秘书实务概述.ppt

第一章秘书工作的历史发展,学习目标,思考练习,主要内容,知识框架图,本章小结,通过对秘书工作主客体的基本认识。掌握秘书、秘书部门和秘书的工作。理解秘书分类的意义，理解秘书在社会各行业中的广泛的覆盖面，为具体掌握秘书各项实务做理论准备。,第三节秘书工作,第二节秘书部门,第一节秘书,第一节秘书,一、秘书的定义,二、秘书的分类,三、秘书分类的意义,本节点睛,秘书作为一门有着悠久历史的职业，在现实生活中起着越来越重要的作用，被称为现代社会的“第361行”。,一、秘书的定义,关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同，下面看三种不同的定义。,（一）秘书定义的演变,古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。且由于“秘书”作为秘密藏书这一原义引申，后人便将掌典图书、著书立说的官署和官职称之为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、“秘书郎”、“秘书令”等。,1,现代意义的秘书，开始于孙中山领导的中华民国临时政府。由指物转变为专指担任某职务的人。这时的“秘书”，主要是政务秘书，还不能等同于今天的职业秘书。当代“秘书”定义的探讨，是从20世纪80年代开展秘书学研究开始的。,2,3,古代文献：汉书刘向传记载：“诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”晋书荀勋传：“得汲冢中古文竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书”。这里的“秘书”都是指帝王宫禁内收藏的各种经典文献。除了指宫禁藏书外，“秘书”也指那些用隐语来预卜吉凶的谶纬之书。后汉书郑玄传记载：“（郑玄）遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。,当代“秘书”定义：王千弓先生认为“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。”,王千弓,袁维国先生认为“秘书主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等。”张家仪认为“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。秘书从事的工作也就是秘书职业。所以，秘书决不是一种职务，而是一种职业名称。”,侯玉珍老师认为现代秘书的涵义是：“直接协助各级领导机构和领导干部以及私人，撰制掌管文件、辅助决策，处理日常事务的执行和承办人员。”,侯玉珍,（二）秘书的定义,据此，对秘书作如下定义：秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。,二、秘书的分类,从研究如何作好秘书工作的角度出发，按照不同的标准，可以对秘书做出不同的分类，如表1-1所示。,表1-1秘书的分类,初级秘书,中级秘书,高级秘书,商务秘书,政务秘书,医务秘书,司法秘书,教学秘书,初级秘书：指从事一般日常行政事务的工作人员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、会务服务。中级秘书：一般指分管文字工作、信息工作的秘书。主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息。高级秘书：指秘书机构的领导、办公厅（室）主任。职责是参与政务和管理事务两个方面。高级秘书的工作综合性强，常被认为是单位的“内部总管”。,商务秘书：主要指在从事各种商务活动的企业中，协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘书人员。教学秘书：主要指在教育教学机构、院校各级机构中从事行政管理工作和辅助教学管理工作人员，还可以分为教学秘书和教务秘书两类。教学秘书主要辅助管理本单位教学、科研等方面的组织、规划和实施工作，协助对教学工作进度、质量的宏观调控；教务秘书的主要工作是协助领导协调单位内各个部门的工作，主管教学后勤保证工作，保证教学任务的完成。,司法秘书：指就职于法院、企业、社团律师或律师事务所。负责接待或陪同律师访问当事人；记录整理当事人口述；起草、打印法律文件；查询法律文书档案资料；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。医务秘书：这类秘书人员就职于医务医疗机构，主要负责医务医疗机构内的行政管理工作和辅助医务管理工作，协调机构内部各个部门之间的关系和对外的联络沟通。