识别及明确采购需求（PPT56页).ppt

2018,2识别及明确采购需求,01需求类型分类,02需求类型分类,03产品规格的六种描述方法,04标准的定义及优劣势,05需求管理流程,06采购需求管理策略,CONTENT,采购需求的识别和明确，是采购与供应过程的起点，如果这一步没有做好，后面的所有步骤都将有缺陷并留下隐患。,07VA/VE,需求类型分类,PART01,1)业务性和资本性需求,需求可以根据产品或服务的单位时间消耗程度分为两种基本的类型，包括业务性和资本性需求，业务性需求是保持组织日常运转所需要的产品或服务，如生产线上的零部件维修服务或办公用品等，业务性需求的产品或服务通常会在一年内被使用或消耗掉，不存在折旧的问题。资本性需求的产品或服务，指的是组织日常运转中不会轻易地被消耗掉、作为固定资产形式记账的需求，比如生产用的设备、厂房、运输车辆等。通常来说，资本性需求的产品或服务，其使用寿命大于一年。那么，服务属于哪种需求呢?有人提出，服务应该都是业务性的，因为它们都是在短期被提供和使用的。但事实上，有些服务可能被认为是资本性需求，如某些服务是与资本性项目相关的。,2)生产性和非生产性需求,当一家公司实施采购(无论是业务性还是资本性)的时候，都必须考虑不同功能的需求直接功能：即直接制造产品或服务，和(或)向最终消费者提供产品或服务支持功能：即从事服务和事务性活动(如会计)以支持直接功能。直接功能的需求主要与公司产品的生产和服务的提供有关。,2)生产性和非生产性需求,生产性采购是指以生产为主、有实物产品产出的企业(通常是生产型企业)，因缺乏必要的科研技术而对原材料进行进货的一个过程。生产性采购需求，是指企业最终产品的直接组成部分的物品采购需求，或直按介入生产过程的产品的采购需求，如对材料、等部件和生产设备等产品的需求。生产性需求的采购特征，由于其最终需求是外部的、不直接由组织控制的，一般更难预测。,2)生产性和非生产性需求,非生产性采购是那些既不构成企业最终产品的直接组成部分，也不是生产过程中所使用的产品或服务的采购。非生产性采购需求包括对非生产性机器设备、维护、修理和运营项目（如备件、工具和燃料)以及办公用品的需求。非生产性需求特征，由于其通常建立在公司内部计划的基础上，公司可直接控制并支撑预算，因此更易于进行预测。,3)四种类型的结合应用,(1)生产的业务性需求，如某汽车制造厂采购一批数控机床的钻头；(2)生产的资本性需求，如某物流配送中心采购10辆送货的大型货车(3)非生产的业务性需求，如某公司采购一批办公室照明用日光灯管(4)非生产的资本性需求，如某化工产品生产企业采购8台职工上下班用的车,采购说明,PART02,1)采购说明的内涵及目的,采购说明是对所需物资/服务的需求程度编写的相关标准说明书，明确指出需要什么物资/服务，质量应达到何种层次等。采购说明中应包含的信息包括产品和服务信息，数量信息、质量信息、运输的信息、服务和响应的信息、其他需向供应商说明的信息。采购说明的目的:是向供应商提供其所需的信息，保证采购项目符合使用者的要求，本质上是为了明确企业的实际需求。,2)明确需求的意义,明确需求意味着能回答以下问题:(1)确切的需求是什么(质量、型号、尺寸、性能)?(2)如何检测质量?(3)需要多少数量?(4)什么时间需要?(5)什么地方交付?(6)如何组织运输?(7)供应商需要客户支持的性质及程度;(8)供应商还需要履行的其他义务及所需提供的信息。,2)明确需求的意义,错误的明确产品和服务，将导致以下后果:(1)生产过程中由于所需的投入未能有效地提供而使生产被迫中断(2)不恰当的包装导致所购投入的产品到达时已损坏或不能使用(3)采购的材料包含了本国为了保护环境或健康原因而禁止使用的物质(4)所订购的机器不兼容生产程序，频繁地发生故障(5)所购物品数量过多，导致不必要的库存成本和资源的过期与浪费(6)设备供应同不能提供公司认为理所当然应得到的服务与维修，且本国不能找到其他服务提供商来代替,2)明确需求的意义,意义：(1)从生产原料角度保证生产(2)保证产品的完整，既使用价值的完整(3)满足环境保护或者