秘书人员培训教材（PPT50页）.ppt

秘书人员,了解秘书人员应具备的知识结构与能力、思想修养与职业道德、个性心理品质掌握秘书人员的培训提高途径。,主要内容,第一节、秘书人员的知识和能力第二节、秘书人员的思想修养和职业道德第三节、秘书人员的心理和性格第四节、秘书人员的性别特征第五节、秘书人员的培训、考核与晋级,秘书人员具有多重职业角色,秘书工作的性质，任务和特点，决定了秘书人员是领导脑力和体力的延伸和补充，在机关组织中扮演了多重重要角色：1、参谋、智囊领导的脑力补充2、助手、随员领导的体力补充3、机关内部的管家、信息员、协调员、督察员4、机关外部的形象大使、公关员、联络员秘书人员在机关中广泛承担着各种事务性、管理性和沟通交往性工作，具有辅助决策、协助管理、沟通信息、协调关系、督促检查和保管机密等枢纽作用，决定了其必须具备极高的素质和能力。素质是秘书人员成事之基，是立身之要。,第一节秘书的知识与能力,一、秘书的素质结构二、秘书的知识结构三、秘书的能力要求,一、秘书的素质结构,经验性要素：如在实际工作中提炼出来的工作技巧、手段、能力等。修炼性要素：如有意识地学习知识、培养道德、锻炼意志、坚定信仰、养成性格、气质等。先天性要素：如相貌、体格、智力等。,1、按素质形成的先后和途径划分,2、按素质本身的类别划分,秘书知识结构要求具有博与专的兼容性，成“T”型展开。秘书应有的三层知识结构：,二、秘书的知识结构,秘书的知识结构,1、基础知识：科学文化知识、马克思主义基本理论知识、法律法规基本知识；2、专业知识：秘书分支知识如文书、会务、档案、信访、接待、值班、印信、沟通、协调、督察等知识；3、部门行业知识：政府部门、企业部门、事业单位等行业知识。4、相关知识：政治、经济、法律、财会、管理、心理、社会交往等相关学科知识；,三、秘书的业务能力要求,三、秘书的业务能力,1、书面写作和口头表达能力2、听知理解和阅读概括能力3、社交活动和沟通协调能力4、观察分析和随机应变能力5、使用先进办公设备能力6、信息调研和处理能力7、自我学习和自我控制能力8、记忆力、亲和力、鉴赏力,第二节、秘书人员的思想修养和职业道德,一、秘书的政治理论修养二、秘书的思想作风修养三、秘书的职业道德,一、秘书的政治理论修养,1、认真学习和掌握马列主义理论和经济理论2、坚持正确的政治方向、树立远大的理想3、具有较高的政策水平和较强的法制观念4、具有强烈的忧患意识，为党和人民忧患。5、要思想敏锐，正确地服从领导。,二、秘书的思想作风修养,4、谦虚谨慎,3、密切联系群众,7、敏捷干练讲究时效,秘书的思想和工作作风1、为人民服务，对党和人民负责2、密切联系群众，谦虚谨慎3、尊重实际，实事求是4、踏实细致，一丝不苟5、敏捷干练，讲究时效6、思想敏锐，敢于创新7、尊重同志，善于合作,三、秘书的职业道德,做人要讲人品，做职业要讲职业道德。各行各业都有特定的职业道德，如教师“教书育人”，医生“救死扶伤”，商人“公平买卖”。秘书的职业道德是与秘书职业活动的特殊性和重要性紧密相联：为服务领导工作而产生，最接近领导层（权力）和决策层，甚至直接参与决策，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德沦丧，造成的伤害将无法估量。秘书的职业道德：忠诚、保密。,三、秘书的职业道德,秘书的职业道德,1、忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄奉献精神2、严守机密；3、恪守信用；4、文明礼貌，谦虚谨慎，办事公道，热情服务；5、廉洁奉公，遵纪守法，不假借领导名义以权谋私；6、实事求是，勇于创新，讲求时效；,第三节、秘书人员的心理和性格,一、秘书人员的个性心理二、秘书人员的性格要求三、秘书人员的心理调适秘书人员要善于调节自己的心理，保持心理平衡，努力培养完美的性格。