政务秘书：主要在党、政各级领导机关辅助领导的决策与行政管理工作并主持内部行政管理工作。,国外也有此类似的秘书分类方式，其主要是根据秘书的资格和承担责任的不同，从纵向上分为不同的等级。如日本企业界的秘书等级为4级，美国的秘书从纵向上分为两种。,见习秘书：指担任秘书职务未满1年者。主要担当有关文书的收发、电话应付、传达命令、泡茶等秘书主要业务，并在见习期间接受资深秘书的指导。初级秘书：指担任秘书工作达2-3年者。除了完成见习秘书的应有业务，还需负责整理文件、回复信函、排定行事时间表、购买车票，以及到公司外接待访客等等。,中级秘书：指具有4-5年以上工作经验，可单独处理高难度的秘书业务者。其主要任务为上司调配工作时间表，以及对外的预约。此外，有关上司个人税金的申报、银行存款的提存等，均要协助办理。同时，指导新进的见习秘书，是其重要的任务之一。高级秘书：秘书长就相当于高级秘书，是名副其实的上司协助者。更高级者，还有主任秘书的职称，大多由高级职员担任，亦是董事长的正式辅佐人。,美国秘书的两种类型：第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别高低进行分类，简称“LS类”。按这种标准分类，从低到高共有四个级别，即LS-1级、LS-2级、LS-3级、LS-4级。第二，根据秘书所承担的职责的大小进行分类，简称“LR类”。共有两个级别，“LR-1级秘书”是较低一级的秘书，其职责是根据管理人员总的指示精神，独立完成按程序安排的办公室日常工作，多是干服务性事务。“LR-2级秘书”则不同，除完成“LR-1级秘书”的工作外，还要凭自己的知识、技能、判断能力去主动完成一些复杂的工作。,其他分类，我国一些规模较大的银行或企业中，将协助经理办事或主持业务的人分为助理和襄理两级。在各国使馆中，通常将介于参赞和随员之间的外交人员分为一等秘书，二等秘书和三等秘书，也就是人们常说的一秘、二秘、三秘。,三、秘书分类的意义,由于秘书的社会覆盖面广，涉及的工作内容丰富，通过对秘书进行科学的分类准确充分地认识秘书这门职业显得尤为重要（见图1-1）。,图1-1秘书分类的意义,第二节秘书部门,四、股份制企业集团中的秘书部门,二、行政机关的秘书部门,三、公司企业的秘书部门,一、秘书部门概述,本节点睛,五、临时性秘书机构,六、秘书部门的内部工作系统,七、秘书部门的地位和职能,八、秘书部门领导的工作职能,第二节秘书部门,秘书部门是秘书发挥职能和作用的舞台。作为现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员从事秘书工作的地方。,一、秘书部门概述,私人秘书在我国秘书中所占比重仍然很小，所以，对秘书的职业探讨，基本以公务秘书为主要对象，秘书部门是公务秘书工作的组织形式。,（一）含义,秘书部门又称秘书机构，是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。且有广义和狭义之分。,广义：秘书部门是具有参谋助手、沟通协调、督促检查等作用，为领导工作和机关服务的办事机构。它不仅指各级负责综合性工作的办公厅（室），还包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、总务、保卫等部门。狭义：秘书部门指直接为领导工作服务的办事机构，即各级办公厅（室）中的秘书、文书、机要等部门。,（二）秘书部门与职能部门的区别,秘书部门作为各级党政机关，企事业单位的内设机构，其地位和功能与职能部门有所不同。,秘书部门地位和功能与职能部门的不同点，如表1-2所示。,表1-2秘书部门与职能部门的区别,（三）秘书机构的设置原则,秘书工作机构的设置，必须适应各级各类组织体制改革的需要，因此必须满足以下原则（见图1-2）。,图1-2秘书机构的设置原则,二、行政机关的秘书部门,行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。,行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府机构设置（见图1-3）。,图1-3各级政府机构设置,在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长。,秘书长：是职务名称，是一级官位，不是职业名称，不表示为“秘书的领导”或“高一级的秘书”。姓名：科菲安南1938年4月8日生于加纳，1962年进入联合国工作，先后在联合国非洲经济委员会、联合国总部、联合国日内瓦办事处、联合国难民署和世界卫生组织等部门工作。1996年12月17日，第51届联大任命安南为联合国第七任秘书长。