医院档案归档制度.doc

医院档案归档制度 一、归档范围 1、重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、会议纪要、病例等 2、上级机关发来的与本医院有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料 3.医院对外的正式发文与有关单位来往的文书 4、医院的请示与上级机关的批复 5、医院反映主要职能活动的报告、总结 6、医院的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等 7、医院与有关单位签订的合同、协议书等文件材料 8、医院干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件 9、医院的历史沿革、大事记及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录影等档案归档制度 二、档时间 1、医院文书档案是由归档单位(部门)将本年度办结的文件材料于次年一季度归档 2、科研、建设项目文件材料在项目鉴定或竣工验收三个月内归档 3、设备仪器文件材料在设备仪器开箱验收登记或安装调试后一个月内归档 4、医院档案在会计年度终了之后暂由会计机构保管一年后归档 5、声像、荣誉档案可结合本医院实际情况确定归档时间 三、归档份数 1.本医院制发的规定、规章、办法等可归档两份其中一份按整理规则要求归档保存;另外一份与其他所有的同类文件按文件字号顺序或按类别装订成一套文件汇编 2.本医院形成的录音、录像、磁盘、光盘等载体形式的文件材料应归档两份以上其中一份作为母盘保存不提供利用;另外一份或两份作为考钡盘用于日常使用 四、归档要求 1、归档文件材料必须为原件一般一式一份(套) 2、归档纸质材料的同时相应的电子文件一并归档 3、归档文件材料必须齐全、完整、准确齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档;完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉档案与说明荣誉档案的通报等文字材料、纸质件与电子件齐全;准确是指归档文件材料内容签署和用印符合文书工作规范纸质件与电子件内容相符 4、归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求装订应使用不易生锈材料 5、医院档案在归档前要对破损、缺页、装订不牢固的帐册进行修补和重新装订对未了结的债权债务凭证和原始单据要抽出由医院某机构单独保管待了结后再归档 6、医院建设项目文件材料按照医院归档文件要求与整理规范进行整理后归档 7、个人获得的奖杯、奖状、奖章、证书等根据自愿原则获奖者可以将原件移交给本单位档案部门保管也可由档案部门采取对原件复印或复制方式进行存档 五、归档责任 1.各部门要对本部门归档文件材料的完整性、准确性、系统性负责任何部门或个人都不得将应归档的文件材料据为己有或拒不归档 2.档案部门或档案人员负有对本单位文书部门和业务部门文件材料形成、积累、整理和归档工作检查、指导的责任 3.应归档的文件由文书部门或业务部门按其业务范围收集齐全并指定人员负责保管和整理定期或随时移交档案部门或档案人员集中管理 4.要将文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入相关工作计划确保文件材料的形成、积累、整理和归档工作与各项业务工作同步进