某环保企业文档管理规定.doc

文档管理规定1. 总则1.1为建立科学、合理、规范的文档管理程序，使公文处理准确、及时，提高工作效率和公文质量，结合公司实际，制定本制度。1.2 本制度适用于公司内部发文、外来收文、档案和证照的管理。2. 发文管理2.1公司内部发文包括日常公文和程序文件。2.1.1日常公文，指公司经营活动中经常性、重复性使用的文种，包括：1）命令：用于变更体制、编制，增减机构，任命和聘用干部；2）规定：用于发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施；3）决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过、要求各单位贯彻执行的事项，用“决议”；4）通知：用于告知某一事项，如任免通知、会议通知、指示性通知、转发性通知、一般性通知等。5）通报：用于向各单位传达上级重要精神、通报工作情况、典型事例、经验教训、表扬先进、批评后进等；6）请示、报告：向上级请求批示与批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。7）函：用于与公司互不隶属单位（机关、公司）之间，相互商洽、联系工作、询问和答复问题等；8）会议纪要：用于记载或传达会议精神和议定事项。2.1.2程序文件，指确立公司办事程序、规范的文种，包括规章制度、管理细则（办法）、岗位操作方法和计划等。2.2发文依照拟稿、报批、登记编号、付印、分送和归档的程序行文。各环节责任人审核并确认所负责部分,并在发文处理单上签字。2.2.1 拟稿公司发文由指定人员拟稿，要求格式规范、条理清晰、语句通顺、用词准确、字迹清楚。有抄报或抄送单位的，拟稿人须注明。拟稿人将文稿交部门负责人初审，以确定发文的必要性，并完备公文格式、规范用语等。2.2.2 核稿部门负责人初审合格的文件，交行政管理部门审核公文格式和规范用语。2.2.3 报批由拟稿人呈报签发手续。各类文件签发领导如下：1）董事会、监事会文件，由董事长签发；2）公司文件，由总经理签发；3）部门文件，由公司分管领导签发，重要内容由总经理签发。签发后的公文不得再做任何修改。若确需修改，必须重新送签。2.2.4登记编号文件签署后，交董事会或行政管理部门登记、并统一编号。1）日常公文编号、董事会文件编号为：“深东环董年份号”；、监事会文件编号为：“深东环监年份号”；、公司文件（含公司对外文件），编号为：“深东环年份号”；、部门文件（含财务、行政、人事、技术、生产、营销等类别），由行政部统一编号并分别冠以“财、行、人、技、生、销”等标注，编号为：“深东环X 年份号”。、公司对外业务联系函件，一般只登记不编号，重要函件有必要时，编号为：“深东环函年份号”。2）程序文件编号 DJHB / XX .XX 200X 年代号 顺序号 文件种类 公司代号DJHB：“*”的拼音缩写XX：文件种类的拼音缩写，分为：财务类-CW、行政类XZ、人事RS、技术类-JS、生产类-SC、营销类YX、等等。XX：文件顺序号，从01起按颁发顺序统一编号。2.2.5 付印经登记编号的文件，统一由行政管理部门按公文格式打印装订。1）纸张规格：A4；左边距3.0cm，右边距2.5cm，上、下边距均为2.54cm；无页眉，有页脚“第页共页”并居中。凡有统一编号的文件首页需印制在公司红头文件纸上；其它发文和对外函件的首页可印制在公司信笺纸上。2）文件纸幅面格式：抬头红色（或黑色）一号宋体字“深圳市*股份有限公司”；换行后居中用黑色四号黑体字“深东环年份号”、居右用黑色四号楷体“XXX签发”或“XXX签发 XXX已阅”，下方有红色1.5磅横划线。文件最后应有黑体四号字标示以下要素：主题词、抄送或抄报单位（部门、个人）、承办部门与承办人、联系电话、打印份数。3）文件内容字体与字号：“文件标题”使用二号宋体或黑体、不加粗；“正文”使用四号或小三号，其中“一级标题”使用黑体、“二级标题”使用宋体、正文使用仿宋。2.2.6分送和归档文件付印、装订后，由行政管理部门交印章保管人加盖公司印章，统一分发并由受文部门签收。行政管理部门须将领导签批的发文处理单和报批文件稿统一存档。3. 收文管理3.1收文处理一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。3.2凡中央、省市、区以及有关部门的来文一律由行政管理部门统一签收、拆封、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理，填写收文处理单，并统一编号“深东环收文200XXX号”后，送公司领导阅批或相关部门办理，办理完后文件须退回行政管理部门归档保存。3.3行政管理部门按公司领导批办意见送有关领导或部门传阅，跟踪办理结果，填写收文处理单中“处理结果”一栏，并负责文件最终归档。3.4 需要交业务部门留存的文件，行政管理部门应复印一份存档。3.5行政管理部门对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。3.6 公文办理完毕后要及时送交行政管理部门整理立卷。任何人不得私自保存应存档文件。3.7领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交行政管理部门立卷归档。4. 档案管理4. 1 归档范围4.1.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。4.1.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。4.1.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。4.1.4本公司的请示与上级机关的批复。4.1.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。4.1.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4.1.7本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。4.1.8本公司领导任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。4.1.9本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。4.1.10各部门、各分公司的发文。4.1.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。4.2立卷归档4.2.1 行政管理部门是公司档案归口管理部门。4.2.2 各部门、分公司均应指定专（兼）职文书人员负责本单位的文件材料及时收集立卷归档。4.2.3 凡本公司缮印发出的公文一律由行政管理部门统一收集管理。4.2.4 公司与其他单位签订的合同书、协议书，以及各部门、分公司代表公司所签定的合同书、协议书正本交行政管理部门保存，以便归档及查阅。4.2.5 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送本部门、分公司专（兼）职文书归卷。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。4.2.6每年3月份，各部门、分公司应将归档文件材料归档完毕，并向行政管理部门办好交接、签收手续。4.2.7没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和公司领导批准后，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当进行注销登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。4.3档案借阅4.3.1借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在公司内查阅，不能带出。必须带出公司查阅的，要经公司分管领导批准；属公司机密级以上的文件借阅，按保密制度规定办理。4.3.2借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。4.3.3借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经公司分管领导批准。复印机要档案须经公司分管领导审核，报总经理批准。5. 证照管理5.1 因公司生产经营需要所取得的各类证照，由行政管理部门保存证照原件和正本，相关部门指定人员保管证照的副本和复印件。5.2 行政管理部门应建立登记表，用以登记和记录所有已取得的证照信息。5.3 对于过期或废止的证照，相应材料作为资料存档，但不能出现在生产和管理的场所，不能与有效的证照混放。5.4 因对外经营和开展业务的需要借用证照时，需要填