PROJECT2007操作基础培训(for助理项目经理讲课.ppt

MSProject2007操作基础培训,技术质量部IPO联系：2410993,2,第一部分：创建新项目的WBS第二部分：如何进行计划调整第三部分：项目视图第四部分：项目执行与跟踪管理,目录,3,学习要点,概念项目日历固定工期、固定工时、固定单位的定义及关系大纲级别周期性任务工时、工期前置任务延隔时间资源单位比较基准关键路径资源工作表进度线,4,学习要点,关键操作怎么设置项目日历并应用到项目?怎么设定项目开始时间?怎么插入新任务？怎么设置任务的大纲级别？怎么插入列（如工时、工期、比较基准工时等）？怎么设置项目中各任务的先后逻辑关系?怎么设置项目的手动计算和自动计算？怎么设置项目的资源投入及投入比例？怎么调整任务的属性（固定工时、固定工期、固定单位）怎么设置任务的期限？怎么显示大纲数字？怎么保存项目比较基准？怎么显示项目关键路径？怎么通过调整项目关键路径任务上的资源以及调整关键路径关系来达到压缩工期的要求。怎么发现资源过度分配？调整资源过度分配怎么进行任务跟踪？怎么生成项目报表（比如项目成员的比较基准工时报表？）,5,第一部分创建新项目项目初始设置输入任务设定任务工时设置前置任务设置任务资源检查修正计划保存新文件,6,练习（请在下面讲解的同时进行操作，可随时提问）,按照前面组装一台电脑的WBS，用Project2007做WBS,要求见EXCEL文件。,7,1项目初始设置,新建空白项目（操作：文件新建空白项目）,有的工具栏没有？在菜单中的视图工具栏中打开！,甘特图的生成区域,工作区,视图栏,可以左右拉动来调整区域大小,菜单栏区,8,1项目初始设置,设定项目属性（操作：菜单文件项目信息）,记录项目名称、公司或单位名称、项目管理者等信息。被用到打印报表的页头和注脚上来标识项目。,记录项目目标信息,9,1项目初始设置,设定项目日历（操作：工具更改工作时间）,新建日历模板,10,1项目初始设置,新建项目日历（操作：工具更改工作时间）,11,1项目初始设置,新建项目日历（操作：工具更改工作时间）,设定例外时间,对于一些特殊时间，比如元旦、春节、清明、五一等，需要设置例外时间,选择需要调整的月份,选择例外时间，点此设置详细信息,12,1项目初始设置,新建项目日历（操作：工具更改工作时间）,13,1项目初始设置,设置项目的估计开始日期或结束时间（操作：项目项目信息）,两种不同的日程排定方式：从项目开始之日起从项目完成之日起,选择项目日历,设定项目日程排定方式和时间,设置项目优先级,项目优先级和任务优先级：项目：任务：,14,1项目初始设置,其它的初始设置（操作：工具选项）,定义一周开始时间,15,1项目初始设置,其它的初始设置（操作：工具选项）,定义任务类型,16,1项目初始设置,任务类型,固定工时：工时已固定不变，因此增加资源单位将减少工期，减少工期迫使增加资源单位,固定单位：工作量公式中的单位值保持不变而工期或工时将是变量,固定工期：工期固定不变改变资源单位时则必须改变工作量，资源单位越大工作总量就越大,注意：任务类型直接关系到计划的排定，在IPD项目中一般是固定工时类型的；,公式：工期=工时/资源投入,17,1项目初始设置,项目初始设置的另一种方法：利用项目向导（注：打开项目向导操作：视图-启用项目向导）,18,2输入任务,输入任务（直接输入或拷贝）,19,2输入任务,建立任务大纲级别（用图标操作）,20,3设定任务的工时,直接在每个最底层任务对应的工时列里填入,21,3设定任务的工时,插入新的列没有工时域时，在选择“插入-列”后弹出的窗口中选择域名为“工时”的列）,22,4设置前置任务,直接输入前置任务的行号或用任务信息窗口设置,23,4设置前置任务,也可双击选中任务，在弹出任务信息窗口中可对选中任务进行前置任务设定；,在此填写任务标识号，可增加多个前置任务,24,5设置任务资源,建立项目的资源工作表。点击视图栏，选择“资源工作表”视图，投入资源名称，最大单位，费率等信息。,注：1、对于每一个资源，必须设置该资源的最大单位，表示资源在该项目中的投入最大能力2、可以通过设置每个资源的费率，从而对项目的资源成本进行管理；,25,5设置任务资源,双击选中任务，在弹出任务信息窗口中可对选中任务进行资源设定；,资源单位不能超过资源最大单位，否则会造成资源过度分配,26,5设置任务资源,回到“甘特图”视图，对应每一个最底层任务投入所需资源（注意资源的投入比例）,27,6检查修正计划,通过以上操作，项目的甘特图基本形成；,28,6检查修正计划,对关键里程碑任务进行期限限制,？