生产企业物资管理探讨.doc

生产企业物资管理探讨引言：做好物资管理工作是保证企业生产不断进行的重要条件，每个企业要使生产不间断地、有节凑地、均衡地按计划进行，就要求企业必须做好物资管理工作。加强物资管理，对降低产品成本，增加企业经济效益是十分必要的。现代生产型企业要实现规范与科学的物资管理，必须有良好的物资管理流程，重点抓好物资计划管理、物资采购管理、物资储备管理和利用信息化手段实现科学管理。 内容：企业追求的经营目标是以最少的投入、最高的产出创造最大的经济效益。要达到该目标，就需要企业对所拥有的各种资源（主要指人、财、物、技术、设备等）进行有效充分、合理、科学的利用。物资管理部门作为现代企业的一部分，在市场经济条件下发挥着重要作用。一个企业要生存要发展，就要不断地抓管理，抓成本。物资供应部门是管物的机构，它的本质却是管钱，物资管理已成为决定企业经济效益的重要因素。现代企业物资管理以其运行质量、流通速度、有效管理和降低成本成为现代企业增加效益的“第三利润源泉”。 企业物资管理应从计划、采购、运输、验收、付款、供应、保管、使用等计划实施情况的全过程进行监控、设计，并形成管理体系，这一管理体系的好坏，直接影响到企业的生产、技术、劳动和运输等各方面的经营活动，直接影响企业的经济效益。现代企业物资管理必须引入竞争机制，运用现代化的手段和工具从事物资供应和采购，通过降低采购成本，优化库存结构，合理配置流动资金，来确保企业生产和各项经济技术指标与生产计划的完成。受我国企业长期以来“重生产、轻物流”意识的影响，一些现代生产型企业尚未认识到物资管理与企业整体工作的紧密相关性，企业物资管理跟不上，供应链难以优化，这在一定程度上削弱了企业的竞争力。针对现代生产型企业物资管理中存在的问题，笔者拟提出自己的浅见，以期抛砖引玉，引起大家对此问题的关注。 1 现代生产型企业物资管理中存在的问题 笔者通过对生产型企业物资管理情况的调查了解，收集查阅相关资料分析认为，企业在物资供应、物资采购、物资储备、物资定额消耗等方面存在一些问题，并影响企业的效益，具体表现如下。 1.1 企业物资供应和采购计划不到位 有些企业没有根据营销计划和生产任务来编制企业物资供应计划，导致盲目采购，物资积压或短缺。物资积压使订货成本、购置成本、储备成本增加，资金占用过多，资金利用率较低；物资短缺使供不应求，影响生产，两者都影响企业的经济效益。 1.2 物资采购存在风险 采购过程中合同、价格、质量、供应商延期交货、技术进步、采购意外等方面存在许多风险，如合同欺诈、供应商乱抬价、质量标准达不到要求、供应商延期交货等，这些风险的存在对企业的生产和发展都有影响。 1.3 物资库存管理工作薄弱，清仓工作滞后，致使库存物资积压和浪费严重 a.物资验收入库没有严格按照规定程序和手续进行检查验收。 b.物资养护没有根据物资的物理性能、化学成分、体积大小等分别加以妥善保管。仓库管理不到位，缺乏科学管理；管理人员责任心不强，造成对库存物资品种、规格不清楚；对每份合同需要的原料品种、数量计算不准，使之原料剩余，长期堆放不用，造成浪费。 c.仓库保管员和会计不能及时对账和盘库。物资明细账出现差错，没有能认真地查找原因与及时处理、长期堆积，造成物资长期账物不符，影响了差异的正常分配，从而影响当期损益的真实性。 d.预验入库物资长期挂账，不开票结算造成虚假成本嫌疑，人为调节利润。 1.4 物资消耗定额管理、原始记录不健全，在生产中材料支领、使用无计划，监控无依据，管理上漏洞多，生产用料浪费大，跑、冒、滴、漏现象严重 。1.5 企业的财务人员观念陈旧，会计参与管理的意识差，不能从记账、算账、报账的事务工作中解脱出来；对内不了解生产过程，对外不了解市场行情。这种状况导致核算不规范，财务分析滞后，盈亏找不出原因，成本管理具有较大的盲目性。 1.6 经济行为的不规范 企业对物资采购的执行过程缺乏监控，让素质偏低的采购人员盲目采购；违纪、违法进人情货；在采购中捞好处，吃回扣等现象时有发生，这样既造成材料质差价高，又影响企业正常的生产与安全。 