,一、秘书人员的个性心理,心理，是现实在人脑中的反映，来源于人的内心需要和周围环境的相互作用，又支配人的语言和行动。1.兴趣：对客观事物、活动和人物积极的爱好倾向所产生的情绪态度。在实践中形成和改变2.意志：确定目标和实现目标过程中的控制支配自己行动的心理活动。有自觉性、果断性、自制力和坚韧性积极品质，也有盲目性、顽固性、冲动性和脆弱性消极品质。3.情绪：情感的较强烈、带有冲动性的、明显的外部表现。如喜悦或悲伤、爱慕或憎恨、惊奇或冷漠、平静或烦躁、乐观或悲观等，会直接影响人的意志、思维和言行，决定工作效率或成败。善于控制情绪、自信、沉着、冷静、理智。4.思维：是人的认识过程，将感觉、直觉加以抽象、概括、比较、综合；或利用概念进行判断、推理。思维有清晰或紊乱、缜密或粗疏、深刻或肤浅、广阔或狭隘、灵活或呆板、独立或因循之分5.记忆：对知识、思想、行为、经验的印迹的保持和再现。秘书是领导的外脑，需有意识地增强记忆力。初次接触集中注意力观察、体验、理解，加深印象；过后短时间之内在重复回忆加强记忆。方法：特征、情景、比较、联想、谐音、默念、阅读、复述、提纲、图表、记录记忆法等。,秘书人员良好的心理品质,1、树立正确的人生观；培养健康的兴趣爱好；2、具备良好的秘书职业意识培养责任意识、保密意识、服务意识、服从意识、参谋（全局超前）意识、公关意识、法规意识、劝谏意识3、锻炼自己坚强自制的意志自觉性、果断性、自制性、坚强性4、确定适度的抱负水平；学会调节心理情绪；由于工作的繁杂性、地位的附属性，很容易产生厌烦或消极情绪。为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要克服不良的嗜好和不良心理影响；善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态，淡泊名利，乐于奉献。5、形成良好的的性格乐观开朗、敏捷稳健、坚毅自律、幽默自信,二、秘书人员的性格要求,能控制自己的情绪和行为，不为成功而冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心,三、秘书人员的心理调适,第四节、秘书人员的性别特征,一、性别、性格与职业。性格与性别有关，性格与职业有关。女性温和顺从细致，富有同情心，关心体贴人，沟通力强，善于处理人际关系。适合做沟通性、综合服务性初级秘书工作。二、女性化。欧美国家女性占绝大多数，美国甚至占90%以上。国外一般行政秘书几乎是女性的天下。我国企业秘书和初级秘书女性居多，政策性较强的中高级秘书男性居多。三、异质互补。领导层多为男性，需要温和细致耐心踏实的女性工作助手，得到情绪上的安慰和生活上的照顾。但原本的工作配合关系，在长期朝夕相处接触甚多情况下，容易变质。特别是女性秘书应注意自我保护。,四、女性秘书的自我保护,讨论：年轻漂亮的女秘书，如何处理上司的关系？即女性秘书的自我保护策略,四、女性秘书的自我保护,1.正确的认识和心态。秘书出卖的是智力和劳力，充当工作中的参谋和助手，绝不是花瓶和色相。女性要自尊、自爱、自重。坚持原则，灵活对付，防微杜渐。情人绝不是秘书，也不可能当好秘书，只能是秘书的异化，亵渎了秘书的神圣性和重要性。2.自我保护意识和方法。不要与已婚男人谈感情，玩暧昧或婚外恋。他们没资格，况且违背法律和道德，属于品质恶劣，一旦得手或情况有变则可能始乱终弃。以下方面努力做到：工作态度严肃认真不投机取巧；衣着打扮朴素优雅，不艳丽新潮；言谈举止端庄大方，不卖弄轻佻；待人接物文明礼貌，不冷漠不亲昵；不接受分外的报酬和贵重礼物；不在上司办公室作非工作性逗留；不倾听上司同事的婚姻倾述或情话玩笑；不接受上司单独的宴请，避免与上司单独出差；尽量少参加上司家庭事务或个人应酬；不要让上司误解你的关心和帮助是爱情；及时表明自己已婚或有男友；不得已时可以辞职，摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求保护。