办公表格软件

1 / 21 办公表格软件 办公室人员 Office 软件 Excel 表格的常用技巧 让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于 2000 元的工资总额以“红色”显示，大于等于 1500 元的工资总额以“蓝色”显示，低于 1000 元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。 1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“ 2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。 2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件。 3.设置完成后，按下“确定”按钮。 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。 把数据彻底隐藏起来 工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。 1.选中需要隐藏内容的单元格，执行“格式单元2 / 21 格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分 类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；”。 2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。 3.执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。 经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用 Excel 的透明功能也不能让其现形。 提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。 同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时，我们编辑某个工作表时，需要查看其它工作表中某个单元格的内容，可以利用 Excel 的“监视窗口”功能来实现。 执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。 以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。 3 / 21 为单元格快速画边框 在 Excel XX 以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦， Excel XX 对此功能进行了全新的拓展。 单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图工具栏边框”命令，展开“边框”工具栏。 单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域 中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。 提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错 误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。 Office 办公软件 电子表格 一、认识电子表格 1、 excel XX 的功能、特点及运行环境 excel 简介、功能、特点 excel 电子表格软件是微软 Office 系列办公自动化软件中的一个组件，是一个简单易学和功能强大的电子表格处理软件。它广 泛应用于社会的各个领域，从国家机关、银4 / 21 行、公司、学校等，乃至家庭。利用 Excel 可以处理各式各样的表格数据、财务报表、完成许多复杂的数据运算、数据的分析和预测、为决策者提供理论依据。本课程是为培养学生掌握用计算机处理表格数据的能力而设置的课程。 运行环境 必须在 windows 2000,windows xp 等操作系统的支持下才可以运行。 软件： windows 2000,windows xp 等操作系统 硬件：能装这些系统的计算机 2、启动 excel XX 1.利用 开始 菜单启动 2.利用桌面快捷方式启动 桌面快捷方式的建立方法： 从 开始 菜单，创建 Excel 快捷方式 右单击桌面，创建 excel 快捷方式 通过“已经存在 excel 文件”启动 练习 利用 开始 菜单启动 excel 用一种方式创建 excel 桌面快捷方式，通过桌面快捷方式启动 excel 观察 excel 窗口组成，等待提问 3、 excel XX 窗口组成 5 / 21 1.标题栏 ：鼠标放在标题栏上，按住拖动，可以移动 excel 窗口。 2.菜单栏 3.工具栏：工具栏中的每个小按钮都对应一种操作。 4.编辑栏：用来定位和选择单元格数据，以及显示活动单元格中的数据或公式。 5.行、列标题 6.工作表格区 7.状态栏 8.工作表标签：用于显示工作表的名称，单击工作表标签将激活相应的工作表。 9.水平、垂直滚动条 10.任务窗格： ExcelXX 的任务指示。 4、工作簿、工 作表、单元格的概念 1）工作簿 工作簿是指在 Excel 环境中用来储存并处理工作数据的文件。 在一个工作簿中，可以拥有多个具有不同类型的工作表。 2）工作表 通常在一个工作簿中默认含三个工作表，它们分别以“ Sheet1”、“ Sheet2”、“ Sheet3”命名。