PS102采购管理.doc

第一章 系统概述1. 产品介绍“浪潮ERP-PS 管理软件”的采购管理基于整个采购业务环节，能够帮助采购人员控制并完成采购物料从采购需求采购计划比质比价订单下达到货接收发票核销的过程。可以有效地监控采购计划的执行、采购价格的比较以及供应商交货履约情况，从而帮助采购部门选择最佳的供应商和订货策略，提高采购工作质量和工作效率，降低采购成本。制造业产品的成本中主要是材料费用，如果采购成本控制不力而造成采购成本偏高的话，无论企业再如何控制企业内部的其他成本都无济于事，所以有必要对采购业务进行严格而深入的控制。“购储分离”、“比质比价”、“最高限价”等都是进行采购管理的有效方法，这些思想都在采购系统中得到了体现。采购计划是控制盲目采购的重要措施，也是做好现金流量预测的有利手段。目前的企业管理对计划的控制越来越严格，尤其是采购业务，有些企业规定所有的采购都必须要先报采购计划，不准出现无计划的采购。从供应链管理的角度来说，企业的供应商和客户是非常重要的资源，保持供应商的稳定对于企业是十分重要的。对于制药和食品等企业来说，更要求加强对供应商的管理，建立稳定的原料供应渠道，以保证采购原料的质量。企业还要在供应商中树立优良的信誉，以获得有利的付款条件和较好的采购价格。采购订单是与供应商签订的采购合同，供应商是否按合约“按时按质按价”供货对企业的生产有重大影响，所以要严格采购订单的管理，对于可能拖期的供应商应及时催货，以避免对生产造成影响。采购业务的确认和付款也是企业非常重视的业务，当供应商的物料到达企业以后，要检查相应的采购计划、订单，确认是否是本企业采购的物料。如果是，还要经过质检、验收，才能办理入库手续。当采购员持发票准备报销时，要根据入库单逐笔核对，如果物料尚未入库，不允许直接报销，应提交领导审批通过后，方可报销。采购管理与生产、库存、财务管理等均有良好的接口。系统入口从生产、库存等其他部门下达的需求计划开始，接下来的业务单据都支持合并生成或参照功能，很多信息都可以自动形成，方便用户灵活使用，加强了业务的关联。采购物品收货后直接转至库存系统处理，并同时登记来源计划、订单。采购发票与付款单支持多币种采购，可以根据定义直接生成会计凭证，无需财务人员重复录入，这从很大程度上降低了企业的成本。2. 主要功能采购管理的主要内容包括设置、供应商管理、采购业务、采购报表。 设置：录入期初单据并进行期初记账，设置采购管理的系统选项。 供应商管理：对供应商供应存货、以及供货价格、供货质量、到货情况进行管理和分析。 采购业务：采购业务的日常操作的管理，系统提供了请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购开票、采购结算等业务，用户可以根据业务需要选用不同的业务单据和业务流程。 采购报表：提供对采购情况的各种统计报表、账薄的查询分析，并且允许用户自定义报表。3. 产品接口采购管理是供应链管理及生产管理一个重要的采购环节，几乎与其他业务模块都有关联关系，可以与销售管理、库存管理、应付管理、合同管理、项目管理、应付款管理、物料需求计划、质量管理、委外加工等模块联合使用。3.1合同管理采购管理：接口图采购管理可以参照状态为生效态、性质为采购类、标的来源为物料的采购合同生成采购订单。采购订单在参照合同生成时，订单的数量、单价、金额根据合同中的控制类型进行控制，具体控制参见合同管理。3.2主生产计划、需求规划采购管理：接口图采购管理可以参照物生产MRP运算结果料需求计划通知单，将需要采购的材料生成采购计划。3.3库存管理采购管理：接口图库存管理可以参照采购管理的采购计划、采购订单和采购到货单生成采购入库单，并将入库情况反馈到采购管理。属于设备采购的业务，不使用采购入库业务。采购管理可以参照库存管理的采购入库单生成采购发票。设备采购的结算发票可直接参照采购到货单形成。采购管理根据库存管理的采购入库单和采购管理的费用发票进行采购发票与入库单核销、采购费用分摊。库存管理的其它出库单、生产领料单、调拨移库单可以参照采购管理中的采购请购单生成。并将领料情况反馈到采购管理，并且在采购管理中进行采购需求领用对比分析。库存管理中的库存缺货告警可以直接形成采购管理中的采购请购单。3.4销售管理采购管理：接口图采购管理中的采购请购单、采购计划、采购订单、采购到货单可参照销售订单生成相应的采购业务单据。根据业务的需要，可以选择是按照产品采购、按照产品BOM材料采购。3.5应付款管理采购管理：接口图采购发票制单结转后，在应付款管理对采购发票登记应付账，体现往来核算信息。发票与付款单进行付款核销，并回写采购发票有关付款核销信息，体现采购发票的付款信息。3.6采购管理质量管理(采购来料检验流程）：接口图采购到货单报检生成来料请验检单。根据质检处理意见中的拒收信息，形成红采购到货单，实现到货的退货业务。4. 操作流程5. 如何使用第二章 应用指南为使您能够及时、顺利、准确地运用本系统，请在应用本系统之前，按以下操作流程。 建立帐套，用帐套管理模块建立包含采购管理子系统的帐套。 