2001年6月26日，第56届联大批准安南连任，任期至2006年12月31日。,三、公司企业的秘书部门,公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样，大体有四种形式，如表1-3所示。,表1-3公司企业的秘书部门的种类,续表,四、股份制企业集团中的秘书部门,股份制是董事会领导下的经理负责制，是独立的经营实体，要求企业产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学。,五、临时性秘书机构,临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构。如设立的“第十八届大连国际服装节筹备组”。,六、秘书部门的内部工作系统,我国对秘书部门的称谓目前还没有统一的规定。最普遍的是称“办公室”，级别高一些的称“办公厅”。在党政机关，办公室（厅）之下设有“秘书局”、“秘书处”、“秘书科”等相应级别的秘书部门。,（一）党政机关中秘书部门的内部工作系统,各个机关职能不同，秘书部门所负责的工作内容也各有侧重，因此工作系统也不同。大体包括几下几部分（见图1-4）。,图1-4党政机关中秘书部门的内部工作系统的组成,（二）公司企业中秘书部门的内部工作系统,在公司企业中，秘书部门内部的工作系统很少有明确的界定，办公室人员设置一般规模也不大。秘书在工作中各有侧重并相互配合，而且许多工作是协助并配合其他职能部门进行的，既体现了秘书综合服务的职能，也是辅助领导推进管理。,它的工作系统主要包括以下三种（见图1-5）。,图1-5公司企业中秘书部门的内部工作系统,办公事务：指文件信函撰制、会议事务、文电处理、信息加工处理、来客接待及安排对客户的约见、迎送、电话接待工作。行政事务：指承上启下、辅助领导、协调公司企业内各职能部门之间关系，协助有关部门开展公关工作。法律事务：指协助有关职能部门依法申报、依法纳税、依法上报财务报表以及依法接待并协助有关审核和检查等事务，也包括协助公司法律顾问或律师处理有关事务。,七、秘书部门的地位和职能,（一）秘书部门的地位有人说，只要开个公司，至少有三个人：一个经理、一个会计、一个秘书兼出纳。这多少说出了秘书部门的地位和职能。承上启下联系左右沟通各方上情下达下情上呈决策层，执行层与管理层之间的枢纽吸收外界信息以及解释企业信息的门户本企业上下级之间沟通本单位与上、下级单位、本系统同级单位以及其他社会组织之间的沟通秘书部门是来自上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地，是领导工作指挥、联系的开关，是协调上下、沟通左右联系的桥梁”。,这段话可以说是对秘书部门地位的形象概括。其地位可从以下三方面考虑（见图1-6）。,图1-6秘书部门的地位,（二）秘书部门的职能,秘书部门被称为综合办事部门，作为组织内部惟一的综合性部门，与各个职能部门相比较，秘书部门的职能可总结为以下两点。,辅助管理秘书工作的本质是通过“办文”、“办会”、“办事”，贯彻领导意图，推进领导中枢的决策与管理进程。秘书工作是组织管理工作的一部分，是以辅助领导实现管理目标的形式来体现职能。,1,因此，辅助管理的职能主要有两方面体现（见图1-7）。,图1-7辅助管理的职能的体现,秘书部门在辅助管理的同时，还具备综合服务的职能，秘书部门综合服务的职能主要体现在以下两个方面（见图1-8）。,图1-8秘书辅助管理和综合服务职能的体现,2,秘书部门与其他职能部门的关系：职能部门的工作责任、工作任务是比较集中、明确的，而秘书部门的工作任务则具有内容杂、变化大、弹性强等特点。职能部门主抓的工作，秘书部门要协助配合；职能部门分不清主抓的工作，秘书部门要协调沟通；职能部门不能主抓的工作，秘书部门要作出安排自己承担。秘书部门所承担的机关日常行政事务：秘书部门处理日常行政事务特别是在处理日常事务过程中，每天“办文”、“办会”、“办事”，从早晨开始的分送信函、报刊、文件，到下班前检查门窗、电源、落实值班，大大小小、林林总总。,八、秘书部门领导的工作职能,秘书部门领导主要指秘书工作的直接管理者，也就是秘书的上司领导，一般称“办公室主任”。其工作职能如下所示（见图1-9）。,图1-9秘书部门领导的工作职能,检查督办：办公室主任负责秘书部门的全面工作，负责组织部门全体人员各司其职，分工协作，完成各项任务；要按照工作进度，检查各项任务的完成情况；要辅助决策，并检查与督促有关部门对上级决策的执行情况，检查督促信息反馈工作。协调关系：办公室主任负责联系、保持和协调组织内外的各种关系；负责协调各职能部门与领导的关系；有意识地引导和促成组织内部和谐健康的工作氛围，建立和保持组织与社会的良好关系；随时把握组织内外环境的变化及发展趋势，将其提供给领导。