采购控制程序1.doc

文件编号：页 码： 1 / 8版 本： G主题采购控制程序 版 本修 订 说 明制订人发行日期批 准： 审 核： 拟 定： 发行日期： 会 签 及 分 发会签 分发 部 门 签 名 日 期会签 分发 部 门 签 名 日 期 执行总裁 市场营销中心 生产营运中心 专项目营运中心 新项目营运中心 财务中心 人力行政中心 工 程 部 品 保 部 生 产 部 采 购 部 化 工 部 吸 塑 部 来料加工部 归档确认： (DCC) 归档日期： 受 控 章 文件编号：页 码： 2 / 8版 本： G主题采购控制程序1目的1.1规范采购行为，降低采购成本，确保公司各项物资供应（所有外购有形、无形物资，委外加工产品等），加强公司采购的监督/执行管理，特制定本程序。1.2 选择合格的供应商并对采购作业进行管理，确保采购的物品不含有标准所规定的化学物质，符合规定要求，并要求供应商配合进行零件、原材料的化学物质调查（提供相关材料成分表、测试报告、零部件行业技术标准，设备配置清单/操作说明等文件或电子档资料）。2适用范围本程序适用于本公司所有采购行为，即生产用料和非生产性用料、劳保用品、固定资产类物品采购、委外加工产品采购、办公/文具用品及设备维修需用零部件等，以及与采购有关联的各项管理。3术语和定义3.1生产物料：用于产品生产用的主材料和辅助材料。3.2非生产物料：指用于非生产使用的相关辅助材料（含：办公耗材、文具、劳保用品、机器设备、五金配件、建材等）3.3 固定资产：指使用期限超过一年在生产过程中用来改变或影响劳动对象的固定资本的实物形态。在生产过程中可长期发挥作用，长期保持原有实物形态，但其价值则随着企业生产经营活动而逐渐地转移到产品成本中去，并构成产品价值的组成部分。分固定资产（房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具和工具等）和低值易耗品。4职责4.1采购部4.1.1主导供应商开发，供应商建档，供应商信用资料收集并复印给财务部作付款依据，供应能力评估、交期控制/跟进、商务谈判、超额运费引起市场失效或潜在失效、客户中断原因分析及纠正/预防，送样前相关事宜跟进工作，对供应商施加与环境管理体系、有害物质管制过程相关的影响并跟进效果。4.1.2 负责物料/物品的采购工作及提出所有物料供应商的MOQ（最小采购量）、Lead time（最短交期）给PMC部作参考。4.1.3负责采购执行中的日常工作（协议/合同拟订、付款申请、采购单拟订/传真/传送其他部门、品质控制及异常跟进、采购档案的建立、市场信息收集、采购帐务处理、交期控制及异常跟进、议价及降价计划执行）。 文件编号：页 码： 3 / 8版 本： G主题采购控制程序4.1.4负责采购完成后供应商维护，组织定期评审，供应商降价执行结果跟进。4.1.5协助品保部进行供应商来料品质管理。4.1.6 跟进供应商来料批号管制及有害物质管制，如HSF或ROHS标识、ICP测试报告（SGS/ITS/CTI）、材质证明等的有效性。4.1.7 负责与供方沟通可回收包装物循环、成本扣除或包装/储运/防护要求提出。4.2品保部4.2.1 IQC负责来料检验/测试，根据工程部提供的信息拟订来料检验标准，主导实施供应商品质月度总结，协助季度/年度评审及现场评审工作。4.2.2 协助完成第一次采购前对供应商的初选和现场评审。4.2.3 主导来料特采判定及必要时对供应商进行辅导。4.2.4主导供应商月/季品质会议及稽核供应商品质过程。4.2.5物料承认（指非第一次购买的物料即更换供应商时的物料承认）。4.2.6监督供应商是否按本公司或客户要求对有害物质管制。4.2.7IQC接到仓储课发出的来料检验通知书后，13个工作日内需作出品质判定（特殊情况除外）。4.3工程部4.3.1负责提供判定收货的技术要求、使用条件、质量保证条件等作采购品质依据及IQC检验参考。4.3.2协助完成采购前对供应商的现场评审及必要时协助执行对供应商的月度或季度或年度评审。4.3.3新物料/物品承认及替代料确认。4.4仓储课4.4.1负责根据采购订单按单收货及通知IQC进行来料检验及验收合格入电脑帐及台帐。4.4.2负责外来包装物及可回收/不可回收包装物管理、退回供方、协助回收等。4.4.3负责对供应商来料管理工作稽核是否与PMC或相关部门需求一致4.4.4负责审核供应商送货单信息是否填写完整及供应有否贴批号（LOT NO）及有害物质不含的标识“HSF”或“ROHS”。