注册用户，以管理员9999身份进入维护工具，在用户管理中注册操作员。 分配权限，在用户管理中为注册的操作员分配功能权限和数据权限。 系统启用，以在维护工具中注册的操作员身份进入控制台设置系统启用，将采购管理启用。 参数设置，对采购管理的参数设置。 基础数据维护，包括物料采购员关系、采购发票类别维护、采购计划类别维护以及和您有业务往来的所有供应商的信誉记录维护等。 货源维护，包括价格类别维护、货源清单维护。 期初数据的录入，期初数据录入主要是输入那些在系统启用之前已经发生的但还没有结算完的采购发票。第三章 业务应用采购管理分为下面几个业务类型，包括普通采购、设备采购、直运采购、寄存采购。不同业务类型其业务的处理过程以及财务收支核算的过程有差异，所以对应在系统中也会有不同的业务处理流程。1. 普通采购普通采购业务模式支持正常的采购业务，适用于一般企业的日常采购业务处理，包括普通采购、订单采购和项目采购。业务流程1. 请购部门填制采购请购单。2. 采购部门根据采购请购单进行比价。3. 采购部门填制采购订单。4. 采购部门将采购订单发送给供应商，供应商进行送货。5. 货物到达企业后，对收到的货物进行清点，参照采购订单填制采购到货单。6. 经过仓库的质检和验收，参照采购订单或采购到货单填制采购入库单。7. 取得供应商的发票后，采购部门填制采购发票。8. 采购部门进行采购结算。9. 将采购入库单报财务部门的成本会计进行存货核算，将采购发票等票据报应付账会计进行应付账款核算。单据流程1. 请购单：可手工新增，也可由库存管理、设备管理和项目管理等模块生成采购请购单。请购单元合并下达以后生成采购计划。2. 采购计划生成采购订单，如果是比质比价的物料，则采购计划生成价格审批单后由价格审批单生成采购订单。3. 采购订单可以手工制作，也可以根据价格审批单生成，还可以参照销售订单、采购计划、应付合同。如果是手工制作，则必须要将系统参数设置中的“允许手工录入采购订单”选项打勾；4. 采购到货单可以参照采购计划生成，也可以参照采购订单生成，如果系统参数设置中设置为允许手工录入到货单，也支持手工录入。当货物是免检时，采购到货单可以被采购入库单参照；当货物是全检或抽检时，则到货单需要先进行采购检验，质检通过以后才能生成采购入库单。5. 采购入库单：可手工新增，也可参照采购订单、到货单生成。采购订单审核以后，既可以经过到货然后入库，也可以直接入库。6. 采购发票：可手工新增，也可参照采购订单、采购入库单生成。建议同一业务只参照一种单据，避免重复参照。7. 采购入库单登记库存帐后与采购发票进行核销，系统回自动将与发票的核销结果回添到采购入库单上。当在采购过程中发生了费用时，可以通过采购费用分摊功能进地采购费用发票的分摊，最终确定采购的入库成本。8. 采购发票结转后生成应付单。采购付款单可以根据应付单生成。最后采购发票与付款单登记帐本，形成应付帐簿。业务应用根据货物及其采购发票的到达先后顺序可分为：1. 单货同行：当货物及其采购发票同时到达企业时，要检验发票与货物是否一致。检验单货一致后，可以先填制采购发票，再填制采购入库单，及时进行采购入库单与发票核销。也可以先填制采购入库单，再参照入库单生成发票，系统默认为自动核销。2. 货到单未到暂估入库：当货物先到，而采购发票未到达企业时，企业可根据实际入库数量填制采购入库单，做暂估入库；待取得发票后，再冲销暂估入库单，做正常入库。3. 单到货未到。当采购发票先到，而货物未到企业时： 可以不输入发票做压单处理，等货到时再填制入库单、发票。 也可以输入发票做在途货物处理。如果想要及时掌握在途货物情况，那么就应及时输入发票。2. 寄存采购寄存采购是一种新的采购模式。该模式的主要特点是，企业替供应商保管其提供的物料，先使用物料，然后根据实际使用定期汇总、挂账，最后根据挂账数与供应商进行结算、开票以及后续的财务支付。寄存采购的实际业务流程与普通采购相似，也有采购需求、计划、订货、到货、入库、开票、结算等环节。不同之处主要是体现在结算上，即先使用后结算。业务流程1. 请购部门填制采购请购单（寄存），采购部门根据采购请购单合并下达生成采购计划（寄存）；也可以是生产系统中MRP运算后生成的材料采购计划。2. 采购部门根据采购计划制定采购订单（寄存），并把采购订单（寄存）交付与供应商。供应商根据采购订单（寄存）制定发货计划并发货，到货后采购部门填制采购到货单（寄存）；也可以直接办理入库手续。3. 仓库部门办理入库手续，填制采购入库单（寄存），寄存物料进入库存保存。4. 企业根据需要，从仓库领用寄存物料。寄存领用可以是生产部门领用原材料，也可以是销售部门的销售出库，还可以是盘点、调拨的其它出入库。5. 在月末或者定期对使用的寄存物料进行汇总结算，并送给供应商确认；结算后，系统自动生成采购发票和采购入库单。6. 采购部门按照采购发票进行付款业务。7. 财务部门根据寄存物料的出入库单据进行存货核算，并将采购发票，付款单等票据登记应付帐款。单据流程一1. 填制请购单：将单据类型选择为寄存采购。