财务人员必备的基本技能).ppt

财务人员需要具备的EXCEL技能,财务管理咨询资深讲师上海财大高级国际财务管理师SIFM复旦会计专业硕士MPACC,培训导师,Excel用户水平的5个层次,财务人员需要掌握的EXCEL技能,EXCEL有些是什么？,财务人员需要掌握的EXCEL技能,知识结构,Excel数据处理与操作,Excel函数与公式,Excel图表与图形,ExcelVBA与宏,Excel数据分析,财务人员需要掌握的EXCEL技能,财务人员需要掌握的EXCEL技能,心态,方法,坚持,No.1积极的心态“兴趣是最好的老师、压力是前进的动力”,No.2正确的方法循序渐进善用资源、学以致用阅读与实践的结合,No.3持之以恒的努力，每天进步一点点,财务人员需要掌握的EXCEL技能,财务人员需要掌握的EXCEL技能,会用EXCEL偷懒，也是职场的杀手锏,布局合理；结构清晰;数据规范！,规范的EXCEL表格要做到,简洁干净；美观大方！,财务人员需要掌握的EXCEL技能,偷懒，首先从规范表格做起！,下表是来访表的一部分，有问题吗,第一宗罪日期录入不规范,日期该如何录入？格式统一就行吗？,财务人员需要掌握的EXCEL技能,“点”型以“.”为分隔符录入的日期。比如：2011.1.10；13.05.08。“空格”型以“”为分隔符录入的日期。比如：2011110；130508。,日期常见的错误录入方式,日期常见的正确录入方式,“减号”型以“-”为分隔符录入的日期。比如：2011-1-10；2013-5-8。“正斜杠”型以“/”为分隔符录入的日期。比如：2011/1/10；2013/5/8。,财务人员需要掌握的EXCEL技能,第二宗罪合并单元格严重破坏了数据结构,合并单元格很工整，有什么问题吗？,财务人员需要掌握的EXCEL技能,问题1：无法使用的排序,合并单元格会造成整个数据区域的单元格大小不一。所以排序时，会提示错误。,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,技巧C,问题2：筛选会出错,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,为什么会出错,是因为合并单元格以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。,如右图，看起来F5：F6的数据内容是“*”。但其实只有F5有数据，F6对于Excel来说，值为空。所以，筛选所有售价为空白的数据明细，能得到三条记录。,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,小技巧“合并及居中”何时使用？,主要是用于要打印的表格，可以使表格看上去更加明晰。,整改方案,取消“合并及居中”，录入数据在一行内完成。,整改过程,整改结果,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,第三宗罪数据残缺有空白,单元格没数据就不填写，不行吗？,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,真空白VS假空白,单元格有真空白和假空白之分。真空白是这个单元格“真没有”数据：该单元格从未被填写过曾经填写的数据已经被完全删除,真空白会影响数据分析结果，尤其是做计数统计。,假空白是这个单元格“可以有”数据。假空白的单元格仅用肉眼看，格内什么都没有。但是选中它再看编辑栏，却会发现编辑栏里有数据，内容为=“”（英文的双引号）。这是一种空文本的概念。,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,空文本在Excel看来也是数据。而在我们眼中，它是空白。这和0值一样。当单元格数值为0时，Excel也认可该单元格里有数据，只不过数值为0罢了。即：不管什么数值，只要有值就是“非空单元格”。,空文本与0值,在数值部分的空白单元格里,填写,0值,在文本部分的空白单元格里,填写,相应的文本数据，“无”或“空”等,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,整改结果,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,第四宗罪多余的表头,该表头占了2行，有什么问题吗？,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,第四宗罪多余的表头,该表头占了2行，有什么问题吗？,奇葩的筛选！,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,整改结果,财务人员需要掌握的EXCEL技能,技巧,制表规范,正确的数据表应满足以下条件：一个标题行；无合并单元格；数据录入统一、规范；数据区域中无空白单元格。,财务人员需要掌握的EXCEL技能,财务人员需要掌握的EXCEL技能,1.EXCEL表格的设计原则,目录,【数据管理原则】【一致性原则】【规范性原则】【安全性原则】,财务人员需要掌握的EXCEL技能,1.1要有良好的数据管理理念,要有良好的数据管理理念，理清数据处理的四大步骤，区分三类表格。,根据所处的EXCEL数据处理的流程环节以及表格的性质，可以将Excel表格分为：清单型，报表型，过渡型三大类型；根据表格的用途确定表格的类型，然后再确定各类表格的整体机构，布局。,1.2要养成一致性原则的习惯,财务人员需要掌握的EXCEL技能,【EXCEL表格设计的一致性原则】,同物同名称（名称一致）：也就是说某对象只能有一个名称，同一对象的名称在任何表格，任何人员，任何部门里都要保持一致，以便数据引用。同表同格式:相同的表格其格式必须保持相同，以便统计汇总数据。同一类工作簿/工作表的名称也保持一致的格式以方便表格翻新时批量修改公式。,财务人员需要掌握的EXCEL技能,1.3遵循表格机构和数据的规范性原则,【EXCEL表格设计的规范性原则】,数据规范（格式规范）：表格中的各类数据使用规范的格式，如数字就使用常规或数值型的格式，日期型数据不能输入20170501,2017.5.1等不规范的格式。结构规范:必须从管理的角度，考虑表格结构应该如何设计，如何对表格结构进行布局，比如合并单元格，多行标题，斜线标题。结论：EXCEL表格的标准化与规范化，是数据处理分析的基础。,财务人员需要掌握的EXCEL技能,1.4提高安全性原则的技巧,校验机制：数据输入时可使用数据有效性校验输入数据。保护机制:要分发的表格要保护工作表，仅允许其他用户修改可以修改的单元格；如果引用了其他工作簿的数据，在不需要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后，造成本表数据丢失。备份习惯：重要数据即时备份，定期备份表格，副本操作等。可以看出：EXCEL表格的安全性和保护功能，是数据处理分析的必备技巧。,【EXCEL表格设计的安全性原则】,财务人员需要掌握的EXCEL技能,2.使用EXCEL常犯的错误及其纠正,目录,【错误的来源】【表结构的错误】【数据的错误】【表格存在的问题及纠错】,2.1EXCEL表格容易出现的错误,财务人员需要掌握的EXCEL技能,【EXCEL表格设计的一致性原则】,错误的来源：手工设计表格不规范系统导入数据不规范,表结构的错误：多头标题;多列标题;合并单元格；不同类型数据放一个单元格；空行；小计,数据的错误：文本有空行；非法日期；文本型数字；数据中有特殊字符；数据格式不统一,财务人员需要掌握的EXCEL技能,2.2案例：表格存在问题及纠错,财务人员需要掌握的EXCEL技能,目录,【基础常识方面的专业素养】【数据分析方面的专业素养】【安全保护方面的专业素养】【表格美化方面的专业素养】,3.使用EXCEL表格的专业素养,财务人员需要掌握的EXCEL技能,3.1使用EXCEL表格基础常识方面的专业素养,规范的表格体现你精益求精的工作态度,财务人员需