,29,6检查修正计划,任务限制和限制类型的差异,任务限制：对任务设定一个时间，当任务未在设定时间前完成，则在任务前会有符号的提示,限制类型：共有八种限制类型，其中前六种属于强制性的，一旦设定，则强制将任务的时间排定按设置进行；则在任务前会有符号的提示,除非是外部依赖关系的任务，否则不使用,一般用于对里程碑任务的设定,30,6检查修正计划,显示大纲数字、项目摘要等信息（操作：工具-选项-视图）,31,6检查修正计划,显示大纲数字、项目摘要等信息,任务限制符号,在项目属性中填写的备注,32,7保存比较基准/新文件,设定计算方式为自动（操作：工具-选项-计算方式）保存比较基准（操作：工具-跟踪-保存比较基准）保存文件（mpp格式）（操作：文件-保存）,只有获准对计划进行修正时才可以重新保存比较基准,作用：使用比较基准将项目的最初计划和项目的实际进程进行比较,中期计划是指可以在项目的特定阶段保存的任务开始日期和完成日期的集合,33,7保存比较基准/新文件,比较基准计划，除非重新保存比较基准计划，否则不会变化,比较基准计划是后期衡量任务完成情况的基准,34,第二部分如何进行计划调整关键路径进度调整资源过度分配及解决,35,1关键路径,指为保证项目如期完工而必须按时完成的任务序列关键路径上的所有关键任务工期之和就是项目的工期,36,1关键路径,只能显示当前时间之后的关键关键路径会随实际任务完成情况的变化而变化，某些原来不是关键路径的任务会因为拖期等原因而变成关键路径。,显示关键路径：格式-甘特图向导,37,2进度调整,对关键路径采取以下方法分解关键任务对于关键路径上能够在分解的任务一定要继续进行分解，将一个大的任务分解成若干具有可同步性的子任务给任务增加资源增加的资源数量不能大于资源的最大可用量。增加资源必须是在主导项目工期的关键路径上。关键任务的缩短可能会变成非关键任务，因此，此时增加过多的资源仍无法达到继续缩短总工期的目的。缩减关键任务的工时重叠或延迟链接任务将关键任务的日程重叠，使其可以同时进行，这样也缩短了关键路径。设置日历以增加工作时间在资源导向的日程控制中，也可以通过改变资源的日历来调整工期，比如将资源原来的休息时间改变成工作时间来实现。通过分配加班工时来缩短关键任务在关键任务上为资源设置加班时间，以缩短任务工期,38,2进度调整,资源：先低后高的原则优先在资源投入低的任务上投入资源，压缩该任务工时,任务B,任务A,投入10人,投入5人,时间：先长后短的原则优先去压缩工期长的任务（更容易产生效果）,任务B,任务A,工期20天,工期10天,优化进度的技巧,39,问题实例,练习：按照前一节所做的”组装一批电脑的WBS”,现在项目完成时间是5月6日，而要求是4月30日，学习以增加资源投入的方式进度调整；操作：将行号为11、12的任务增加硬件工程师B，且50%投入即可；注意调整后重新保存比较基准,40,问题实例,原来红色的任务限制符号不见了,41,3资源过度分配及解决,资源过度分配由于资源的数量是有限的，没有考虑到该资源是否被分配给了其他的任务，因此就可能导致资源的过度分配。造成资源过度分配原因同一资源同时被全职分配给多个任务。增加了任务的工期。减少了资源的单位可用性。输入资源的日期后限制了可用性,42,3资源过度分配及解决,定位资源过度分配使用“资源工作表”视图查看资源过度分配利用“资源图表”视图查看冲突使用“资源使用状况”视图查看资源过度分配解决资源过度分配的方案：设定资源推迟开始工作时间增加资源总量设置资源加班时间调整资源日历只使用资源的部分工作时间使用“资源调配”功能来解决资源过度分配,43,3资源过度分配及解决,定位资源过度分配使用“资源工作表”视图查看资源过度分配利用“资源图表”视图查看冲突使用“资源使用状况”视图查看资源过度分配解决资源过度分配的方案：设定资源推迟开始工作时间增加资源总量设置资源加班时间调整资源日历只使用资源的部分工作时间使用“资源调配”功能来解决资源过度分配,44,3资源过度分配及解决,自动调配资源（操作：工具调配资源）,标准：按前置任务相关性、可宽限时间、日期优先级和任务限制顺序检查任务,优先权、标准：使MicrosoftProject2000在考虑前置任务相关性可宽限时间日期和任务限制之前检查要调配任务的优先级,自动资源调配将向任务添加延迟以避免资源过度分配。