请购单合并下达以后生成采购计划（寄存）。2. 采购计划生成采购订单（寄存），如果是比质比价，则采购计划生成价格审批单后由价格审批单生成采购订单（寄存）。3. 采购订单可以手工制作，也可以根据价格审批单生成，还可以参照销售订单、采购计划、应付合同。如果是手工制作，则必须要将系统参数设置中的“允许手工录入采购订单”选项打勾；4. 采购到货单可以参照采购计划生成，也可以参照采购订单生成，手工如果系统参数设置中设置为允许手工录入到货单，也支持手工录入，同样，手工录入的到货单也需要将单据类型选择为寄存到货。5. 到货单质检通过后可以生成采购入库单，分录中特殊库存为寄存库存，属于采购购入寄存仓库，登记寄存仓库的数量。单据流程二1. 库存管理中销售出库、期初交易、生产领料或寄存转正常时会生成交易记录。2. 在寄存结算中通过物料结算功能进行结算，结算后会自动生成采购入库单和采购发票3. 寄存结算：在寄存结算中通过物料结算功能进行结算，将统计期间内使用的寄存材料进行汇总，汇总的单据来源可以为：销售出库、期初交易、生产领料或寄存转正常。按照汇总数量分供应商进行结算。结算后寄存库存减少，正常库库存增加，并且会自动生成采购入库单和采购发票。4. 采购发票结转后生成应付单。采购付款单可以根据应付单生成。最后采购发票与付款单登记帐本，形成应付帐簿。业务应用寄存采购业务是替供应商保管物料，领用才结算的业务方式。3. 设备采购设备采购业务即类似于普通采购，又不同于普通采购。它也有采购需求申请、计划、订货、到货、开票、结算等环节。不同之处主要是体现在设备不入库，到货之后需要对设备进行拆箱验收，设备交接及设备备档等工作。业务流程1. 生产部门提交设备需求；2. 设备科进行汇总，形成采购申请；3. 采购部门根据采购请购单进行比价。4. 采购部门填制采购订单。5. 采购部门将采购订单发送给供应商，供应商进行送货。6. 货物到达企业后，对设备进行拆箱验收，设备交接及设备备档等。7. 取得供应商的发票后，采购部门填制采购发票。并采购发票等票据报应付账会计进行应付账款核算。单据流程1. 填制请购单：将单据类型选择为设备采购。请购单合并下达以后生成采购计划。2. 采购计划生成采购订单，如果是比质比价，则采购计划生成价格审批单后由价格审批单生成采购订单。3. 采购订单可以手工制作，也可以根据价格审批单生成，还可以参照销售订单、采购计划、应付合同。如果是手工制作需要将单据类型选择为设备采购，同时必须要将系统参数设置中的“允许手工录入采购订单”选项打勾；4. 采购到货单可以参照采购计划生成，也可以参照采购订单生成，如果系统参数设置中设置为允许手工录入到货单，也支持手工录入，手工录入的到货单也需要将单据类型选择为设备采购。5. 设备采购不用入库，所以采购发票直接参照到货单生成。6. 采购发票结转后生成应付单。采购付款单可以根据应付单生成。最后采购发票与付款单登记帐本，形成应付帐簿。4. 直运采购直运采购是直运业务的一部分，直运业务是指企业接到客户的订单后，向第三方供应商签订采购订单。第三方供应商根据采购订单，组织货源直接向客户发出货物。对于进行直运销售的企业而言，无需进行实物的收发，即完成购销业务。结算包括两部分：企业和供应商之间的开票及付款；企业和客户之间的开票及付款。业务流程1. 由销售部业务员根据市场、客户和成本信息进行销售报价，2. 销售报价单可以由销售主管审批，审批通过后业务人员将客户提出的产品需求整理后形成销售订单。3. 采购人员依据销售订单向第三方供应商签订采购订单。4. 当客户收到第三方供应商发的货之后，会计根据销售订单向客户开具销售发票。单据流程1. 销售订单可以手工录入，也可以根据报价单或销售合同生成。2. 采购订单直接参照销售订单生成，可以拆单，但不能拆记录，即每行销售订单记录只能被采购订单参照一次。3. 采购发票参照采购订单生成。4. 销售发票参照销售订单生成。第四章 初始采购管理的初始化主要是在基础信息维护资料的基础上为正常使用采购模块做进一步的设置，是利用采购管理系统处理日常采购业务的前提。使用采购模块处理采购业务首先需要做相关的初始设置，主要是一些参数设置、基础数据维护和期初数据录入的工作。1. 系统参数设置系统参数也称业务处理控制参数，是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定用户使用系统的业务流程、业务模式、数据流向。用户在进行选项设置之前，一定要详细了解选项开关对业务处理流程的影响，并结合企业的实际业务需要进行设置。由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，用户最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。该选项设置将对采购管理的所有操作员和客户端的操作生效，故要慎重设定或修改，如图 4-1-1图4-1-1项目说明：1系统参数设置系统参数设置【最高限价】：通过采用采购限价来控制采购价格，达到加强采购管理、控制采购成本、控制采购数量与采购价格、减少采购过程中的漏洞。