工程合同管理方法

1 / 22 工程合同管理方法 建设工程合同管理办法 第一章 总则 第一条 为加强公司合同管理，规范合同管理工作，根据中华人民共和国合同法等有关法律、法规及公司制定的部门职责，结合建设工程合同管理实际情况，特制定本办法。 第二条 本办法所指合同主要为项目前期合同、工程前期合同、工程建设合同、材料设备采购合同等。 第三条 公司所有建设工程的咨询、评价、勘察、设计、监理、施工、材料设备采购等工作，必须签订相关合同，并以书面形式订立。 第四条 合同管理工 作接受公司经营班子的统一领导、协调和监督。 第二章 合同的分类 第五条 项目前期合同，主要包括：土地、委托评估等与项目前期工作相关的合同，由开发经营部负责拟定合同草稿或采用对方标准合同，并负责合同的洽谈。 第六条 工程前期合同，主要包括：临时供水、供电等工程前期合同，由工程部负责拟定合同草案或采用对方标准合同，并负责合同的洽谈。 第七条 工程建设合同及材料设备合同： 2 / 22 1 工程建设合同主要包括：工程勘察、设计、监理、施工及 重要设备采购等需 经公开招标确定的合同，由预算部负责根据招投标文件，参照各类合同的示范文本拟定合同草稿，组织相关部室进行洽谈。 2 根据工程建设实际须经专业分包的合同，主要包括：幕墙、弱电、装修、外围工程等合同，由预算部负责根据招投标等资料，参照各类合同示范文本拟订合同草案，组织相关部室进行洽谈。 3 重要材料设备采购三方签证合同，主要包括：新风机组、组合式空调箱、风机、水泵、冷却塔、热交换器、发电机、消防报警等，由预算部根据内部招投标文件所确定的价格，参照各类合同示范文本拟订合同草案，组织相关部室进 行洽谈。 以上工程建设合同详见附件工程建设合同清单。 第八条 其他零星合同，根据公司制定的部室职责，由经办部室负责拟订合同草案，负责合同的洽谈。 第三章 合同洽谈、签订的审批程序 第九条 各经办部室负责牵头，组织相关部室与合同对方进行洽谈，洽谈结果及时向公司经营班子报告，经公司领导批准后，方可签订合同。 1 项目前期合同由开发经营部负责洽谈与签订，合3 / 22 同会签按预算部、分管领导、公司领导顺序依次审批。 2 工程前期合同由工程部负责洽谈与签订 ，合同会签按预算部、分管领导、公司领导顺序依次审批。 3 工程建设合同由预算部负责洽谈与签订，合同会签按预算 部、分管领导、公司领导顺序依次审批。 4 其他合同的审批顺序参照上述方式进行。 各级审批人员应对合同详细审核，并签署具体意见。经办部室着重审查合同的真实性、资信能力、履约能力；工程部着重审查合同技术条款，包括技术、质量、工期的标准和要求；预算部着重审查合同经济条款，包括合同价款、计价方式、付款方式是否严密、是否能有效保障公司利益，由公司领导签署意见后，合同 才能盖章生效。 第十条 经办部室根据签署的意见或建议补充、完善合同条款，并将修改后的合同文稿在与合同对方进行技术和商务洽谈后，连同合同会签审批表和合同原件及相关文件备案归档。 第十一条 订立的建设工程合同经双方协商，确有必要变更或撤销的，须按照合同原审批程序重新报批。 第四章 合同的履行 第十二条 合同签订后，即具有法律约束力，合同经办部室、相关部室应本着“重合同、守信誉”的原则，严格4 / 22 执行和履行合同约定的义务，同时督促对方履行合同，以确保合同的全面履行。 第十三条 合同经办部室、相关部室应及时掌握、了解合同对方的近况，对合同的履行进行跟踪，解决合同履行中出现的问题，以合同法为依据，维护公司利益。 第十四条 合同款支付：经办部室按合同中约定的付款时间，负责填写付款审批表，按公司相关规定审核，报公司领导审批后 方可支付。 1 项目前期合同款支付由开发经营部审核后负责申报，支付按预算部、财务部、分管领导、公司领导顺序依次审批。 2 工程前期合同款支付由工程部审核后负责申报，支付按预算部、财务部、分管领导、 公司领导顺序依次审批。 3 工程建设合同款项支付由工程部负责填写拨付审批表和实际完成工程量、形象进度，由预算部审核可支付额后报财务、分管领导、公司领导顺序依次审批。 第十五条 合同的结算：当合同工作内容全部履行完毕，达到工程结算条件时，进行合同的结算。 工程前期合同、工程建设合同，由预算部负责整理完整的竣工结算资料，其中竣工图、竣工资料需经监理单位、工程部审核签署意见并由工程部负责整理。预算部根据结算5 / 22 资料进行结算审核，将审核结果提交受托的审计单位审核，由审计单位出具审计报 告后，作为结算依据。 