的马铃薯，挨家挨户的转手卖出。两个钟头后他卖光了，获利了100%。他又做了好几次生意，把本钱增加了一倍。,輕松一刻-有e-mail我会成为Intel的清洁工,他发现这样可以挣钱养活自己。于是,他认真地做起这种生意来，一些运气加上努力，他的生意越做越大，还买了车及增加人手。五年内，他建立了一个很大的“挨家挨户”的贩售公司，提供人们只要在自家门口就可以买到新鲜蔬果的服务。,輕松一刻-有e-mail我会成为Intel的清洁工,他考虑到为家人规划未来，于是计划买一份保险。签约时，业务员向他要e-mailaddress。他再次说出：“我没有计算机，更别提e-mailaddress了。业务员很惊讶：您有这幺样一个大公司，却没有e-mail。想想看，如果你有计算机和e-mail可以做多少事!他说：我会成为Intel的清洁工。,輕松一刻-有e-mail我会成为Intel的清洁工