如果采购的金额超出了事先设定的价格，则需要经过审批。若使用最高限价，则在录入采购订单、采购入库单、采购发票时，系统会拿单据中的单价与该物料目录中的最高单价做比较，判断是否超出最高限价。如果单据上的物料单价大于物料字典上的最高单价，系统给出提示，而且不允许保存；若使用最高限价并设置控制密码时，当单据上的物料单价大于物料字典上的最高单价系统给予提示后，输入控制密码则可以保存。若不使用最高限价，系统不对采购订单中的单价进行判断。此参数使用与否不影响业务流程，日常业务中可以随时改变设置。【使用外币核算】：采购系统中支持外币采购业务。如果选择外币核算，则业务单据会同时对本位币与外币进行核算。【无权限时菜单隐藏】：若在维护工具中某一操作员没有某功能权限，则在其登录时，系统会将没有权限的功能菜单隐藏，这样可以简化界面、屏蔽了一些功能。设置后要重新登陆才能实现。物料参数设置【使用采购计量单位】：一个物料除了主计量单位、辅助计量单位外，还可以使用采购计量单位，处理多计量单位的问题，即采购系统中可以实现三计量单位。如果使用采购计量单位，采购系统中的其他需求、采购计划、采购发票、采购付款单的表体中都会显示出物料字典上对应的采购计量以及这个计量单位对应的采购数量。并且在制作单据时系统会自动换算出采购数量。 注意事项 系统虽然没有控制这个设置的修改性，但建议不要随便修改这个参数设置，因为各个单据的表体中都响应的有辅数量这一项，如果随便修改的话，有可能会造成查询统计时辅数量不正确。【使用辅助计量单位】：控制物料是否使用辅助计量单位。注意事项 如果库存系统使用辅计量单位，则采购系统强烈建议也使用辅计量单位。【使用特别项目】：系统对单据和字典提供了扩展功能，如果选择了使用特别项目，则用户可以根据自己的要求定义特别项目扩充单据和字典，详细的使用说明请参见自定义栏目设置的使用。注意事项 此参数一旦使用就不能再取消。 要根据企业对对物料的管理深度来判断是否是使用此参数，一旦选择使用特别项目，就增加了管理的复杂度和精确性，因为从需求开始就不仅是按照物料的编号进行匹配，还要考虑物料的特别项目；另外采购系统区别于其他模块的地方就是虽然设置了使用特别项目，但可以不录入特别项目。【严格按照供应商选择物料】：一旦选择此参数，在制作单据时，物料与供应商之间的关系要符合货源清单上的关系，其影响到的单据有其他需求、采购计划、采购订单、采购入库单。【发票与采购入库单核销时是否严格按照特别项目匹配】：选择是，则在采购入库单同采购发票进行核销的时候系统会根据核销判断规则加特别项目进行核销，否则系统只根据核销判断规则进行核销。注意事项 此参数影响到业务的流程以及繁琐程度，所以要慎重选择：一旦选择了，在采购系统中做单据时要仔细把物料的所有的用到的特别项目维护好，否则就无法进行发票与入库单的核销工作；如果不选择，系统会把满足物料编号的物料进行核销。【费用发票允许选择非费用类物料】：选择是，则在制作费用发票时，按右键帮助选择物料时窗口中可以看到物料性质为非劳务费用的物料。业务参数设置【采购计划是否输入业务员】：指采购计划是否明确到采购业务员，如果选择是，则采购计划明确到业务员，而且在采购需求生成采购计划的时候会根据设置的业务员和物料的关系区分不同的业务员，按业务员生成采购计划。【按地区选择供应商】：选中：在进行往来单位帮助时，是根据地区来检索往来单位的，不选：在进行往来单位帮助时，是根据类别来检索往来单位的，可以根据往来单位的设置情况，选择不同的帮助方式，为客户带来操作方便。【入库单与发票核销时是否更新入库单单价】：如果选择该参数，则在入库单与发票核销时更新入库单单价，如果入库单多次开票则登记发票的平均单价，否则入库单与发票核销时不更新入库单单价。要求是采购入库单必须还没有在存货系统中记帐，也就是没有进行存货核算才可以。控制参数设置【允许手工录入采购计划】：按照规范化的采购作业流程，采购计划是由采购需求合并下达后得到的。但在实际情况中也可以根据需要来决定是否允许手工追加采购计划，该参数就是来控制是否允许使用“计划采购计划维护”来手工录入采购计划。严格来讲，手工录入追加计划应该经过申请和审批的手续。如果选择该选项，则可以手工输入或补充采购计划。否则采购计划只能根据请购单（采购需求）合并下达生成而不能直接输入。【允许手工录入采购订单】：对于需要进行价格审批（物料控制属性为：比价控制）的物料，其采购订单是由价格审批单来生成的，而不需要进行价格审批的物料，其采购订单可以手工录入也可以根据采购计划生成，可以根据实际管理情况设置此参数。【允许手工录入采购到货单】：如果选择该参数，则采购到货单可以手工制作，也可以参照其他单据生成；如果不选择该参数，那么采购到货单只能由采购计划和采购订单参照生成。【采购发票是否自动结转】：选择该参数则发票审核通过后则自动结转到应付模块。否则需要到结转功能手工结转。注意事项 该参数默认为灰色，无法选择，采购发票结转的条件选择物料可以没有验收入库则该参数才变为可选。