秘书职业资格(事务管理).ppt

秘书职业资格考试辅导,四级秘书,鉴定要点,掌握接待工作计划的制定方法；掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法；做好信息的保密工作；能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理；办公设备和办公用品的发放和管理；编制时间表的方法；管理领导和自己的工作日志；熟悉文书形成与处理的基本程序。,第二章事务管理,第一节接待,制定接待工作计划安排迎送来访团体安排来访者食宿、交通、行程和参观娱乐活动,一、制定接待工作计划的程序,（一）相关知识1、接待规格高规格接待主陪主宾对等接待主陪=主宾低规格接待主陪主宾2、接待规格的确定3、接待计划的主要内容确定接待规格、日程安排经费预算、工作人员,一、制定接待工作计划的程序,（三）工作程序1、了解掌握背景资料（1）了解来访目的（2）了解来访者的基本情况2、草拟接待计划3、与本单位相关部门沟通情况4、与来访者沟通情况5、报请上司审批（四）注意事项,二、安排迎送来访团体,（一）相关知识1、用车的礼节常识2、团体见面礼节常识（三）工作程序（1）迎接办法：主陪人在宾馆等候，派下属去车站或机场迎接；为表示对来访者的重视，主陪人亲自到机场或车站迎接。（2）送别办法：来访者如果上午离开，就在前一天晚上话别；来访者如果下午或晚上离开，就在当天上午话别。时间控制在半小时内为好，礼物也在此时送出，并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。,三、安排来访者食宿、交通、行程,（一）相关知识（三）工作程序1、了解情况2、确定餐饮、住宿、用车标准3、预订餐厅、住宿房间4、根据对方要求调整方案,四、安排来访者的参观、娱乐活动,（一）相关知识1、明确参观目的2、明了参观内容3、不同娱乐活动的特点与适应对象4、参观、娱乐的相关礼节（三）工作程序（1）初步确定内容（2）征求对方意见（3）修改、确定方案（4）实施方案：人员安排、参观地点检查、提前预订门票、人数若多，可外包给旅行社。,考试题型示例一,单选接待规格可分为高规格接待、低规格接待和对等接待，最常用的接待方式是（）A.对等接待B.低规格接待C.正规接待D.非正规接待,考试题型示例一,多选制定接待计划时，要了解来访者的基本情况，如所在单位的全称、姓名、性别、身份、民族（国籍）、宗教信仰与（）。A.业务范围B.来访目的C.发展态势D.来访者人数,模拟试题一,多选在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区的名称的拉丁字母顺序排列，（）。A.按时间顺序排列B.按来宾身份排列C.按与东道主的关系远近排列D.不排列,第二节办公环境管理,掌握布置办公室的方法了解办公环境中常见的安全隐患能够采取措施排除常见隐患,一、合理布置办公室,（一）相关知识1、布置办公室的基本要求2、布置办公室的三大原则3、布置办公室的具体要求,二、营造健康、安全的办公环境,（一）相关知识办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患健康、安全办公环境的基本要求光线：灯光不闪烁、直射光线应遮挡、光线来自办公桌左方、不能直射电脑屏幕；温度：有温度调节设备。空气清洁度：禁烟。颜色：办公室以冷色调为主，简洁、明亮。办公室常用物品包括：桌、椅、沙发、文件柜、电脑、打印机、扫描仪、电话、碎纸机、饮水机、绿色植物、办公用具。,模拟试题,多选下列关于办公室环境的表述，正确的是（）。A.秘书应根据工作需要而不仅仅是级别来为不同工作人员分配办公空间B.如果空间允许，工作人员个人的日常生活用具可以放置在办公室内C.办公照明应尽量采用自然光源D.销售人员所处的区域应位于门口附近,第三节办公室日常事务管理,了解印章和介绍信管理的基本技巧掌握值班工作、领用先进管理办理报销手续上司差旅事务安排记录工作工作时间表编制工作日志管理,一、管理印章和介绍信,（一）相关知识1、印章的种类单位印章（正式印章）：一般指一个单位或企业的法人章，具有代表此单位的法律权威性。在处理公务中，以公司的名义上报下发的文件和对外发生工作联系，只有加盖公章，才能发生效力，才能服从、遵行或接洽、配合。领导人名章：代表公司领导的职权或专业人员的责任身份。具有行使职权的标志作用。名章和个人私章不同，属于公务专用章范畴。