材料设备合同，预算部根据工程部签署材料设备的到货进度情况、实际安装使用情况等资料进行结算审核。 第十六条 合同签订之日起至合同工作内容全部履行完毕，余款结清，为该合同的全部履行期。 第五章 合同的管理 第十七条 各经办部室应建立合同台账，预算部负责合同的管理、检查与归档，财务部复核合同支付，其他相关部室配合。 第十八条 公司设有“合同专用章”，由办公室统一保管，合同专用章的盖章由办公室专人登记，并复印合同审批表和相关资料留存备查 。 第十九条 除公司另有规定外，公司所有建设工程合同原则上应加盖合同专用章，任何部门和个人不得利用公司及本部门的行政章等签订建设工程合同，特殊情况经公司领导批准后可用公司行政章签订合同。 第二十条 公司所有建设工程合同实行按项目统一编号制，预算部应按合同编号及时将合同整理归档，根据合同履行情况定期将合同整理后交办公室归档保存。 第二十一条 合同签订后，除交付对方必要的份数外，合同由预算部统一分送合同经办部室及相关部室、财务6 / 22 部、办公室归档，合同签订依据也同时由预算部送办公室 备查。 第六章 附则 第二十二条 本办法经公司办公会议讨论通过，自发文之日起执行。 附件： 1 合同会签审批表 2 工程结算审批表 3 建设工程合同清单 QB 上海路通建设工程有限公司企业标准 QG/SHLT GC-02 工程项目合同管理办法 XX 08 25 发布 XX 09 01 实施 上海路通建设工程有限公司 发布 目录 第一章 总则 . 1 第 二 章 谈 判 与 签订 . 1 7 / 22 第三章 合同履行 . 2 第四章 变 更 和 索 赔 管理 . 3 第五章 风险管理 . 5 第 六 章 项 目 管 理 经 济 责 任 目标 . 6 第七章 分包管理 . 6 第八章 计量支付 . 8 第 九 章 计 划 、 统计 . 10 第十章 项 目 结 算 与 收 尾 销号 . 10 8 / 22 工程项目合同管理办法 第一章 总则 第一条 工程项目施工合同，是由承发包双方签订的、保证工 程项目建设顺利进行、明确双方权利和义务的法律文件。工程项目施工合同应当采用书面形式。 第二条 合同签订应当遵循公平、诚实信用原则。在签订、履行合同过程中，应当遵守法律、法规，尊重社会公德，不得扰乱社会绸秩序，损害社会公共利益。 第三条 施工合同的内容应包括工程范围、建设工期、合同价款工程质量、材料和设备供应、计量与支付、双方一般权利和义务、工程变更、竣工验收与结算、质量保修范围和质量保证期、保险、双方相互协作、争议的解决等条款。 第四条 合同管理包括合同签订、履行、变更、 索赔、解除、终止、争议解决以及综合评价等内容。 第五条 企业合同管理部门要按国家有关法律、法规和规范，建立健全合同管理制度，办理合同备案，推行合同示范文本，培训合同管理人员，监督合同履行，调解合同争议，协助查处合同违法行为，加强合同管理。 第六条 企业要设立专门管理机构，负责本级法人的合同管理作。项目经理部必须指定专人负责合同管理工作。公司行政人事部是公司合同管理的职能部门。 9 / 22 第二章 谈判与签订 第七条 合同谈判是施工合同签订之前，双方当事人就合同的要内容进行 反复协商的过程。合同谈判应服从企业的整体经营战略，重视合同的审查和风险分析，预防合同陷阱，运用科学的谈判策略和谈判技巧，为企业积极争取正当权益。 第八条 施工合同谈判应着重从工程范围、合同文件、双方的一般义务、工期、工程变更和增减、工程价款、合同纠纷的解决、不可抗力和特殊风险的范围等方面进行协商。 第九条 合同签订之前应进行合同评审，合同评审主要是对招标文件和合同条件进行审查、认定和评价。通过评审发现合同条是否表达明确，发包人与承包人之间的有关不同意见是否已解决，承包人是否有能力按合 同条件完成全部工程内容，承担工程项目合同风险和潜在风险等。 第十条 合同评审的主要内容包括：招标文件和合同内容的合法性和完备性审查；合同双方责任、权益和项目范围认定；与产品或过程有关要求的评审；合同风险评估；合同项目的可行性；合同项目的经济效益。 第十一条 签订工程项目施工合同应具备下列条件： 1、招标的工程应已完成招标程序，中标通知书已经下达； 10 / 22 2、直接发包的工程应已完成规定的审批手续及具备施工条件； 3、符合法律、法规、规范规定的其他条件； 4、签约对方主体资格真实、合法，信誉情况、履约能力良好。 