秘书实务1.ppt

秘书实务,课程说明,一、课程性质“秘书实务”，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才。,二、主要内容第一章秘书实务概述第二章日常事务工作第三章接待实务第四章公文处理与文档及信息管理第五章会议服务工作第六章秘书工作中的沟通与协调第七章商务活动与商务旅行第八章参谋与信息工作,三、教学目标本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。,四、考核方法平时表现与期末考试相结合1、考勤：30%2、作业（含课堂讨论）：10%3、期末考试：60%,一、秘书的含义,讨论：在你的心目中秘书是一种怎样的职业，前景如何？你是怎样定义这种职业，如何看待秘书工作的？,一、充满机遇的秘书职业（一）很多重要人物都当过秘书1、若干领导人物2、一个不是伟人的成功案例小芹，36岁，15年前是南京某国营企业的厂长秘书。几经风雨，如今，他已坐到了法国某公司驻华首席代表的交椅上。此时的她身着黑色套裙，精心打理过的短发令她有些看不出真实年龄。她坐在宽大的老板桌后面，脸上带着自信的微笑，目光中充满机敏和睿智。,小芹在大学期间就颇有远见地选修了管理专业课程，毕业时已拿下了一半的学分。然后她迈进了南京某国营企业的大门，被分配进厂长办公室做秘书。准备材料、写总结、翻译资料麻利干练的芹不时得到领导的夸奖。繁忙之余，她还积极参加厂工会组织的活动，南京一些艺术团的文艺演出舞台上也少不了她的身影。两年后，小芹的外向型性格引起了厂销售部门的注意，于是她开始忙于策划和筹备电视广告、国际展览等大型活动，而这项类似于公关性质的工作使她如鱼得水。后来，小芹的丈夫调到北京。经过一番努力，南京公司把她调到北京分公司任业务经理。小芹除了定期向总公司作出市场分析及预测报告外，还谈成了大量的出口贸易合同。期间，他们有了自己的宝贝儿子。至1993年底，小芹的先生所在单位为芹解决了进京户口，但同时她也失去了原来的工作。,无奈之下，她准备了多份简历到人才市场求职，经过一次不太成功的求职经历后，芹在简历的求职意向上明确标明执行秘书。一来希望能与西方专业管理人员共事，在工作中充实自我，积蓄力量；二来为了避免出差以照顾年幼的儿子。很快，在答应接纳她的几家公司中，她选择了欧洲一家著名的贸易公司，出任首席执行秘书（首席代表的秘书）。说是秘书，其实更像是助理的角色。她如影子一样，站在老板的身后，不被人注意却又永远不可缺少。她尽心尽力地工作，如饥似渴地学习。在这样的环境中，她得到了真正的锻炼。这份工作使她了解了国际化公司的整个,运作方式和管理模式。芹这块璞玉开始在雕琢中闪光。现在每当回忆起这段难忘的充电经历，芹会说那是她的MBA培训生涯。但是，到2006年3月，这个公司的业务量急剧萎缩。此时恰逢美国一家公司盛情邀请其加盟，芹又跳槽进入该公司的销售部做项目经理，从事机械销售工作。这是一个全新的领域，从专业背景到工作经历，都是芹从未涉足过的。但悟性极好又肯钻研的芹凭着自己不懈的努力，在不到一年的时间里就显露锋芒。她不仅洽谈了数百万美元的业务，还促成了与亚洲及美国多家生产厂商的合作项目。2006年5月，一年一度的国际交易会在广州召开。芹被临时派往与公司有合作关系的法国某公司帮忙。而正是这最平常的帮忙，再次改写了芹的职业生涯。展台上，芹很职业化地忙碌着，和技术专家一道与客,户进行技术交流，了解潜在的用户市场，每晚还整理好当天的参展情况报告。而一同参加展览会的法国公司总裁几天来一直暗暗地观察着，不时与芹就中国市场状况、行业发展趋势交流看法。展览会的最后一个下午，总裁先生让芹坐下来，开门见山地说道：“你愿不愿意加盟我们公司，出任在华办事处的首席代表？”望着芹疑惑的表情，他接下去说：“我们一直在寻找合适的人选，看到你以后，我们决定停止寻找，因为你是最合适的。你经验丰富，善于与客户沟通，对工作一丝不苟，希望我们能共同工作。”两个月后，这家法国公司北京代表处正式成立，芹走马上任。现在，办事处已挂牌了半年时间，芹从办事处的选址、注册到今天的顺利运作，无不得益于她过去的经验和积累。芹说：“经历本身是一笔财富，只有不断学习和充实，这笔财富才能无限增值。”,（二）机遇与风险并存1、秘书职业的工作特色能够培养人的高素质2、秘书职业总是和领导打交道3、秘书工作的风险在于秘书与领导接近，靠近权力。