【单据不允许其他人修改】：控制是否允许修改他人制作的单据，判断是否为同一操作员，根据姓名判断。【是否允许处理零数量入库单与发票】：选择此参数，入库单与发票上的分录中存在0数量时可以保存，不选择此参数则不能保存。注意事项 一般情况下是不允许入库单、发票0数量；如果允许的话，系统就不对这样的入库单与发票进行核销。【使用下月回冲时不允许暂估单据和发票核销】：如果选择存货系统中使用下月回冲的话，则不允许发票和暂估单据核销，否则不过控制。注意事项 如果采购发票无法参照入库单，可以检查是否选择了该选项。【单据参照时是否严格判断数量】：选择：参照的单据的数量只能小于等于被参照的单据；不选：参照于被参照单据之间的数量没有控制。【入库单是否锁定金额】：选择：入库单上的金额不随数量及单价的变化而变化；不选：入库单上的金额随着数量及单价的变化而变化【订单取最后一次订单单价】：手工录入采购订单时，如果选择此参照，则订单增加的时候订单单价默认取相同订单接收方、相同物料的最后一张订单上的单价；否则单价就需要手工录入。【计划取最后一次计划单价】：手工录入采购计划时，如果选择此参照，则计划增加的时候计划单价默认取相同订单接收方、相同物料的最后一张计划上的单价；否则单价就需要手工录入。【到货单取最后一次到货单价】：手工录入采购到货单时，如果选择此参照，则到货单增加的时候单价默认取相同订单接收方、相同物料的最后一张到货单上的单价；否则单价就需要手工录入。【单价来源货源清单】：手工录入业务单据时，如果选择此参照，则单据增加时单价根据本次输入的数量取贷源清单中相应数据段内的单价，如果不选择此参照，将手工录入；如果业务单据设置取最后一次*单价，那么单价来源货源清单参数将不起作用。【采购员与部门严格对应】：如果选择该参数，在采购业务单据制作时，当确定了采购部门后，采购员只能录入本部门的采购员；如果不选择此参数，在确定采购部门后，采购员可以选择其他部门的采购员。【到货单自动生成批号】：如果选择此参数则到货单中的批号会根据批号方法生成定义中自动形成，否则需要手工录入批号。多选项参数设置【采购费用分摊依据】：多宗材料共同发生一笔采购费用（如运费、装卸费等）的情况，需要将采购费用分摊到多宗材料中去，分摊依据有金额和数量两种，只能分摊一次，但可以选择多张采购入库单进行分摊。【发票金额换算方式】：以不含税单价为基准：输入不含税金额，换算含税单价及金额；以含税单价为基准：输入含税单价，换算不含税单价、金额【采购发票允许结转的条件】：物料必须已经验收入库：在发票与入库单未核销前，不允许采购发票记帐，即只有在核销后发票才能记帐。采购物料已经验收并入库了，并且相应的采购发票已经到达，即货、票已经核对上了，则财务上可以将此笔业务记入应付帐款，等待执行相应的付款业务。实际操作时：发票与入库单要先核销，然后才能执行发票记帐操作，即核销后记帐。同样对于费用发票来说，要先执行费用发票的分摊，将采购费用分摊到相应的入库单（即分摊到相应的采购物料上去），然后费用发票才能记帐。物料可以没有验收入库：对于先核销或者先发票记帐不加控制。此参数也对采购费用发票的分摊起作用，即：必须验收入库，要求费用发票必须先分摊到入库单上，然后才能将费用发票记帐。物料可以没有验收入库则不限制记帐与分摊的先后顺序。注意事项 该参数对期初单据记帐同样存在影响，因此期初请将此参数设置为可以没有验收入库，否则采购入库单必须同发票核销后采购发票才能记帐。【主辅计量单位换算方法】：如果该参数设置为主计量单位为主，并且参数是否使用辅计量单位设置为使用辅计量单位。则在做单据时，输入主数量能够自动计算出辅助数量，输入辅助数量不会自动计算主数量。如果参数设置为辅计量单位为主，并且参数是否使用辅计量单位设置为使用辅计量单位。则在做单据时，输入辅数量能够自动计算出主数量，输入主数量不会自动计算辅数量。如果参数设置为强制换算，则在做单据时，输入主计量单位则可以自动换算出辅计量单位，同时输入辅计量单位也会自动换算出主计量单位。例如：一箱货换算成50盒的话，如果某一次客户买了40盒，那么也装成是一箱，而不会是0.8箱。因此选择主辅计量单位的时候，我们参照用户需求进行选择。【记帐核销判断规则】：做核销时，自动核销是根据这里设定的核销规则来核销的。这样对于同一供应商，同一部门但不同业务员负责的业务能分开核销。选择的越细，对应的操作就越繁琐，管理的就越复杂。【当前业务状态】：“期初余额初始”表示系统正处于系统初始阶段，期初余额还没有初始完毕，此时，只能对期初单据进行记账，而不能对正常业务单据进行记账处理。当期初余额初始完毕后，可将参数设置为“正常业务处理”，此时，就可以对正常业务单据进行记账处理，而不能对期初业务单据进行记账处理。【采购需求维护终止日】：需求描述：需求计划有一个录入的截止日期问题，例如到了每月的18号，就不允许任何人再往系统中录入需求数据，这样更便于采购部门进行采购。所以在采购系统的系统参数设置中增加了一个功能开关，控制采购需求的输入。具体实现：如果系统定义计划维护终止日，则如果服务器日期大于采购需求维护终止日的日期，则系统将不再允许输入采购需求，提示“当前系统日期大于采购需求维护终止日”。