[培训资料]文秘管理与写作(ppt 26页).ppt

文秘管理与写作,第一章文秘管理引论,教学目的与要求：了解文秘管理的涵义、特点和作用；理解文秘管理的内容和原则；掌握文秘管理机构设置的现状、设置原则以及文秘管理人员的素养。,第一节文秘管理的涵义和作用,一、文秘管理的涵义文秘管理，即事务管理。它是指各类组织内部的综合办事机构，对本组织综合性的日常事务、办公环境、工作秩序、规章制度、物资财产等所进行的管理。,第一节文秘管理的涵义和作用,二、文秘管理的特点服务性复杂性政策性时间性三、文秘管理的作用保障作用助手作用纽带作用垂范作用,第二节文秘管理的内容和原则,一、文秘管理的主要内容行政事务管理包括规章管理、办公环境管理、会议管理、信息管理、内部监察以及企业股份管理等内容。办公事务管理包括日常办公事务管理、公关事务管理、办公物品管理、文书资料管理、财产管理、生活福利管理以及安全卫生管理等内容。,第二节文秘管理的内容和原则,二、文秘管理的基本原则从实际出发，按客观规律办事的原则分工协作，统一指挥的原则依法管理的原则注重效率的原则公私分离原则技能转移原则弹性例外原则前提：符合党和国家的路线、方针、政策，符合有关的法律、法规。,第三节文秘管理机构的设置,一、文秘管理机构设置现状党政机关、民主党派和人民团体企事业单位和其他经济组织二、文秘管理机构的设置原则（一）精简高效的原则（二）科学合理的原则组织结构要科学合理职责确定要科学合理人员配备要科学合理,第四节文秘管理人员的素养,一、职业道德修养忠于职守，忠诚可靠埋头苦干，默默奉献服从领导，贯彻意图实事求是，廉洁奉公谦虚谨慎，平等待人严格保密，守口如瓶严谨细致，迅速敏捷,第四节文秘管理人员的素养,二、文化知识修养基础知识和基本理论社会科学自然科学专业知识和业务知识有关文秘管理的知识有关行业的知识外语。相关学科知识和新兴学科知识,第四节文秘管理人员的素养,三、能力才干修养观察分析和创新能力表达能力和办事能力沟通和协调能力适应能力和自控能力办公自动化设备的操作能力,第二章办公环境和人员管理,学习目的与要求了解办公环境管理的含义和作用了解文秘人员招聘与培训的基本要求理解文秘人员管理的基本要求掌握办公环境布置和管理的基本内容和方法。,第一节办公环境管理的含义和作用,一、办公环境管理的含义广义：组织机构所有成员所处的大环境的管理狭义：文秘部门所处环境的管理人文环境自然环境,第一节办公环境管理的含义和作用,二、办公环境管理的作用有助于树立组织的良好形象，有助于组织工作的开拓和发展良好的环境有利于领导提高工作质量和效率良好的环境有助于文秘人员开展各项活动。,第二节办公室环境的布置和管理,一、办公室环境布置和管理的总体要求整洁：桌椅整齐桌面简洁保持清洁安静：选择地点良好习惯光度适度，空气清新，温度适宜自然光灯光空气流通温度调节（20-25）色调柔和，环境美化天花板：白色四面墙：浅地面：深适当美化：与单位性质和企业文化适应,第二节办公室环境的布置和管理,二、办公室环境布置的内容与要求（一）办公室的布局设计封闭式办公室,第二节办公室环境的布置和管理,二、办公室环境布置的内容与要求（一）办公室的布局设计开放式办公室,第二节办公室环境的布置和管理,二、办公室环境布置的内容与要求（一）办公室的布局设计公寓式办公室,第二节办公室环境的布置和管理,二、办公室环境布置的内容与要求（二）办公室环境布置照明尽可能采用自然光照明色彩一般天花板用白色，墙壁用淡色，地板可以深一些。隔音必要的隔音空气调节美化可用盆景、挂画等进行美化。,第二节办公室环境的布置和管理,三、办公室的整理（一）上司办公室和接待室的整理,第二节办公室环境的布置和管理,三、办公室的整理（二）文秘人员办公室的整理简单实用庄重,第二节办公室环境的布置和管理,三、办公室的整理（三）办公室的日常维护,第三节文秘人员的管理,一、男性文秘人员的着装要求（一）职业服饰装备（二）领带与服装的搭配（三）鞋袜的选择,第三节文秘人员的管理,二、女性文秘人员的着装要求（一）职业服饰装备（二）鞋袜的配备,第三节文秘人员的管理,三、文秘人员的自我管理工作管理行为管理时间管理办公环境管理,案例,年轻的张秘书刚从大学毕业，干工作充满活力，加上他好学上进，多次受到领导的表扬。有一天上午，公司的王经理急着外出开会，但需要的材料却一直未拿到手，急得团团转。有人说，材料是张秘书整理的，而张秘书刚好去了业务部。性急的王经理大声地吼叫起来，命人找回了张秘书。张秘书后脚跟还未进门，就听到王经理劈头盖脸的吼声：“你干什么去了？要的材料为什么不按时拿出来？叫我拿什么去开会？你这个秘书是怎么当的？”面对无辜的责骂，张秘书立即涨红了脸，三步并做两步，在王经理办公桌下的文件堆里翻出一份材料，甩在了他的面前：“材料是徐秘书整理的，昨天下午就给了你，你这当领导的记性哪里去了？”这时，办公室主任赶紧催王经理上车。可是，王经理出门时回过头来说：“等我开完会回来，再和