食品原料的采购供应管理.ppt

第一节食品原材料采购管理,第二节食品原料的验收管理,第三节食品原料的库房管理,第八章食品原材料采购供应管理,第四节食品原料出库管理,近年来，随着人们消费意识的增强，食品安全问题越来越受到人们的关注，发生在星级酒店的食品安全事故也频见于报端。为了规范食品安全，2008年4月20日，中华人民共和国食品安全法(草案)公布，针对食品生产经营的有关规定在第五章作了详细描述，其中：第四十四条食品经营者采购食品，对已经实行食品安全监管码管理的，应当查验食品安全监管码；对尚未实行食品安全监管码管理的，应当查验下列事项：（一）供货者有无食品生产许可证或者食品流通许可证、营业执照；（二）有无食品出厂的检验报告或者其他有关食品合格的证明文件。第四十五条食品经营者应当建立食品进货查验记录制度，如实记录食品的名称、规格、数量、生产日期、生产批号、保质期、供货者名称及其联系方式、进货日期等内容。食品进货查验记录不得涂改、伪造，其保存期限不得少于年。第四十六条食品经营者应当按照保证食品安全的要求储存食品，定期检查库存食品，及时清理变质的食品。第四十七条食品经营者储存散装食品，应当在储存位置标明食品的名称、生产日期、保质期、生产者名称及其联系方式等内容。食品经营者销售散装食品，应当在散装食品的容器、外包装上标明食品的名称、生产日期、保质期、生产者名称及其联系方式和经营者名称及其联系方式。,一、食品原料采购及采购管理（一）食品原料采购食品原料采购，是指采购部门根据餐饮企业经营的需要，以合理的价格从供应商处购得符合企业标准的食品原料。食品原料采购在餐饮经营过程中起着非常重要的作用。（二）食品原料采购管理食品原料采购管理是指餐饮企业为维护企业利益、实现企业利润目标而对企业采购工作所进行的计划、组织、协调和控制等一系列活动。,第一节食品原材料采购管理,二、食品原料采购组织管理,（一）采购组织形式（1）按照部门分工划分采供部负责制、餐饮部负责制、餐饮部和采供部分工负责制（2）按照采购统一程度划分集中采购制、独立采购制,（二）采购组织工作职责（1）收集供应商信息（2）收集市场信息（3）采购价格控制（4）采购过程控制（5）付款整理、审查（6）提交采购工作报告,三、食品原料采购计划编制,（一）采购计划分类依据不同参数，采购计划可作不同划分。按时间跨度可分为年度采购计划、季度采购计划、每月采购计划和日采购计划；按原料消耗的方式可分为鲜活食品原料采购计划和可储存食品原料采购计划；按采购的方式可分为零买采购计划和批发采购计划。不同的饭店，可以根据自身的的情况编制不同的采购计划。,（二）采购计划内容一份完整的采购计划，应该包括以下内容：采购基本要求；采购数量、采购频率、采购批量和计划采购时间；确定常用原料采购的最佳供货渠道及供商；根据采购的数量和理想价格，核算本期采购的资金占用量，以便与饭店的财务预算相比较；对运输方法有特殊要求的物资，在编制采购计划有必要说明其储运方法。,（三）采购计划的编制程序（1）主管领班起草（2）采购部汇总（3）财务部门审核（4）总经理审批,（四）食品原料采购程序控制,月份：,填报单位：,食品原材料月度采购计划表,填写申请报告,系领导批准,采供科批准,填写借款单,教务处长签字,财务科长签字,财务室做单,财务室领钱,购买材料,采供科验收,采供科做单,教务处长签字,财务处长签字,财务室做单,财务室报销,实验室验收,四、食品原料采购人员配备,（1）良好的职业道德和素质（2）丰富的食品原料知识（3）丰富的业务经验和知识（4）较强的社交能力（5）其它知识,五、食品原料供应商选择,（一）企业资质营业执照；卫生许可证；产品生产企业食品卫生许可证；产品检验合格证；税务登记证（国税、地税）。,另外，卫生部餐饮业食品索证管理规定第五条规定，餐饮业经营者在购买以下食品时应实施采购索证和进货验收制度：食品（食用油及食品原料）；食用农产品；食品添加剂；省级卫生行政部门依法规定的索证项目。