注意：这个日期取的是服务器的日期，与客户机没有关系。【单据编号重复时处理方式】：分为手工修改和自动增加两种方式，当提示单据编号重复时如果选择的是手工修改，就要手工修改其单据号；如果是系统自动增加，系统会自动进行处理。【费用发票生成调整单的依据】：为了准确的核算成本，费用发票需分摊相应的物料上，但是对于已经记存货帐的采购入库单就无法使用分摊采购费用这个功能来实现，所以系统提供了费用发票生成金额调整单这一功能来实现费用的分摊。采购入库单：生成的金额调整单根据采购入库单的物料为依据。库存物料余额：生成的金额调整单根据库存物料余额为依据。2其他参数设置 图4-1-2会计期间设置【会计期间】：与帐务系统一致，在创建帐套时设置。【启用年度】：【启用期间】：显示采购模块的启用年度、期间。在安装完帐套，可以在基础数据维护模块-初始-系统启用中将采购启用。未做初始化前均可以修改。应根据设置的启用期间，输入正确的期初单据与期初余额。如已经输入动态数据余额则不再允许修改。数据精度设置【入库允差精度】：对采购订单数量超计划的控制以及对采购入库单数量超订单的控制。制作采购订单时，如果参照采购计划生成，对于超出计划数量的百分比，系统自动与允差精度做比较，如果大于允差精度，系统会提示数量超过限额X，继续吗？如果点是，系统自动生成采购订单，否则不生成。入库单参照订单生成时，也会有类似提示。 目的：控制采购到货数量。【税率精度】：和【增值税发票中不含税单价精度】：根据企业各自的不用需求，进行本企业的税率、增值税发票中含税单价的小数位的设置。【信誉记录权值】：用于给供应商进行信誉评分时定义各项因素所占的比重。这些因素是系统预置的，需要填写各因素对应的百分比，可以将某种因素的比重设为零（即不考虑该因素），一般来说，各因素的比例相加应该等于100%。2. 基础数据维护系统采用一体化设计，所有共用的基础数据都通过基础信息集中设置，此处的基础数据维护是采购系统中独有的，如：物料采购员关系、采购发票类别这些只能在采购系统中录入。基础数据维护主要是完成对物料采购员关系、采购发票类别、采购计划类别、采购订单类别、供应商信誉记录的输入工作。2.1采购发票类别为了便于分类统计和查询，可按发票类别进行分类。具体的类别设置可根据本单位的实际业务而定，例如：发票类别可分为防伪增值税发票、普通发票、运输专用发票等等，如图 4-2-1-1图 4-2-1-1项目说明【类别编号】：允许最多输入两位。【类别名称】：可以根据企业自身的实际业务定义。【税率】：输入该类型发票的缺省税率，录入发票时，该税率还可以修改。【类型】：系统提供了应税外加发票、应税内加发票两种类型，根据实际情况选择。类型选择应税外加发票时，税额不含税金额税率、含税金额不含税金额（1税率）；类型选择应税内加发票时，税额含税金额税率、不含税金额含税金额/(1税率)。【零控制】：提供了发票是否允许数量为0、金额允许为0、数量金额不允许为0的判断，此功能项的作用是在采购发票制单时，是否允许数量、金额为0。选择金额允许为0一般是用于调帐业务；选择数量允许为0一般是赠象增品业务等。注意事项 该发票类别一旦在采购发票中被使用，就不允许删除该类别。2.2物料采购员关系采购管理上，可以事先设定某一个采购员负责采购的物料范围，即采购员只能采购范围内的物料。没有设定则表示该采购员可以采购所有物料。设定某种物料是否对应特定的采购员。制作相应单据，如由物料需求汇总生成采购计划时，系统会将其视为默认的关系，自动根据物料和采购员的关系，计划按采购员区分。也可以定义产品类别与采购员的关系。如图 4-2-2-1图 4-2-2-1项目说明【优先级别】：一种物料可以对应多个采购员，这时采购员之间就有个优先顺序。【是否包含】：指定物料与采购员的关系，是采购员采购此物料还是采购员不采购此物料。例如：如果要定义采购员王明可采购物料类别为“助剂”的物料，则直接定义物料类别为助剂，物料编号不填，是否包含为是，表示该采购员可以采购所有的助剂。如果王明可以采购除助燃剂以外的所有助剂，在定义上面将的一行信息的同时，在多定义一行，物料类别为空，编号为助燃剂的编号，是否包含为否，代表除了助燃剂，王明可以采购所有的助剂。本界面既可以按照采购员定义和查询其与物料的对应关系，也可以按照物料定义和查询其与采购员的关系；定义物料和采购员的关系可以明确到物料也可以到物料的所属类，但类必须是明细类。操作说明数据转入：可以将定义的内容转出成TXT格式文件。数据转出：可以符合此处数据结构的TXT文件转入。数据转入转出可以用于同一个单位两套帐之间的数据交换，即用数据转出功能将一套帐中设置好的数据转出，在另一套帐中用数据转入功能将数据转入。也可以将定义好的采购计划类别下发到其他同级单位或子公司，减少输入的工作量注意事项 如果某部门下没有采购员，则不允许定义物料/采购员关系，点击增加按钮将不会出现任何提示。2.3采购计划类别对于采购计划，为了便于分类统计和查询，可按采购计划类别进行分类。