区域政策的需要(4)从设备角度保证生产(5)控制成本，保证利润(6)从售后服务角度保证生产,产品规格的六种描述方法,PART03,1)品牌或商标,利用品牌或商标描述的适用产品类型包括公众每天使用的产品优势：能够对所需需求给予明确、简洁、清晰的描述，方便使用它来执行采购计划，而且质量一般是可以信赖的劣势:(1)品牌化商品比无品牌产品更昂贵(2)竞争一般受到限制，可能只有一个供应商(3)供应商可能会在没有改变品牌名称或未同客户沟通的情况下改变某型号产品的明细规格,2)供应商/行业编码,经常被用于简单的项目或者便于从特别的供应商处采购的。优势：能够对所需需求给予明确、简洁、清晰的描述，方便使用它来执行采购计划，而且质量一般是可以信赖的劣势:(1)品牌化商品比无品牌产品更昂贵(2)竞争一般受到限制，可能只有一个供应商(3)供应商也可能会在没有改变品牌名称或未同客户沟通这一变化的情况下私自改变明细单,3)样品,当出现很难描述所购产品的情况时，样品规格总是适用的优势:当产品难以描述时，样品可以让供应商了解具体需求:同时，让购买者在购买之前了解产品的适用性和性能。缺点:购买者未必能获得实际供货与样品完全一样的货物，供应商有可能会提供一个质量优于今后实际供货的样品，而且，很难确保所有货物都会跟样品没有丝毫偏差。,4)技术规格,技术规格的特点是具有较高的规定性，通常包含以下参数:物理性质(尺寸，强度)、设计细节、公差、使用材料、生产过程和方法、维护要求、操作要求等。技术规格的适用情况:(1)买方具有供应商不具有的专业设计能力时(2)采购物品或设备具有复杂性时(3)买方希望采用一种内部已经开发出来的特殊设计，并需要与供应商进行沟通时,4)技术规格,优势:(1)能够确切定义购买者的需求;(2)购买者可以利用此规格来核实被供应的物品是否满足所有要求。缺点:(1)制定技术规格可能需要相当的人力投入，并要求有专家参与(2)限制了能确保供应的供应商数量(3)未达到所要求的绩效的设计风险需要由购买者承担(按购买者要求设计)(4)高水平的规格要求供应商实现定制产品的设计，这将大幅增加产品成本,5)组成规格,组成规格包括对化学和物理性质等方面的描述，如成分、纯度、密度、添加剂。它的适用范围主要是原材料、食品、化学类商品。组成规格必须通过分析或测试被证实，而且，认证必须由第三方来完成优势:(1)非常严谨和明确(2)购买者可以利用这种规格来确定所供应的商品是否满足要求缺点:(1)规格构成需由专家制定(2)对构成规格的认证通常需要特殊的利试设备,6)功能和性能规格,功能规格用以描述产品要执行或达到的目的，指出基础的功能;而性能规格则用以描述如何达到这种功能的附加要求，指出功能被执行得有“多好”。优势:1)供应商可以利用它们全面的专业知识和创新能力开发最佳的解决方案2)购买者编写性能规格所需的人力投入更少3)未满足运行要求的风险由供应商承担4)相对于制定的技术规格，采用性能规格可选的潜在供应商数量更多缺点:(1)评价供应商的特定设计能否有效运作是困难的(2)因每个供应商提供的解决方案不同，评估供应商的报价是冗长而复杂的,表2-1各种规格适用的场合,标准的定义及优劣势,PART04,1)定义,标准，能使买卖双方通过使用共同的参数、术语和符号面有共网语言。标准包括构成标准、尺寸标准、性能质量与安全标准、测试方法标准等内容。使用双方都认可的相关标准能够对明确需求起到规范作用，促使双方共同满足采购需求。,2)使用标准的优劣势,优势:(1)供应商很可能熟悉标准，并在生产中运用(2)供应商有可能依据的也是同一标准，让采购双方有更多的共同话语，帮助明确各自的利润空间，有利于实现采购的最低总成本(3)标准避免了不确定性(4)标准化的产品比一般传统习惯生产或定制的产品的交货提前期短(5)购买者不需要为标准范围内的产品编写具体的规格。供应商的报价更容易缺点:(1)标准不能满足所有需求，有的细节需要双方进一步沟通明确(2)标准反映的是过往制定时期的需求，当前时期的需求可能会变，并不总是反映最新的技术或实践。