XX年档案管理制度范本.doc

XX年档案管理制度范本 关于XX年档案管理制度范本分享给大家下面是应届毕业生小编为大家搜集整理出来的有关于XX年档案管理制度范本欢迎阅读 第一条为了规范公司档案管理工作保证档案的完整性及保密性理顺工作程序明确工作职责杜绝资料流失特制定本制度 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作 2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定认真细致地做好档案保管以及利用工作充分发挥档案资料的作用 4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导每年对二级档案管理进行一次检查验收 第三条归档制度 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动具有查考利用价值的文件资料均属归档范围 2、凡属归档范围的文件资料均由公司集中统一管理任何个人不得擅自留存 3、归档的文件资料原则上必须是原件原件用于报批不能归档或相关部门保留的综合部保存复印件 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料由财务部保存原件;属于人事方面的资料由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的由规划建设部保存原件以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案 6、由公司对外签订的经济合同应保留三份原件综合管理部保存一份财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份特殊情况只有一份原件时由综合部保存原件 7、在归档范围内的其他资料由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室部门需要使用的可复印或复制归档范围外的由各部门自行保管 第四条档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的专门库房各部门应根据保存档案数量设置存放档案的箱柜并具备防火、防潮、防虫等安全条件 2、归档资料要进行登记编制归档目录 3、档案管理员要科学地编制分类法根据分类法编制分类目录;根据需要编制专题目录完善检索工具以便于查找 4、档案要分类、分卷装订成册保管要有条理主次分明存放科学 5、库存档案必须图物相符帐物相符 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料了解利用者的需求掌握利用规律 7、根据有关规定及公司实际情况确定档案保存期限每年年终据此进行整理、剔除 8、经确定需销毁的档案由档案管理员编造销毁清册经公司领导及有关人员会审批准后销毁销毁的档案清单由档案员永久保存 9、严格遵守档案安全保密制度做好档案流失的防护工作 10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作方可办理调动手续 第五条档案借阅制度 1、档案属于公司机密未经许可不得外借、外传外单位人员未经公司领导批准不得借阅 2、借阅档案资料须经档案保管部门负责人批准阅档必须在办公室指定的地方不得携带外出需要借出档案的须经档案保管部门负责人批准 3、借阅档案必须履行登记、签收手续 4、借出档案材料的时间不得超过一周必要时可以续借过期由档案管理员催还需要长期借出的须经分管副总经理批准 5、借出档案时应在借出的档案位置上放一代替卡标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人以便查阅和催还 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件归还时保证档案材料完整无损否则追究当事人责任 7、借出档案材料因保管不慎丢失时要及时追查并报告主管部门及时处理 8、重要档案、机密档案不得借阅必须借阅的要经分管副总经理同意必须外借的由总经理审批 第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要每三年移交一次必须保留的尽量留复印件其余资料交综合管理部统一保存 第七条本制度从二Oxxx年十月一日起执行 一、局档案工作机构 成立局工作鉴定小组由办公室、处、行政处、计财处有关人员组成 局的档案工作机构为现行局的综合档案室档案室对局机关档案实行综合管理其日常工作由办公室领导业务上受国家省、币档案局监督和指导 二、综合档案室的职责 1.按照上级关于档案工作的规定组织具体实施工作2.拟订局档案工作计划和工作制度 3负责组织每年文书立卷、归档工作 4.统一管理局各种门类和载体的档案做好收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作 5.按规定向币档案馆移交应进馆的档案接受局直属撤销单位的档案 6.负责收集与局业务有关的资料 7.办理领导交办的其他有关档案业务工作 8.协同有关处室对基层单位的档案工作进行业务和督促检查 三、档案综合管理范围 凡属局各处、室和党、政、工、团组织形成的文书档案、基建档案(包括房改工作档案)、设备档案、声像档案、已故人员档案(人事部门存三年后再移交)均由档案室管理人事档案由人事处管理业务档案由各业务处按归档要求收集、整理、装订成册、编号目录将档案交综合档案室管理 四、文件材料归档 1.本局在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料(包括文字、图表、照片、录像带和各种专业性文件)必须及时立卷归档以保存局的历史面貌 2.归档的基本要求 (1)归档的文件材料必须准确地反映局工作活动的历史面貌; (2)归档的文件材料必须进行立卷整理要符合立卷的原则和要求 3归档时间 (1)党、政、工、团的文书立卷和各业务处室的业务档案应于翌年第二季度归档完毕 (2)基建文件材料归档应与该基建工程建设同步进行工程竣工验收后三个月内向档案室移交 (3)设备文件材料应于设备开箱时验收登记设备安装调试或投入使用三个月后向档案室移交 (4)会计档案由财政部门整理立卷后按20xx年7月1日实施的会计法规定在对务部门保管一年后移交综合档案室 (5)已故干部职工档案按市委组织部市档案局(xxxx)6号文规定干部职工死亡后其档案在人事部门保存三年后向档案室移交 (6)声像档案自形成一个月内向档案室归档凡归档的照片(连图片)、录音带必须有文字说明(包括时间、地点、入物(职务)、内容、拍摄(录制)者姓名录像带还应有解说词 4.归档份数党政文件一般归档两份一份连底稿作档案保存一份作文件汇编其他门类的文件一般归档一份比较重要的可增加归档份数 五、档案的管理 I局的全部档案为一个全宗全宗内有档案按门类进行分类根据同级和上级档案行政部门的要求编制分类方案编制类和编号的方法要便于保管和使用 2.建立和健全档案工作各项制度把档案工作列入机关工仁和业务活动计划把基建工作列入有关部门和人员的职责范围和岗位责任制 六、加强档案室的保护工作改善档案保管条件并定期对档案保管的状况进行检查发现问题向领导汇报及时采取措施保护档案的安全 1.根据国家和同级档案行政管理机关的规定拟订档案保管期限表为又书立卷和档案鉴定提供依据 2档案的鉴定工作由局办公室牵头组织有关业务处室组成鉴定小组负责提出鉴定意见 3,销毁失去保存价值的档案必须登记造册经局分管领导批准指定两人监督销毁并在销毁清册上签字 4.档案的移交按