,制定制度：办公室主任必须以科学化管理方式，顺利地开展工作。办公室的制度建设包括五个方面：议事制度，办事制度，协调制度，约束制度，保证制度。人员管理：办公室主任在人员管理上要做到两方面，一是知人善任，二是建立严格的岗位责任体系，根据不同工作内容，划分岗位职责，确定目标管理办法，并要求工作人员按照目标要求和岗位职责，规范自己的行为。同时还要对工作人员的实际工作效果进行考核评价，以确保组织的各项工作都能得到较好地完成。,第三节秘书工作,一、秘书工作概述,二、秘书工作的宗旨,三、秘书工作的特点,四、秘书工作的作用,五、“第二专业”对秘书工作的要求,本节点睛,秘书只有在办文、办事、办会的工作中才能实现其作用，体现其价值，真正做到为领导服务。,一、秘书工作概述,秘书工作是以为领导者的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事方面从事参谋性、助理性的工作。秘书工作最凝练的概括是“办文”、“办会”、“办事”。,以“办文”、“办会”、“办事”为线索，可以使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识（见图1-10）。,图1-10秘书工作,二、秘书工作的宗旨,（一）秘书工作“三服务”的指导思想在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好三服务，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人、民服务。其中直接的、主要的是为党中央领导、工作服务。”但随着现代社会公共管理的发展，“三服务”的指导思想难以涵盖一切秘书工作，于是秘书工作的宗旨被提了出来。,秘书的工作目的就是使领导的决策和管理顺畅地贯彻实施。要使领导的决策和管理顺畅地贯彻实施，不仅要对上当好参谋助手，做好辅助性服务性工作，更要为下级职能部门的贯彻实施过程提供辅助性服务性工作，还要处理好各方面的关系，为贯彻实施过程的顺畅营造适宜的工作环境。因此，秘书要做好保证使整个组织系统不断地良性运转的维护工作，以使领导的决策和管理在尽可能长的时间里，在以组织为核心的尽可能广的环境中，顺利地贯彻推行。,（二）秘书工作的宗旨,三、秘书工作的特点,秘书工作的特点就是秘书作为一门职业，与其他职业在工作本质上的明显不同，包括以下三点（见图1-11）。,图1-11秘书工作的特点,机要性：顾名思义是指工作的机密性和重要性。秘书部门是最贴近领导中枢的部分，秘书工作就是辅助领导、上司进行管理决策和公务活动，所以在秘书工作中，有相当的内容属领导、上司的工作范围，因为工作需要，秘书必须了解和掌握这些工作内容，甚至在必要的时候，代替领导、上司临时实施管理和开展公务活动，这是秘书工作的机要性所在。,辅助性：秘书工作的辅助性具体表现在：一是所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开，二是现代秘书人员能参加领导班子的各种会议或共同研究问题，甚至有机会提出解决问题的方案，但秘书参加会议的主要责任是办理会议事务，要慎用发言权，无表决权，更无决定权；三是现代秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其是。,综合性：秘书的工作是为领导工作服务，因此秘书工作的内容和活动方式必然涉及领导工作的各个方面，具有鲜明的综合性。秘书工作的综合性具体表现在全面性、多样性和系统性三个方面。,四、秘书工作的作用,现代社会组织的活动内容越来越复杂，节奏越来越快，秘书工作在组织机构中的作用也就越来越突出。秘书工作的作用主要有（见图1-12）。,图1-12秘书工作的作用,协调作用：秘书工作的首要作用就是贯通上下、平衡关系、沟通情况、联络感情、使各方面的工作协调起来，使内部发挥各个部门的积极性，外部形成有利于组织发展的良好环境。包括主动性和被动性两个方面。形象作用：秘书工作的形象作用是指秘书在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表着其所供职的单位、机关、部门甚至领导、上司的公务形象。,信息作用：指秘书在工作中向领导、上司提供真实、准确的高层次信息的作用。只有秘书人员在领导决策的每一个全过程中不断地搜集、综合、加工、传递信息，并不断地进行信息反馈与负反馈的及时流通，才能充分发挥秘书工作的信息传递与信息反馈的重要作用，从而保证领导决策与行政管理的正确实施与正常进行。,参谋助手作用：秘书工作的参谋作用，主要指秘书在为领导办文、办事、办会中，出主意、想办法、提供可行性方案和拾遗补阙，是发挥延展领导思路，拓宽领导的思维领域的