第十二条 签订合同应当做到内容合法、条款齐全、手续完备、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确。 第十三条 合同必须由签约方法定代表人或其委托代理人签署。代理签订合同的，代理人应取得委托人的授权委托书，并在授权范围内以委托人的名义签订。委托代理人必须为法人系统内正式职工。 第三章 合同履行 第十四条 合同签订后，合同签约承办部门要向项目经理部人员进行合同交底。合同交底应包括合同的主要内容、合同实施 的主要风险、合同签订过程中的特殊问题、合同实施计划、合同实施责任分配、合同主要内容的解释与说明、签约过程中双方争议的焦点及其它应说明的事项等内容。 第十五条 合同签订后要制定合同实施计划，合同实施计划应一括合同实施总体安排，分包策划以及合同实施保证体系的建立等内瘩合同实施计划是保证合同得以实施的重要手段。合同实施计划由项经理部编制，报法人企业有关11 / 22 部门审批。 第十六条 合同实施保证体系要与其他管理体系协调一致，建合同文件沟通方式以及有关统一编码和有关合同的档案系统管理。 第 十七条 项目经理部是合同履行的主体机构。合同签订后企管理层和其他部门应进行监督、指导和协调，协助项目经理部做好同实施工作。 第十八条 项目经理部要严格执行企业与业主签订的合同，履行合同要求的全部责任和义务，维护企业的权益。 第十九条 项目经理部要认真分析、深入理解合同，明确合同目标和子目标，对合同实施环境、条件、成本的变化以及合同中重条款仔细研究，制定相关管理措施，对合同的各项目标进行责任分角逐条落实到人。 第二十条 在合同执行过程中，要按下列要求进行合同跟踪和诊断： 1、全面收集并分析合同实施的信息，将合同实施情况与合同实施计划进行对比分析，找出其中的偏差。 2、定期诊断合同履行情况，诊断内容应包括合同执行差异的原分析、责任分析以及实施趋向预测。应及时通报实施情况及存在问题，提出有关意见和建议，并采取相应措施。 第二十一条 工程项目合同管理要实行跟踪检查制12 / 22 度，合同管部门要加强合同履行过程的指导服务和监督检查。 第二十二条 在企业不能全面履行合同时，项目经理部要立即相关情况报 告签订企业总部和合同管理部门，并积极采补救措施，减少损失；遇有不可抗力等影响合同履行时，要及时以面形式通知对方，及时采取措施减少损失发生，并注意收集、保全关证据。 第二十三条 项目经理部发观对方不履行或不完全履行合同时除督促对方继续履行外，要立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告公司总部，并注意收集、保全有关证据。公司工程部接到报告后，应认真分析，提出应对措施。 第二十四条 对劳务、设备物资采购、租赁、分包等合同文本，公司要组织机关有关职能部门、法律顾问认真研究，制订范本。项 目经理部要依据相应范本，硬化合同条件，明确合同责任，在经过严格的合同评审程序后签订，以减少或避免合同执行过程中各种纠纷的发生。 在项目施工过程中，项目部签订的包括劳务、设备物资采购、租赁、分包等所有合同文件，在签订之前均要报公司相关主管部门审查同意。项目部签订的所有合同文件，均要报公司行政人事部和工程部备案。 第二十五条 合同履行结束即合同终止。合同终止的13 / 22 原因主要有合同已按约定履行、合同协商解除、不可抗力解除、违约解除等。 第二十六条 合同终止后，项目经理部应对合同签订、 合同履行及合同管理等工作进行系统的评价。通过合同的评价，总结经验、研究合同管理中存在的问题、吸取教训、提出建议，不断提高合同管理水平和项目管理水平。 第四章 变更和索赔管理 第二十七条 项目经理部要高度重视工程的变更、索赔工作，变更、索赔是提高经济效益的重要手段，项目经理要亲自主抓，专人负责，配备必要的摄象机、照相机、录音笔等音像设备，做好原始纪录，及时请现场监理工程师签认，及时上报。要研究合同文件和变更索赔申报技巧。对于变更索赔成功的，经上报公司工程部审核后，项目经理部可提取变更索 赔净利的 10 20%，用于奖励有功的参与人员。 合同管理制度 合同管理制度 目 录 第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 14 / 22 第六章 第七章 第八章 第九章 第 十 章 总 则 . 合同的签订范围 . 合 同 的 谈 判 原则 . 合 同 的 签 订 程序 . 合同的审批、盖章、分发 . 