秘书工作环境.ppt

秘书的工作环境,转眼一个月过去了，这一个月王俐一上班就开了这么个重要的会，时间全忙进去了，趁这段时间稍闲一点，她想好好熟悉一下办公室的具体工作了，因为这才是一个秘书的基本功呢！,第一节秘书工作环境（一）,良好的办公环境是工作的兴奋剂，也是看一个秘书个人素养高低的重要方面，拖沓而又懒惰的秘书永远也不会得到领导青睐的，何况王俐还是个爱美的女孩子呢？瞧，这就是她的办公室了，怎么样？,先把办公室进行一次安全检查：1，办公环境：建筑物、光线、温度、布局、空间、噪声等方面。,哎呀，哪里来的鸽子？这算不算办公室安全有问题呢？不算的，是天使？,办公室的环境管理,秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处的场所和氛围，因此包括物质的环境，也包括人文环境。办公室环境安排是指办公房间、桌椅、文具柜的安排和秘书人员相对固定的办公座位格局。,1,有两种办公形式（见图6-25）。,图6-25办公的形式,不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然有序的办公状态。,办公室环境布置是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应当和机关的整体风格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。,2,灯具：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何流苏。物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件，像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。,办公室环境是秘书工作中形成的布置，人们很容易由办公室环境风格认识秘书的工作风格、工作作风，因此必须加以注意。办公室氛围的营造指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和在工作中体现的风格作风，是最能表现办公室管理水平的。,3,主要应注意以下三点（见图6-26）。,图6-26营造办公室氛围注意事项,办公室，说到底是秘书工作的场所，有别于家庭亲友的环境，在任何时候保持同事间的互尊、互敬和礼貌有利于营造良好的秘书工作氛围。,（四）办公室的制度建设,制度建设是实现办公室管理的重要保障。不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工作中共同遵守的条款，比如办公纪律、出勤要求、办公物品使用要求、分工后的岗位责任、办公费用支出标准等等，然后在贯彻执行中不断修改完善，最终形成明确的制度。,2，办公设备：家具、用品、消防、饮水、急救包、规章制度、装饰美化等。,检查完了，要学会填隐患记录及处理表,第二节秘书工作环境（二）,总经理办公室：李总：小王，来看看这些，这些资料都是我们公司长期的供货单位，主要是一些办公耗材和小型办公设备，你都拿去，看看需要订些什么，你做个表我看一下。王俐：好的，我尽快。,王俐所列进货清单,李总看了一眼就批了，王俐下一步就可以联系供货商了，进货之后还要学会入库管理，不能随意堆放，这管理还是有相当多的学问呢，要做到进货卡、出货卡、库存卡这三卡一致。,要学会填写库存记录卡,相关知识,1，办公用品接收程序（1）凭订货单和通知单核对对方交货时的交货单和货物；（2）若有出入，通知采购部门处理；（3）接收后，填写库存卡和余额；（4）摆放安全有序、发放时要按规定办理。,2，如何保管办公物品？（1）储存：柜子上锁、贴上标签、通风照明要好；（2）摆放：新到物品放于旧到物品之下；大个且重物品放于最下；小物品放于大个的前面显眼位置便于领取。3，发放物品定时并做好记录，并保管好相关资料。,4，为何进行库存记录？（1）资金不会被不必要的库存品占用；（2）空间不被不必要的货物占用；（3）监督个人和部门对物品的使用，并能避免任何破坏和偷窃造成的损失；（4）保证库存充足，避免工作迟延；（5）库存准确，可进行相关物品的估价。,小练习：外企招人的性格测试这个测试是菲尔博士在著名女黑人欧普拉的节目里做的，满准确的。答覆是依现在的您，不要依过去的您。这是一个目前很多大公司人事部门实际采用的测试。,1.你何时感觉最好？a)早晨b)下午及傍晚c)夜里,2.你走路时是a)大步的快走b)小步的快走c)不快，仰著头面对著世界d)不快，低著头e)很慢,3.和人说话时，你a)手臂交叠的站著b)双手紧握著c)一只手或两手放在臀部d)碰著或推著与你说话的人e)玩著你的耳朵、摸著你的下巴、或用手整理头发,4.坐著休息时，你的a)两膝盖并拢b)两腿交叉c)两腿伸直d)一腿卷在身下,5.碰到你感到发笑的事时，你的反应是a)一个欣赏的大笑b)笑著，但不大声c)轻声的咯咯地笑d)羞怯的微笑,6.当你去一个派对或社交场合时，你a很大声地入场以引起注意b安静地入场，找你认识的人c非常安静地入场，尽量保持不被注意,7.当你非常专心工作时，有人打断你，你会a)欢迎他b)感到非常恼怒c)在上两极端之间,8.下列颜色中，你最喜欢哪一颜色？a)红或橘色b)黑色c)黄或浅蓝色d)绿色e)深蓝或紫色f)白色g)棕或灰色,9.临入睡的前几分钟，你在床上的姿势是a)仰躺，伸直b)俯躺，伸直c)侧躺，微卷d)头睡在一手臂上e)被盖过头,10.你经常梦到你在a)落下b)打架或挣扎c)找东西或人d)飞或漂浮e)你平常不做梦f)你的梦都是愉快的,现在将所有分数相加，再对照后面的分析分数1.(a)2(b)4(c)62.(a)6(b)4(c)7(d)2(e)13.(a)4(b)2(c)5(d)7(e)64.(a)4(b)6(c)2(d)15.(a)6(b)4(c)3(d)5,6.(a)6(b)4(c)27.(a)6(b)2(c)48.(a)6(b)7(c)5(d)4(e)3(f)2(g)19.(a)7(b)6(c)4(d)2(e)110.(a)4(b)2(c)3(d)5(e)6(f)1,【低於21分：内向的悲观者】人们认为你是一个害羞的、神经质的、优柔寡断的，是须人照顾、永远要别人为你做决、不想与任何事或任何人有关。他们认为你是一个杞人忧天者，一个永远看到不存在的问题人。有些人认为你令人乏味，只有那些深知你的人知道你不是这样的人。,【21分到30分：缺乏信心的挑剔者】你的朋友认为你勤勉刻苦、很挑剔。他们认为你是一个谨慎的、十分小心的人，一个缓慢而稳定辛勤工作的人。如果你做任何冲动的事或无准备的事，你会令他们大吃一惊。他们认为你会从各个角度仔细地检查一切之后仍经常决定不做。他们认为对你的这种反应一部分是因为你的小心的天性所引起的。,【31分到40分：以牙还牙的自我保护者】别人认为你是一个明智、谨慎、注重实效的人。也认为你是一个伶俐、有天赋有才干且谦的人。你不会很快、很容易和人成为朋友，但是是一个对朋友非常忠诚的人，同时要求朋友对你也有忠诚的回报。那些真正有机会了解你的人会知道要动摇你对朋友的信任是很难的，但相等的，一旦这信任被破坏，会使你很难熬过。,【41分到50分：平衡的中道】别人认为你是一个新鲜的、有活力的、有魅力的、好玩的、讲究实际的、而永远有趣的人；一个经常是群众注意力的焦点，但是你是一个足够平衡的人，不至於因此而昏了头。他们也认为你亲切、和蔼、体贴、能谅解人；一个永远会使人高兴起来并会帮助别人的人。,【51分到60分：吸引人的冒险家】别人认为你是一个令人兴奋的、高度活泼的、相当易冲动的个性；你是一个天生的领袖、一个做决定会很快的人，虽然你的决定不总是对