,（二）企业信誉企业信誉是企业在其生产经营活动中所获得的社会上公认的信用和名声，包括产品信誉、服务信誉、竞争信誉、财务信誉、商业信誉和银行信誉等。（三）交易条件价格付款期限交货能力其它优惠条件,六、食品原料采购价格控制,（一）价格比较的程序（1）了解市场价格（2）设立最高限价（3）报出合理价格,（二）获取理想价格的手段和途径（1）选择恰当的采购时机（2）集中批量订货或改变购货规格（3）建立稳定的供货渠道（4）减少中间商，直接进货（5）选择恰当的支付方式（6）组建购买集团或采购中心,七、食品原料采购时机和采购数量控制,（一）鲜活食品原料采购控制（1）日常即时采购法采购数量=次日需要量当日库存剩余量（2）长期订货法,（二）库存食品原料采购时机和采购数量控制（1）经济批量采购法总成本=产品成本采购成本储存成本产品成本=产品单价需要量采购成本=每次采购成本期内采购次数储存成本=平均库存期该单位储存成本,设D为年需要量，C为单位物资采购成本，H为单位存货的年成本，S为一次订货的业务成本，Q为经济批量，TC为总成本，则例：某酒店今年面粉的计划用量是2249kg，每次的订货成本是7.2元，单位存储费用是0.1元，求其经济批量、最佳采购次数和订货周期。,（2）订货点采购法,订货点法，是指当库存量下降到预定的最低库存数量（订货点）时，按规定数量（一般以经济批量为标准）进行订货补充的一种库存管理方式，订货点法是对采购时机的控制。,一般而言，影响订货点确定的因素有以下几点：原料消耗速度，消耗速度越快，订货点越高；订货提前期，是指从发出订单到所订货物运回库所需要的时间长度；订货提前期需要量，是指在订货提前期内原料的消耗量，一般以已发生的日均消耗量为标准计算；订货提前期需要量=日需要量订货提前期天数安全存量，是指为满足业务突然增加而需要的食品原料量。安全存量=（日最大需要量日平均需要量）采购间隔天数所以：订货点（最低存量）=日需要量订货提前期天数安全存量,例：某酒店每月销售啤酒6000瓶，每次从订货到货物入库需要10天，安全存量为1000瓶，求其订货点。如果市场啤酒供应状况有好转，每次从订货到货物入库需要3天，则订货点是多少？订货点法订货是对每一种食品原料进行控制，因此，订货点法适用于那些价值比较大或者使用量比较大的适合单独采购的食品原料，订货点法有以下优点：管理简便，订货时间和订货量不受人为判断的影响，保证库存管理的准确性；由于每次订货量一定，便于货品的库存理货；便于按经济批量订货，节约库存总成本。,（3）定期采购法,最高存量=日需要量采购间隔天数安全存量采购量=最高存量日需要量订货提前期天数库存剩余=日需要量采购间隔天数安全存量日需要量订货提前期天数库存剩余,第二节食品原料验收管理,一、验收员的配备（1）正直的品格（2）强烈的责任心（3）丰富的食品原料知识（4）熟悉财会制度,二、验收准备工作企业应当设有验收处或验收办公室，位置应该设在企业的后门或边门，以便于验收。验收部门必须有适当的设备和工具。磅秤是验收部门最重要的工具，验收部门应当配备重量等级不同的磅秤，各种磅秤都应定期校准，以保持精确度。验收办公室还应配备直尺、温度计、小起货钩、纸板箱切割工具、铁榔头、铁皮条切割工具等，一两把尖刀以及足够数量的公文柜，公文柜用以存放各种表格。,三、货物的验收标准（1）验收的质量标准验收人员应当对照请购单和订购单的详细说明，结合企业制定的采购物资质量标准进行验收；如果是鲜肉类货物，应当查验检疫合格证明，无合格证明的拒绝接收；验收中对货品质量把握不准的，应证询相关技术人员的意见。,（2）验收的数量标准验收人员应当根据采购人员提供的当日订购单上写明的数量据实进行验收，数量差异应控制在订购数量的上下10%左右；若有外包装，先拆掉外包装再称量；对于密封的箱或其他容器的物品，应打开一只作抽样调查，查看里面的物品数量与重量是否与容器上标明的一致。