1.7 安全防护措施不到位企业物资仓库物资没有根据物资不同性质和不同特点合理堆放，妥善保养，精心管理。值班巡视工作不落实，消防组织有名无实，灭火器具残破不全，水源不通，通道阻塞。2 现代生产型企业加强物资管理的建议 企业物资管理工作要对企业生产过程中所需各种物资的计划、采购、运输、仓储、保管、使用等进行计划、组织和控制，其工作环节众多，是一项复杂的系统工程，该项工作开展的效果将影响着企业的生产与销售和企业的效益。现代生产型企业要实现规范与科学的物资管理，必须有良好的物资管理流程（图1）。物资采购计划制定采购计划审批急用料申请统一采购委托采购验收入库领料生产车间审核、审批、付款资金结算调拨产成品收款 针对物资管理过程中管理体系的不完善和物资管理流程的复杂性，笔者认为，现代生产型企业应从以下几个方面加强管理，健全企业物资管理体系。 2.1 编制好企业物资供应计划 物资供应计划是控制企业成本的重要环节。加强物资的计划管理，是搞好物资管理的基础，也是企业全面完成计划任务的重要保证。物资计划是在参考上年实际完成的基础上， 根据企业的生产能力和市场需要，对企业所需各种物资做出预算，并经计划、生产技术等部门专业审查后编制出的计划，以杜绝盲目采购。物资供应计划主要包括，计划期物资需用量；计划期末的合理储备量；计划期初的库存量；计划期的物资采购量。 物资采购量(申请量) = 物资需要量+ 期末储备量- 期初库存量 通过加强物资供应计划的编制工作，让生产、管理等部门对仓库物资的储存现状有个全面了解，从而杜绝盲目采购。 2.2 按计划做好物资采购工作 物资采购工作是物资管理的关键环节，它不仅是保证企业产品质量的需要，更是堵住企业经营“成本漏洞”和消除利润隐形流失的需要。在实施物资采购过程中，着重抓好以下工作： a.加强采购人员的职业教育和管理，提高采购人员的自身素质，培养出一批即敬业爱厂，又有责任心、有能力的高素质采购人员，以采购人员的素质来保证物资采购的质量，杜绝采购人员个人为吃回扣拿好处而损害企业利益的不正之风。 b.加强对物资供应商的管理，降低采购风险。物资供应部门应建立客户档案，并根据其资信程度、生产能力、技术水平、供货价格、供货质量、售后服务、协作关系等实行分类管理。选择信誉好、配合能力好、价格适宜的供应商并与之建立良好的合作关系，保证产品的质量和产品的及时供应。 c.控制价格。对采购物资应本着“择优布点、质比三家、货比三家、先近后远、合理定价”的原则，减少中间环节，以降低物资的采购成本。重大设备、大型配件、生产工艺需要的关键材料，要实行竞价采购，采取招标方式确定供应商，实行高质量、 低价格、 讲效率的最佳方案。一般采购制定“比价管理”制度，避免盲目选择供应商造成损失，杜绝暗箱操作。物资采购较多的企业要成立物资采购竞价领导小组，赋予其采购的审批权和付款审批权，有效地将采购的审批和采购的执行、采购的执行和付款的审批等不相容职务分离开来，能够保证物资采购在数量、价格上的合理性，杜绝吃回扣现象。 d.合理确定采购量。采购部门要根据企业的生产计划制定采购量，提倡“多存信息，少存实物”的新观念，严格执行材料采购计划，合理确定采购批次和采购数量，防止盲目采购和无计划采购。物资订货采购要有一个原则，这要有长远利益和主次去分析考虑供货单位。质量绝对保证交货守信数量保证价格合理路途运费供应单位的体制与规模先近后远。e.加强对采购合同的管理。物资采购合同是产供销相互衔接的重要工具。订货合同应该明确规定的条款有物资名称、型号规格、订货数量、交货日期包装形式、技术要求、运输方式、到货地点、收货单位及付款单位、验收标准等，并由持有双方企业领导委托证书的代表签字，最后双方盖有企业合同印章。建立合同台账、做好合同汇总是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。 