二、类型丰富的秘书职业（一）从类别上划分1、行政事业单位秘书2、企业秘书3、董事会秘书,（二）各种级别的秘书1、初级秘书公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等2、中级秘书部门经理秘书、经理助理等3、高级秘书跨国公司首脑秘书、董事会秘书、亚太或中国区总裁秘书等,初级秘书：指从事一般日常行政事务的工作人员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、会务服务。中级秘书：一般指分管文字工作、信息工作的秘书。主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息。高级秘书：指秘书机构的领导、办公厅（室）主任。职责是参与政务和管理事务两个方面。高级秘书的工作综合性强，常被认为是单位的“内部总管”。,秘书的横向分类,(1)商务秘书(2)教学秘书(3)司法秘书(4)医务秘书(5)政务秘书,国外也有此类似的秘书分类方式，其主要是根据秘书的资格和承担责任的不同，从纵向上分为不同的等级。如日本企业界的秘书等级为4级，美国的秘书从纵向上分为两种。,见习秘书：指担任秘书职务未满1年者。主要担当有关文书的收发、电话应付、传达命令、泡茶等秘书主要业务，并在见习期间接受资深秘书的指导。初级秘书：指担任秘书工作达2-3年者。除了完成见习秘书的应有业务，还需负责整理文件、回复信函、排定行事时间表、购买车票，以及到公司外接待访客等等。,中级秘书：指具有4-5年以上工作经验，可单独处理高难度的秘书业务者。其主要任务为上司调配工作时间表，以及对外的预约。此外，有关上司个人税金的申报、银行存款的提存等，均要协助办理。同时，指导新进的见习秘书，是其重要的任务之一。高级秘书：秘书长就相当于高级秘书，是名副其实的上司协助者。更高级者，还有主任秘书的职称，大多由高级职员担任，亦是董事长的正式辅佐人。,美国秘书的两种类型：第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别高低进行分类，简称“LS类”。按这种标准分类，从低到高共有四个级别，即LS-1级、LS-2级、LS-3级、LS-4级。第二，根据秘书所承担的职责的大小进行分类，简称“LR类”。共有两个级别，“LR-1级秘书”是较低一级的秘书，其职责是根据管理人员总的指示精神，独立完成按程序安排的办公室日常工作，多是干服务性事务。“LR-2级秘书”则不同，除完成“LR-1级秘书”的工作外，还要凭自己的知识、技能、判断能力去主动完成一些复杂的工作。,其他分类，我国一些规模较大的银行或企业中，将协助经理办事或主持业务的人分为助理和襄理两级。在各国使馆中，通常将介于参赞和随员之间的外交人员分为一等秘书，二等秘书和三等秘书，也就是人们常说的一秘、二秘、三秘。,秘书分类的意义,三、秘书的职业成功路线（一）秘书的职业路线初级秘书中级秘书高级秘书（二）秘书的产业路线,（二）秘书的产业路线1、秘书培训之路2、秘书服务之路,四、你适合当秘书吗（一）秘书自我分析二十条1、是不是认为，不一定要当元帅的士兵才是好士兵。2、小时候，妈妈如果让你去打酱油、买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯很好地计划一下，再有条不紊地完成呢？3、当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又到了星期一了”。4、当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换个角度，甚至从逆向角度加以考虑。5、小时候，你能不能看一天的蚂蚁搬家。,6、你是不是更喜欢别人拿主意，你照着完成即可呢？7、你无意中知道了别人的一个秘密，你总是能很好地保密。8、你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的喜欢。9、你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后面的事情？10、上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？11、小时候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你会帮助他做得更好。12、当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头,上，你从不会很在意。13、你从小就是个热心肠，喜欢到处张罗。14、说真的，你觉得自己虽然不是个作家，但是文笔还真的不错呢。15、你从小就很细致，做事情一丝不苟。16、你喜欢和比你强的人物在一起，并不觉得有压力。