word长文档编辑学习.ppt

技术质量部陈小东,Word长文档编辑学习,2016年6月,现在工作中，我们遇到的文档长度越来越长，如果如果用普通的编辑方法，在其中查看特定的内容或对某一部分内容作修改和补充都将是非常费劲的。如果这个文档是由几个人来公共编辑完成，那将更容易引起很大的混乱。Word提供了一系列编辑长文档的功能，正确地使用这些功能，组织和维护长文档就会变得得心应手，长文档就会变得非常有条理。不但可以独立工作，而且可以和外地的伙伴通过网络共同编辑一个文档。,前言,目录,第一节word中的各种视图,页面视图,WEB视图,普通视图,阅读版式视图,大纲视图,文档结构图,第一节word中的各种视图,第一节word中的各种视图,显示比例条,位于文档的右下角,第二节、合并长文档,一、文档内容的选择,（1）如果选择内容少，通常我们就是拖选。（2）如果内容较长，整节的选择复制，通常是在大纲视图中操作；如果你觉得在大纲视图中不舒服，也可以在页面视图中选，这个时候就不是拖选，而是先点击选择区域开头，再按住shift点击选择区域末尾。（3）选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标可以选定指针所指行的整行文字。双击鼠标可以选定指针所指段的整段文字。而三击鼠标可以将正在编辑的文档全部文字选定。,第二节、合并长文档,二、文档内容的复制黏贴,复制就是ctrl+C。黏贴是不是就是直接黏贴了，这个大部分时间都不是直接黏贴，而是采用选择性黏贴。通常如果复制内容较短，我采用黏贴成无格式文本，这样黏贴完成后就是复制文档的格式；如果复制内容较长，那就直接黏贴，我建议黏贴后立即刷新其大纲级别，以免最后黏贴的内容多了导致级别冲突。,第三节、样式的使用,在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持一致。这时，就需要使用样式来实现这些功能。,第三节、样式的使用,一、什么是样式,样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。使用样式定义文档中的各级标题，如标题1、标题2、标题3标题9，就可以智能化地制作出文档的标题目录。使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。如，用户要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。如，标题2样式最初为“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题2样式为“三号、隶书、居中、常规”，此时不必重新定义标题2的每一个实例，只需改变标题2样式的属性就可以了。,第三节、样式的使用,Word07内置样式,二、新建样式,九级样式+正文,使用内置样式设置的九级标题加正文,第三节、样式的使用,三、如何使用样式,如果要在文档中使用样式，可以把光标定位在要使用样式的段落中任一位置，如果要应用多个段落，可以用鼠标选中多个段落然后使用下面的办法可进行应用样式的操作。（1）点击样式菜单的样式列表框，在里面选择。（2）样式菜单的右下角斜箭头，样式窗口中选择。（3）格式刷刷，这种我不推荐，因为容易刷到后面的回车符，导致所有类似级别的内容全部被刷，如果出现这种情况，按取消，通常能回去。（4）设置快捷键，我认为最好的方法。在样式修改中把样式一九级和正文按照ctrl+数字1-9、0的方式进行编码，然后设置的时候直接按快捷键。,第三节、样式的使用,四、如何修改样式,如果选中【自动更新】复选框，则无论何时用户将人工格式应用于设置的此样式的任何段落，都自动重新定义该样式。同时Word将自动更新当前文档中应用了此样式的所有段落，所以一般尽量不要选中【自动更新】选框。选中【基于该模板的新文档】复选框，确定后更改工作全部完成。如选择【仅限此文档】复选框，以后打开Word样式中的正文还是原来的默认值，就不能应用于此后的文档了。,一级标题要求段前分页,制表位是指在水平标尺上的位置，指定文字缩进的距离或一栏文字开始之处,注意：在大键盘设的数字，用快捷方式的时候按小键盘数字没效果；反之亦然。,第四节、创建目录,一、建立目录,单击【引用】|【目录】|【插入目录】选项，并在弹出的【插入目录】对话框选择【目录】选项卡，建立目录。,第四节、创建目录,二、修改目录,单击【引用】|【目录】|【插入目录】选项，并在弹出的【插入目录】对话框选择【目录】选项卡，选择修改目录。,第四节、创建目录,二、修改目录,文章内容修改后，要刷新一下目录。,第五节、查找与替换,这个功能在技术标和方案编制中非常有用，应为我们现在做方案通常都是拿别的方案进行修改，那么稍有遗漏，就会在方案中出现被修改方案工程的名字，如果一个个去找，很累，也不现实，那么就通过查找和替换工程来实现。有的是需要全文替换的，有的是需要逐个替换的，使用逐个替换的办法，是一边查找一边替换。这个需要注意的是黏贴进来的图片中的文字以及其他软件做的逻辑图中的文字可能查找不出来，这就要求我们针对图片单独进行核对。,第六节、页眉与页脚,长文档编辑中通常需要页眉与页脚，页眉包括企业LOGO以及项目名称，页脚一般为页码。单击【插入】|【页眉与页脚】选项，设置页眉与页脚。,竖向页面之间夹着几张（或一张）横向页面，如何设置页眉页脚,把几张横向页面第