用户可以根据需要增加或者减少工作表。 一个工作簿内最多可以有 2556 / 21 个工作表。 3）单元格、活动单元格 单元格： 每个工作表都由单元格组成；一个工作表最多可包含 256 列、 65536 行。行号的编号由上到下从 1 到 65536。列号则采用字母编号由左到右用 A， B， C， ?， Z,AA， AB,?，AZ,BA,BB， ?， BZ 等表示。 活动单元格： 活动单元格是指当前正在使用的单元格，在屏幕上用带黑色粗线的方框指示其位置。 ? 四周带黑色粗线 ? 编辑栏里显示活动单元格的信息：前是单元格的名字，后是单元格的内 容 练习 1.认识 excel 的窗口组成 2.区分工作簿、工作表和单元格 二、电子表格的基本操作 1、新建工作簿 新建空白工作簿 空白工作簿就是其工作表中没有任何数据资料的工作簿。 7 / 21 ? 选择【文件】【新建】命 令。 ? 按下组合键 Ctrl+N。 ? 在任务窗格中单击【空白工作簿】 由现有工作簿新建工作簿 根据模板新建工作簿 步骤：单击【本机上的模板】 |【电子万案表格】 |【考勤记录】 |【确定】 2、保存工作簿 方法： 单击【文件】 【保存】 设置【保存位置】 |【文件命名】 |【保存类 型】 单击【保存】 单击【常用】 . 【保存】 设置【保存位置】 单击【保存】 强调： 在这里强调操作系统中文件的概念 文件名、扩展名、属性、图标、打开方式 文件大小、保存位置 3、关闭工作簿 练习 建立 3 个工作簿 方法一：新建空白工作簿； 8 / 21 方法二：根据现有工作簿新建工作簿； 方法三：根据模板新建工作簿 选择路径保存工作簿 关闭工作簿 三、数据编辑 1.数据输入 输入文本 步骤：选定单元格 |输入“ C 语言” |按 Enter 键 单元格中的文本包括任何字母、数字和键盘符号的组合。每个单元 格最多包含 32000 个字符，如果单元格列宽容不下文本字符串，就要占用相邻的单元格。如果相邻的单元格已有数据，就截断显示。 数值文本：数字，但是被认为是文本 输入数字 在 Excel 中，数字可用逗号、科学计数法或某种 格式表示。 步骤：选中单元格 | 按键盘上的数字键 提示：如果要输入分数，如 6/13，应先输入“ 0”和一个空格，然后输入 6/13。否则， Excel 会把数据作为日期处理，认为输入的是“ 6 月 13 日”。负数有二种输入法，分别用“ -”和“”。例如， -1 可以用“ -1”或“”来表示。 9 / 21 输入日期和时间 日期和时间也是数字，但它们有特定的格式。 步骤：选定单元格 |输入用斜线或短线分隔日期的年、月、日 例如，可以输入 “ XX/11/6”或 “ XX-11-26”。如果要 输入当前 的日期，按组合键 Ctrl + ；即可。 在输入时间时，如果按 12 小时制输入时间，需在时间后空一格，再 输入字母 a 或 P。例如输入 10： 40p，按 Enter 键后的结果是 22： 40： 00，如图和图所示。如果只输入时间数字，Excel 将按 AM 处理。如果要输入当前的时间，按组合键Ctrl+Shift+；即可。 提示：在同一单元格中输入日期和时间时，必须用空格隔开，否则 ExcelXX 将把输入的日期和时间作为文本数据处理。 练习 要求学生在 excel 中输入文本，数字，日期和时间 2.数据自动填充 为了简化数据输入的工作 ,在 Excel 中可以拖动单元格填充柄 ,将选定单元格中的内容复制到同行或同列中的其它单元格中。如果该单元格中包含 Excel 可扩展序列中的数字、日期或时间，在该操作过程中这些数值将按序列变化，10 / 21 而非简单的复制。 可进行自动填充的数据： 文本 数值 日期 拖动填充柄，自动填充 自动填充柄：黑色实心十字花 利用 序列 对话框，自动填充 自动填充序列：输入初值，选中一个范围，遍及 -填充 -序列，选择单位 或者是方法 自定义序列，自动填充 自定义序列：工具，选项，自定义序列 : 3、打开已有的工作簿 步骤：单击【常用】 .【打开】 选择需要的工作簿 单击【打开】 练习 1. 复制已建立工作簿，练习工作簿的粘贴和删除 2. 打开已建立的 excel 工作簿，编辑，保存，退出 3. 练习三种自动填充的方法 4、插入、删 除表行、表列和单元格 在输入数据后可能会发现由于准备不充分或不小心，漏掉了某些内容，这时就需要把漏掉的内容插入适当的11 / 21 位置 ;或者是想把多余的行或列删除。 插入行或列或单元格 步骤： 确定要插入行的任一位置 单击【插入】【行】 确定要插入列的任一位置 单击【插入】【列】 单击需要插入单元格的单元格 单击【插入】【单元格】 删除行或列或单元格 步骤： 确定要删除行的任一位置 单击【编辑】 |【删除】【整行】 确定要删除列的任一位置 单击【编辑】 |【删除】【整列】 确定要删除单元格的任一位置 单击【编辑】 |【删除】【单元格】 5、调整行高和列宽 调整行 步骤：单击【格式】【行】【行高】命令 调整列 步骤：单击【格式】【列】【列宽】命令 6、隐藏和显示工作表、行、列 隐藏和恢复工作表 12 / 21 隐藏工作表数据，可以防止工作表中重要 数据因错误而丢失。工作表被隐藏后，如果还想对其进行编辑，还可以恢复其显示。 隐藏工作表： 选定需要隐藏的工作表 单击【格式】 |【工作表】|【隐藏】 提示：被隐藏的工作表虽然仍处于打开状态，却没有显示在屏幕上，因此无 法对其进行编辑。 恢复显示被隐藏的工作表： 单击【格式】 |【工作表】 |【取消隐藏】 显示和隐藏行或列 1）隐藏行或列 隐藏行步骤： 选择要隐藏的行 单击【格式】 |【行】 |【 隐藏】 隐藏列步骤： 选择要隐藏的列 单击【格式】 |【列】 |【隐藏】 2）显示隐藏的行或列 步骤： 选择要显示的行两侧的行 单击【格式】【行】【取消隐藏】 选择要显示的列两侧的列 13 / 21 单击【格式】【列】【取消隐藏】 7、移动和复制单元格数据 有时为了减少工作量，需要移动和复制数据。 