合同的签章与归档 . 合同的履行与跟踪 . 工 程 合 同 的 日 常 管理 . 合同的付款审15 / 22 批 . 合 同 的 变 更 与 终止 . 第十一章 附则 . 附件一： . 附件二： . 附件三： . 1 附件四 : . 2 附件16 / 22 五： . 4 合同管理制度 合同管理制度 编号 No.： BFTZ-HR-02 解释修订部门 Issued by：成本管理中心 生效日期 Effective date： 批准人Approved by： 1 总 则 本规定适用于公司投资或管理的项目。 本规定编制目的是为了规范合同在草拟、审核、谈判、签订、跟踪、编号、用印及 归档管理的工作程序，防范经营风险。 2 合同的签订范围 工程合同的签订范围：招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装 饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同；工程勘察、设计合同；材料、设备采购合同及属于工程管理范围的各种经济协议等。 3 合同的谈判原则 工程造价在 50 万元以下的工程项目，由合约部主持合同谈判工作，各有关部门参 17 / 22 与；工程造价在 50 万元以上的工程项目，必须由公司分管副总经理以上级别领导主持合同谈判；合约部组织各有关部门参与。合同谈判中遇到的重大争议问题，报公司总经理办公会研究确定。 合约部依据合同谈判确立的原则，遵照中华人民共和国建筑法、中华人民共和 国合同法和建设工程质量管理条例的规定，参照市工商行政管理局和市建委共同监制的工程建设施工合同、工程勘察、设计合同及材料、设备采购 合 合同管理制度 同等制式合同文本，结合工程实际情况进行合同条款的拟定工作。 订立合同，必须遵守国家法律，必须符合国家政策，必须贯彻平等互利、协商一致、 等价有偿的原则。 合同的签订程序 招标工程项目的施工合同，由合约部根据招标文件及中标单位的投标书、投标承诺 及中标通知书约定的工程内容、工程造价、优惠条件、工期、质量标准、材料供应方式、付款及结算方式等，提出合同初稿和合同汇签单，送公司相关部门和公司领导会签。 18 / 22 非招标零星工程项目的施工合同，由合约部参照工程建设施工合同制式文本， 确定的工程内容、工期、质量、材料供应方式、付款、结算办法等事项，制定零星工程施工合同统一标准格式，拟定合同初稿和合同汇签表，送公司相关部门和公司领导批准会签。 规划、勘察、设计合同由总工办、工程部及设计部根据各自职责划分及公司年度项 目开发计划安排，提出经公司副总经理审核、总经理批准的工程项目委托规划、勘察、设计任务书，合同条款按照国务院颁发的建设工程勘察设计合同条例原则和有关部 门印制的工程勘察、设计合同标准合同文本，结合工程实际情况，由承担勘察设计任务的单位拟定，各专业工程设计主管负责技术性条款的审定，合约部组织合同会签。 材料、设备采购合同，对公司自行采购的各种材料、设备，由公司材料信息部主管 和造价部主管按照材料、设备采购计划安排，提出经副总经理审核、总经理批准的材料、设备采购计划，合约部按照材料、设备采购计划提供的材料、设备名称、 数 合同管理制度 量、品种规格、质量标准、到货周期等要求，按照材料、设备采购合同文本拟定 合同条款。 19 / 22 其他和工程相关的经济协议，按照经副总经理核准、总经理签字批准的工程任务委 托单的要求，拟定合同条款。 施工合同的汇签程序：合约主管一合约部经理 造价管理中心副总 各会签部门领 导 公司法律顾问 总工程师 -副总经理 -总经理。 勘察设计合同汇签程序：设计工程师 合约主管 设计部经理 -合约部经理 造价 管理中心副总 -各会签部门领导 -公司法律顾问 -总工程师 -副总经理 总经理。 材料合同汇签程序：合 约主管 -主管工程师 -工程部经理 -合约部经理 造价管理 中心副总 -各会签部门领导 -公司法律顾问 -公司总工程师 -副总经理 总经理。 其他经济协议汇签程序：合约主管 -合约部经理 造价管理中心副总 -各部门领导 -公司法律顾问 -总工程师 -副总经理 -总经理。 汇签部门审核内容： 造价部审核合同价款、结算方法、付款方式等； 设计部门审核工程设计合同的收费标准、服务范围、付款方式等； 20 / 22 工程部门审核工程施工合 同的工程质量、工期等技术要求； 人事行政部审核合同的内容、形式、文字表述合法性