但对高规格的食品原料仍需全部打开逐箱点数；对于未密封的箱装食品原料，应该对每箱仔细点数、称重。,（3）验收人员验收员在进行一般原料的验收时，采购员和库管员也应当在场，而在进行鲜活原料、海鲜以及贵重物品验收时，使用部门人员也应当在场，起到现场监督和辅助作用。（4）验收时间货物验收应当在每天的上午和下午固定的时间，以使库房管理工作更加科学有效。,四、验收程序及细则（1）核对货物核对送货发票与订购单上的货物项目、供货单位、价格是否相符；核对送货发票与订购单上的货物数量以及实际货物数量是否相符。（2）货品质量和规格验收根据请购单、订购单以及食品原料采购规格标准检验。若发现质量问题，如食品原料的腐烂、变色、气味怪异、袋装食品有效期过期、水果有明显斑痕等现象，应当立即退货。（3）在发货票上签名所有送货应有送货发票，送货员呈现给验收员的送货发票有两联，送货员要求验收员在送货发票上签名，将第二联还给送货员以示购货单位收到了货物，上联由采购员交给财会部，作为结账的凭据。,（4）填写验收单验收员根据验收情况填写验收单并签字，然后由采购员签字，以明确责任，最后由库管员签字，根据原料要求入库。验收单一式四联：第一联同发货票一起送交财会部，作为结账的凭据；第二联交贮藏室；第三联验收员自己留存；第四联采购部留存。,（5）退货处理若送来的食品原料不符合采购要求，应该报请餐饮部经理或厨师长处理；若因生产需要决定不退货时，应由厨师长或有关决策人员在验收单上签名；如果决定退货，应填写退货单。在退货单上填写所退货物名称、退货原因及其他信息，要求送货员签名。退货单一式三联：一联留验收部，一联交送货员带回供货单位；一联交财会部。交货中有腐烂食品原料，退货之后，应向采购部有关人员报告，以便尽快找到可替代的供应来源或可能的生产办法，以减少生产部门的不便。,（6）货物入库所收到的食品原料一部分为直拨原料，直接送到厨房或用料地点，另一部分直接送到库房。入库时，库管员根据验收单再次验收，最后入库贮存。需要说明的是，直拨原料必须同时填写出库领料单，才能送往厨房等用料地点。（7）填写验收日报表卫生部餐饮业食品索证管理规定第四条规定，餐饮业经营者应根据本规定要求，建立食品采购索证、进货验收和台账记录制度，指定专(兼)职人员负责食品索证、验收以及台账记录等工作，台账存放应方便查验。台账应如实记录进货时间、食品名称、规格、数量、供货商及其联系方式等内容。,五、验收控制体系（1）严格账单检查审核程序检查请购部门交来的请购单与采购部交来的订货单或订货合同有无批准签署，核对请购单与订货单的内容；如果订货单与请购单中名称、规格不符，须到请购部门和采购部门查明是否属替代品；核对后把它们订在一起，并按订货单的编号及供货单位名称存放。收到验收单和发票后，应当与订货单进行核对。检查验收单上的货品品种、实际验收数量是否涂改，验收签字手续是否齐全，签名是否真实、有效；检查验收单上的名称、规格、数量、质量、单价及交货时间是否与订货单的内容一致；检查发票是否为正式有效票据；检查发票上的价格与订货单的价格是否相符；检查发票上总金额的计算是否正确，短斤缺两、数量不足、质量不够等级问题是否已经扣减。检查货品是否已预付定金或预付货款；已预付了定金或部分货款的，应计算出本次应付货款的金额。签署正式的付款核准意见。,（2）付款要求采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款；支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在一定的范围内；严格财务制度，付款超出一定额度必须使用支票或委托银行付款结款，额度以内可支付现款；超过现金支付额度要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须在一定的范围内。