,3)外部标准,外部标准通常包括的内容有:(1)行业标准(通常由贸易和行业协会开发)(2)国家标准(是在一个国家内设立并被允许使用的)(3)地区标准(在某一地区的国家集团设立的共同的标准)(4)国际标准(有诸如国际标准化组织ISO、国际电子技术委员会IEC、国际电信联盟ITU等机构设立的),需求管理流程,PART05,1)需求管理要达到的要求,(1)需求的来源是受控的，不能随便将要求纳入项目开发计划，要经过各方评审和同意(2)项目计划、活动和工作产品都必须与需求保持一致(3)对需求的实施过程进行监控，确保需求正确实现(4)在需求发生变化时，要对变化给项目造成的影响进行评估，井与受影响的各方协商，在取得一致意见后，再进行修改,2)需求管理的流程,(1)需求开发阶段:需求责任人组织进行需求调研，汇总、分析和整理需求。在此阶段，进行需求开发工作，通过市场调研，对新产品的需求进行提炼、归纳与汇总。(2)需求评审:项目组对立项需求进行评审，如评审通过，则转入下一步。在这一阶段，评审组织者组织相关评审者对需求表进行评审。评审者提出评审意见，组织者汇总所有的评审意见，并通过开会讨论的方式决定对需求表的最终评审意见。(3)根据评审通过的立项需求撰写评估报告书，建立技术需求说明书或者采购说明。(4)根据技术需求说明书或采购说明制订开发计划，相关人员对开发计划进行分工。(5)项目开发过程:包括开发和测试，在开发阶段建立需求跟踪进度表。(6)需求变更过程，协调各方对需求变更程度进行确认。(7)开发完毕后，提交项目产品进行验收。(8)产品发布。,采购需求管理策略,PLEASEENTERCHAPTERTITLEHERE,PART06,采购需求管理策略,需求管理是采购供应管理中的一项重要工作，它通过系统化的工具来切实地满足需求，从而实现企业的采购战略目标。需求管理对于提高企业采购质量、降低采购成本、提高企业响应速度及规避采购风险等重要竞争要素都具有影响，进而影响着企业的核心竞争力。需求管理是采购供应管理活动的开始阶段，如果需求管理出现了问题，接下来的采购工作将面临极大的风险，也意味着不良的采购绩效。为管理好采购需求，提升企业需求管理水平，企业可在采购管理部门的配合下通过标准化的工具来进行需求管理，包括使用企业内部规格与外部标准来明确需求;同时，企业也可以使用内部标准化和价值分析/价值工程等工具进一步改进需求管理绩效:另外，还需要提高采购供应部门在需求管理中的地位:最后，还可以通过明确物资分类标准和采购需求数量提升需求的稳定性。,1)使用企业内部规格与外部标准来明确需求,（1)企业内部选定的规格。企业可以用六种描述方法来明确产品，包括品牌和商标名称、供应商或行业代码、样品、技术规格、组成规格、功能和性能规格。以上各种规格都有自己适用的场合，也可以组合使用。其中技术规格和组成规格是相对详细的规格，用于企业比较重要的采购项目，以确保质量符合企业的技术要求，但缺点是要自己承担设计风险并会限制供应商的能力发挥:功能和性能规格比较租略，有利于供应商发挥积极性，减少企业开发规格的难度。,1)使用企业内部规格与外部标准来明确需求,(2)使用外部标准外部标准或许也有冲突，要确定所使用的到底是哪一种标准。外部标准有的时候并不代表最先进的水平，而是比较好的水平。有的标准是强制性的，企业必须遵守。使用外部标准可以节省企业开发规格的精力:同时，标准品的供应商数量较多且竞争比较激烈，因此采购标准化的产品价格比较便宜，且采购的提前期比较短，产品的质量比较稳定。没有外部标准时，就需要企业开发自己的规格。另外，当标准产品不能满足企业的需求或企业需求比较复杂，并且开发自己的规格有利于提升性价比时，就需要运用这种方法来明确需求。,2)使用内部标准化和价值分析/价值工程(VA/VE),(1)企业内部标准化。内部标准化带来的影响（优势）包括降低供应商数量以加强供应商管理，降低库存以节约流动资金，增加采购批量以降低成本等。内部标准化的缺点主要是缩小了企业客户对产品的选择范围。,2)使用内部标准化和价值分析/价值工程(VA/VE),(2)价值分析价值工程(VA/VE).价值分析(VA)指对已有产品的重新设计，面价值工程(VE)指开发全新的产品，但在使用时我们经常不加区分，而统称为价值分析价值工程。