具体的类别设置可根据本单位的实际业务而定，例如：采购计划类别可分为原材料计划、其他材料计划等等。进入采购计划类别维护功能，操作界面如图 4-2-3-1所示：图 4-2-3-1【类别编号】：允许最多输入两位。【类别名称】：可以根据企业自身的实际业务定义。2.4采购订单类别对于采购订单，为了便于分类统计和查询，可按采购订单类别进行分类。具体的类别设置可根据本单位的实际业务而定，例如：采购订单类别可分为原材料订单、其他材料订单等等， 如图 4-2-4-1所示：图 4-2-4-1【类别编号】：允许最多输入两位。【类别名称】：可以根据企业自身的实际业务定义。【税率】：输入该类型订单的缺省税率，录入订单时，该税率还可以修改。2.5供应商信誉记录稳定的供应商信誉记录是企业评估供应商的依据，通过对供应商每次交货的价格、交货数量定性、按时交货情况、交货质量进行打分，并通过定义加权计算对本次交货得到一个综合分，做为企业评价供应商的依据。影响得分的因素及其权数在系统参数中限制。最后将会根据输入的各种得分计算出一个综合得分。菜单路径供应商管理-采购管理-初始-基础数据维护-供应商住处信誉记录。前置说明首先在系统参数设置中设置信誉记录的权值，给各项因素设置百分比。其次需要定义往来单位地区、往来单位类别、往来单位目录。操作流程进入价格类别维护功能，操作界面如图 4-2-5-1所示：图 4-2-5-11、点击左半部分窗口的供应商目录中的供应商，右边窗口显示已维护该供应商信誉记录。2、点击图标增加按钮，在右半部分窗口中，分别在各评价指标（交货准时率、数量准确率、规格准确率、质量合格率等）中输入评价系数，综合得分=各评价系数*权值（在系统参数中设置），平均得分记录了历次的得分情况的平均值。3、可以根据录入的入库单号直接连接到原始的入库单。项目说明【供应商编号】：系统根据左半部分窗口中选择的供应商自动显示，不用手工输入。【供应商名称】：系统根据左半部分窗口中选择的供应商自动显示，不用手工输入。【记录日期】：默认显示为系统的登录日期，可以根据实际记录的日期修改。【入库单号】：手工输入该供应商的入库单号，对该供应商每笔的供货情况做出评价。操作说明：可以根据左半部分窗口中所选择的供应商对应的入库单号联查到原始的入库单。：对于供应商信誉的评价系统共预置了交货准时率、数量准确确率、规格准确率、质量合格率、外观评价、价格评价、售后评价七个项目，企业可以根据自身的实际业务只显示自已关心的项目，可以通过设置显示列功能实现。例如某企业只关心供应商货物的质量、价格问题，只将设置显示列中质量合格率、价格评价两个项目定义为显示即可。3. 货源维护根据国家对物资采购管理的规定，要求实行比质比价采购，这就需要建立一个维护档案，记录每种物料的不同供应商的报价和其他重要信息，用来进行比价采购。另外，对于与企业的长期建立合伙关系的供应商也可以在维护货源信息，便于在采购计划、比质比价、订单功能中直接匹配供应商。3.1价格类别物料价格的来源有多种价格记录种类，除了各供应商的报价外，还可以从各种媒体上收集，为此提供价格类别维护，以便进行比价时进行参考。菜单路径供应商管理-采购管理-初始-货源维护-价格类别。如图4-3-1-1图4-3-1-1【类别编号】：允许最多输入两位。【类别名称】：可以根据企业自身的实际业务定义。3.2 货源清单供应商能够提供的货物清单及供应商报价目录，某种物料有哪些供应商可以提供及各自的报价。记录供应商在某一段时间内能提供哪些货，对于某一个数量段的供货量的报价多少。不同供应商可以供应相同物料时，这时可以定义供应商的级别。菜单路径供应商管理-采购管理-初始-货源维护-货源清单项目说明进入货源清单功能，点击图标后，弹出操作界面如图 3-2-1所示：图 3-2-11基本信息【采购比例】：在采购计划和价格审批单中选择自动匹配供应商功能后，根据采购比例系统可以自动分配采购数量。例如A,B,C三家供用商中采购“扳手”2000个，其中A供应商采购比例为100，B供应商采购比例为200，C供应商采购比例为220，那么可以在A供应商可采购的数量=2000*（100/（100+200+220），B 供应商可采购的数量=2000*（200/100+200+220），C供应商可采购的数量=2000*（220/100+200+220）。【允差】：在采购计划和价格审批单中匹配供应商后，允差会被自动参照到相应的单据上。【优先级】：对供应商按降序进行优先级定义，例如优先级为1的供应商的级别高于优先级2。【供应类型】：有三种类型可以选择，分别为采购、委外、寄存。如果供应类型选择采购，则在采购模块的采购计划和价格审批单中可以进行价格的匹配；如果寄存模块和委外加工模块的相应单据也要进行价格的匹配，则将供应类型分别对应成寄存、委外即可。【审核】：供应商供应信息是否通过评审，只有通过评审才生效，即在采购计划和价格审批单中才能自动匹配供应商。注意事项： 同一物料下不能有相同的供应单位（比如相同单位在不同时间段的报价）而且对于采用唯一供应商的物料，不允许设多个供应商。