17、你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足。18、你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子。19、你的口才不错。20、你是不是总在看有些什么事情需要做，不等人说，就主动完成。,（二）当秘书自问六条1、我当秘书到底是什么目的呢？是为终身从业，还是将其作为跳板呢？2、我当秘书的最大动机是什么？是因为别无选择，还是为了更好的发展前景？3、我当秘书最喜欢什么呢？是多做基础工作，还是多和领导打交道？4、我当秘书最怕什么呢？是怕担责任，还是怕被领导呼来换去？5、我当秘书的最大障碍是什么？是缺乏兴趣，还是没有经验呢？,6、我当秘书的最大优势是什么？是反应灵敏，还是别的什么呢？五、准备好，开始你的秘书职业生涯（一）第一印象很重要（二）赶快融入组织文化（三）建立良好人际关系（四）勤奋地学习、工作,秘书部门地位和功能与职能部门的不同点,秘书部门与其他职能部门的区别,第一章,秘书实务概述,本章的教学目标,1.了解秘书实务的内容2.了解秘书实务工作的性质与特点3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德4.掌握秘书实务工作的规律与方法,汉代：秘藏于皇宫内的各类书籍都被称为“秘书”，它是指具有神秘色彩或秘密性质的图书。东汉后期：朝廷设立“秘书监”，专门从事管理国家秘密图书典籍。魏晋南北朝时期：设立了“秘书丞”、“秘书郎”等文官官职，其主要职责是掌管国家典籍。后来逐渐演变为领导人身边协助处理各种日常事务和文字工作的助手。,含义,秘书（Secretary）可以指：1、政党之内的要职，最高者称为总书记。2、写字楼及商业机构内的文员职位，专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。3、香港决策局的最高级公务员职位。,狭义秘书定义专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。广义秘书定义位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。,秘书的通行含义,是协助上司处理各种工作事务的工作人员，主要负责办公室日常事务、接待工作、文书处理与档案管理工作、会议服务工作、沟通与协调工作、商务活动与商务旅行工作、参谋与信息工作等，他们具备处理以上各项工作的综合能力，对其上司和受雇企业负责。强调：1、秘书的角色定位2、秘书的工作内容3、秘书的职责和能力,秘书学的产生秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要表现：（1）秘书教育大发展初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的网络。（2）秘书工作组织的成立从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。（3）秘书刊物的出版发行中共中央办公厅秘书工作上海大学：秘书,秘书的分类,一、助理级；文书级；执行级；行政级等。二、机关秘书；商务秘书；私人秘书；涉外秘书秘书工作的“四层次”理论（日本田中笃子）,第一节秘书的一天,一、情景案例,二、基本知识,（一）整理办公场所,（1）上司办公区,（2）秘书个人办公区。,（3）公共办公区。,第一节工作时间之内,（二）汇报工作安排,（三）处理日常事务,（四）后于他人下班,（1）处理未能完成的事宜。,（2）整理当天的文件资料。,一、基本知识,（一）上班之前,1回顾昨天工作,（1）哪些工作尚未完成。,（2）哪些工作已经完成但是不够满意。,（3）哪些工作已经完成而且都很满意。,第二节工作时间之外,2考虑今天工作,（1）如何承接尚未完成的重要事项。,（2）如何分步实施当日计划的紧急事项,（3）如何顺便处理重要而不紧急的事项。,3修饰个人仪表,4先于他人上班,（二）下班之后,1工作加班,2社交应酬,第二节秘书实务内容,二、秘书实务,（一）秘书实务的含义“实”是“实际”的意思“务”是“事情、从事”的意思字面理解是：秘书工作者实际从事的事情（二）学习的目的熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。,（三）秘书实务的具体内容1、,秘书实务内容,2、办文、办会、办事办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发文是指由单位起草，发往外单位的文