2.3 强化物资储备管理，降低材料存储成本 物资储备管理是企业保证正常生产的必要手段。为保证生产的正常运行， 必须做好仓储管理工作， 使企业的物资储备管理科学化、条理化、规范化。其具体措施为： a.物资验收入库必须严格按采购计划对物资的品种、规格、数量严格检查、验收，质量不合格的物资坚决予以退货。 b.仓储物资储存过程中要采取良好的保养手段， 以科学的方法做好物资保养工作。对仓库中的物资要根据物理性能、化学成分、体积大小等进行分类， 分别加以妥善保管，并有相应的保管养护手段， 确保在库物资的质量、价值和安全。c.严格财务制度，完善物资进出库的各种手续， 建立健全存货清查盘点制度，并定期或不定期地对各类存货进行实地清查和盘点， 保证仓库中物资的种类与数量和账目相符。 d.搞好物资储备定额管理。在存货管理上讲效益，需要合理的确定进货批量和进货时间，使存货总成本最低。需要控制的存货成本有：订货成本、购置成本、储存成本、缺货成本。同时需要正确地制定合理的储备定额。储备过多，会占用大量资金及保管费用；储备过少，会影响生产，带来经济损失。 e.建立低值易耗品、包装物的管理台账。低值易耗品、包装物在财务上采取一次摊销法和五五摊销法，对使用周期长的建立领用后续管理台账，提高其使用效率，降低成本。 f.根据各材料的特性，建立健全存货的防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施，并建立相应的责任追究机制。 2.4 加强对生产用料的控制 生产过程中耗用材料数量的多少是影响材料成本的决定因素。为做到生产用料的准确与科学，应强化以下工作。 a.加强物资定额管理，坚持生产技术与物资管理相结合，由生产技术人员依据原有的材料消耗定额标准，结合生产工艺、技术，对材料的需求制定科学合理的材料消耗定额。先进的物资消耗定额能促进生产技术和科学管理水平的不断提高，促进工人生产技能和熟练程度的提高。 b.要严格执行定额消耗管理。对生产部门的领料要严格按计划和物耗定额进行控制，实施超定额领料层层审批制度，力争把超额领料控制在零，真正体现以销定产，以产定耗的管理原则，对节约原材料成绩突出的给予表彰和奖励，对超出材料定额的要进行分析，如属人为造成的要给予经济处罚，如属技术原因的要加以改进。 c .物资部门要积极做好开源工作，合理组织物资供应，在保证满足生产的同时，还要监督和促进生产部门合理使用和节约物资，这就需要加强物资的消耗定额管理，分析消耗必须加强台账统计工作和分析核算工作。d .加大修旧利废工作，企业生产过程中不可避免地要产生一些废旧物资，如边角料、油料化工产品的下脚料、逐年报废的产品及原材料及易损件等，有些物资可以修复或拆另拼用，有的作回炉原料。经鉴定可修复使用的材料，应立项攻关修复，使之再利用到生产上，提高材料的综合利用率。 e.强化内部制度，杜绝制订定额的人员与生产部门携手舞弊，加强仓库、单位的保安措施，防止多领材料，给企业造成不必要的损失。 2.5 建立物资管理信息系统 为了让物资管理工作做到系统化、规范化和网络化，必须采用信息化手段，把物资计划、采购、仓储、配送、供应商等的管理纳入网络管理之中，有效地利用共享信息资源，改善企业管理环节，实施有效控制与全程管理。在物资系统内部， 实现物资原始数据的录入、处理、储存和输出，完成物资的计划管理、仓库管理和统计分析； 在物资系统外部，通过接口与信息系统的其他子系统连接，实现数据共享。这些物资管理方面的信息，对协助企业领导决策，加强物资使用监督和财务监督，提高物资管理水平，具有重要作用。 2.6 加大检查考核力度，认真履行管理职能 a.加大内部控制管理力度。主管部门要认真制定物资采购计划，制定可操作的物资供应管理考核制度，同时要结合实际，适时修订、完善、健全已有的物流管理制度；加大检查考核力度，对各项管理制度的执行情况要认真检查，重点是查处越权采购、无计划采购和私自处理报废、废旧物资，以及黑库、假出库等问题。 b.对各项经济技术指标要认真考核，奖优罚劣