图 3-2-2价格信息【报价单号】：报价单更新货源清单时自动回添报价单号，如果是手工录入的货源清单则不允许输入。【币种】：如果核算外币则根据在基础设置中定义的外币字典选择币种，那么当采购计划和价格审批单匹配价格时当价格信息更新到单据的相应单价中。【起始日期】、【终止日期】：点右键选择或直接输入起始日期和终止日期。表明此报价在这个时间段内有效。不在这个时间段内的时间不能参与比价。【数量下限】、【数据上限】：通过输入数量下限，数据上限，可以定义在不同的数量段内的供应商的不同报价。可以下定义多个数量段，具体实现通过增加分录按钮，也可以只定义一个。图 3-2-33其他信息该部分内容为质量管理中用到的信息，也可以空着不填，如果输入以后，则做单据选择物料后质检方案、检验方式、抽检方案等会按在此输入的信息默认显示，允许手工修改。4. 期初数据录入期初数据录入主要是指在进行日常采购业务处理之前，输入在系统启用之前已经发生的但还没有结算完的采购发票，即票、货、款没有全部到齐而没有核对完。因此这些票据应该在初始化的时候作为期初数据，录入系统中，以便在系统使用后，相应的采购业务的票货款都到齐后，可以进行核对。采购管理系统的期初数据录入工作可以分为二个步骤： 录入期初采购发票 结转期初发票4.1期初采购发票本功能完成期初数据录入的第一步：录入期初采购发票。初始化时，根据具体情况决定是否录入期初发票，举例说明：货票款是否参与核销或分摊是否与付款单核销完毕期初采购录入到1000未到未付/已付不录入到1000到1000付1000不录入到1000到800付800否是不录入到1000到800付600否否录入未到到1000付1000是是录入未到到1000付800/未付是否录入菜单路径供应链-采购管理-初始-期初数据录入-期初采购发票项目说明选择该功能后显示如图 4-4-1所示窗口中： 图4-4-1期初发票表头栏目信息【单据类型】：进行该界面单据类型自动显示为采购业务发票，不允许手工修改，采购业务发票是指实际购买物料的发票，一般是由供货方开制的销售发票。【业务日期】：指定了该笔业务所归属的会计日期。由此决定了，该笔业务必须在业务日期所在的会计期间记账，相关的查询也是按照业务日期进行查询的。【单据日期】：即制单日期，指定了该笔业务实际录入的日期。系统默认为当前财务日期，可以修改。【单据号码】：录入或自动生成。用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据编号保证唯一性。参见单据编号定义。【订单接收方】：相当于供应商的销售结构或者代理商。单据右键选择该张发票对应的采购订单的接收单位。如果该供应商没有定义关联单位，则默认的收款方、开票方、货物提供方、原料制造方与订单接收方相同，如果在供应商字典中定义了合作伙伴，会在相应位置显示其关联单位。【货物提供方】：供应商的生产机构，提供订单中所涉及物料的单位。【原料制造商】：发生质检问题时的追述对象。【收款方】：绝大部分情况下就是开票方，跟付款相关。【开票方】：一般是供应商的财务部门或专门的财务结算公司，跟开票结算相关。【核算对象】：分为单位、部门、个人三种选择，采购发票中的核算对象默认为单位，一般不允许修改。【对账业务号】：发票与付款单核销时使用。采购发票的含税金额=不含税金额*（1+税率）；费用发票的不含税金额=含税金额*（1- 税率）。【发票类别】：必须先输入，用于确定分录中物料的税率。【付款条件】：如果该供应商对本企业有现金折扣的处理，可以在此处单击选择。【币种】：选择本业务的交易币种即原币，按右键选择，弹出的内容为基础设置中定义的币种字典的信息。【来源】：分为录入、入库单生成、交易记录生成三种。期初发票表体主要栏目表体分录根据实际情况填写，关键点是根据含税金额合计登记收款方的应付账款的期初余额。【物料编号】：可以输入编号或助记码，也可以右键帮助。如果所输入的发票是费用发票，则要输入相应的物料性质为劳务费用物料。如果是根据入库单生成则物料不可修改。【计量单位】：该种物料的计量单位，根据系统的参数的设置可以显示采购计量单位、辅助计量单位和主计量单位，其中主计量单位必须显示，其他计量单位由系统参数的设置决定是否显示。【物料名称】：录入物料编号后，会自动带出相应的物料名称。【规格型号】：录入物料编号后，会自动带出相应的规格型号。【主数量】：期初发票的数量，若系统使用辅助数量和采购数量，还会显示采购数量和辅助数量。【主计量单位】：该种物料的计量单位，根据系统的参数的设置可以显示采购计量单位、辅助计量单位和主计量单位，其中主计量单位必须显示，其他计量单位由系统参数的设置决定是否显示。【单价】、【金额】：为不含税单价和不含税金额，可以手工录入或自动计算，如果系统参数设置的金额换算方式以含税单价为基准，则当数量变化时，以含税单价*数量计算出含税金额，再根据税率换算出金额，即不含税金额，最后由不含税金额/数量换算出单价。【含税单价】、【含税金额】：为含税单价和含税金额，可以手工录入或自动计算，如果系统参数设置的金额换算方式以不含税单价为基准，则当数量变化时，以