岗位分析流程及编写(3).ppt

岗位分析相关术语相互关系,岗位分析-人力资源管理的基础,主讲人：赵卫锋,本节基本框架,岗位分析的实际流程(1)准备阶段(2)设计阶段(3)实施阶段(4)岗位说明书的编写、应用与完善,引例,小静接到指示，公司本月将开始岗位分析。他负责销售部门的各个岗位的岗位分析，他决定先从普通销售员工开始，从下往上分析，销售经理最后分析。但在施行过程中，他发现，普通员工并不像他预想的那样配合。“岗位分析？干吗用的？”，“是不是要裁人了？怎么突然要分析岗位了？”真抱歉，手头忙，过阵子再谈吧。“一周下来，小静精疲力竭，却收获寥寥。你作为一个人力资源管理人员，请问怎样进行岗位分析？,案例,小静的烦恼,第二节岗位分析流程图,一、岗位分析准备阶段,2.取得高层领导的信赖支持,3.组建岗位分析小组,1.确定岗位分析目的,获得人财物的支持赢得员工的广泛支持,有专业的团队去执行,（一）确定岗位分析的目的,小静接到指示，公司本月将开始岗位分析。他负责销售部门的各个岗位的岗位分析，他决定先从普通销售员工开始，从下往上分析，销售经理最后分析。但在施行过程中，他发现，普通员工并不像他预想的那样配合。“岗位分析？干吗用的？”，“是不是要裁人了？怎么突然要分析岗位了？”真抱歉，手头忙，过阵子再谈吧。“一周下来，小静精疲力竭，却收获寥寥。由此可见，员工不清楚岗位分析目的，就容易产生恐惧心理，其结果自然是不配合。因此在进行岗位分析之前应做好充分准备，对员工进行动员宣传岗位分析目的，使员工对岗位分析的真正目的和意义有充分的了解和认识。岗位分析的目的都有哪些呢?,案例,小静的烦恼,岗位分析的目的与岗位分析侧重点关系,岗位分析应是一个由上而下的过程，涉及到企业各个层面。应得到全体员工的支持和参与。不应该把该项工作作为”作业”来应付，并没有与员工充分交流，有的由于宣传不到位，员工不知道岗位说明书的作用，有些员工误认为岗位说明书编写就是要“定员、定编”，这对员工显然是一种威胁，由此出现员工不理解、不利用、不执行的情况，使岗位说明书变成可有可无的摆设。,宣传在先,例如：在对任职人资格进行界定时，有些员工感到恐慌。若按照行业通行的标准对岗位任职人资格进行界定，很多老员工的学历或者技能达不到企业要求，因此他们就会认为岗位说明书是企业给他们设置的障碍，由此产生敌对思想。或者是，他们习惯了以往的工作方式，不愿意创新突破，所以不情愿去改变现状。,（二）取得高层领导的支持与认可,人力资源管理业界有这样一个俗语：”你若恨一个人就让他做岗位分析去吧。“为什么这么说,其中一个非常重要的原因是岗位分析不但需要财、物资源的支技，更需要各部门多方面的配合与真诚合作。他们的配合与否，将直接影响到职务说明书质量的高低以及将来使用效果的好坏。而他们的配合与否又在很大程度上取决于高层领导的重视程度和对岗位分析支持力度。首先看：岗位分析是需要资金支持，资金的支配权基本上领导说了算，企业的人事权也基本上是由领导说了算，所以岗位分析首先要获得领导的支持。它可以较好地解决岗位分析过程中出现的各种问题,并扫清岗位分析工作前进中的各种障碍。在实践中有许多因为高层领导的没有认识岗位分析重要性,而忽视对它的大力支持,而使岗位分析失败,有的甚至中途夭折,所有人说岗位分析只不过是“雾里看花，水中望月”的东西，说起来挺好，实施起来太难了。,案例,领导在人、财、物上的支持,最需要岗位任者的配合,高层领导,岗位任职者的领导,人资部门,议案权建议权审核权提议权,决议权,加层汉包堡,岗位分析若是高层领导提出来的，那工作就好办，若岗位分析不是领导提出来的，那人资部门要做的事情就多，,（三）组建岗位分析小组及人员培训,岗位分析的主体是谁？或应由谁来做岗位分析？,1、岗位分析小组组成,岗位分析是技术要求很强，且复杂而细致的工作，绝不是人资部门的事情,也不是人资部门单独完成的,需要多方面的配合。,2、岗位分析主体优缺点,岗位任职者,人力资源部,优点:对本岗位较多理解,最真实可靠、详尽的信息，缺点:分析效果很差，编写说明书格式不统一、表达不规范，不深远,优点:负责整个组织人事配置工作，对每个员工与部门职责都有一定的了解，有一定的专业素养缺点:当局者迷，专业的限制，大部分都是文科出身，对理工科的一些东西、专业词语听都听不懂,2、岗位分析主体优缺点,岗位任职者领导,外聘专家,优点:基层负责人对所管辖部门基本了解，而且比在岗员工看问题更全面、深远缺点:基层负责人十分繁忙，受到来自方方面面的领导与任务分派，难以按时按量地完成工作分析,优点：掌握专业的技术、工具和丰富的咨询经验；客观、公正缺点：需要时间了解企业，格式规范、版面设计美观，但不切合实际。