一般用于报表、支票等。部门用章：只限于本单位范围内工作往来使用的印章。,一、管理印章和介绍信,3、印章的管理与使用要求4、介绍信的使用要求,一、管理印章和介绍信,1、印章的刻制是印章管理工作的一个首要环节（1）得到上一级主管单位的正式公文（2）由印章制发单位开具公函，附上章样到公安部门办理登记手续（3）由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务（4）印章刻制完毕，原刻字单位一律不得留存章样,2、印章的启用（1）为安全起见，取公章应实行双人同行制。（2）取回公章后，立即交办办公室负责人拆封检验，指定专人保管。（3）启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门，并向有关单位发启用印章通知文，以便告知。,一、管理印章和介绍信,印章的使用程序申请用印正确用印用印登记（四）注意事项1、经理名章具有法定的权威性和代表性，要控制使用、加强管理。2、因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止用旧公章时，新公章启用后旧公章应交由制发机关封存或销毁；也可经上级部门批准后自行销毁,一、管理印章和介绍信,3、介绍信使用的注意事项（1）严格履行批准手续（2）介绍信的内容要明确具体（3）要填写有效时间（4）管理人员对开出的介绍信负责，检查无误后用印，还要盖骑缝章（5）一份介绍信只能用于一个单位（6）持信人不能将介绍信转借他人使用（7）存根内容要同正文内容相符（8）书写要工整，字迹要清楚，不得随意涂改（9）要用蓝色或黑色毛笔、钢笔填写,二、安排值班工作,（一）相关知识1、值班工作的任务和要求值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面：1、办理上司交办的事项2、上传下达，沟通内外3、认真处理来函、来电4、负责接待工作5、掌握上司的外出活动情况6、协调处理安全保卫工作,二、安排值班工作,2、值班工作规范（1）坚守值班岗位（2）认真处理事务（3）做好值班记录（4）热情接待来访者（5）加强安全保卫（三）工作程序,（四）注意事项1、值班实务处理的方法（1）对电话或来人商洽的简单事项直接处理（2）把应由有关部门处理的事项转有关部门处理（3）对电话或来人商洽的重要事项请示上司后处理2、值班实务处理的技巧（1）问明情况，做好记录（2）重要情况，及时报告（3）谨防假冒，避免失误,三、管理零用现金并办理报销手续,1、零用现金的管理要求2、报销手续的要求工作程序,三、管理零用现金并办理报销手续,A、借款申请（填写借款单）、批准、借出、销借（报销）B、垫付填写报销单、批准、报销1、报销单据要填写完整。2、必须要有授权人审核批准（有的单位还要财务主管签字）3、报销必须要有消费凭据粘在报销单后：发票、收据、会议通知等。消费凭据：即发生费用支出时，取得的合法、有效、完整、正确的票据。走上工作岗位使用公费时，要有索取消费凭据的意识。4、消费凭据数额可以大于报销数额，但不能小于。,四、安排上司的差旅事务,（1）制定商务旅行计划（2）制作旅程表（3）准备上司在不同场合的发言提纲（4）办理出国手续（5）落实上司出行前的工作,五、完成上司临时交办事项,（一）相关知识1、特点1、广泛性2、临时性3、具体性4、紧迫性,4、文字记录工作要点记录法详细记录法常用的速记法笔记与录音并用法5、文字记录的要求,六、管理时间、提高工作效率,（一）相关知识1、时间管理的内容2、个人时间管理的技巧A既紧急又重要（人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）B重要但不紧急（建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等）C紧急但不重要（电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等）D既不紧急也不重要（客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）,六、管理时间、提高工作效率,2、编制、管理工作日志A、编制工作日志a、自己的：一式两份、信息完整、包含上司的全部内容b、上司的：公务、私事注意：合理地安排日程，时间上留有充分的余地上司所有公务的准备工作不记入上司日志，应记入秘书日志。