这会导致任务“开始日期”推迟,45,第三部分项目视图甘特图视图跟踪甘特图视图资源工作表视图资源图表视图任务分配状况视图资源使用状况视图,46,1甘特图视图,甘特图视图用两种方式显示项目信息，视图的左边用工作表显示信息，右边则用图表显示信息,作用：定位任务；设置时间刻度；定义非工作时间,47,2跟踪甘特图视图,完成百分比,进度线,显示进度线,任务已完成,48,2跟踪甘特图视图,显示比较基准和进度线,因为上一任务的延期造成该任务顺延,49,3资源工作表视图,最大单位：可以在最大单位域中指定资源可用于此项目的最大单位（加班）,红色：表示资源实际使用大于资源的最大单位，资源过度分配,资源工作表视图用模拟电子表格的方式显示有关每种资源的信息,作用：1、输入和编辑资源信息2、审查每种资源的分配工作小时数3、审查资源成本,50,双击资源可对选中资源进行资源信息的设置,3资源工作表视图,为单个资源设定特定的工作时间,51,4资源图表,最大资源单位,资源过度分配,注：可以在资源图表上点击右键查看更多的内容,作用：1、输入查看过度分配资源及过度分配量2算出每种资源的预算工作小时数3查看每种资源预算工时量百分比4确定每种资源可用于附加工作的时间5审阅资源成本,52,5任务分配状况视图,双击进入工作分配信息窗口,给每项任务列出了分配给该项任务的资源，以及每项资源在各个时间段内（可能是每天、每周、每月，或者是其他更小或更大的时间间隔）完成的工时,作用：1、根据任务组织资源（手动）2、估算每项任务的工作量3、估算每项任务的成本4、比较计划的和实际的工时5、比较计划的和实际的成本,右键单击该区域可以调整显示信息（比如可分别显示比较基准工时、实际工时等,53,6资源使用状况视图,资源使用状况视图显示项目资源这些资源的分配任务组合在任务的下方,作用：1、输入和编辑资源的任务分配2、查看过度分配资源及过度分配量3、在资源之间更均衡地分布工作分配4、通过设置工作分布改变资源投入到某项任务上的工时量,54,练习,在上节制作的WBS中，利用各类视图来查看项目情况。,55,第四部分项目执行与跟踪管理跟踪任务完成情况项目条件筛选和分组筛选项目报表,56,1跟踪任务完成情况,对于完全按照计划日程进行的任务，只输入完成百分比进行跟踪更新,选中要跟踪的项目，根据情况直接点击上面从0%100%的图标即可；,对于未按照日程进行的项目，常用方法：工具跟踪更新任务,57,1跟踪任务完成情况,也可采用以下方式：跟踪甘特图下选择视图-表-跟踪，按照项目实际完成情况进行跟踪。,58,1跟踪任务完成情况（举例）,在实际项目跟踪中，有的任务工时增加，有的减少，怎么进行跟踪？,任务1：计划工时40小时，实际工时48小时，已完成操作：将实际工时填入48小时，完成百分比为100（注：工时自动变为48小时）任务2：计划工时40小时，实际工时32小时，已完成操作：将工时改为32小时，实际工时填入32小时，完成百分比为100任务3：计划工时40小时，实际完成工时20小时，实际完成百分比40操作：将工时改为50小时，实际工时填入20小时，完成百分比为40,注：当项目实际工时大于计划工时时，修改实际工时，工时也会自动变化；当小于时，需要修改工时,59,1跟踪任务完成情况,利用进度线进行任务进度的跟踪显示进度线：菜单工具跟踪进度线,通过进度线可以查看每个任务是否延迟，以及延迟的天数；,60,2项目的条件筛选和分组筛选,利用自动筛选进行筛选,61,2项目的条件筛选和分组筛选,可以根据汇报需要，设置筛选条件来得到需要的内容（操作：菜单项目筛选）,注：筛选后要恢复时选择筛选条件“全部任务”即可,62,2项目的条件筛选和分组筛选,可以根据需要按照分组依据分组进行显示，甚至可以自定义分组依据，便于项目管理和报告（操作：菜单项目分组依据）,63,3项目报表,利用自动生成报表：Project2007中提供了20多种报表（操作：菜单-报表-报表）,64,3项目报表,Project2007中提供了多种可视化报表（操作：菜单-报表-可视化报表）,65,3项目报表,例：生成资源使用状况报表操作选择:视图报表,选择工作量报表在弹出窗口中选择资