（3）报销要求采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销；采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。,第三节食品原材料库房管理,一、食品原材料库房设备（1）干货库（2）鲜货库（3）冷冻库（4）酒水库,三、食品原材料库房管理基本制度和要求（一）基本制度（1）库房安全管理除仓库管理人员和因工作需要的有关人员外，任何人未经批准，不得进入仓库。因工作需要需进入仓库的人员，在进入仓库时，必须先办理入仓登记手续，并要有库管人员陪同，严禁独自进仓。进仓人员工作完毕后，出仓时应该主动请库管人员检查；仓库内不准会客，不准带人到仓库范围参观；仓库不准代人保管物品，不得将未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓；任何人员，除验收时所需外，不准试用试看仓库商品物资；仓库范围内不准生火，也不准堆放易燃易爆物品，一切进仓人员不得携带火种进仓；仓库应定期检查防火设施的使用实效，并做好防火工作。,（2）货物存放管理所有货品应标注货品入库的日期，以便于库管员根据货品入库先后发放货品，货品发放必须坚持先进先出原则；新入库的物品要放在已有货物的后面，避免将陈旧货品遗落；各库存的物品，必须按照物品的属性和具体物品的保存要求分类或专门存放，严禁将不同属性和不同存放要求的物品混存；为了货物进出便利，经常用的物品应放在方便的地点，重的物品应放在离门较近的地方，轻的物品要放在高一点的架子上。,（3）库存卡管理库存卡是用来记录各类物品入库、发货、损坏/腐烂以及所有存货项目的调整的卡片。仓库保管员每天记录和更新库存卡的记录，每一个库存卡上的余额代表可随时发出货物的实际数量。库存卡必须与月存货记录相一致，所有长期记录与实际存货记录的不同之处必须调查清楚，并报告给财务经理。库存卡主要包括以下内容：货品入库信息包括货品入库的日期、数量、单价、金额及账单号。货品入库信息既可用来对原料采购、验收的监督和控制，又可以用来控制库房成本，同时还是货品发放的重要凭证。货品出库信息包括货品出库的时间、数量、单价、金额及领料单号。货品出库信息既是对货品使用部门成本的核算和控制，又是对库房成本以及库存结余情况的核算和控制。货品采购控制信息包括各种货品的最高存量、订货点存量和采购周期。库管员根据库存卡的结余数额，结合货品控制信息，可以及时向采购部门发出请购单。货品位置信息包括货架号和货位号，主要是为库管员存取货品和盘点外资提供便利，也是库房科学管理的重要部分。,（4）钥匙管理只允许一套钥匙流通使用，另一套应保留在财务经理手中以备急用；所有钥匙都要贴有标签；当库房锁好后，所有钥匙要封在一个信封中，存在前台收款员处；由总经理签字授权的可领钥匙的人员名单，要保留在前台处，所有钥匙只对名单上的人员发放；钥匙的取用必须有记录，记录本要保存在前台，每次记录必须有领钥匙人、领取时间、归还时间、收款员或夜审接收或发放人等信息；为保证库房安全，库房门锁要定期更换，如有库房员工变动，也应当更换门锁。,四、食品原料发放管理（一）直拨原料的发放管理直拨原料的发放是指食品原料经验收后不进入库房而直接进入厨房用于生产。直拨原料包括蔬菜、奶制品、鲜肉类以及海鲜等，这些原料一般都是每天送货，当天消耗。直拨料发放一般是在食品原料验收结束后，在验收员、采购员和库管员在入库验收单上签字确认后，由厨房人员填写领料单经库管员签字后直接领走，厨房一般设有专门的原料库房。为了严格控制原料的发放管理，直拨原料严禁不填写入库验收单和领料单直接领取。,（二）仓库原料的发放管理仓库原