,第五节秘书的培训与考核,一、秘书的培训二、秘书的鉴定三、秘书的考核,一、秘书的培训,多年来，秘书在我国一直作为行政人员的一部分，而不是专业人才。担任秘书职位多由领导提名，组织审查通过，从行政人员中选拔或直接选派到首长身边，是在实践中锻炼提高。1980年后，邓小平的“社会科学要赶快补课”指示下，上海大学、南开大学、江汉大学等院校率先设置秘书专业。一批专业秘书人才很受欢迎。现在各全日制本科、专科教育和培训班不计其数。主要有三种模式：1、学历教育：中专、大、本科三个层次，全日制、夜大学、自考不同渠道，培养系统全面的知识、技能和素质。2、岗前培训：熟悉单位行业的基本内容、程序、方法，有经验的老秘书指导。3、在职培训：短期培训，形式多样，注重效果。,二、我国秘书的职业资格鉴定,自1998年起，我国劳动和社会保障部考察了欧、美、日等发达国家和港、台等地区秘书职业培训和等级资格考试的制度和实施办法，后又组织秘书实际工作者、秘书教育工作者、秘书理论研究者及秘书部门的领导人，在国家劳动部职业技能鉴定专家委员会的主持下，经过反复研讨，开始构建秘书职业技能鉴定标准和规范体系，组织编写了秘书职业技能培训的系统列教材。国家颁布的中华人民共和国秘书职业技能标准与鉴定规范是指导编写教材的指导性文件。根据这一指导性文件，又组织编写了秘书职业技能鉴定考试指南。国家秘书职业技能标准与鉴定规范的颁布，秘书职业技能鉴定培训教材和秘书职业技能鉴定考试指南出版发行后，我国秘书职业技能鉴定培训和考试于20世纪末在我国北京、上海、广西、湖北、四川等地展开。,二、我国秘书的职业资格鉴定,我国劳动和社会保障部统一组织秘书职业的全国统一鉴定。在职业培训、鉴定实施、考务管理、到证书核发等主要工作环节进行了统一规划与组织管理，保证了秘书职业资格认证的质量，大大提高了秘书职业国家职业资格证书的含金量。一般每年举办两次，在六月份和十一月份各开考一次。考试合格者可获得国家劳动和社会保障部颁发的全国通用的相应等级的秘书职业资格证书。本职业共设四个等级，分别为五级秘书(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。,申报条件,1.五级秘书(具备以下条件之一者)：(1)经五级秘书正规培训，达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)在本职业连续见习工作2年以上；,申报条件,2.四级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上；(3)连续从事本职业工作4年以上；(4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业(专业)毕业证书。,申报条件,3.三级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上；(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。,申报条件,4.二级秘书(具备以下条件之一者)：(1)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书；(2)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上；(3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。