4.5PMC课4.5.1负责按市场营销中心各业务人员所接收到的“生产工程单”提出物料需求（用“请购单”执行）。4.5.2 负责按采购部提供的材料供应行情或特殊情况结合本公司客户及本公司特性拟订最高/最低安全库存量、主要原材料一览表，并抄送仓储课、采购部。4.6 财务部 根据仓储课的，品保部的检验记录，采购部的，供应商的与供应商对账；按采购部提出的“付款计划”付款或协调付款执行；稽查仓库内存放材料占用资金的合理性。 文件编号：页 码： 4 / 8版 本： G主题采购控制程序5程序内容5.1供应商评审5.1.1 所有供应商（主要为主材供应商）在采购前必须依供应商管理程序完成评审作业。A所有供应商在纳入AVL合格供应商一览表前必须要求其提供营业执照、税务登记证、可开税额发票能力、通过ISO9001、QC080000&ISO14001体系认证证书，对没通过认证的供应商必须提交 “ISO9001、QC080000& ISO14001体系认证计划书”。B 所有材料在采购前必须由供应商提供材料样品、承认书（一式四份承认书）/材质证明书/检测报告/MSDS (Material Safety Data Sheet，即化学品安全说明书或称为化学品安全技术说明书或化学品安全数据说明书)，采购部收到样品及相关资料后填写给相关部门执行样品检测、承认，OK后及时将承认结果反馈给供应商（样品与一并给供应商作为后续交货之检验依据）。所有样品承认必须签实物板作为生产交货、验收、测试依据。5.1.2试用期供应商必须需齐备相关资料、评审后纳入。 5.1.3 经评审合格的供应商必须纳入AVL后呈最高管理者或职务代理人批准后执行商业往来抄送财务部、仓库、IQC、体系中心。未经评审并列入供应商，严禁执行采购。 5.2 采购申请5.2.1直接生产物料的请购由PMC课按订单实际需求量及允许生产损耗值、库存量提出申请。5.2.2 主要原材料（含油墨）由PMC课结合库存量、实际需求量提出申请。5.2.3生产辅料、劳保用品、成品包装用PE袋、纸箱等由仓储课依各部门的实际用量、适量存量按月提出申请。5.2.4 文具、办公用品及耗材、后勤（电工用照明、线路耗材、日用小五金等）用料/物品由管理部按月实际用量、适量存量提出申请。5.2.5 非生产特殊用料及生产辅料由使用部门按月/周需求提出申请，特急件必须经部门主管及以上批准后方可“急”购。5.2.6 生产设备常用易损零部件由机修工按易损件适当备货或月/周需求提出申请。5.2.7所有申请依据请购作业指导书，部门主管批准后方可采购。5.3采购执行5.3.1采购部在接到后，以物料的类别与特性决定采购方式。所有报价单必须有付款方式、税额、保质/保固期、品质责任、服务/维护责任、包装方式，必要时有备件清单等信息。如否一律不允许采购。5.3.2采购部随即查询相关资料，进行相应的“询价/比价与议价”作业，在价格得到部门主管、最高 文件编号：页 码： 5 / 8版 本： G主题采购控制程序管理者或其职务代理人批准后方可执行作业。5.3.3采购部将通过系统转成，单上需明确载明：供应商资料、品名、规格/型号、数量/重量、价格/币别，交付期、付款方式，品质/环保标准要求，不含有害物质等信息，以传真（或复印件）发送给供应商（一式四份，财务、采购、仓库、供应商各一份）。5.3.4 经部门主管审核，最高管理者或其职务代理人核准后，再传真给供应商，供应商收到后须在半个工作日内确认回传，否视默认。5.3.5 新物料的采购优先考虑现有的合格供应商。5.3.6 客户指定供应商按采购控制程序、供应商管理程序执行或按客户要求执行，但不能免除其供应合格产品的所有责任。5.3.7 所有物料采购必须是从与中的供应商采购，当中的物料为新料时则必须完成5.1工作后进行采购（特殊紧急情况时报部门最高管理者批准后处理）。5.3.8物料采购时必须依照品质与环保相关要求让供应商提交相应的资料与证明（如材质证明、ICP报告，有害物质不使用证明等）（ICP报告指SGS或ITS或CTI等权威机构出示的报告）。5.4 采购控制（即拟、审、核、决权限界定）：5.4.1 报价单：由供应商按产品制造或成本构成而制的“报价单”，传真或正本给本公司采购部，每类物料或产品必须按采购5R原则（适时、适地、适质、适量、适价）有35家以上“报价单”待选产品采购价格，必须经采购部最高管理者或其职务代理人批准后方可执行采购，固定资产类必须经最高管理者或其职务代理人批准后方为有效。