B、管理工作日志a、及时调整更改并告知上司b、上司的日志更改后，要同时更改自己的日志c、上司的日志必须保密、授权人查看,模拟试题一,单选把上司和其他同事不愿见的或没有必要见的客人挡在门外，这就是秘书工作（）。A.过滤B.预选C.分流D.预约,考试题型示例一,单选企业刻制印章，应到（）指定单位刻制。A.工商局B.税务局C.公安局D.版权局,考试题型示例一,多选秘书制定工作计划表时应包括（）A.人员分工B.具体目标C.工作职责D.专项工作负责人,模拟试题,ABCD法则是秘书常用的时间管理方法，其中的C项指的是（）。A.重而又急B.急而不重C.不急不重D.重而不急,模拟试题,多选盖印章是秘书的日常工作，盖印章时要做到（）。A.印记端正、清晰B.盖在署名下面C.用力均匀平稳D.骑年盖月加盖印章的文字要端正、清晰，盖印要做到“骑年盖月”，即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章下面，注意印迹端正、清晰。,模拟试题,多选秘书保管的零用现金不可以用于（）的支出。A停车费B机票费C快件费D茶点费,第四节办公用品与设备的使用和管理,掌握办公用品与设备的使用方法办公用品订购、接收、管理数码相机、扫描仪、刻录机、投影仪、摄像机的使用与保养常识,一、订购、接收、管理办公用品,(一)相关知识1.库存控制概述重新订购线=日用量*运送时间+最小库存量（二）工作程序1.选择供应商2.选择订购方式3.办理进货手续4.保管,2.库存控制卡（1）项目（2）单位（3）库存参考号（4）最大库存量（5）再订货量（6）最小库存量（7）日期（8）接收（9）发放（10）余额,二、数码相机的使用,1、数码相机与传统相机的区别；2、数码相机的性能指标；3、注意事项4、相关链接,三、扫描仪的使用,注意事项相关链接,四、光盘刻录机的使用,光盘刻录机的分类刻录机主要性能指标操作步骤注意事项相关链接,五、投影仪的使用,相关知识操作步骤正确的关机顺序是：先按下Lamp按钮，当屏幕出现是否真的要关机的提示时，再按一下Lamp按钮，随后投影仪控制面板上的绿色指示灯不亮，橙色指示灯闪烁。过23min后，等到投影仪内部散热风扇完全停止转动，黄色信号灯停止闪烁时，再将投影仪关闭，切断电源。注意事项相关链接,六、摄像机的使用,操作步骤注意事项基本的摄像技巧,第五节信息管理,熟悉信息收集、整理、传递、存储工作的内容、方法与要求能够及时、准确地收集、筛选、校核、传递、存储信息做好信息服务工作,一、信息的收集,（一）相关知识1、信息的含义2、信息的特征3、信息的种类4、信息工作的程序收集-整理-传递-存储-利用5、信息收集的渠道6、信息收集的范围7、信息收集的要求,一、信息的收集,（三）工作程序1、明确信息收集范围就某个机关、企业来说，它们收集信息的内容如下:党中央、国务院公布的方针、政策、法规性文件。上级机关或领导部门发布的直接与生产、工作有关的指导,指挥性文件。如指示、决定、批复。本机关、本企业和所属各部门的机构、人员、财力、物力、工作、生产等情况，以及生产计划、指标、统计数据、改革状况、科技发展、典型经验、工作总结。,一、信息的收集,本机关执行政策，推动工作以及本企业产品销售后的反馈信息。如群众的反映、意见、建议、要求等。与本机关、本企业业务有关的外界情况与新信息。如社会动态、思想倾向、城市与农村经济改革。与本单位、业务性质相同的其他地区、单位以及国外同行业可供比较的情况材料。收集与本机关企业业务未来发展有关的科技成果(包括新产品、新工艺、新材料)以及先进的经验、方法等信息资料。,二、信息的筛选,办公室常备的信息资料阅读筛选信息资料的方法信息筛选的要求工作程序注意事项,三、信息的分类,信息分类的方法工作程序熟悉内容分类辨类归类注意事项,四、信息的校核,信息校核的含义信息校核的范围信息校核的要求工作程序,五、信息的传递,信息传递的方向信息传递的要素信息传递的要求工作程序,六、信息的存储,信息存储的载体信息存储的装具与设备信息存储管理系统工作程序注意事项,模拟试题,工作实务题背景：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便条钟苗：公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室，请你向我说明如何完成这项工作。行政经理苏明2007年3月5日,模拟试题,秘书在协调会议室使用过程中，如果内