移动单元格 步骤： 选择要移动的单元格 单击【常用】 . 【 剪切】 单击要放置数据的目标单元格 单击【常用】 . 【粘贴】 复制单元格 练习 利用一中制作的 excel 工作簿，练习二、三、四、五讲的内容 8、编辑工作表综合实训 -输入数据和编辑工作表 四、管理工作表 每一个工作簿都可包含多个工作表。在默认情况下，工作簿中只有 3 个工作表，当需要在同一工作簿中创建更多的工作表时，可以插入工作表，也可以将工作表复制、移动或删除，甚至可以对多个工作表同时进行操作。 1、 插入工作表 插入空白工作表 步骤： 单击【插入】菜单【工作表】命令 14 / 21 或者 右单击【工作表标签】 【插入】 插入电子方案表格 步骤：右击工作表标签 单击【插入】 选择【电子方案表格】 单击 【确定】 2、删除工作表 步骤：单击所要删除的工作表 |单击【编辑】【删除工作表】 3、切换与重命名工作表 切换工作表 用鼠标单击工作簿底部的工作表标签。 重 命名工作表 步骤： 选择要重命名的工作表 右击工作表标签 选择【重命名】命令 4、移动、复制工作表 在操作过程中，有时为了便于对工作表的管理，需移动或复制工作表。 移动工作表 利用鼠标拖动工作表。 步骤：选定要移动工作表的标签 按住鼠标左键并沿着下面的工作表标 15 / 21 Excel 使用技巧集锦 163 种技巧 目 录 一、 基本方法 7 1. 快速选中全部工作表 7 2. 快速启动 EXCEL 7 3. 快速删除选定区域数据 8 4. 给单元格重新命名 8 5. 在 EXCEL 中选择整个单元格范围 8 6. 快速移动/复制单元格 9 7. 快速修改单元格式次序 9 8. 彻底清除单元格内容 9 9. 选择单元格 10 10. 为工作表命名 10 11. 一次性打开多个工作簿 10 12. 快速切换工作簿 11 13. 选定超级链接文本 14. 快速查找 12 15. 修改默认文件保存路径 12 16. 指定打开的文件夹 13 17. 在多 个 EXCEL 工作簿间快速切换 13 18. 快速获取帮助 13 19. 创建帮助文件的快捷方式 13 20. 双击单元格某边移动选定单元格 14 21. 双击单元格某边选取单元格区域 14 12 22. 快速选定不连续单元格 14 23. 根据条件选择单元格 15 24. 复制或移动单元格 15 25. 完全删除 EXCEL 中的单元格 15 26. 快速删除16 / 21 空行 16 27. 回车键的粘贴功能 16 28. 快速关闭多个文件 16 29. 选定多个工作表 16 30. 对多个工作表快速编辑 17 31. 移动和复制工作表 17 32. 工作表的删除 17 33. 快速选择单元格 18 34. 快速选定 EXCEL 区域 35. 备份工件簿 18 36. 自动打开工作簿 19 37. 快速浏览长工作簿 19 38. 快速删除工作表中的空行 19 39. 绘制斜线表头 19 40. 绘制斜线单元格 20 41. 每次选定同一单元格 21 42. 快速查找工作簿 21 43. 禁止复制隐藏行或列中的数据 21 44. 制作个性单元格 22 二、 数据输入和编辑技巧 22 1. 在一个单元格内输入多个值 22 2. 增加工作簿的页数 23 3. 奇特的 F4 键 23 4. 将格式化文本导入 EXCEL 23 17 / 21 5. 快速换行 24 18 6. 巧变文本为数字 24 25 25 7. 在单元格中输入 0 值 8. 将数字设为 文本格式 9. 快速进行单元格之间的切换 26 10. 在同一单元格内连续输入多个测试值 11. 输入数字、文字、日期或时间 26 12. 快速输入欧元符号 27 13. 将单元格区域从公式转换成数值 14. 快速输入有序文本 27 15. 输入有规律数字 28 27 26 16. 巧妙输入常用数据 28 17. 快速输入特殊符号 29 18. 快速输入相同文本 29 19. 快速给数字加上单位 30 20. 巧 妙输入位数较多的数字 30 21. 将 WPS/WORD表格转换为 EXCEL 工作表 22. 取消单元格链接 23. 快速输入拼音 31 24. 插入“” 32 25. 按小数点对齐 32 26. 对不同类型的单元格定义不同的输入法 32 27. 在 EXCEL 中快速插入 WORD 表格 33 28. 设置单元格字体 33 18 / 21 31 31 29. 在一个单元格中显示多行文字 33 30. 将网页上的数据引入到 EXCEL 表格 34 31. 取消超级链接 34 32. 编辑单元格内容 33. 设置单元格边框 34 35 34. 设置单元格文本对齐方式 35 35. 输入公式 35 36. 输入人名时使用“分散对齐” 35 37. 隐藏单元格中的所有值 36 38. 恢复隐藏列 36 39. 快速隐藏 /显示选中单元格所在行和列 36 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 19 / 21 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 三、 彻底隐藏单元格 37 用下拉列表快速输入数据 37 快速输入自定义短语 38 设置单元格背景色 38 快速在多个单元格中输入相同公式 38 同时在多个单元格中输入相同内容 39 快速输入日期和时间 39 将复制的单元格安全地插入到 现有单元格之间 39 在 EXCEL 中不丢掉列标题的显示 40 查看与日期等效的序列数的值 40 快速复制单元格内容 40 使用自