,3、岗位分析人员理想组合及关系模型,原则：不同背景不同经历不同专业不同年龄,4、岗位分析小组成员人数,作为一个团队，岗位分析小组的成员人数要适当。人数过多，容易出现人浮于事的现象；人数过少，难在规定的时间内完成工作任务。延误时机。岗位分析小组成员的人数要适当，一般615人不等，具体人数根据企业实际需求而定。影响岗位分析小组成员人数的因素主要有岗位分析任务量的大小，岗位分析时间的安排、岗位分析小组成员自身素质的高低及企业因素等方面。,准备阶段总结,第一步，明确岗位分析的目的第二步：向高层领导讲明岗位分析的必要性、目的、要达到的结果，获得高层领导在资金支持；同时也就获得了中基层领导的及员工的广泛支持。第三步：组建岗位分析小组。主要注意几点：首先岗位分析小组是由多人组成；其次，指派一个高层领导作为负责人；三、按各自的优缺点合理分工。,第二阶段：岗位分析的设计-实施方案,1.岗位分析的内容及提前收集资料2.岗位分析方法的选择3.岗位分析的时间安排4.形成总体实施方案岗位分析方案样例.doc,1.岗位分析的内容及提前收集资料?,可提前收集的资料,1.组织机构图2.各部门职能说明书3.工作流程图4.职权体系表5.职位责任制6.人员名单,2.岗位分析方法的选择,问卷调查访谈法关键事件法工作日志法系统方法（DOL、职务分析问卷PQA、关键事件法CIT、任务清单TIA、工作要素法JEM）,岗位分析-收集资料方法,岗位A,岗位B,岗位C,方法2：从现岗位入手,职责清单分发信件打字维修打印机,个别面谈,集体面谈,直接观察,工日记/记录,调查问卷,主要方法,工作实践,从现有岗位入手，可以采用的方法,3.岗位分析的时间安排,让参与岗位分析的相关人员大致了解参与该项活动的程序，他们需要做哪些方面的工作及花费多长时间。事先告知岗位分析参与人员整个活动的安排情况，何时需要他们的配合，以方便其事先安排好时间，不至于影响其正常工作。,流程及时间安排,4、形成总体实施方案,4、岗位说明书的编写、应用完善,1.审核信息并提取相关内容2.形成岗位说明书3.岗位说明书的使用4.岗位说明书的反馈与修改,第二节岗位说明书的编写、应用完善,（一）岗位说明书内容,关于工作的基本情况、概述、关系、责任、任职条件、劳动强度、工作环境等的文字说明。,（二）类型,1、文字叙述型与表格型2、简单型、较复杂型、完备型,（三）具体内容,岗位基本信息包括岗位名称、直接上级、岗位编码、岗位等级、岗位序列等。工作概述用简练的语言描述岗位的职责。,（三）内容,工作关系（纵向关系、横向关系）（协作关系：包括内部协作关系和外部协作关系）职责按重要程逐条描述。职权说明履行岗位职责所必须的权力范围。工作条件与工作环境包括工作危险性、不良因素、办公设备等。,（三）内容,任职资格包括学历、专业要求、经验、能力要求、技能要求、资格证书等。,如何制作岗位职责说明书,一份完整的岗位说明书一般包括：1、岗位基本信息（岗位名称、所属单位、岗位类别、岗位级别、任职者姓名）；2、岗位概述（用一两句话说明）；3、岗位职责（描述主要要做的工作有哪些）；4、岗位任职条件（学历专业、工作经验背景、各方面的工作能力、外语和计算机，可能还会有特殊要求如：性别、年龄、适应出差、会驾驶等）。,确定岗位说明书的格式,从岗位资料收集到分析，从岗位分析到编写岗位说明书的过程是由繁杂到简洁、从简洁再到精确的过程岗位描述的流程如下：,逐项进行职责描述,小组讨论,反馈和确认,制作岗位职责说明书流程,岗位说明书的格式,例：根据公司人力资源发展战略及需要，研究与制订具有竞争力的人力资源策略，优化人力资源的配置，合理使用人才，组织实施人力资源管理的日常工作，为公司各项工作的正常运转提供人力资源方面的保障,岗位说明书格式因不同岗位分析目的而不同，可繁可简,用于记录对该岗位主要岗位职责的逐项描述,用于记录该岗位对内和对外联系的主要机构和部门，以及该岗位的直接上下级,岗位说明书的格式（续）,用于该岗位所需的任职基本要求作出判断，该任职基本需求未必与岗位现任职者的情况相同，而应该着重考虑以下因素：从事该工作所必备的最低要求胜任该工作的新员工的资历从事该岗位所有员工的通用标准,起草以及每次修订都需要签署责任人姓名和时间，最终需要由人力资源部负责人审核确认,岗位描述岗位设置目的,岗位设置目的：用简练而准确的语言来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用该岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？