5.4.2 采购单A原材料采购单张采购单金额为RMB5000.00（含5000）元以上必须经部门最高管理者或其指定职务代理人批准后方为有效，生产辅料采购单张采购单金额为RMB2000（含2000）元以上需经部门最高管理者或其指定职务代理人批准后有效；固定资产或机器设备零件配件必须经部门最高管理者审核、公司最高管理者或其指定职务代理人批准后有效；所有由香港公司代购产品或设备及其配件需经部门最高管理者、公司最高管理者或其职务代理人批准后有效，办公用品、劳保用品、电工用料、后勤用品等采购按生产辅料之核决权限执行。B 所有采购单审批时必须附请购单单号，用途等信息。5.4.3 请款单A 原材料、辅料、劳保用品、办公用品、电工电料等原则上与供方以帐期进行往来，且必须在双核对无误后方可请款。单张请款单在RMB5000元（含5000）以上必须由公司最高管理者或其职务代理人批准后方执行付款；固定资产类需经最高管理者批准后方可执行付款。B 如因特殊必须提前或应急处理必须得到部门最高管理者或公司最高管理者批准后方可。 文件编号：页 码： 6 / 8版 本： G主题采购控制程序C 所有商业往来付款依据必须按“合同”或“协议”执行，且供应必须出示有效税票方可付款。5.5 采购跟踪作业5.5.1当下达给供应商后需进行确认（电话或EMAIL），并要求供应商在半个工作内回复交期并回传，以免影响交期而延误生产，否视供应商默认交期及相关要求。5.5.2 采购部在下达后，根据供应商回复的交期进行后续交货状况的跟进，必要时制订相应的交货进度跟踪表进行跟踪，并且自下单时间开始须半个工作日内按PMC要求回复交期。5.5.3当供应商的交货延期（或不能持续交货）必须以邮件或书面“通知”反馈信息，且采购部应自知息后半小时内知会市场营销中心/PMC课/生产部等相关单位作出应对措施，必要时召开会议讨论处理方案。5.5.4因生产条件、市场需求变化需要更改物料采购时，采购部需知悉要求信息立即与供应商协商，达成一致意见后进行订单更改或取消作业（因变更产生成本变化须更改采购单并分清责任归属）。5.5.5采购部须会同品保部SQE依供应商管理程序定期对供应商进行品质/交期/价格/超额运费引起本公司市场失效/服务等项目进行综合评价，并完成相应的跟踪事宜。5.5.6 采购部在收到IQC检验判定不合格并贴附不合格标识之物料时，一个工作日内查明原因，并通知供应商在3个工作日内办理退料手续；最长不得超过7个工作日，根据PMC要求交期，及时补回好品。若供应商未能及时处理，本公司可作收取其场地占用费及自行报废处理，所有退货损失从供应商当月货款中扣除（特殊情况需有书面或邮件依据）。5.5.7 供应商来料如达不到本公司生产或客户要求，因我方货期紧急，需要特采的物料，扣除供应商本批货款10%（在当月应付款中直接扣除）。5.6采购帐务处理5.6.1采购部根据约定的付款方式/期限进行供应商交货帐务整理与核帐作业。5.6.2采购部在与供应商核帐完成后在规定时间内进行请款作业并将“请款单”连同相应的“对帐单”经部门主管审核、最高管理者或其职务代理人批准后转财务部进行货款支付作业，对于部分零星“采购物料或物品”则依特殊方式进行请款与支付作业（如现金支付）。5.6.3 采购部需于每月月底的最后一天将下月需付款的计划以邮件或书面方式报财务部。5.7记录处理5.7.1 所有有关物料/物品载有价格或其他信息的资料或记录如报价单、供应商资料表、送样测试报告及样品、供应商开户银行信息、采购单、图纸或相关测试报告及其他涉及商业往来及本公司经营的相关资料不可随意摆放，以防泄密。具体按文件与资料控制程序、记录控制程序进行管理、保存、处理作业。 5.7.2所有未完成/需归档待随时查核、跟进、协调（与其他资料分开）。 文件编号：页 码： 7 / 8版 本： G主题采购控制程序5.8采购成本Cost down采购部需依公司发展需求和年度经营目标，采取多种方式控制采购成本，要求供应商执行年度、季度降价计划，达成采购成本Cost down管理目标。如有属于供方行业或本公司行业特性执行年度累计采购量返点/返利不列入Cost down 考核内容中，但须按行业特性执行。5.9 数据分析与整理 A 采购部主管应于每月5日前就上月采购总金额及现金支出与不同时间长短的月结交易方式、供应商超单送货等进行统计及纠正/预防分析，以达成优化供应资源及控制现金流量的依据。B 采购部主管应与品保部SQE对每月/每季供应商准时交货率、品质合格率、超额运费引起潜在市场失效进行分析与提出改善对策，对不合格供应商必须执行淘汰。 C 与采购执行与采购管理相关的数据必须作为管理评审输入内容，如在管理评审执行时无与采