,秘书的基础知识,1文书基础知识(1)公务文书的含义与制发(2)公文格式(3)文种辨析与拟写(4)文书拟写基础知识2.办公自动化知识(1)计算机基础知识(2)Windows窗口操作系统(3)办公室常用设备(4)计算机网络常识3速记基础(1)速记概述(2)汉字速记(3)拼音速记4法律与法规(1)公司法相关内容(2)商投资企业法相关内容(3)合同法的相关内容(4)劳动法的相关内容(5)知识产权法相关内容(6)世界贸易组织法相关内容5企业管理基础(1)企业管理常识(2)财税常识(3)金融常识（涉外秘书外语要求另行规定）另外，在工作要求上，本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求。,考核内容,1.秘书职业考核的内容以秘书国家职业标准和秘书国家职业资格培训教程为依据。2.秘书资格鉴定包括理论知识考试和操作技能考试，全部采用闭卷笔试方式。每部分满分均为100分，60分及格。3.秘书职业考核的内容包括：职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。4.涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估部分。一般考生需要在一年期内通过同一级别的两部分考试。一科不合格，补考的时限不能超过一年。,考核方式,1.书面应答：考生对标准化书面试卷上的问题在答题卡上作答，题型分为单选题、选择题二种题型。2.情景模拟：考生根据所观看的情景录像，就书面问题进行笔答。均有两段录像，每段录像考个知识点。3.任务解决：考生对书面提出的工作任务进行书面回答。4.综合测试：涉外秘书的英语考试包括听力题、选择题、写作题。5.业绩评估：专家对考生提供的个人工作业绩记录进行综合评审。,考核时间,秘书职业鉴定考核时间180分钟，其中职业道德30分钟，情景录像笔试60分钟，卷面笔试90分钟。具体程序安排是：上午8：30至9：00考核内容为职业道德；9：00至10：00考核内容为情景录像测试；10：30至12：00考核内容为书面笔试。,成绩计算,1.秘书(五级、四级、三级)中的四个考试模块的分数相加之和达到及格分数线(120分)，即为秘书考试及格；秘书(二级)中的五个考试模块的分数相加之和达到及格分数线(180分)，即为秘书考试及格。2.证书成绩计算按理论知识成绩和操作技能成绩两部分折算，即五级、四级和三级秘书中的各项及格成绩相加2后的分数为理论知识成绩和操作技能成绩。秘书二级中的各项及格成绩相加3后的分数为理论知识成绩和操作技能成绩。涉外秘书的外语成绩单独计算。3.秘书(五级、四级、三级、二级)总成绩未达到及格线，且只有一个模块成绩不及格者，其合格成绩保留一年有效，保留期内可自愿申请参加一次不及格模块所在考试段的补考。,有资料显示，我国公司、企业秘书80%以上没有受到专门培训。,随着社会发展，我国秘书行业已形成庞大的社会职业群体，凡是从事办公室程序性工作，协助政务管理事务的人员，都可称为“秘书”。秘书的职能正在发生变化，过去秘书只是打打字、发发文件；当今快速发展的社会对秘书工作的需求越来越高，特别是我国加入世贸组织后，为适应经济全球性、信息网络化的国际大环境，需要培养大批的商务性、实用性的高素质秘书。秘书经常要参与制订工作计划，在职权范围内协助处理政务、商务，有时还要参与工作决策，已经成为上司的特殊助手。有关人士认为，现代合格的高素质秘书应是多方位发展的人才，懂得两三门外语、会计算机、熟练运用互联网，具有组织活动能力、语言组织能力、与人沟通能力、获取新知的能力及团队合作能力。社会对秘书要求的日益提高，秘书资格认证已势在必行。秘书职业已纳入国家职业准入制度职业目录，是国家要求持证上岗的87个职业之一。