价值分析价值工程中的价值确定取决于功能与成本的比值，它关注的是对产品功能的分析，而不是现有产品的分析。从面能深入思考产品的创新机会。管理者需要更关注那些满足企业需求的功能。通过价值分析/价值工程不断改进产品构成，进面明确企业的真正需求，可以达到提高价值、降低成本的目的。,3)提高采购供应部门在需求管理中的重要性,在明确需求时，企业内部的用户还包括研发和生产部门等，尽管采购供应部门在明确需求的工作中是带头者，但这项工作是一个跨部门、跨职能的工作，作为采购管理部门，在明确需求时应发挥以下作用。(1)尽快介入明确需求的过程。(2)提供商品知识及商业意识。(3)促进供应商早期介入。,4)使用ABC分类管理法对品类进行分类管理,（1)ABC库存管理法的基本原理。ABC分析法源于帕累托曲线。经济学家帕累托在研究财富的社会分配时得出一个重要结论:80%的财富掌握在20%的人手中，即“关键的少数和次要的多数”规律。这一普遍规律存在于社会的各个领域，称为帕累托现象。在进行存货控制时，要求企业将注意力集中在比较重要的在物资上，依据库存物货的重要程度分别管理，这就是ABC分类管日的思想。,4)使用ABC分类管理法对品类进行分类管理,(2)ABC分类的标准和步骤,4)使用ABC分类管理法对品类进行分类管理,(3)对三类物资的区别管理A类库存物资数量虽少但对企业最为重要，是需要严格管理和控制的库存。在满足企业内部需要和顾客需要的前提下维持尽可能低的经常库存量和安全库存量，加强与供应链上下游企业的合作以降低库存水平，加快库存周转率。B类库存的管理强度介于A类库存和C类库存之间。对B类库存进行正常的例行管理和控制即可。C类库存物资数量最大但对企业的重要性最低，因而被视为不重要的库存。对于这类库存一般进行简单的管理和控制。,4)使用ABC分类管理法对品类进行分类管理,(4)应注意的问题。在使用ABC分类管理方法时，还必须注意两个问题，即库存物资的单价和重要性问题。单价高的物资，其数量的变动对占用库存资金的变化影响更大，在A类物资中更应引起关注。ABC分类管理法的另一个问题是，没有考虑物资对企业生产的重要性，有些甚至被划为C类的物资可能对企业的生产活动有者至关重要的影响。这种物资的重要性并不在资金占用上体现，而是体现在:如果铁货会造成企业停产或严重影响正常生产；缺货会危及企业生产安全，市场短缺的物资，铁货后不易补充。,5)科学的采购需求数量预测,采购预测是指企业的决策者在商品采购市场上调在取得资料的基础上，经过分析研究，并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品市场的供求及其变化趋势，从而为商品采购决策和制定商品采购计划提供科学的依据，实现销售利润等一系列目标的过程。采购预测的基本方法包括定性预测和定量预测方法。定性预测又称主观预测，主要是运用有关专家的个人经验或主观判断来进行预测。定量预测又称统计预测，主要是利用统计资料和数学模型来进行预测。,5)科学的采购需求数量预测,定性预测方法(1)专家预测法(2)德尔菲法（又名专家意见法或专家函询调查法）(3)销售人员意见综合预测法(4)购买意向预测法。,5)科学的采购需求数量预测,定量预测方法(1)时间序列分析法(2)因果分析法（又名回归分析法）,价值分析/价值工程（VA/VE）,PART07,1)VA/VE的内涵,价值分析/价值工程(VA/VE)是用于明确特定需求、进而明确最符合需求规格的最佳方案的方法。这种方法着眼于需要履行的功能，以及通过创造力的运用，寻求提供这些功能的最小成本。它适用于开发新的设计和改进已有设计。一般来说，VA是针对已有产品重新设计，而VE是设计新产品。设计过程的关键产出是一个或多个规格。因此，VA/VE是项目团队开发新的或修订已有设计和规格的有用工具。,2)VA/VE的发展,价值工程法20世纪40年代起源于美国，麦尔斯是价值工程的创始人。在第二次世界大战之后，由于原材料供应短缺，采购工作常常碰到难题。经过对实际工作孜孜不倦的探索，麦尔斯发现有一些相对不太短缺的材料可以