格式：工作依据+工作内容+工作成果工作依据：根据工作内容：动词+工作对象工作成果：描述岗位工作达到的目的注意：岗位设置目的陈述不包括如何完成结果的过程,职责描述的注意事项,工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作按照岗位职责的重要性顺序填写,重要的职责填写在前面职责描述字数要求：每条职责描述不超过50字,岗位描述职责描述的注意事项,职责条目确定除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责的5%。未被逐条详细描述的“其它”职责所占用的时间一般不超过该岗位完成所有职责工作时间的10%。紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。,岗位描述-职责描述的注意事项,职责描述句式规范一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如：每季度起草报告向倾听客户的买卖指令比较部门实际费用与预算费用的差别用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。,职责描述语句通常包含的内容1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：,岗位描述职责描述的注意事项,岗位描述反馈和确认,岗位说明书的起草人在初步起草岗位说明书后，应经过岗位分析项目小组讨论确定。在讨论过程中如果有不明确的问题，还可以向相关人员进一步了解情况。小组讨论的意义在于：小组各成员对同一岗位有不同视角，他们的意见可保证该岗位说明书内容更加确切、完整，文字表达更加准确。,岗位描述：编写岗位说明书,经岗位分析小组讨论确定后的岗位说明书可返回岗位现任职人员或其直接上级，征求反馈意见并进行必要的修改。岗位说明书最终由人力资源部负责人审核批准，并进行编号，成为正式的岗位说明书档案。,岗位描述职责描述的注意事项,总的来说代表了岗位的主要产出描述了工作的成果而非过程每一说明描述了单独的、不同的最终结果不是广义的，含糊的说明每一个说明都是没有时限的，如果岗位没有改变，职责不会改变,职责说明动词举例,决策或设定目标批准指导授权建立制订规划决定准备预备发展执行管理达成增进评估建立赢得评定吸引限制确保维护评估衡量监控取得认同审核找出设定执行指明改善标准化专业与支援分析辨明界定建议提议促使建议预测协调解释支援特定性或基层工作检查检验执行履行对照提出分配处理收集汇集生产制造分发进行提供获得提交操作执行供应一般性管理联系协助控制监督协调,如何描述工作,工作职责,工作任务,工作要素,董事会秘书,提供董事长所要求的速记,准备和保存月董事会记录,适用于岗位说明书,董事会速记整理速记记录打印董事会会议记录复印会议记录，分发给董事会成员会议记录保管归档,在打字印机中插入打印纸确定打字机的边距,不适用于岗位说明书,根据需求进行岗位说明书的更新或重新起草,起草/更新,重新进行岗位分析和描述，起草或更新岗位说明书的时机：新岗位产生时工作发生变化时定期审核，一般至少一年审核一次,1、各岗位的重要职责必须罗列在前三项；2、岗位职责是岗位说明书中最重要的一部分，不是全部。3、岗位说明书的编写是建立在岗位分析的基础上，依样画葫芦是不行的。4、岗位职责说明书不是一劳永逸、一层不变的。,制定岗位职责说明书应注意哪些方面,4、岗位说明书应主要由各部门的主管负责，人力资源部为其提供格式和方法，并予以适当的指导和审核。如果由人力资源部代行其事，就在一定程度上失去了编写岗位说