,三、国外秘书的职业资格鉴定,1、英国，特许秘书和行政人员工会（ICSA）的专业资格证书已成为谋求和聘用秘书的必不可少的证件，为获取此证书每年都有大批求职者参加秘书职业技能培训。2、剑桥办公管理国际证书考试。该考试是由教育部考试中心从剑桥大学考试委员会引进，一年开考两次，设初、中、高三级，核心课程包括文字处理、沟通和项目管理、办公室管理三门。3、LCCIEB（伦敦工商会考试局）秘书证书考试。该证书考试在英国本土最高有四级，国内目前只开考二级和三级。考试形式为笔试，全球统一命题、统一考试，中国考生也需要采用英文试卷。该项目一年考四次，分别在3月、4月、6月和11月举行。根据英方和教育部考试中心签署的协议，考务方面由教育部和各地教育行政部门组织。4、IAAP（国际职业秘书协会）秘书资格考试。该考试目前国内在北京和上海等大城市已经设立了培训点和考点。考试科目包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。考试连续进行12小时。合格者获“特许职业秘书”资格。,三、国外秘书的职业资格鉴定,在美国，不仅广泛开展了秘书职业教育培训，而且由秘书协会设立了全国性秘书专业证书（CPS）考试，对有意从事秘书工作的人从技能、知识、技术三方面进行统一标准的全面测试，取得证书者可凭证谋职。行政管理协会（AMS）还举办了CAM考试，取得合格证书者可就任行政管理秘书。在法国，不仅开办了培养一般秘书的职业培训和建立了考试制度，还在国家行政学院通过严格择优培养高级秘书人才。在德国，为了适应其外向型经济的发展，专门开办了欧洲秘书培训班，用分段择优的方式，最后由欧洲秘书协会和国际贸易协会联合主持考试，合格者成为驻外机构的秘书。在日本，秘书职业培训也相当普及，并由全国秘书协会主持CBS的资格考试，合格者可取得CBS秘书资格证书。日本的短期大学秘书教育学会也主办了类似的秘书资格证书考试。,三、国外秘书的职业资格鉴定,除了各国开展秘书职业培训和考试外，国际职业秘书协会、美洲秘书协会、亚洲秘书协会、欧洲秘书协会等国际组织，也开展了秘书培训和考试工作。世界各国普遍开展秘书职业培训和资格考试，是社会生产力发展的必然结果。一是反映了秘书已成为一门有特定工作内容和职业要求的从业人数众多的社会职业；二是反映了各国领导者都需要受过专门训练和严格技能考核的秘书人员；三是反映各国各类管理系统都需要由规范化培训和考试的秘书人才，以适应现代管理和现代领导工作的需要。,四、秘书的考核,1、考核内容：德、能、勤、绩2、考核标准：量化、比率化，综合指标、类比指标3、考核方法：平时和年终,五、秘书的自我设计和发展,秘书自我设计包括很多方面，有外在形象设计和内在的素质积淀。作为公众性较强的秘书人员，秘书的形象设计和口才训练是非常重要的。（一）秘书应具备的优秀品质1、谦虚与礼貌2、忠诚与负责3、敏感与自制4、分寸与得体,五、秘书的自我设计和发展,（二）秘书的衣着打扮作为领导的助手和单位枢纽部门的代表，秘书合适的衣着打扮和优雅的举止言行非常重要。1、保持大众化形象2、塑造健康的形象3、注重摆脱俗气（三）秘书言谈举止要求1、站姿挺拔2、坐姿端庄4、蹲姿优雅,五、秘书的自我设计和发展,（四）礼仪修养1、言谈礼仪的基本要求：有礼有理、口齿清晰，声音适宜、注意说话时的交流2、举止礼仪的基本要求：遵时守约、分寸得当、关心他人、敬老助残、尊重妇女3、仪容的基本要求：卫生整洁、积极健康、和谐自然、端庄大方4、服饰的基本要求：符合职业、个性、民族特色；扬长避短、简洁为美,五、秘书的自我设计和发展,（五）口才训练技巧1、学好普通话：要充满信心苦练基本功，多听标准音。2、积累说话材料技巧：博览群书，注意积累名言、警句；提高观察和思考问题的能力。3、表达赞美的语言技巧（1）赞美对方的事迹和行为（2）赞美新发现的对方的优点（3）赞美你所希望对方做的一切（4）赞美对方最得意而别